甘金萍

摘要：現(xiàn)代化人事檔案管理機制和管理運行策略離不開信息技術支持，人事檔案需要進行理念創(chuàng)新，發(fā)揮面向內(nèi)部管理的服務升級作用，為單位管理決策提供數(shù)據(jù)幫助。教體局作為分管教育體育的政府部門，在檔案管理方面面臨信息混亂、管理機制落后等問題。在后續(xù)的管理升級中，教體局需要不斷進行管理理念更新，通過引入信息管理技術，實現(xiàn)管理優(yōu)化，提升管理效率和管理質(zhì)量。

關鍵詞：教體局;政府部門;檔案管理;人力資源

人事檔案管理在現(xiàn)代檔案管理當中已經(jīng)脫離了傳統(tǒng)單純信息記錄的管理方式，開始進入到重要的數(shù)據(jù)資源管理領域當中。傳統(tǒng)檔案管理機制除了需要對檔案管理模式等進行不斷革新，還需要進一步進行檔案管理理念的創(chuàng)新，認識到檔案管理的創(chuàng)新思路和其在現(xiàn)代化單位內(nèi)部管理的重要支持價值，才能夠真正使人事檔案管理實現(xiàn)全面更新，更好地為單位高效管理提供服務。

一、教體局人事檔案管理的基本情況

教育體育局（以下簡稱“教體局”）使各地教育、體育工作的主管政府工作部門，在內(nèi)部檔案管理當中涉及到的檔案環(huán)節(jié)眾多。由于分管類型較為特殊，檔案管理主要包含內(nèi)部檔案和外部檔案兩個工作系統(tǒng)，其中外部檔案主要是指分管學校教育系統(tǒng)的信息檔案，內(nèi)部檔案則是指內(nèi)部人事檔案等。受限于傳統(tǒng)管理模式影響，紙質(zhì)、人工檔案管理模式管理混亂復雜，導致管理效率不高，管理過程問題嚴峻。結(jié)合檔案管理實際情況，目前主要存在的人事檔案管理主要面臨幾個問題。

（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在材料不全問題

目前教體局在人事檔案管理方面仍然沿用紙質(zhì)檔案管理方式，部分檔案在存儲過程中由于調(diào)取、調(diào)閱不規(guī)范，導致容易出現(xiàn)檔案資料遺失，最終在進行人力資源統(tǒng)計中，常常出現(xiàn)資料不全的問題。

（二）檔案信息搜集整理不夠及時

紙質(zhì)檔案管理模式中，檔案信息無法第一時間進行更新，對于調(diào)崗、離職或者新入職職員，檔案管理無法第一時間完成檔案數(shù)據(jù)的搜集和實時更新，檔案管理存在較強的滯后性問題，最終影響人事檔案管理的整體效率。

（三）檔案管理部門缺乏現(xiàn)代化檔案管理意識

檔案管理的 工作是一項內(nèi)容繁瑣、細節(jié)眾多、標準化要求較高的工作，工作目標不僅僅是完成數(shù)據(jù)資料的檔案統(tǒng)計，更重要的是對于檔案信息的整理和優(yōu)化，能夠及時進行檔案更新，能夠?qū)n案調(diào)用和檔案流動進行有效管理，保證檔案使用中各個細節(jié)能夠在管理掌控之中。但就目前教體局內(nèi)部的檔案管理工作情況來看，大部分檔案管理人員存在人浮于事現(xiàn)象，缺少對于檔案管理工作的正確認知，為形成管理價值觀，很難投入管理熱情。人事檔案管理項目則較為被動，管理人員很難主動積極參與到檔案的搜集和管理當中，導致檔案管理較為混亂。檔案管理意識的缺失也是造成其他檔案管理環(huán)節(jié)問題的根本問題。

二、教體局需進行人事檔案管理的重新認識

（一）人事檔案管理需要有信息化支撐

人事檔案是重要的管理決策型檔案，對于單位內(nèi)部來說，人事檔案能夠為后續(xù)內(nèi)部管理決策提供數(shù)據(jù)支持，新時代檔案管理需要注重質(zhì)效同步，利用積極的技術創(chuàng)新來推進管理機制創(chuàng)新。教體局單位內(nèi)部的檔案管理混亂，需要引入信息化技術手段來進行檔案管理機制的建設和創(chuàng)新，通過信息技術來為人事檔案管理提供高效率的基礎性支持，使人事檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)面向整體人力資源的統(tǒng)籌規(guī)劃，合理安排。

（二）充分發(fā)掘人事檔案管理的決策價值

人事檔案管理不是冷冰冰的孤立數(shù)據(jù)，而是能夠參與到管理決策當中的信息支持，教體局政府單位在內(nèi)部管理方面應當充分學習借鑒現(xiàn)代化企業(yè)管理經(jīng)驗，認識到人力資源在崗位運行和內(nèi)部戰(zhàn)略實現(xiàn)方面 重要價值，進而將人事檔案管理與內(nèi)部戰(zhàn)略決策進行相互整合，例如從人事檔案管理角度出發(fā)，開展內(nèi)部職員的績效考評，結(jié)合教體局的服務工作成績和戰(zhàn)略目標，來實現(xiàn)人員管理的優(yōu)化，降低不合理問題出現(xiàn)的頻率，更好地實現(xiàn)管理機制的創(chuàng)新。

（三）持續(xù)優(yōu)化內(nèi)部配置

教體局在管理改革當中應當以內(nèi)部結(jié)構優(yōu)化為前提，利用人事檔案管理的創(chuàng)新方式，來實現(xiàn)配置層面的優(yōu)化、一方面，教體局人事檔案主要對當前人力資源情況進行全面記錄，通過人事檔案能夠?qū)Ξ斍奥毠すぷ髑闆r和未來的崗位職能配置等進行管控，體現(xiàn)人力資源配置的科學性和前瞻性;另一方面，依托不同的人才特點，制定相應的發(fā)展策略，幫助人才實現(xiàn)自我價值提升，引導人才能夠更好地投入到崗位工作當中，實現(xiàn)人力資源的崗位能力優(yōu)化。

三、教體局人事檔案管理優(yōu)化可采取策略

（一）進行數(shù)字化檔案管理技術應用

數(shù)字化檔案管理作為現(xiàn)代信息技術的重要成果，教體局需要將其應用到認識檔案管理當中，為檔案管理優(yōu)化提供服務。首先，教體局需要進一步完善歸檔服務，利用信息技術開展程序?qū)用娴募毠?jié)優(yōu)化，檔案管理人員需要結(jié)合教體局的實際工作情況，利用數(shù)據(jù)庫平臺，進行檔案的搜集和不斷更新。其次，要建立起檔案匯報制度，檔案管理人員在開展數(shù)字化檔案管理當中，需要利用內(nèi)部通信平臺進行實時的信息回報和反饋，通過與相關負責人進行溝通，提升負責人對于檔案管理工作的重視程度，引導單位內(nèi)部形成良好的人事檔案管理氛圍。

（二）開展依托人事檔案管理的內(nèi)部信息建設

數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)建設需要與之配套的內(nèi)部信息化管理系統(tǒng)，針對類別系統(tǒng)來實現(xiàn)技術優(yōu)勢推進。教體局在內(nèi)部管理方面可以學習借鑒現(xiàn)代企業(yè)管理當中所采用的內(nèi)部控制機制，通過加強部門之間的聯(lián)系，利用共享數(shù)據(jù)平臺的方式，打破部門之間的信息壁壘。教體局在進行建設中，也可以根據(jù)人事檔案和所涉及到的部門信息需要，搭建內(nèi)部信息系統(tǒng)，利用規(guī)范化的數(shù)據(jù)平臺，來實現(xiàn)及時的內(nèi)部管理信息數(shù)據(jù)溝通。相關部門能夠依托平臺數(shù)據(jù)第一時間完成數(shù)據(jù)上傳，并利用后臺管理機制，針對性開展檔案管理信息的數(shù)據(jù)比較。教體局在后續(xù)的管理當中可以搭建信息化服務閱覽室，針對各個部門的檔案數(shù)據(jù)信息閱覽需求，為其提供信息調(diào)用和信息更新上傳服務，使人事檔案的信息化管理更具流通性，也更為便利。

結(jié)束語

人力資源管理在教體局的檔案管理當中舉足輕重，人事檔案在管理當中應當以人力資源管理和內(nèi)部管理決策為導向，進行管理模式創(chuàng)新，為教體局在管理決策方面提供優(yōu)化策略，奠定教體局政府服務職能不斷升級的基礎。

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