文/劉漢濤(山東金湖集團(tuán)有限公司)
信息時(shí)代的到來將傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式轉(zhuǎn)變,其催生出一系列新型的管理模式,新模式的誕生為集團(tuán)企業(yè)的發(fā)展帶來機(jī)遇,能否抓住機(jī)遇順勢(shì)而為是每個(gè)企業(yè)應(yīng)該注重的問題。在集團(tuán)企業(yè)為追求規(guī)模擴(kuò)大再生產(chǎn)、業(yè)務(wù)量逐步提升的當(dāng)下,受到內(nèi)外部因素的影響,其面臨著經(jīng)營生產(chǎn)效益低、管理模式落后、內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)差等眾多問題。在這種情況下,財(cái)務(wù)共享中心的出現(xiàn)為這些問題的解決提供了思路,集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)道路如何前進(jìn),需要進(jìn)行深入思考和探討。
財(cái)務(wù)共享中心本質(zhì)上就是一個(gè)服務(wù)中心,其核心任務(wù)就是為企業(yè)內(nèi)外部提供相應(yīng)的服務(wù)。其通過對(duì)內(nèi)外部資源的整合,將流程化優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來,實(shí)現(xiàn)最高的經(jīng)濟(jì)效益,原先傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)部門管理模式較為分散,在實(shí)際經(jīng)營過程中并不能實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域之間的有效交流,導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息無法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一,財(cái)務(wù)共享中心能夠有效地將各環(huán)節(jié)的信息進(jìn)行整合,使資源實(shí)現(xiàn)有效的共享[1]。
隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來,云計(jì)算等各種先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用很大程度上提升了財(cái)務(wù)共享中心的數(shù)據(jù)處理分析能力,同時(shí)也為數(shù)據(jù)提供了有力的安全保障,能夠?yàn)槠髽I(yè)管理決策的制定提供更加可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)。財(cái)務(wù)共享中心是由當(dāng)代信息技術(shù)和現(xiàn)代企業(yè)管理迫切需要催生的新興產(chǎn)物,針對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè),集團(tuán)企業(yè)需要以自身發(fā)展戰(zhàn)略為導(dǎo)向,對(duì)其建設(shè)進(jìn)行戰(zhàn)略部署,并一步步實(shí)現(xiàn)建設(shè)目標(biāo)。
首先,通過財(cái)務(wù)共享中心能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行有效的匯總整合,統(tǒng)一將企業(yè)的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行集中處理,大大減少會(huì)計(jì)人員的核算時(shí)間,減輕企業(yè)財(cái)務(wù)工作的負(fù)擔(dān),有效降低了人力成本,從而對(duì)企業(yè)的運(yùn)營成本實(shí)現(xiàn)控制。財(cái)務(wù)共享中心將集團(tuán)企業(yè)下屬分公司的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行統(tǒng)一的收集,并對(duì)財(cái)務(wù)工作集中處理,其子公司和集團(tuán)總公司的財(cái)務(wù)工作相應(yīng)減少,不再需要大量的財(cái)務(wù)人員,企業(yè)的人力資源成本就得到了有效降低。其次,由于財(cái)務(wù)工作專業(yè)性較強(qiáng),且要依據(jù)時(shí)代發(fā)展不斷更新財(cái)務(wù)知識(shí),就需要進(jìn)行相關(guān)的人員培訓(xùn),對(duì)大量的財(cái)會(huì)人員進(jìn)行培訓(xùn)也是一筆不小的支出,因此人事管理方面也能夠?yàn)槠髽I(yè)節(jié)約一些管理成本,進(jìn)而降低企業(yè)整體運(yùn)營成本。
集團(tuán)企業(yè)由于規(guī)模較大,因此經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù),使數(shù)據(jù)處理變得復(fù)雜。但財(cái)務(wù)共享中心能夠完成對(duì)數(shù)據(jù)的高效整合,不僅能夠加快數(shù)據(jù)處理的速度,流程化的工作模式還保證數(shù)據(jù)處理不受人為干預(yù),針對(duì)數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性形成保障。同時(shí),集團(tuán)企業(yè)能夠通過共享中心集中對(duì)其子公司進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理的監(jiān)督和共享,提升了內(nèi)控效率,并為企業(yè)做出正確決策提供了有力支持。
財(cái)務(wù)共享中心的建成將企業(yè)管理的重心轉(zhuǎn)移到財(cái)務(wù)管理上,通過為其提供高質(zhì)量的服務(wù),對(duì)集團(tuán)現(xiàn)下財(cái)管模式進(jìn)行優(yōu)化,推進(jìn)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型步伐。財(cái)務(wù)共享中心實(shí)現(xiàn)了信息的集中統(tǒng)一化處理,為信息的快速有效共享提供了途徑,進(jìn)而使各部門的工作效率得到了顯著的提高,同時(shí)將財(cái)務(wù)人員的負(fù)擔(dān)減輕,使其擁有更多的時(shí)間和精力去實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)的轉(zhuǎn)型,進(jìn)一步加快了集團(tuán)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型速度。
財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)為集團(tuán)管理層提供了較好的控制途徑,通過隨時(shí)對(duì)共享平臺(tái)中的財(cái)務(wù)信息實(shí)施監(jiān)督,不受空間與時(shí)間限制,能夠?qū)崟r(shí)了解到集團(tuán)總公司以及下屬分公司的財(cái)務(wù)狀況,使其能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常的財(cái)務(wù)信息,并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決,大大降低了企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)共享平臺(tái)將財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)有效的融合,通過對(duì)業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)的分析能夠使企業(yè)當(dāng)下制定的決策更準(zhǔn)確,為管理層的決策提供有力可靠的信息支持。
在集團(tuán)企業(yè)實(shí)際建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心過程中存在一些問題,首先是對(duì)于共享中心建設(shè)的定位和目標(biāo)不夠明確[2]。由于各行業(yè)以及內(nèi)部管理的方式不同,在財(cái)務(wù)管理上也天差地別,導(dǎo)致企業(yè)容易套用現(xiàn)成共享模式,沒有對(duì)企業(yè)實(shí)際經(jīng)營模式進(jìn)行分析,并做出適合模式的選擇。部分企業(yè)管理層意識(shí)到財(cái)務(wù)共享平臺(tái)建設(shè)對(duì)企業(yè)現(xiàn)代化管理發(fā)展具有重要意義,因此開展了共享平臺(tái)建設(shè)工作,但實(shí)際并沒有對(duì)共享中心擁有深刻了解,也沒有制定與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略一致的建設(shè)目標(biāo),盲目照搬其他企業(yè)共享模式進(jìn)行建設(shè),致使最終財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)并未發(fā)揮出實(shí)際的作用,反而還使企業(yè)投入了大量資金,造成了資金的浪費(fèi),不利于向現(xiàn)代化管理模式靠攏。其次,由于企業(yè)沒有對(duì)共享中心進(jìn)行全面了解,導(dǎo)致其建成后對(duì)于財(cái)務(wù)事務(wù)處理過于簡單,僅僅只是對(duì)一些簡單分散的財(cái)務(wù)工作進(jìn)行集中處理,明顯這不是集團(tuán)企業(yè)需要的現(xiàn)代化新型模式。財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)該是以戰(zhàn)略目標(biāo)為導(dǎo)向,以預(yù)算管理為核心,為企業(yè)經(jīng)營決策提供有效信息的新型管理模式。
對(duì)于財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)需要依賴于信息系統(tǒng)建設(shè),信息系統(tǒng)的建設(shè)需要專業(yè)人才隊(duì)伍的支持,但一些企業(yè)由于專業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)需要進(jìn)行較大的投入,導(dǎo)致企業(yè)對(duì)信息平臺(tái)的建設(shè)力度并不大,資金投入也不夠充足,制約了共享中心的建設(shè)。并且在共享中心建設(shè)的初期,由于財(cái)務(wù)共享并不充足,導(dǎo)致其一部分是從財(cái)務(wù)部門抽調(diào)出來的,財(cái)務(wù)人員雖然對(duì)專業(yè)會(huì)計(jì)知識(shí)了解,但針對(duì)信息系統(tǒng)操作方面還是存在很大的漏洞,人才缺失也制約了信息共享平臺(tái)的建設(shè)。其次,財(cái)務(wù)共享中心需要很多數(shù)據(jù)接口,為下屬子公司財(cái)務(wù)信息的有效獲取提供接收路徑,但實(shí)際上由于端口太多,并且共享中心各組織功能復(fù)雜多樣,導(dǎo)致企業(yè)在信息管理系統(tǒng)建設(shè)過程中并不順利,一些企業(yè)被這些復(fù)雜的難題勸退,導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)并不完善。
在實(shí)際工作中集團(tuán)企業(yè)存在著財(cái)務(wù)管理流程上的不合理現(xiàn)象。首先是在稅務(wù)流程上,由于集團(tuán)企業(yè)的下屬子公司較多,導(dǎo)致月稅申報(bào)過程需要大量的人員進(jìn)行操作,不僅增加了人力成本,還容易出現(xiàn)差錯(cuò),導(dǎo)致企業(yè)的稅負(fù)風(fēng)險(xiǎn)增加[3]。同時(shí)在發(fā)票的管理上也存在漏洞,集團(tuán)企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的開展需要有大量的發(fā)票給予客戶,在實(shí)際工作過程中,由于業(yè)務(wù)人員對(duì)于財(cái)務(wù)知識(shí)不了解,就容易出現(xiàn)發(fā)票開錯(cuò)、漏開的情況,致使內(nèi)部紅沖的發(fā)票特別多,使企業(yè)稅務(wù)和人力成本增加。其次,在費(fèi)用報(bào)銷流程中,由于審批流程比較復(fù)雜,用時(shí)比較長,導(dǎo)致許多單據(jù)并不能在短時(shí)間內(nèi)得到報(bào)銷,增加了企業(yè)員工的消極情緒,審核效率也隨之降低。對(duì)于費(fèi)用報(bào)銷而言,需要得到各方面數(shù)據(jù)的支持,比如財(cái)務(wù)、稅務(wù)、差旅等數(shù)據(jù),但在FSSC未建成之前,財(cái)務(wù)信息之間缺乏共享,無法高效準(zhǔn)確地將所需報(bào)銷的相關(guān)數(shù)據(jù)及時(shí)呈遞給審核人員,導(dǎo)致報(bào)銷程序復(fù)雜,且效率極低,對(duì)報(bào)銷人員造成極差的體驗(yàn)。
對(duì)于財(cái)務(wù)人員而言,財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)顛覆了其傳統(tǒng)工作模式,流程化的工作模式導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員在工作開展過程中被束縛,曾經(jīng)不合規(guī)的傳統(tǒng)手工財(cái)務(wù)操作方式被禁止,對(duì)于習(xí)慣傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作模式的員工而言,其對(duì)于共享中心的建設(shè)具有排斥心理,并且集團(tuán)企業(yè)大多人員是老員工,其適應(yīng)新環(huán)境和新工作模式的能力較弱,因此會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)產(chǎn)生消極情緒。另一方面,財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)不僅要求財(cái)務(wù)工作者擁有較高的專業(yè)水平,還需要對(duì)信息系統(tǒng)的操作熟練,了解信息系統(tǒng),并對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有一定的認(rèn)知操作技術(shù)。但集團(tuán)企業(yè)大部分財(cái)務(wù)人員主要進(jìn)行日常的經(jīng)營財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作,對(duì)于共享系統(tǒng)并不熟悉,給共享中心的建設(shè)帶來阻礙。
集團(tuán)企業(yè)在財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)之前應(yīng)該制定明確的目標(biāo)和計(jì)劃,保障其階段性目標(biāo)任務(wù)的完成,為企業(yè)最終發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。集團(tuán)企業(yè)管理層應(yīng)該考慮到長遠(yuǎn)目標(biāo),對(duì)具體的建設(shè)流程進(jìn)行規(guī)劃,保證建設(shè)工作的順利開展,并將長遠(yuǎn)目標(biāo)分為階段性的小目標(biāo),分階段對(duì)具體目標(biāo)進(jìn)行落實(shí)。
首先,企業(yè)應(yīng)該將基礎(chǔ)簡單的會(huì)計(jì)核算工作通過共享中心進(jìn)行高效處理,同時(shí)還提高了數(shù)據(jù)整合的準(zhǔn)確性。其次,將共享中心的目標(biāo)進(jìn)行升級(jí),針對(duì)預(yù)算管理、風(fēng)控管理、成本管理等方面進(jìn)行目標(biāo)設(shè)立,分模塊對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)類別整合[4]。針對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)控管理,應(yīng)該在集團(tuán)總部通過構(gòu)建FSSC實(shí)現(xiàn)對(duì)下屬子公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的監(jiān)控,保障其充分發(fā)揮監(jiān)管價(jià)值。
針對(duì)共享信息系統(tǒng)的建設(shè),企業(yè)應(yīng)該加大投資力度,確保建設(shè)過程中擁有足夠的資金支持。首先就需要得到集團(tuán)高層的支持,隨著信息技術(shù)在各行業(yè)的廣泛應(yīng)用,集團(tuán)企業(yè)有必要對(duì)內(nèi)部組織和財(cái)務(wù)制度進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整,在改變?cè)泄ぷ髂J降那疤嵯?,?shì)必需要得到領(lǐng)導(dǎo)的支持,因?yàn)橐恍┎块T由于受到個(gè)人利益的影響,會(huì)對(duì)共享中心建設(shè)持消極態(tài)度,導(dǎo)致信息系統(tǒng)建設(shè)無法進(jìn)一步推進(jìn)。其次,對(duì)于財(cái)務(wù)人員來說,需要對(duì)信息建設(shè)有全面的了解,并能積極主動(dòng)地配合財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)工作,在保證其具有較強(qiáng)財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上注重培養(yǎng)對(duì)信息系統(tǒng)的實(shí)際操作能力,確保其能夠熟練地運(yùn)用信息系統(tǒng),并結(jié)合財(cái)務(wù)知識(shí)高效完成工作。最后,企業(yè)需要對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的更新和升級(jí),統(tǒng)一不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)口徑,確保信息之間的及時(shí)準(zhǔn)確對(duì)接,同時(shí)對(duì)系統(tǒng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限,保證數(shù)據(jù)安全性。
中國核電為滿足企業(yè)財(cái)務(wù)管理需求,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)型目標(biāo),大力支持財(cái)務(wù)共享中心建設(shè),通過信息技術(shù)的運(yùn)用打造出智能化的財(cái)務(wù)共享體系。為了實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,使內(nèi)部財(cái)務(wù)體系更加靈活,中核電利用ERP+,搭建了面向客戶、核算、記賬的前、中、后臺(tái)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的全流程共享,同時(shí)應(yīng)用智能化機(jī)器人實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化操作。該企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)已經(jīng)獲得了初步的成功,使企業(yè)綜合管理的能力提高,實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)在智能化時(shí)代的共享,最大程度實(shí)現(xiàn)成本的降低,以財(cái)務(wù)共享建設(shè)作為切入點(diǎn),極大提高了會(huì)計(jì)核算的效率,將業(yè)務(wù)流程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范,使企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)得到降低。未來該公司將持續(xù)加大財(cái)務(wù)共享中心的投入,有效推動(dòng)該企業(yè)的財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型進(jìn)程,使企業(yè)實(shí)現(xiàn)更好經(jīng)營,為該企業(yè)的經(jīng)營決策提供有力支持。
為了使財(cái)務(wù)共享中心順利建設(shè),企業(yè)需要對(duì)集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化,重視對(duì)財(cái)務(wù)流程的管控。首先是對(duì)企業(yè)稅務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化,針對(duì)發(fā)票的管理流程,通過構(gòu)建相應(yīng)的稅務(wù)平臺(tái),統(tǒng)一對(duì)發(fā)票進(jìn)行管理,并以自動(dòng)識(shí)別系統(tǒng),檢測(cè)發(fā)票的真?zhèn)危ㄟ^該平臺(tái)實(shí)時(shí)監(jiān)控發(fā)票管理,對(duì)信息異常的發(fā)票進(jìn)行攔截,進(jìn)項(xiàng)稅額自動(dòng)化入賬,減輕工作負(fù)擔(dān)。
另外,通過對(duì)稅務(wù)工作權(quán)流程的統(tǒng)一集中管理,納稅申報(bào)工作變得自動(dòng)化,大大降低了企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn),將稅務(wù)信息有效共享,提高了稅務(wù)工作的效率。其次,針對(duì)費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行優(yōu)化,將費(fèi)用報(bào)銷與預(yù)算相結(jié)合,提前對(duì)環(huán)節(jié)制定預(yù)算要求,在費(fèi)用發(fā)生前就將其規(guī)定到一定范圍內(nèi),同時(shí)也使預(yù)算管理更加有效[5]。針對(duì)費(fèi)用審批環(huán)節(jié),通過直屬領(lǐng)導(dǎo)審核,對(duì)于較大金額需要大主管審核,在線審批效率更快。費(fèi)用流程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化,對(duì)費(fèi)用審批遞交相應(yīng)材料,系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別驗(yàn)證,完成報(bào)銷。
人才隊(duì)伍建設(shè)是財(cái)務(wù)共享中心能夠順利建成的關(guān)鍵。對(duì)于集團(tuán)企業(yè)來說,首先需要壯大其內(nèi)部人才隊(duì)伍,吸引優(yōu)秀的專業(yè)人才,為企業(yè)注入新鮮血液。財(cái)務(wù)共享中心是為業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)進(jìn)行服務(wù)的,需要工作人員對(duì)業(yè)務(wù)流程和財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)有較深刻全面的認(rèn)知,因此,企業(yè)需要通過提高薪資待遇來吸引更加優(yōu)秀的人才為企業(yè)服務(wù)。
其次,企業(yè)還需要對(duì)內(nèi)部在職員工進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng),提升員工整體素質(zhì),由于內(nèi)部員工素質(zhì)參差不齊,因此對(duì)能力較強(qiáng),文化水平較高的員工進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn),主要是管理能力,分析能力等各方面培養(yǎng),對(duì)于文化水平較低,能力相對(duì)較弱的員工進(jìn)行基礎(chǔ)培訓(xùn),從財(cái)務(wù)知識(shí),系統(tǒng)軟件操作方面進(jìn)行培訓(xùn)。
最后,由于FSSC人員流動(dòng)率相比較高,因此如何避免人才流失,是企業(yè)需要關(guān)注的重點(diǎn)[6]。由于財(cái)務(wù)共享中心的工作特點(diǎn)就是流程化,該工作相較于其他工作強(qiáng)度較大且長期枯燥乏味,因此,需要實(shí)行輪崗制,避免崗位枯燥帶來的離職情緒。此外,通過建立相應(yīng)的考核制度,與獎(jiǎng)懲機(jī)制相結(jié)合,提高員工參與共享中心建設(shè)的積極性,并主動(dòng)提高自身能力水平,對(duì)其工作態(tài)度和方法進(jìn)行改善,以保證能夠?yàn)槠髽I(yè)提供更高質(zhì)量的服務(wù)。
綜上所述,企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)任重道遠(yuǎn)。在時(shí)代發(fā)展潮流的推進(jìn)下,建立財(cái)務(wù)共享中心已經(jīng)是當(dāng)下集團(tuán)企業(yè)必須要做的事情,盡管建設(shè)過程中會(huì)遇到諸多的問題和難點(diǎn),但只要按照建設(shè)目標(biāo)逐步完善,勢(shì)必會(huì)構(gòu)建出為企業(yè)生存發(fā)展發(fā)揮出重要價(jià)值的共享系統(tǒng)。
因此,企業(yè)首先需要明確長遠(yuǎn)建設(shè)目標(biāo)和計(jì)劃,重視對(duì)信息平臺(tái)的建設(shè),對(duì)財(cái)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化,并建立人才隊(duì)伍為財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)提供支持。
企業(yè)只有不斷克服建設(shè)過程中遇到的困難,才能夠進(jìn)一步完善財(cái)務(wù)共享中心建設(shè),使其能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來更高質(zhì)量的服務(wù),并對(duì)集團(tuán)企業(yè)完成財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型具有重要意義。