程紹龍

摘要：本文闡述了科研院所兩級(jí)項(xiàng)目管理模式探索與實(shí)踐，對(duì)實(shí)際工作中實(shí)施兩級(jí)項(xiàng)目管理的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員組成和分工、項(xiàng)目實(shí)施和管控等經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)和分享。

關(guān)鍵詞：兩級(jí)項(xiàng)目管理;人員組成;職責(zé)分工;項(xiàng)目管控。

前言

科研院所的很多科研任務(wù)都是以項(xiàng)目制模式推進(jìn)和管理，通過(guò)項(xiàng)目模式管理科研任務(wù)，可以在不改變職能型機(jī)構(gòu)模式的情況下有效打通職能部門間壁壘，形成跨部門聯(lián)合團(tuán)隊(duì)，并通過(guò)項(xiàng)目績(jī)效進(jìn)行直接而有效的激勵(lì)，推進(jìn)科研任務(wù)加速開展。對(duì)于相對(duì)復(fù)雜的科研項(xiàng)目，通過(guò)對(duì)項(xiàng)目分層分級(jí)，進(jìn)一步劃分為多個(gè)子項(xiàng)目進(jìn)行管理，同時(shí)輔以項(xiàng)目管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡(jiǎn)稱領(lǐng)導(dǎo)小組）及辦公室、專家指導(dǎo)委員會(huì)等機(jī)構(gòu)進(jìn)行支撐，能夠?qū)㈨?xiàng)目的管理向縱深推進(jìn)，形成有力抓手，同時(shí)也更加聚焦項(xiàng)目目標(biāo)，保證科研任務(wù)按照既定計(jì)劃有效推進(jìn)執(zhí)行。實(shí)施科研項(xiàng)目分級(jí)管理時(shí)，實(shí)現(xiàn)各子項(xiàng)目間資源互補(bǔ)共享和有效的橫向拉通至關(guān)重要。

一、兩級(jí)項(xiàng)目管理模式組織機(jī)構(gòu)設(shè)置

按照分層、分級(jí)原則，設(shè)置項(xiàng)目總體管理組和各子項(xiàng)目管理組。同時(shí)，按需設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組下可設(shè)專家指導(dǎo)委員會(huì)和領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室。組織機(jī)構(gòu)設(shè)置示意圖見圖1。

二、人員組成與職責(zé)分工

（一）項(xiàng)目總體管理組

項(xiàng)目總體管理組成員一般由院所級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)主管部門領(lǐng)導(dǎo)、子項(xiàng)目業(yè)務(wù)主管部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)主管構(gòu)成。負(fù)責(zé)項(xiàng)目總體的申報(bào)、立項(xiàng)、啟動(dòng)、實(shí)施、過(guò)程管控和驗(yàn)收等全生命周期管理。主要履行下列職責(zé)：

（1）確定各個(gè)子項(xiàng)目劃分，明確子項(xiàng)目范圍和邊界;

（2）向各子項(xiàng)目提要求、分派工作，同時(shí)監(jiān)督檢查關(guān)鍵里程碑節(jié)點(diǎn);

（3）研究上位文件和相關(guān)政策，根據(jù)上位文件和相關(guān)政策要求開展策劃工作，制定實(shí)施方案;

（4）負(fù)責(zé)組織優(yōu)化項(xiàng)目總體架構(gòu)，明確子項(xiàng)目間接口，平衡資源，協(xié)調(diào)解決爭(zhēng)議;

（5）總結(jié)、評(píng)價(jià)階段性成果，組織編制簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)等相關(guān)文件，實(shí)現(xiàn)子項(xiàng)目間橫向拉通和經(jīng)驗(yàn)共享。

（二）子項(xiàng)目管理組

各子項(xiàng)目管理組可根據(jù)所承擔(dān)項(xiàng)目?jī)?nèi)容依托實(shí)體組織機(jī)構(gòu)（職能部門），方便資源調(diào)用。子項(xiàng)目管理組由院所業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門主管領(lǐng)導(dǎo)和主管構(gòu)成，主要履行下列職責(zé)：

（1）貫徹上位文件和相關(guān)政策的工作要求;

（2）負(fù)責(zé)制定子項(xiàng)目的實(shí)施方案、工作計(jì)劃和預(yù)算等;

（3）組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)（相關(guān)部門）協(xié)同推進(jìn)子項(xiàng)目工作，及時(shí)反饋工作進(jìn)展，并為交付成果負(fù)責(zé);

（4）組建專家團(tuán)隊(duì)并組織開展相關(guān)學(xué)習(xí)、交流等工作，結(jié)合實(shí)際組織開展內(nèi)部分級(jí)、分類培訓(xùn)以及現(xiàn)場(chǎng)輔導(dǎo)等推廣應(yīng)用工作;

（5）負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決子項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中的資源需求和重大問題。

（三）領(lǐng)導(dǎo)小組及領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室

項(xiàng)目實(shí)施分級(jí)管理時(shí)，可按需設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)小組及領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室。如果設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)小組，則其是項(xiàng)目的最高指揮和決策機(jī)構(gòu)，組長(zhǎng)由院所主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，對(duì)重大安排和決策以及資源配置負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。如果未設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)小組，指揮和決策職責(zé)由項(xiàng)目總體管理組行使。主要履行下列職責(zé)：

（1）全面領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目管理工作，指導(dǎo)工作開展，決策工作方針、思路及重大問題;

（2）明確組織分工，保障并配置所需資源;

（3）審批項(xiàng)目實(shí)施方案、工作計(jì)劃、預(yù)算及獎(jiǎng)懲方案;

（4）審查、驗(yàn)收項(xiàng)目工作成果;

（5）召開領(lǐng)導(dǎo)小組例會(huì)，協(xié)調(diào)解決建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)和問題。

領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室由項(xiàng)目總體管理組中的骨干組成，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的日常推進(jìn)和管理。如果未設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，相關(guān)職責(zé)由項(xiàng)目總體管理組行使。主要履行下列職責(zé)：

（1）組織宣貫項(xiàng)目實(shí)施方案，組織制定工作計(jì)劃、預(yù)算及規(guī)章制度;

（2）跟蹤工作進(jìn)度，監(jiān)控工作質(zhì)量，制定獎(jiǎng)懲方案，并組織考核評(píng)價(jià);

（3）牽頭完成上級(jí)單位和領(lǐng)導(dǎo)小組交辦的工作，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)。

（四）專家指導(dǎo)委員會(huì)

項(xiàng)目實(shí)施分級(jí)管理時(shí)，可按需設(shè)置專家指導(dǎo)委員會(huì)。專家指導(dǎo)委員會(huì)為項(xiàng)目提供咨詢、指導(dǎo)和把關(guān)服務(wù)，日常對(duì)項(xiàng)目需求、方法和最佳實(shí)踐進(jìn)行研判和指導(dǎo)，及時(shí)解決項(xiàng)目推進(jìn)中遇到的重大技術(shù)問題。主要履行下列職責(zé)：

（1）對(duì)項(xiàng)目的立項(xiàng)申報(bào)、合作及實(shí)施進(jìn)行技術(shù)把關(guān);

（2）為項(xiàng)目提供決策支持、技術(shù)咨詢和工作指導(dǎo);

（3）對(duì)項(xiàng)目實(shí)施、成果推廣應(yīng)用情況進(jìn)行效果評(píng)估。

三、兩級(jí)項(xiàng)目管控和實(shí)施

（一）實(shí)施方案

對(duì)于實(shí)施周期較長(zhǎng)（一般超過(guò)3年）的項(xiàng)目，按照科研院所戰(zhàn)略規(guī)劃要求，項(xiàng)目總體管理組主導(dǎo)編制項(xiàng)目規(guī)劃，作為項(xiàng)目實(shí)施的頂層文件。以規(guī)劃為牽引，項(xiàng)目總體管理組主導(dǎo)編制年度實(shí)施方案，作為實(shí)施指引，并每年組織修訂優(yōu)化。規(guī)劃和實(shí)施方案經(jīng)征求意見、專家指導(dǎo)委員會(huì)評(píng)審、領(lǐng)導(dǎo)小組審定通過(guò)后，由領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室按要求履行報(bào)送和發(fā)布工作。征求意見和評(píng)審過(guò)程中的相關(guān)意見由項(xiàng)目總體管理組組織落實(shí)。

（二）計(jì)劃和預(yù)算管理

在“分類、分層、分級(jí)”的計(jì)劃體系下，按院所綜合計(jì)劃和預(yù)算管理要求，領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室組織制定項(xiàng)目年度工作計(jì)劃和綜合預(yù)算需求。各子項(xiàng)目組組織制定分管項(xiàng)目的年度工作計(jì)劃，向項(xiàng)目總體管理組提出預(yù)算需求。領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室發(fā)布年度工作計(jì)劃并報(bào)送預(yù)算需求。預(yù)算需求經(jīng)院所綜合預(yù)算管理部門審批后，各子項(xiàng)目管理組按要求使用;在使用外部立項(xiàng)支持的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)時(shí)，還應(yīng)符合外部經(jīng)費(fèi)管理要求。領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室和各子項(xiàng)目組應(yīng)及時(shí)監(jiān)督檢查計(jì)劃完成情況并向項(xiàng)目總體管理組和領(lǐng)導(dǎo)小組反饋。

（三）日常運(yùn)作

1.例會(huì)機(jī)制

各級(jí)項(xiàng)目管理組應(yīng)按照分層、分級(jí)原則定期召開例會(huì)，會(huì)議形式不限，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)抄送領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室。會(huì)議頻次按照以下建議開展并可根據(jù)工作實(shí)際情況適當(dāng)增減會(huì)議頻次：

（1）領(lǐng)導(dǎo)小組例會(huì)每半年召開一次;

（2）領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室例會(huì)每季度召開一次;

（3）項(xiàng)目總體管理組及各子項(xiàng)目組例會(huì)每月召開一次。

2.溝通機(jī)制

領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室牽頭搭建反映工作進(jìn)展、收集意見建議、分享最佳實(shí)踐等內(nèi)容的專題網(wǎng)頁(yè)或簡(jiǎn)報(bào)，項(xiàng)目總體管理組組織各子項(xiàng)目管理組及時(shí)將相關(guān)內(nèi)容發(fā)布并維護(hù)，實(shí)現(xiàn)子項(xiàng)目間橫向拉通和經(jīng)驗(yàn)共享。

（四）考核與獎(jiǎng)懲

領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室組織各子項(xiàng)目管理組按照項(xiàng)目績(jī)效管理模式獨(dú)立開展考核。領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室根據(jù)各子項(xiàng)目考核結(jié)果和分配權(quán)重，計(jì)算項(xiàng)目總體考核結(jié)果，向項(xiàng)目總體管理組和領(lǐng)導(dǎo)小組反饋。同時(shí)，對(duì)子項(xiàng)目和團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行評(píng)定，將在項(xiàng)目工作中表現(xiàn)突出的子項(xiàng)目或個(gè)人擇優(yōu)推薦進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)?？己酥芷凇⒖己朔绞娇蓞⒖既缦拢?/p>

（1）考核周期分為季度和年度，四季度考核與年度考核合并進(jìn)行。季度考核，在下季度首月初進(jìn)行。年度考核，在次年一季度進(jìn)行。

（2）季度考核和年度考核采用“計(jì)劃完成率×80%+項(xiàng)目主管院所級(jí)領(lǐng)導(dǎo)主觀評(píng)價(jià)×20%+加扣分項(xiàng)”的方式。

“計(jì)劃完成率”的計(jì)算方式為“當(dāng)期按期完成的計(jì)劃數(shù)”與“當(dāng)期應(yīng)完成的計(jì)劃數(shù)”的比值（即計(jì)劃完成率=當(dāng)期按期完成的計(jì)劃數(shù)/當(dāng)期應(yīng)完成的計(jì)劃數(shù)）?！爸饔^評(píng)價(jià)”可以從“計(jì)劃管理要求執(zhí)行情況”“經(jīng)費(fèi)管理要求執(zhí)行情況”“風(fēng)險(xiǎn)管理要求執(zhí)行情況”“團(tuán)隊(duì)管理要求執(zhí)行情況”“工作匯報(bào)情況”等維度設(shè)置權(quán)重和分值?！凹涌鄯猪?xiàng)”可根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，選取影響較大的指標(biāo)進(jìn)行管控。

參考文獻(xiàn)：

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