◇盤錦職業(yè)技術(shù)學院 孫曉旭 李超凡

高職院校學生檔案是檔案工作的重要組成部分，對高職院校教育教學能起到重要的助推作用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的到來，被動“供給導向”的紙質(zhì)化檔案管理模式已無法滿足高職院校隨時隨機的檔案利用服務(wù)，取而代之的是主動“需求導向”的檔案利用服務(wù)。本文從高職院校學生檔案的管理現(xiàn)狀入手，探索出大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高職院校學生檔案管理所面對的各項挑戰(zhàn)，指出大數(shù)據(jù)背景下加強高職院校學生檔案管理的舉措，總結(jié)出高職院校學生檔案有效利用的方法。

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，信息技術(shù)和信息觀念發(fā)生了前所未有的演變和更新，中國邁入互聯(lián)網(wǎng)新時代，“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案”的結(jié)合已經(jīng)成為必然趨勢。目前，我國高等職業(yè)院校學生檔案管理工作還主要停留在紙質(zhì)版?zhèn)鹘y(tǒng)管理階段，管理模式存在著諸如程序復雜、工作量大、費時費力，服務(wù)效率低等缺陷，而且挖掘的學生信息不夠全面、核心，其數(shù)據(jù)價值密度小、服務(wù)性弱、準確性低，無法隨時隨機的服務(wù)學校教育教學辦公[1]。大數(shù)據(jù)背景下，高職院校如何利用好大數(shù)據(jù)分析技術(shù)做好學生檔案管理工作，有效構(gòu)建學生檔案信息，將有用資源進行整合、量化、聚類、相關(guān)性分析，建立檔案數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，將檔案變成信息庫，為學校各方面發(fā)展提供個性化服務(wù)，是高職院校學生檔案管理工作急需解決的問題。

1 大數(shù)據(jù)對于檔案管理的意義

所謂大數(shù)據(jù)時代主要是指數(shù)據(jù)信息化時代。大數(shù)據(jù)涉及范圍很廣，包含大量的無法利用主流軟件進行處理和衡量的數(shù)據(jù)，目前主要靠整理歸納的方式對數(shù)據(jù)進行管理、整理，從而獲得比較精準和統(tǒng)一的數(shù)據(jù)。在經(jīng)濟社會飛速發(fā)展的今天，各行各業(yè)的經(jīng)濟主體在發(fā)展運營過程中，都需要依靠大量多元化的檔案資料進行數(shù)據(jù)分析，得出有利于發(fā)展的決策信息，而傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法做到有效的對檔案資源的利用，因此在大數(shù)據(jù)背景下，可以通過把傳統(tǒng)紙質(zhì)性檔案轉(zhuǎn)換為電子形式的檔案，對大量的檔案資料進行處理分析，進而提高檔案數(shù)據(jù)管理的效率，突出檔案資源的使用價值。

2 大數(shù)據(jù)背景下高職院校學生檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

2.1 檔案來源錯綜復雜、門類多

現(xiàn)階段，我國高職院校學生檔案資源收集主要包含三部分。第一部分也是占比最多的在校生檔案；第二部分是從其他高職院校轉(zhuǎn)入的流動檔案；第三部分則是遺留在學校還沒有妥善解決的畢業(yè)生遺留檔案。面對高職畢業(yè)生就業(yè)于民營企業(yè)、私企較多的現(xiàn)狀，將人事檔案遺留在學校或人才中心的畢業(yè)生多來越多，因此需要檔案數(shù)據(jù)越來越龐大，也越來越多種多樣，傳統(tǒng)的靠庫房的實體檔案管理的信息提取速度和服務(wù)量已經(jīng)不能滿足大數(shù)據(jù)時代的要求。如何高效、準確、可循環(huán)地收集、利用檔案信息，并實現(xiàn)從紙質(zhì)檔案的收集到信息數(shù)據(jù)化的管理，是高職院校學生檔案工作者當前亟待解決的時代課題。

2.2 在校期間檔案信息采集范疇不斷擴大

近幾年來，國家高度重視高等職業(yè)技術(shù)教育，在招生、經(jīng)費撥入等方面給予了大力支持，希望依托高等職業(yè)教育優(yōu)化高等教育結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)更多大國工匠等高技能人才，推動制造業(yè)發(fā)展，服務(wù)地方經(jīng)濟發(fā)。隨之而來的是高職招生規(guī)模的不斷擴大，2019年全國兩會工作報告提出：“改革完善高職院?？荚囌猩k法，鼓勵更多應(yīng)屆高中畢業(yè)生和退役軍人、下崗職工、農(nóng)民工等報考，今年大規(guī)模擴招100萬人?！盵2]復合型人才的不斷增加，也使在校生檔案歸檔范圍不斷拓展，除在校期間學習經(jīng)歷、政治表現(xiàn)和獎懲情況外，還拓展了誠信檔案、社會實踐情況等，這些材料使學生檔案信息管理工作量大幅增長，然而當前很多高職院校對學生檔案的管理依然延用傳統(tǒng)紙質(zhì)管理上，大數(shù)據(jù)時代檔案文件信息管理迫在眉睫。

2.3 數(shù)據(jù)處理和檔案服務(wù)方式面臨挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)高職學生檔案統(tǒng)計中，在數(shù)據(jù)處理方式上，內(nèi)容基本局限在件數(shù)、性別比例和生源地的粗略統(tǒng)計，形成的數(shù)據(jù)比較單一，且具有一定滯后性，缺乏動態(tài)跟蹤機制，不能為學生個人評估提供可靠依據(jù)。

發(fā)揮檔案的服務(wù)作用是檔案管理的重要方面。目前，依靠工作量巨大、處理流程復雜、服務(wù)效率低下、數(shù)據(jù)密度小、關(guān)聯(lián)性急需提升的傳統(tǒng)服務(wù)形式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段工作需要。因此，通過大數(shù)據(jù)和云計算建立高性能的檔案管理系統(tǒng)，對學生檔案信息進行高度整合勢在必行。

3 大數(shù)據(jù)背景下加強高職院校學生檔案管理的舉措

3.1 提高高職院校學生檔案管理工作人員大數(shù)據(jù)意識，樹立“資源至上”理念，開發(fā)學生檔案大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

高職學生學習檔案是組成其人事檔案的內(nèi)容的重要成分，是反映學生在校表現(xiàn)情況的重要資源，也是用人單位選拔人才的重要依據(jù)。轉(zhuǎn)變高職院校學生檔案的管理方式，提高檔案資源的開發(fā)利用效率是目前檔案管理工作的重要部分。高職院校學生檔案管理部門應(yīng)該積極探索工作思路，樹立大數(shù)據(jù)時代意思，努力更新管理理念，在相關(guān)管理部門的配合下，構(gòu)建學生檔案大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，促進學生檔案管理工作信息化、數(shù)據(jù)化發(fā)展。例如，可以求助于學校信息網(wǎng)絡(luò)部門開發(fā)相關(guān)大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，將檔案大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)構(gòu)建思路傳達給信息網(wǎng)絡(luò)工程師，由相關(guān)工程師協(xié)助建立檔案大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)[3]?？梢栽诰蜆I(yè)、學生管理、教務(wù)管理等部門的配合下，將學生眾多信息錄入大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)中，進而為未來工作分析提供重要佐證依據(jù)。通過對高職院校學生檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息的收集、整理，擴大學生檔案信息資源的采集范圍，實現(xiàn)學生檔案數(shù)據(jù)信息為高職院校教育教學工作服務(wù)的目標，促進學校各項工作有效開展。檔案管理人員要認真篩選和嚴格審核采集的數(shù)據(jù)信息，保證原始數(shù)據(jù)的準確性、可靠性，確保數(shù)據(jù)系統(tǒng)的有效整合。為保證高職院校學生檔案管理系統(tǒng)的有效開發(fā)，學生檔案管理部門可以從企業(yè)聘請一些大數(shù)據(jù)研發(fā)人員，共同開發(fā)針對學生檔案管理工作個性化需求的大數(shù)據(jù)分析工具，保證能夠支持海量學生檔案信息資源的挖掘與錄入，滿足檔案管理人員工作和用戶查詢的需要，實現(xiàn)與學校教育教學其他數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)無縫銜接。

3.2 有效采集檔案數(shù)據(jù)，樹立“價值至上”理念

大數(shù)據(jù)存在著數(shù)據(jù)量大和結(jié)構(gòu)類型繁雜兩大特征，基于大數(shù)據(jù)建立起來的高職院校學生檔案管理系統(tǒng)所包含的數(shù)據(jù)也不例外。由于學生入學、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學、退學或檔案管理人員更換等各種原因，高職院校學生檔案收集的數(shù)據(jù)往往會有很多是重復的、無用的甚至是錯誤的，其利用價值是有限的。過多無用數(shù)據(jù)的錄入不僅會影響檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的運行速率，而且也會給數(shù)據(jù)信息的提取帶來不必要的干擾，影響相關(guān)工作的決策。因此，保證資源錄入的價值性是大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)有效運行的前提條件。同時，高職院校學生檔案管理人員，在提取數(shù)據(jù)信息時應(yīng)明確數(shù)據(jù)利用目標，在采集和分析檔案數(shù)據(jù)時必須確立清晰的數(shù)據(jù)任務(wù)，從巨大的數(shù)據(jù)庫中提取清晰具體的數(shù)據(jù)內(nèi)容。

高職院校檔案管理人員可以建立屬于數(shù)據(jù)提取任務(wù)的數(shù)據(jù)抓取和推送兩大維度，基于兩大維度進行學生檔案數(shù)據(jù)資源的深入挖掘與分析，總結(jié)出相關(guān)性和規(guī)律性成果，避免所有數(shù)據(jù)一鍋端，缺乏邏輯區(qū)分等現(xiàn)象發(fā)生。比如，要了解學校學生就業(yè)取向狀態(tài)，先確立以學生就業(yè)檔案為數(shù)據(jù)資源，通過抓取學生就業(yè)指標進行精準分析，得到各項指標與學生就業(yè)發(fā)展趨勢之間的相關(guān)關(guān)系，將此數(shù)據(jù)信息推送至學生就業(yè)事務(wù)管理部門和工作人員用于學生決策的重要依據(jù)從而對高校學生就業(yè)指導工作做出科學預判和理性決策。

3.3 防范學生檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理風險，樹立“安全至上”理念

隨著大數(shù)據(jù)相關(guān)應(yīng)用的日益普及，云計算，各類應(yīng)用軟件，各類數(shù)據(jù)采集硬件的廣泛使用，使得大量數(shù)據(jù)被聚集挖掘。由于高職院校學生檔案屬于個人人事檔案范疇，涉及個人履歷、個人鑒定、相關(guān)評價與處分、學習等與個人利益密切相關(guān)的隱私內(nèi)容，因此在保證檔案利用用戶的知情權(quán)的同時更要保證檔案數(shù)據(jù)的隱私性，保證個人隱私不遭到泄露。例如，在建立學生檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)時，要對不同的檔案用戶設(shè)置不同的登錄賬號、密碼，保證在登錄訪問、查詢利用、下載數(shù)據(jù)時，既保證用戶獲得了所需的檔案信息，也最大限度保證檔案信息的隱秘性。目前，高職院校學生檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的運行必然借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，頻繁大量的數(shù)據(jù)導入態(tài)勢，要求有強大的數(shù)據(jù)存儲計算機系統(tǒng)、服務(wù)器等硬件設(shè)備設(shè)施作為依托，減少故障發(fā)生頻率，確保服務(wù)不中斷，數(shù)據(jù)不丟失。需要建立完善強大的網(wǎng)絡(luò)安全防范系統(tǒng)，提供足夠的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)支持，落實網(wǎng)絡(luò)信息安全管理制度，保證檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的安全運行[4]。日常維護過程中，要采用專業(yè)防病毒軟件加以保護，采用漏洞檢測系統(tǒng)定期進行維護保養(yǎng)，及時了解系統(tǒng)安全情況，及時有效地排除可能存在的不安全因素，做好預防，減少檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中的安全隱患，確保數(shù)據(jù)安全。同時，做到學生檔案數(shù)據(jù)資料的異地備份工作，降低由于不確定和災難性因素造成檔案數(shù)據(jù)的毀損的風險。

4 大數(shù)據(jù)環(huán)境下高職院校學生檔案的有效利用

高職院校學生檔全面有效記錄了學生在校期間及畢業(yè)后的狀態(tài)信息，記錄了招生、就業(yè)、創(chuàng)業(yè)等相關(guān)重要信息。高職學生檔案是每個高職學生重要的人生履歷，是用人單位聘用人員的重要參考依據(jù)，也是高職院校辦學思路的重要參考依據(jù)。

4.1 高職院校學生在校期間檔案的利用

高職學生檔案詳細記錄了學生在校期間的的政治表現(xiàn)、學業(yè)成績、專業(yè)能力、獎懲、誠信檔案、心理健康、社會實踐等方面的信息?；诖髷?shù)據(jù)背景下建立的檔案管理系統(tǒng)所包含的信息量不僅龐大而且價值性高，用人單位利用檔案管理系統(tǒng)的搜索功能，可以便捷地查看學生檔案，全方位地了解畢業(yè)生狀況，進而找到合適聘用人選。用人單位可以在學生檔案管理系統(tǒng)的搜索欄中輸入關(guān)鍵詞，便可在數(shù)據(jù)庫中迅速篩選出所需的各類學生信息，找到滿足招聘條件的學生。這種方法能夠大大提高招聘錄用的效率性和準確性，也能保證錄用人員質(zhì)量，極大的減少招聘企業(yè)的工作量，提高企業(yè)招聘成功率[5]。

4.2 高職院校學生畢業(yè)后檔案的利用

基于大數(shù)據(jù)背景建立檔案大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)包含用人單位模塊，可以與畢業(yè)生和用人單位建立長久練習，實時更新檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，形成系統(tǒng)、全面的畢業(yè)生人事檔案系統(tǒng)。用人單位在所在模塊中及時反饋畢業(yè)生的綜合表現(xiàn)情況，給予學生客觀、合理的評價。高職院校可以利用檔案管理系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)分析技術(shù)獲取企業(yè)對本校畢業(yè)學生的綜合評價，也可以根據(jù)檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)掌握學生的就業(yè)流動情況，進而對未來教育教學工作提供決策依據(jù)，培養(yǎng)出更多符合社會需要的高技能人才，更好地服務(wù)于社會。畢業(yè)的學生也具有登錄系統(tǒng)的權(quán)限，可以查詢其他畢業(yè)學生的就業(yè)信息，便于廣大校友之間的聯(lián)系、溝通。