黃洪斌

中車建設工程有限公司 北京 100078

引言

互聯(lián)網(wǎng)信息時代下，企業(yè)的信息化建設經歷了多年的發(fā)展，如今日趨成熟，在提高企業(yè)經營能力的同時，提升了工作人員的辦公效率。智能協(xié)同辦公系統(tǒng)可以讓企業(yè)的日常經營管理運轉更便捷高效，隨著智能終端處理能力的提高和5G網(wǎng)絡的普及，辦公系統(tǒng)也將會朝著移動化的方向發(fā)展。

1 企業(yè)智能協(xié)同辦公平臺建設現(xiàn)狀

互聯(lián)網(wǎng)時代帶動了社會經濟的繁榮，越來越多的企業(yè)應運而生，面對日常辦公問題，要求企業(yè)管理者加強對智能化辦公平臺的重視。針對目前企業(yè)協(xié)同辦公平臺的建設現(xiàn)狀，主要體現(xiàn)如下：①辦公審批流程煩瑣，審批中存在資源浪費的情況。員工在日常工作中需要拿著各式各樣的文檔和單據(jù)穿梭在不同部門間，等待部門領導審批簽字，如果領導出差或者審批被駁回，員工還要繼續(xù)等待或者來回郵寄材料，無形中增加了企業(yè)的運營成本，不利于工作效率的提升。②業(yè)務操作不規(guī)范，存在信息孤島。線下簽批時存在印章濫用等情況，部門間業(yè)務彈性過大導致企業(yè)業(yè)務流程不規(guī)范。各部門之間聯(lián)系不夠及時，沒有實現(xiàn)信息共享，這些問題的出現(xiàn)會導致企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)形成信息孤島，信息統(tǒng)計和分析存在困難，嚴重影響工作效率[1]。③不同階段上線的各類信息系統(tǒng)繁多，操作煩瑣。企業(yè)在信息化建設過程中陸續(xù)進行各類信息系統(tǒng)上線，沒有進行協(xié)同辦公理念，各系統(tǒng)基本處于獨立應用的狀態(tài)，PC端、移動端均需要裝多個軟件，使用人員需要多個產品（系統(tǒng)）頻繁切換，操作煩瑣；各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)不能互通，重復操作多，而且容易產生信息安全隱患。

2 企業(yè)智能協(xié)同辦公平臺的功能需求

2.1 郵件功能需求

當前企業(yè)內建立了基于個人計算機平臺的郵件系統(tǒng)，由于企業(yè)內部有外出辦公或出差人員，無法在自己的計算機中收發(fā)郵件。為了突出移動辦公的便捷性優(yōu)勢，有必要開發(fā)出一套將辦公應用拓展到個人移動端的郵件系統(tǒng)。系統(tǒng)可同時通過PC端和移動端處理郵件。

2.2 工作流程需求

因企業(yè)有員工需出差或外出辦公，無法及時上企業(yè)內網(wǎng)查詢辦公業(yè)務信息，會對項目進度造成影響。因此，智能協(xié)同辦公平臺需開發(fā)可以隨時為出差和外出員工通過微信等即時通訊軟件向系統(tǒng)提交工作發(fā)布的功能模塊。比如系統(tǒng)管理員可提前對審批申請、請假申請等相關工作流程進行設置，員工根據(jù)需要提前定義好的表單填寫，使工作流程更加順利[2]，員工也可隨時查看流程進度，推進流程進行。

2.3 員工考勤需求

以往企業(yè)的員工考勤設備主要依靠“指紋考勤機”和“人臉考勤機”兩種，這些考勤設備只能在固定位置考勤，考勤時間單一，操作者只可以設置考勤時間，無法對設備靈活化應用。有的企業(yè)規(guī)模龐大，考勤地點多，外勤人員考核需要加入自身實時位置信息，只有這樣才能準確判斷外勤人員的考勤真實性。不僅如此，針對員工工作請假加班、節(jié)假日休息等情況，系統(tǒng)應提前根據(jù)實際情況做好排班聯(lián)動，或者系統(tǒng)需要在下班時間升級，考勤系統(tǒng)可根據(jù)前一天加班情況適當減少第二天員工出勤時間，幫助員工提供串休安排等。

2.4 即時通信需求

以企業(yè)員工通信錄為基礎，智能化協(xié)同辦公系統(tǒng)支持單聊和群聊等多種即時通訊模式。單聊就是員工一對一聊天，內容僅支持二人可見，具有較高的隱私性。群聊信息就是公司或部門管理員建立聊天群，邀請相關人員進入，管理方式比較嚴格，只有通過申請的人才能進入[3]，在必要的時間及時清理群成員或者解散群組。此外，還有聊天室模式，該模式下聊天環(huán)境是開放的，員工可以隨時進來或離開，管理松散，管理者可在聊天室內拋出開放性話題供員工討論，比如提出對企業(yè)現(xiàn)代化管理改革的意見或建議。在不同的通信模式下，平臺帶有信息提醒功能，可存儲聊天記錄，整合信息流，將同一類型的話題集中顯示，方便員工查詢。平臺消息發(fā)送支持文字、圖片、文件、表情、語音以及視頻等模式，也可以在群聊中發(fā)送紅包和鏈接，全方位提高企業(yè)溝通效率。

2.5 方案設計需求

一方面，平臺設計應滿足企業(yè)安全保密要求。移動應用的安全問題至關重要，其中存在物理風險、有意破壞風險、管理風險以及無意操作失誤風險幾種情況，根據(jù)以上風險對平臺物理層做出安全防護，從技術上和系統(tǒng)機制上保障平臺的運行安全。

另一方面，平臺設計應滿足使用性能要求。保持平臺使用認定，在應用系統(tǒng)實施日常操作時，極特殊情況除外，不應出現(xiàn)任何系統(tǒng)錯誤或者系統(tǒng)意外中止運行的情況。平臺需要具有良好的開放式接口設計，保證未來系統(tǒng)擴展和二次開發(fā)的能力，適應公司未來需求的變化和發(fā)展；保證平臺系統(tǒng)使用靈活，系統(tǒng)和軟件接口變化時，用戶操作方式、信息獲取方式也會做出相應改變，此時軟件系統(tǒng)應及時調整，時刻保持高度靈活，適應不同的運行環(huán)境，為企業(yè)營造良好的辦公環(huán)境。

3 企業(yè)智能協(xié)同辦公平臺的設計原則與實現(xiàn)目標

3.1 設計原則

智能協(xié)同辦公平臺的系統(tǒng)設計應遵循相應的原則。遵循統(tǒng)一性原則，即統(tǒng)一規(guī)劃標準，統(tǒng)一平臺管理，分步實施各項操作，拉近各部門間的聯(lián)系，實現(xiàn)全體員工的高效協(xié)同。遵循集成性原則，解決以往企業(yè)存在的信息孤島問題，對操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接。遵循實用性原則，從企業(yè)實際發(fā)展需求出發(fā)，采用無代碼的方式開發(fā)定制業(yè)務，盡可能提高用戶需求響應率，提高企業(yè)市場競爭力，增強企業(yè)和客戶之間的黏度。遵循可持續(xù)性發(fā)展的原則，面向服務的平臺體系架構，以可拓展標記語言作為設計基礎，提高系統(tǒng)靈活度，使系統(tǒng)可以根據(jù)業(yè)務的變化而做出調整。

3.2 實現(xiàn)目標

依靠互聯(lián)網(wǎng)信息技術和SOA系統(tǒng)架構模式，建設簡單便捷、響應迅速、功能豐富的企業(yè)智能協(xié)同辦公平臺，推動辦公審批流程的無紙化和業(yè)務流轉的自動化。關于智能協(xié)同辦公平臺的建設目標，主要如下：①規(guī)范化，即遵循統(tǒng)一接口標準，保證服務調用模式統(tǒng)一，規(guī)范信息傳輸方式。②可擴展化，以平臺現(xiàn)有功能為基礎提供標準接口，滿足用戶個性化需求，采用高內聚和松耦合的平臺組件形式，按照用戶實際需求部署組件，為企業(yè)提供高效多功能的系統(tǒng)管理幫助。③移動應用目標。按照用戶需求進行門戶的靈活配置，關注用戶體驗，強化平臺使用功能，通過智能手機和平板等移動設備，打破以往辦公的時空限制，采用平臺移動化應用軟件支持隨時隨地辦公。④流程制度化。依靠圖像化展現(xiàn)形式，明確業(yè)務審批流程，落實審批人職責，使業(yè)務審批環(huán)節(jié)變得高效透明[4]。

4 企業(yè)智能協(xié)同辦公平臺實施方案

4.1 基于SOA架構建設協(xié)同辦公平臺

SOA架構具有高內聚和低耦合特征，依靠SOA架構搭建企業(yè)智能協(xié)同辦公平臺，使平臺具備組件式集成發(fā)展理念。將原本分散的功能一同封裝為組件，各個組件之間利用接口實現(xiàn)訪問功能，這樣不僅方便系統(tǒng)維護，平臺組件管理也更規(guī)范，提升平臺使用的靈活性?；谄脚_提供不同引擎組件，按照企業(yè)實際業(yè)務需求進行業(yè)務變更和功能充足，可以有效降低企業(yè)實施成本的同時實現(xiàn)與企業(yè)制度的高度契合。SOA協(xié)同辦公體系架構下，將用戶信息系統(tǒng)作為服務目標，所有內容整合到平臺內，降低了用戶使用平臺的復雜程度，凸顯平臺的人性化。平臺共有四個層次，第一層為展現(xiàn)層，包含內部員工、外部用戶以及移動平臺幾部分，實現(xiàn)對各個用戶的統(tǒng)一協(xié)調管理。業(yè)務層包含業(yè)務管理、流程管理、表達管理、信息發(fā)布等內容，在移動辦公方面可實施報表開發(fā)和系統(tǒng)集成功能。引擎層主要包含數(shù)據(jù)挖掘引擎和門戶配置引擎，與接口開發(fā)平臺相聯(lián)系。數(shù)據(jù)層包含關系型數(shù)據(jù)庫、NoSQL數(shù)據(jù)庫、文件服務器，可為企業(yè)日常辦公管理提供強大的數(shù)據(jù)支持。

4.2 工作流引擎

智能協(xié)同辦公平臺的工作流管理模式符合WFMC標準，平臺業(yè)務流程的建模符合BPMN2.0規(guī)范。工作流引擎可提供圖形化界面，提供串行、會簽等不同運行模式。針對流程審批人提供不同用戶選項，可對審批人設置過濾項，使業(yè)務流程運行和工作流發(fā)起更為便捷。在模板設置方面，工作引擎可向使用者提供臨時版本模板，也可讓使用者自行補充模板，避免流程模板設置過于復雜，降低使用難度。對已經存在的流程實例提供統(tǒng)一化圖形流程界面，方便用戶感知流程運行情況，平臺向用戶提供針對流程的監(jiān)控分析功能，幫助企業(yè)分析流程，使流程精簡化，為流程的梳理提供數(shù)據(jù)參考支持。

4.3 表單設計引擎

結合企業(yè)辦公的實際需求，使用者參考平臺表達設計引擎已有模板在線設計表單，表單設計完成后可直接從平臺預覽設計效果。表單引擎可為用戶提供文本框、文本域、審批空間等功能組件，實現(xiàn)對表單的個性布局，讓表單設計在負荷企業(yè)制度的同時更加美觀。智能協(xié)同辦公平臺表單設計引擎對使用者提供參考模板，實現(xiàn)表單操作的簡單化。

4.4 業(yè)務引擎

按照企業(yè)已有的規(guī)章制度，用戶通過平臺內業(yè)務引擎對業(yè)務屬性在線配置。選用滿足業(yè)務需求的流程模板，對流程加以關聯(lián)，設置審批候選人或提示語，配置業(yè)務管理形式。此外，平臺業(yè)務引擎還可以定義流程流轉條件，完成業(yè)務自下而上的無縫切換，支持業(yè)務線上線下的轉換，全面提高企業(yè)業(yè)務審批效率。平臺支持自定義查詢與統(tǒng)計功能，對已經存在的業(yè)務數(shù)據(jù)加以分析。

此外，系統(tǒng)擁有良好的開放性，平臺業(yè)務拓展能力較強，對外部系統(tǒng)有著強大的集成能力，各部分組件有著豐富的接口，可以支持平臺對內對外的應用。在功能組件上，系統(tǒng)支持組件的插拔，使用者可以按照自身需求選擇個性化功能組件，通過插拔式設計方式將功能組件安裝在平臺內，實現(xiàn)功能組件高內聚與松耦合，也方便對組件管理與維護?；趨f(xié)同辦公平臺的協(xié)作溝通組件，可以實現(xiàn)企業(yè)內部通信的快捷暢通，用戶按照業(yè)務需求做好內部資源的有效調配，打破內部屏障，推動業(yè)務發(fā)展。此外，系統(tǒng)支持文檔的自動發(fā)布與管理，可實時化進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析，利用平臺業(yè)務引擎實現(xiàn)文檔電子化存儲，用戶登錄平臺后在業(yè)務引擎的幫助下可以快速查詢文檔，也可以通過精準關鍵詞數(shù)據(jù)挖掘引擎，生成報表信息，向企業(yè)管理者提供資料，提高其領導監(jiān)控能力。

4.5 安全設計方案

移動化辦公平臺最大的設計難點在于安全問題，可從以下幾方面出發(fā)保障平臺穩(wěn)定運行：①物理安全設計。智能協(xié)同辦公平臺產生的數(shù)據(jù)進行本地化存儲，數(shù)據(jù)服務器部署在機房，要求機房供電設施必須滿足二級系統(tǒng)物理安全需求，保證機房不斷電，同時加強日志管理，在確保用戶快速解決問題的同時同步消除安全隱患，防止問題發(fā)生。②網(wǎng)絡安全設計。應用平臺安全接入功能，將企業(yè)內外網(wǎng)絡隔離，在企業(yè)協(xié)同辦公平臺內統(tǒng)一身份管理、數(shù)據(jù)傳輸加密管理、安全端口管理以及應用授權管理幾部分，完成對移動終端接入的安全控制，防止威脅入侵平臺。③移動終端設備安全認證功能?？梢圆捎肕AC地址或IP認證方式，只有系統(tǒng)白名單內的移動終端才運行能進入平臺。④用戶訪問安全設計。平臺實施用戶身份管理，可以采用人臉識別或職位認證，以此保證系統(tǒng)訪問安全可靠。⑤應用安全與數(shù)據(jù)保密。業(yè)務部門與信息部門共同組成平臺使用權限管理小組，負責對用戶數(shù)據(jù)訪問權限的審核，確保數(shù)據(jù)訪問安全。在傳輸帶有保密性質的數(shù)據(jù)時，應做好數(shù)據(jù)的加密處理，應用端對端加密方式，從客戶移動終端到企業(yè)接入服務器端做好加密，避免信息被竊取。

5 結束語

總而言之，互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，現(xiàn)代化企業(yè)管理離不開大數(shù)據(jù)與云計算技術的支持，通過建立智能化協(xié)同辦公系統(tǒng)實現(xiàn)實時辦公，提高員工工作效率，人們可以利用碎片化時間處理公務。平臺遵循統(tǒng)一性和實用性原則，采用無代碼的方式開發(fā)定制業(yè)務，提高用戶需求響應率，依靠SOA系統(tǒng)架構模式，建設簡單便捷的企業(yè)智能協(xié)同辦公平臺，真正意義上實現(xiàn)無紙化辦公，為企業(yè)現(xiàn)代化管理營造了良好的氛圍。