■/ 車映安
近年來,伴隨著國(guó)際地緣政治、軍事形式持續(xù)變化,各類不確定因素復(fù)雜多變,企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)陡增。我國(guó)自2008年5月發(fā)布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》、2010年10月發(fā)布《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》以來,盡管國(guó)家逐步強(qiáng)化了對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制體系的實(shí)施和監(jiān)督,但企業(yè)內(nèi)部控制體系的建立仍然存在很多問題,需要進(jìn)一步探討完善。
分析我國(guó)企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)總體情況,上市公司好于非上市公司,央企好于民企,大企業(yè)好于中小企業(yè)。目前,企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)中存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:一是有的企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)不到位,制度約束失效,企業(yè)的內(nèi)部控制制度與企業(yè)的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)發(fā)展不匹配,未及時(shí)更新、完善、優(yōu)化,內(nèi)部控制流程、關(guān)鍵崗位、制度存在設(shè)計(jì)缺陷或缺失,對(duì)新業(yè)態(tài)、新情況、新問題研究不夠,沒有制定和更新相應(yīng)的內(nèi)部控制制度,對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)展不能提供有效的支撐作用,存在重大風(fēng)險(xiǎn)隱患。二是有的企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)與業(yè)務(wù)發(fā)展存在兩張皮的現(xiàn)象,內(nèi)部控制沒有融入企業(yè)管理,內(nèi)部控制體系建而未管,企業(yè)在建立內(nèi)部控制體系時(shí),制定的流程圖、關(guān)鍵崗位設(shè)置和控制以及制定的制度與實(shí)際業(yè)務(wù)存在差距和不一致的情況,內(nèi)部控制體系處于制度層面,沒有很好地落地實(shí)施,處于失效狀態(tài),這也導(dǎo)致企業(yè)各類風(fēng)險(xiǎn)事故頻發(fā),尤其有的企業(yè)安全事故頻發(fā)的主因,動(dòng)輒發(fā)生重大傷亡事故,經(jīng)過事故調(diào)查發(fā)現(xiàn),重要原因還是企業(yè)缺乏有效的內(nèi)部控制體系。三是企業(yè)重點(diǎn)領(lǐng)域和關(guān)鍵環(huán)節(jié)內(nèi)部控制缺失,存在設(shè)計(jì)缺陷,同時(shí)缺乏有效的監(jiān)督、評(píng)價(jià)制衡機(jī)制。例如企業(yè)資金管理內(nèi)部控制體系存在設(shè)計(jì)缺陷和執(zhí)行缺陷,導(dǎo)致資金安全風(fēng)險(xiǎn)。又如企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)或者企業(yè)大宗采購(gòu)環(huán)節(jié),招投標(biāo)環(huán)節(jié)的流程缺失,或者關(guān)鍵崗位控制不到位,就很可能招致串標(biāo)、圍標(biāo),導(dǎo)致舞弊行為發(fā)生,給公司造成重大風(fēng)險(xiǎn)和損失。
按照《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況和業(yè)務(wù)特點(diǎn),將內(nèi)部控制體系和管理制度形成有機(jī)融合與銜接。在建立企業(yè)內(nèi)部控制體系時(shí),對(duì)企業(yè)的各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和企業(yè)管理的各方面,進(jìn)行系統(tǒng)梳理,明確企業(yè)業(yè)務(wù)重要領(lǐng)域和關(guān)鍵控制環(huán)節(jié),通過內(nèi)部控制措施和工具,將內(nèi)部控制管理和監(jiān)督嵌入到具體的業(yè)務(wù)流程中,使業(yè)務(wù)流程形成閉環(huán),對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行控制描述,制定具體控制措施,優(yōu)化管理制度、操作規(guī)范、流程和權(quán)限,最終形成符合企業(yè)實(shí)際情況和業(yè)務(wù)發(fā)展的公司內(nèi)部控制手冊(cè)或標(biāo)準(zhǔn)。這也是企業(yè)內(nèi)部控制最基礎(chǔ)、最重要的環(huán)節(jié),是企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)的基礎(chǔ)。避免出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)不到位,制度約束失效,企業(yè)的內(nèi)部控制制度與企業(yè)的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)發(fā)展不匹配的現(xiàn)象。對(duì)內(nèi)外部合規(guī)要求進(jìn)行系統(tǒng)梳理,將合規(guī)要求轉(zhuǎn)為各關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)的具體執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),通過內(nèi)部控制措施和工具,梳理整合、查缺補(bǔ)漏,將風(fēng)險(xiǎn)管理和合規(guī)管理嵌入到具體業(yè)務(wù)當(dāng)中,優(yōu)化制度、流程和權(quán)限,確保內(nèi)部控制體系的全面、有效落地實(shí)施。
例如,企業(yè)采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的起點(diǎn),既是企業(yè)實(shí)物流的重要組成部分,又與資金流密切聯(lián)系。制定采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制流程,首先要梳理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的整體流程圖及各業(yè)務(wù)流程,繪制流程圖,識(shí)別關(guān)鍵控制點(diǎn)。如某企業(yè)主要的采購(gòu)流程包括:物資需求計(jì)劃審批流程、供應(yīng)商選擇與評(píng)價(jià)、招標(biāo)采購(gòu)或者比價(jià)采購(gòu)流程、合同評(píng)審流程、采購(gòu)入庫流程、付款流程等等。每個(gè)流程都有關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn),例如物資需求計(jì)劃審批流程中相關(guān)部門、財(cái)務(wù)部、主管領(lǐng)導(dǎo)的審核審批都是關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)。繪制出各流程的流程圖后,對(duì)每個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行識(shí)別,并準(zhǔn)確描述控制措施。其次確定采購(gòu)和付款業(yè)務(wù)的控制目標(biāo)及職責(zé)。明確了流程圖和關(guān)鍵控制點(diǎn),對(duì)控制點(diǎn)的控制目標(biāo)進(jìn)行描述,清晰的定義控制目標(biāo),并對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)的崗位責(zé)任進(jìn)行明確,達(dá)到崗位責(zé)任明確,責(zé)任落實(shí)到人。第三,對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)循環(huán)的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和評(píng)估,確定各流程的風(fēng)險(xiǎn)矩陣,從風(fēng)險(xiǎn)描述、合規(guī)要求、控制描述、主責(zé)部門、主責(zé)崗位、控制方式及頻次等方面逐一細(xì)化,形成采購(gòu)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)矩陣。第四,確定采購(gòu)與付款各環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)。通過對(duì)采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)矩陣細(xì)化,明確了各流程的關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn),制定具體的控制措施,達(dá)到控制目標(biāo)。第五,結(jié)合主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和關(guān)鍵控制點(diǎn),采用不相容職務(wù)分離、授權(quán)審批控制、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制、財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制、預(yù)算控制、運(yùn)營(yíng)分析控制和績(jī)效考評(píng)控制中一項(xiàng)或數(shù)項(xiàng)控制活動(dòng)進(jìn)行控制。
內(nèi)部控制體系的流程、制度、操作規(guī)范形成內(nèi)部控制的手冊(cè)或標(biāo)準(zhǔn),是內(nèi)部控制在企業(yè)實(shí)施的基礎(chǔ),如何編制符合企業(yè)實(shí)際情況和業(yè)務(wù)特點(diǎn)的內(nèi)部控制手冊(cè)或標(biāo)準(zhǔn)?在實(shí)踐中,主要做好以下幾方面的工作。一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)基本規(guī)范和配套指引,理解和掌握內(nèi)部控制體系的基本框架和要求,領(lǐng)會(huì)內(nèi)部控制體系的實(shí)質(zhì)。二是在實(shí)施內(nèi)部控制體系時(shí),制定完整的實(shí)施方案,在制定方案時(shí),要進(jìn)行細(xì)致的調(diào)查研究,梳理企業(yè)現(xiàn)有的管理流程、制度,摸清公司管理現(xiàn)狀,對(duì)那些業(yè)務(wù)存在設(shè)計(jì)缺陷和執(zhí)行缺陷的各個(gè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面的梳理和研究,制定切實(shí)可行的實(shí)施方案。三是組建項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì),定期召開會(huì)議,跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展、分析解決項(xiàng)目中存在的不足,同時(shí)通過實(shí)施內(nèi)部控制體系,培養(yǎng)和鍛煉一支隊(duì)伍,作為內(nèi)部控制體系執(zhí)行團(tuán)隊(duì)成員。四是內(nèi)部控制體系屬于一個(gè)系統(tǒng)工程,我們要堅(jiān)持系統(tǒng)的思維,進(jìn)行有機(jī)銜接,包含企業(yè)管理的方方面面,通過不斷地完善、持續(xù)改進(jìn),與企業(yè)管理進(jìn)行融合,達(dá)到內(nèi)部控制的有效運(yùn)行,促進(jìn)企業(yè)管理的提升。
《我國(guó)企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》明確規(guī)定:?jiǎn)挝粦?yīng)當(dāng)充分運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段加強(qiáng)內(nèi)部控制,對(duì)信息系統(tǒng)建設(shè)實(shí)施歸口管理,將經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及其內(nèi)部控制嵌入單位信息系統(tǒng)中,減少或消除人為操作因素,保護(hù)信息安全。內(nèi)部控制的核心是風(fēng)險(xiǎn)管控,通過流程、制度或操作規(guī)范,采用不相容職務(wù)分離、授權(quán)審批控制、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制、財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制、預(yù)算控制、運(yùn)營(yíng)分析控制和績(jī)效考評(píng)控制方式,對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范和控制,利用信息化平臺(tái),固化流程、制度、操作規(guī)范,實(shí)現(xiàn)從“人控”向“機(jī)控”的轉(zhuǎn)變,提高內(nèi)部控制的信息化水平。
內(nèi)部控制信息化建設(shè)是內(nèi)部控制有效實(shí)施的重要手段,在具體業(yè)務(wù)中,內(nèi)部控制內(nèi)嵌于公司控制的各個(gè)環(huán)節(jié),內(nèi)部控制信息化建設(shè)主要通過建設(shè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn),財(cái)務(wù)管理、供產(chǎn)銷等通過內(nèi)嵌ERP系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn);尤其資金管理,資金的支付、費(fèi)用控制屬于OA 辦公協(xié)同和ERP 兩個(gè)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)資金管控。人事管理通過公司的相關(guān)流程內(nèi)嵌于人事信息化系統(tǒng)。將采購(gòu)入庫、銷售出庫、生產(chǎn)管理固化在公司的公司ERP 流程中實(shí)施控制。電商通過公司電商平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)管控。例如采購(gòu)環(huán)節(jié)的采購(gòu)物資入庫的流程,首先采購(gòu)人員在ERP上辦理物資入庫單,第二關(guān)鍵環(huán)節(jié)為檢驗(yàn)環(huán)節(jié),質(zhì)檢部門檢驗(yàn)合格后,辦理檢驗(yàn)合格審核,第三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)是庫管員驗(yàn)收數(shù)量,整理入庫。這些環(huán)節(jié)都是鑲嵌在ERP 系統(tǒng)中的,把采購(gòu)物資入庫固化到ERP系統(tǒng)中,達(dá)到隨時(shí)掌握物資狀態(tài)。
提高內(nèi)部控制的信息化建設(shè)水平,一是將流程、制度以及控制過程固化和內(nèi)嵌在各類管理信息平臺(tái),與企業(yè)管理融合,提高管控的效果,減少人為操作,達(dá)到“機(jī)控”的效果。二是推動(dòng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的持續(xù)優(yōu)化,將內(nèi)部控制體系管控措施嵌入各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng),諸如SAP系統(tǒng)、OA協(xié)同辦公、ERP系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、安全管理系統(tǒng),DCS控制等系統(tǒng),確保自動(dòng)識(shí)別并終止超越權(quán)限、逾越程序的行為,促使各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和執(zhí)行活動(dòng)可控制、可追溯、可檢查,減少人為操作因素。三是逐步探索利用新技術(shù)提升智能化監(jiān)管水平,要逐步探索利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù),實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制體系實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、監(jiān)督評(píng)價(jià)等在線監(jiān)管功能。
制定符合企業(yè)實(shí)際情況的業(yè)務(wù)特點(diǎn)的內(nèi)部控制制度體系后,有效地貫徹執(zhí)行,需要一個(gè)完善的內(nèi)部控制組織來執(zhí)行和落實(shí)。企業(yè)需要建立一個(gè)內(nèi)部控制管理部門,但僅僅建立內(nèi)部控制管理部門是不夠的,要建立和完善覆蓋企業(yè)各業(yè)務(wù)領(lǐng)域、管理環(huán)節(jié)、各部門、各崗位全面有效的內(nèi)部控制體系,需要在各部門設(shè)置內(nèi)部控制專員,負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)部控制日常工作,識(shí)別和評(píng)估業(yè)務(wù)中的風(fēng)險(xiǎn),明確風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)措施,與企業(yè)內(nèi)部控制管理部門協(xié)作,確保企業(yè)內(nèi)部控制手冊(cè)或標(biāo)準(zhǔn)有效地落地實(shí)施,形成內(nèi)部控制的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu),觸角觸及企業(yè)各方面。例如,某企業(yè)內(nèi)部控制管理的組織架構(gòu)主要包括兩個(gè)層面,一是成立以公司主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)、各部門負(fù)責(zé)人及風(fēng)險(xiǎn)管理辦公室負(fù)責(zé)人組成的內(nèi)部控制規(guī)范實(shí)施小組,負(fù)責(zé)組織領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)歷見覆蓋各業(yè)務(wù)領(lǐng)域、部門、崗位企業(yè)全面有效的內(nèi)部控制體系。公司主要負(fù)責(zé)人親自領(lǐng)導(dǎo)和組織內(nèi)部控制體系建設(shè),以帶動(dòng)公司全員參與到內(nèi)部控制體系建設(shè)當(dāng)中,引導(dǎo)企業(yè)員工轉(zhuǎn)變觀念,自覺接受內(nèi)部控制制度約束。二是成立公司風(fēng)險(xiǎn)管理辦公室,由主責(zé)部門的負(fù)責(zé)人和公司的內(nèi)部控制專員以及各部門的內(nèi)部控制專員組成,各部門設(shè)置內(nèi)部控制專員,負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)部控制日常工作,識(shí)別和評(píng)估業(yè)務(wù)中的風(fēng)險(xiǎn),明確風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施,與內(nèi)部控制管理部門協(xié)作對(duì)公司的重大經(jīng)營(yíng)決策開展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。
內(nèi)部控制體系建設(shè)實(shí)踐性和操作性強(qiáng),離不開一支專業(yè)有素的團(tuán)隊(duì),在工作中堅(jiān)持原則,按制度辦事,追求精益求精,才能全面控制企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn),使企業(yè)高質(zhì)量運(yùn)行。
如何建立專業(yè)有素的團(tuán)隊(duì),主要做好以下幾個(gè)方面的工作,一是做好人員的選拔,將有能力,有責(zé)任心,有擔(dān)當(dāng),有專業(yè)素養(yǎng)的同志選拔到企業(yè)內(nèi)部控制專員的崗位上來。二是人才培育,加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制管理的專業(yè)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo),畢竟內(nèi)部控制體系是一套完整的體系,有相應(yīng)的法規(guī)、操作的指引,這需要企業(yè)內(nèi)部控制專員系統(tǒng)地掌握,建設(shè)有效的內(nèi)部控制體系,才能更好得將內(nèi)部控制體系貫徹落實(shí)到位,防范企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。培訓(xùn)主要包括兩個(gè)層面,一個(gè)層面是公司內(nèi)部培訓(xùn),主要公司內(nèi)部控制相關(guān)手冊(cè)、制度、實(shí)施方案的宣傳培訓(xùn)。二是引入外部培訓(xùn)資源,進(jìn)行內(nèi)部控制指引、政策解讀和專業(yè)培訓(xùn),對(duì)內(nèi)部控制體系建設(shè)進(jìn)行更高層次的培訓(xùn),使內(nèi)部控制人員對(duì)內(nèi)部控制體系有更深入的理解和掌握,有助于推動(dòng)內(nèi)部控制體系建設(shè)。三是強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)的學(xué)習(xí)能力和創(chuàng)新能力,構(gòu)建“學(xué)習(xí)型、創(chuàng)新型”內(nèi)部控制團(tuán)隊(duì),結(jié)合新業(yè)態(tài)、新問題研究?jī)?nèi)部控制體系,提出和解決內(nèi)部控制實(shí)施過程中存在的問題,通過提高研究、分析、協(xié)調(diào)、溝通,創(chuàng)新能力,提高自身專業(yè)化水平,為內(nèi)部控制體系的實(shí)施提供支持,通過選拔、培訓(xùn)、引導(dǎo)組建有能力的內(nèi)部控制體系實(shí)施團(tuán)隊(duì),是推進(jìn)內(nèi)部控制體系有效落地的重要保證。
在內(nèi)部控制的框架中,文化是內(nèi)部控制的環(huán)境要素之一。內(nèi)控體系建設(shè)必須注重企業(yè)文化建設(shè)和內(nèi)控體系構(gòu)建的相互關(guān)系,只有從企業(yè)文化的角度推進(jìn)內(nèi)控體系建設(shè),才能建立起有效的內(nèi)控體系。在構(gòu)建和實(shí)施企業(yè)內(nèi)控體系的過程中,要營(yíng)造良好的文化氛圍,提升內(nèi)部控制制度實(shí)施的有效性,杜絕制度落實(shí)的過程中存在選擇性。余秋雨先生的《何謂文化》描述到:“文化,是包含精神價(jià)值和生活方式的生態(tài)共同體,他通過積累和引導(dǎo),創(chuàng)建集體人格?!庇纱丝磥?,文化的重要性。正如毛澤東同志所說“一切新的東西都是從艱苦斗爭(zhēng)中鍛煉出來的”。企業(yè)文化來自于企業(yè)管理的實(shí)踐和總結(jié),因此,企業(yè)內(nèi)控體系構(gòu)建的過程中,不能忽略企業(yè)文化的推動(dòng)作用和影響力。
首先,企業(yè)完成內(nèi)部控制流程、制度體系梳理,組建有效組織機(jī)構(gòu),選拔專業(yè)有素的內(nèi)部控制團(tuán)隊(duì),要使得內(nèi)部控制上升到更高層次,按照系統(tǒng)思維,既堅(jiān)持目標(biāo)導(dǎo)向又要堅(jiān)持立足實(shí)際,發(fā)揮文化對(duì)制度執(zhí)行的重要影響。加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制文化建設(shè),促進(jìn)內(nèi)部控制的實(shí)施,建設(shè)高效統(tǒng)一的內(nèi)部控制治理體系。
其次,企業(yè)要提煉內(nèi)部控制的共識(shí),逐步形成文化影響內(nèi)部控制體系的有效內(nèi)部控制體系執(zhí)行和落實(shí)。因此提煉適合企業(yè)實(shí)際情況的內(nèi)部控制文化非常重要。企業(yè)內(nèi)部控制文化建設(shè)和提煉主要關(guān)注以下幾個(gè)方面:一是要求逐步形成全員全過程控制的意識(shí),內(nèi)部控制主要通過流程和制度進(jìn)行過程控制,包括事前控制、事中控制、事后控制。二是要求具有風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)是內(nèi)部控制落實(shí)的重要保證。要想內(nèi)部控制發(fā)揮作用,必須強(qiáng)化內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)管控的理念,需要樹立一種風(fēng)險(xiǎn)信念和風(fēng)險(xiǎn)態(tài)度促進(jìn)全員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的培養(yǎng),將風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)應(yīng)用到各個(gè)部門的日常內(nèi)部控制過程中。三是要求抓關(guān)鍵控制點(diǎn),進(jìn)行精準(zhǔn)控制。內(nèi)部控制涉及企業(yè)的各個(gè)層面和各環(huán)節(jié),根據(jù)內(nèi)部控制的重要性原則,要求內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)和高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域,抓關(guān)鍵控制點(diǎn),進(jìn)行精準(zhǔn)控制。企業(yè)提煉的內(nèi)部控制文化是企業(yè)員工的共識(shí),體現(xiàn)在員工身上,就是一種責(zé)任、使命和凝聚力,必須認(rèn)真踐行企業(yè)內(nèi)部控制文化,達(dá)到“內(nèi)化于心,外化于行”,逐步形成企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。