賈 正 李璞金

一、我國檔案信息化及高校檔案信息化的發(fā)展情況

國家對檔案信息化非常重視，不斷推動檔案信息化的發(fā)展。1996年國際檔案大會在北京召開，檔案領(lǐng)域率先關(guān)注電子文件，同年國家檔案局成立電子文件歸檔與電子檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組，其聯(lián)合多方力量開展了理論研究與業(yè)務(wù)實踐，取得許多研究成果，制定了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，比如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T 17678-1999）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）等。2006年，國家提出了“十一五”規(guī)劃的戰(zhàn)略概念，國家檔案局發(fā)布《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》，在“指導(dǎo)思想”中提出“以檔案信息化建設(shè)為重點”，在“總體目標(biāo)”中指出“建設(shè)較大規(guī)模的全國性、系統(tǒng)性、分布式、規(guī)范化的檔案信息資源庫群，建立一批電子文件中心和數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案信息資源社會共享”，并在“主要任務(wù)”中明確提出“檔案信息化建設(shè)”的具體任務(wù)。2009年至2010年《電子文件管理暫行辦法》（39號文）出臺，國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會成立了國家電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系協(xié)調(diào)推進(jìn)組及工作組。2010年至2011年，國家電子文件管理專家委員會制定五年規(guī)劃。2012年至2015年，制定國家ERM標(biāo)準(zhǔn)體系，設(shè)立部委和央企試點。2016年至今，制定GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。國家檔案局于2016年4月發(fā)布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》談到，“有條件的部門開展電子檔案單套制、單軌制管理試點”，發(fā)布《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》（檔辦發(fā)〔2017〕3號）、《財政部、國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號）、《國家檔案局、國務(wù)院辦公廳電子政務(wù)辦公室、國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室關(guān)于開展電子文件單套制歸檔和電子檔案單套制管理試點工作的通知》（檔發(fā)〔2020〕2號），設(shè)立上海大數(shù)據(jù)中心、浙江省大數(shù)據(jù)局等第一批試點單位……單軌制、單套制逐步推進(jìn)，修訂通過的新《檔案法》中增設(shè)“檔案信息化建設(shè)”專章。

在我國檔案信息化發(fā)展、推進(jìn)的過程中，一些高校勇于進(jìn)取，取得不俗成績。1996年清華大學(xué)推出THDA-MIS，2000年南京大學(xué)研制出“南大之星”，2003年清華大學(xué)研制出通用檔案管理信息系統(tǒng)，2004年上海交通大學(xué)提出建設(shè)數(shù)字檔案館，2009年重慶大學(xué)數(shù)字檔案館項目通過驗收，2015年上海交通大學(xué)提出建設(shè)智慧檔案館，2016年清華大學(xué)提出電子成績單單套可信管理，2019年清華大學(xué)建立學(xué)校電子檔案管理系統(tǒng)。

二、新《檔案法》中檔案信息化的相關(guān)內(nèi)容

據(jù)中華人民共和第四十七號國主席令，“《中華人民共和國檔案法》已由中華人民共和國第十三屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十九次會議于2020年6月20日修訂通過”，并自2021年1月1日起施行。新《檔案法》的修訂與頒布具有重大的意義，是新的歷史時期檔案事業(yè)發(fā)展的需要，體現(xiàn)了“依法治檔”的新要求，是國家和社會文明、進(jìn)步的大事。新《檔案法》站在了更高、更新的平臺和高度上，體現(xiàn)了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧⒎ň窈蛻B(tài)度，體現(xiàn)了權(quán)利與義務(wù)的統(tǒng)一，展示了檔案立法水平的進(jìn)步，內(nèi)容更豐富、操作性更強(qiáng)、創(chuàng)新點更多。新《檔案法》增加了“檔案信息化建設(shè)”專章，具體內(nèi)容有7條。包括對各地政府的要求：第一，將檔案信息化納入當(dāng)?shù)匦畔⒒l(fā)展規(guī)劃中。第二，要保障電子檔案資源安全保存和有效利用。對各個單位的要求：第一，須推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。第二，要求檔案系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接。對電子檔案工作的規(guī)定：第一，“三要求”，即來源可靠、程序規(guī)范、要素合理。第二，“四性檢測”，即真實性、完整性、可用性以及安全性。第三，通過安全的網(wǎng)絡(luò)和載體移交檔案館。第四，重要電子檔案要異地備份保管。第五，電子檔案與傳統(tǒng)檔案具有同等效力，可做憑證使用；要推進(jìn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，原件妥善保管；檔案館要負(fù)責(zé)檔案數(shù)字資源的收集、保存以及提供利用；要逐步建設(shè)數(shù)字檔案館；由國家推進(jìn)“檔案信息資源共享服務(wù)平臺”建設(shè)，推動檔案數(shù)字資源的跨區(qū)域、跨部門共享利用。

三、新《檔案法》背景下的高校檔案信息化建設(shè)

高校檔案信息化是落實國家政策的必然舉措，是促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的不二之選，具有重要意義。高校檔案門類廣泛，一般包括教學(xué)檔案、人事檔案、科研檔案、財會檔案、文書檔案、實物檔案等，利用率高。比如，記錄學(xué)生個人信息的教學(xué)檔案利用頻繁，畢業(yè)生報考學(xué)校、找工作、學(xué)歷證明等很多情況下都會用到，若對其進(jìn)行信息化，能有效減少紙質(zhì)檔案的磨損，提高檔案工作的效率，并極大地方便畢業(yè)生的查詢，不需要畢業(yè)生再千里迢迢回到母校檔案館復(fù)印紙質(zhì)檔案原件，只需在網(wǎng)上遠(yuǎn)程操作即可，極大地節(jié)省了人力、物力，方便了生活。這種便捷、高效的檔案利用方式已是大勢所趨。

當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)還有待加強(qiáng)。主要存在的問題包括：第一，管理理念落后。在實際工作中，高校檔案管理人員存在缺乏創(chuàng)新意識、安于現(xiàn)狀的情況，滿足于檔案的日常收集、整理和提供利用，并不像高校教師那樣積極學(xué)習(xí)前沿理論、積極進(jìn)行科研創(chuàng)新。第二，管理模式守舊。高校檔案管理的重要性日漸凸顯，高校檔案信息化建設(shè)也在逐步開展，但在實際工作中管理模式仍主要適合傳統(tǒng)檔案的管理，以對紙質(zhì)檔案的接收、保管、利用為主，檔案管理人員對檔案信息化缺乏系統(tǒng)、清晰的認(rèn)識，相關(guān)規(guī)章制度的制定不能全面考慮到電子文件管理的實際情況。第三，建設(shè)投入不足。檔案信息化建設(shè)需要配套的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、庫房設(shè)備等軟硬件條件，需要學(xué)校政策、資金的大力支持，實際情況是不少高校由于資金的不足，制約了檔案信息化的建設(shè)。第四，專業(yè)人才缺乏。檔案館人員的專業(yè)能力、綜合素養(yǎng)有待進(jìn)一步提高，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的要求。目前普遍存在檔案管理人員所學(xué)專業(yè)不是檔案專業(yè)的現(xiàn)象，這部分工作人員需要不斷參加檔案專業(yè)培訓(xùn)，以充實自己的專業(yè)知識儲備。在開展檔案信息化建設(shè)的大形勢下，全體檔案工作人員，不論年齡大小，必須進(jìn)行信息化專業(yè)培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)，以滿足工作需要。

新《檔案法》為高校檔案信息化建設(shè)提供了良好的外部環(huán)境和有力的外部支持。從國家層面提出由國家推進(jìn)“檔案信息資源共享服務(wù)平臺”的建設(shè)，來推動檔案數(shù)字資源的跨區(qū)域、跨部門的共享利用；從政府層面提出要將檔案信息化納入當(dāng)?shù)匦畔⒒l(fā)展規(guī)劃中，并要保障電子檔案資源能安全保存和有效利用；從單位層面提出須推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，并要求檔案系統(tǒng)要與OA系統(tǒng)、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接。新《檔案法》的這些相關(guān)規(guī)定，是檔案信息化建設(shè)的政策保證，具體的實施需要各部門各單位認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

從高校檔案館自身來看，檔案信息化建設(shè)需從檔案管理的主體即檔案人員，以及檔案管理的客體，包括檔案庫房、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、檔案規(guī)章制度等方面加強(qiáng)。首先，檔案人員的能力建設(shè)。檔案人員首先應(yīng)具有責(zé)任意識、安全意識。電子檔案具有明顯的優(yōu)勢，比如管理方便、節(jié)省存儲空間、可通過網(wǎng)絡(luò)共享等。同時，電子檔案的缺點也相伴而生，依賴計算機(jī)系統(tǒng)雖然便于管理，但是對操作技術(shù)有較高要求；雖不像傳統(tǒng)檔案那樣占據(jù)大量空間，但是電子檔案載體對儲存的溫濕度等環(huán)境條件有較高要求；雖可以通過網(wǎng)絡(luò)迅速大范圍地傳播，但是也對檔案的安全性提出更高的要求。新《檔案法》中對電子檔案工作的規(guī)定有“三要求”，即來源可靠、程序規(guī)范、要素合理，可見其安全性應(yīng)覆蓋文件的生成、傳輸、運(yùn)用、保存、銷毀等各環(huán)節(jié)，應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行檔案信息安全的培訓(xùn)和檔案保密法規(guī)的學(xué)習(xí)，使其掌握信息安全技術(shù)，增強(qiáng)安全意識。要針對個人薄弱環(huán)節(jié)予以加強(qiáng)，根據(jù)不同崗位編排培訓(xùn)內(nèi)容，并對培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行考核，以增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識和安全意識。

檔案人員還需具有電子文件管理能力。電子檔案具有與傳統(tǒng)檔案不同的特點、特性和管理方式，目前不少高校都將檔案信息化的工作外包給專業(yè)技術(shù)公司，也有高校購買了相應(yīng)設(shè)備，由本校檔案館的工作人員對部分檔案原件進(jìn)行掃描、錄入。外包給高校檔案館的工作帶來極大的便利，節(jié)省了檔案人員的時間、精力，不失為一種很好的選擇，在這種情況下，檔案人員要想對電子文件進(jìn)行高效管理，還是要經(jīng)過專門的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，掌握相關(guān)知識。進(jìn)行電子文件的歸檔、保存和利用，相應(yīng)地要對檔案接收系統(tǒng)、檔案綜合管理系統(tǒng)以及檔案利用服務(wù)系統(tǒng)加以建設(shè)，《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》中明確提出對電子檔案管理系統(tǒng)的總體要求，包括開放性、可擴(kuò)展性、靈活性等，檔案管理人員應(yīng)對這些專業(yè)知識有了解，能熟練操作各種系統(tǒng)，以方便工作的展開。

另外，對于高校檔案規(guī)章制度、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和檔案庫房的建設(shè)，首先要明確本校檔案館檔案數(shù)字化要建設(shè)到什么程度，定下目標(biāo)，然后逐步開展。在這個過程中，必須制定適合本校檔案館實際情況的檔案安全與保密辦法、風(fēng)險預(yù)防與應(yīng)急處理預(yù)案以及最終的數(shù)字檔案館實施辦法。相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境必須安全，庫房的物理設(shè)施亦要到位，配備必要的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、服務(wù)器、存儲器等。