鞠琳，張靜一

（清華大學(xué)，北京）

高校辦公室管理是一個(gè)較為復(fù)雜的管理工程，高校辦公室管理關(guān)系到學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，在學(xué)校管理與發(fā)展中有著積極作用。新時(shí)代下我國教育深化改革，教學(xué)質(zhì)量不斷提升，但高校仍然存在著許多的問題，高校辦公室管理問題就是其中的一項(xiàng)重要問題。為此，高校辦公室管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行更科學(xué)合理的變化，并借助于現(xiàn)代化工具輔助辦公室管理工作進(jìn)一步完善。

一 高校辦公室工作職能

高校辦公室屬于一個(gè)綜合性管理部分，與學(xué)校其他部分部門處理事務(wù)大同小異，但是雙方必須緊密聯(lián)系，才能夠維持學(xué)校管理的運(yùn)作，所以辦公室的管理對高校發(fā)展發(fā)揮著重要作用。

（一） 綜合職能

綜合性是高校辦公室的首要職能。辦公室在學(xué)校中起著溝通內(nèi)外、包攬大局、協(xié)調(diào)學(xué)校各個(gè)事務(wù)方面等等的作用，是學(xué)校管理系統(tǒng)中的心臟及紐帶。在整個(gè)高校管理系統(tǒng)中，辦公室作為各部門之間聯(lián)系的節(jié)點(diǎn)對于學(xué)校的發(fā)展起著積極的助推作用[1]。例如高校的重要決策、工作安排都是由辦公室負(fù)責(zé)，以及學(xué)校開展各個(gè)活動及出現(xiàn)的問題都需要及時(shí)向辦公室反饋。所以，辦公室的綜合職能是從多方面展開的。

（二） 協(xié)調(diào)職能

辦公室是協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通上下關(guān)系的重要橋梁，協(xié)調(diào)職能作為辦公室管理職能之一，要通過各種有效協(xié)調(diào)機(jī)制，協(xié)調(diào)好各個(gè)方面的關(guān)系，統(tǒng)一其思想、形成一股合力，才能夠促進(jìn)協(xié)調(diào)工作的展開?，F(xiàn)如今，社會與高校的聯(lián)系非常緊密，許多綜合性工作全靠一個(gè)部門的力量是不夠的，這就需要學(xué)校多個(gè)部門積極配合，保障部門工作步伐一致。辦公室作為各方管理的中樞，只有協(xié)調(diào)好各方之間的關(guān)系，才能夠順利展開各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)[2]。同時(shí)，必須要協(xié)調(diào)好上級部門與有關(guān)院校單位之間的關(guān)系，得到各方面的支持和協(xié)助，才能為高校的發(fā)展創(chuàng)建良好的環(huán)境。

（三） 公關(guān)職能

辦公室作為高校的門面，代表著高校的整體形象，在工作作風(fēng)、工作態(tài)度等等方面都直接關(guān)系到學(xué)校的名譽(yù)。公關(guān)職能是學(xué)校辦公室職能中的一方面，通過一定方法讓學(xué)校與相關(guān)群眾之間形成雙向交流，提升群眾對學(xué)校的認(rèn)知，并獲得理解與支持，是高校的一種獨(dú)特管理職能。隨著社會與學(xué)校之間的聯(lián)系更加緊密，辦公室要注重對公關(guān)活動的開展，加固高校與社會之間聯(lián)系的紐帶，樹立高校優(yōu)良的教育作風(fēng)，創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。

二 高校辦公室管理工作特征

高校辦公室管理工作的特征主要包括以下四點(diǎn)：

第一，執(zhí)行性。從本質(zhì)上分析，高校辦公室管理人員需要完成上級領(lǐng)導(dǎo)所布置的任務(wù)，本身屬于管理層。正因?yàn)榫邆鋱?zhí)行性的特點(diǎn)，所以相關(guān)管理人員必須要堅(jiān)決貫徹落實(shí)各項(xiàng)指示和精神，同時(shí)要靈活選擇執(zhí)行方法，以達(dá)到最佳執(zhí)行效果。第二，協(xié)調(diào)性。高校辦公室管理人員除了要執(zhí)行黨的政策方針外，還必須對校內(nèi)各部門層級做好協(xié)調(diào)，例如教師的課程安排，學(xué)生學(xué)習(xí)及生活等，但注意在協(xié)調(diào)過程中要將重點(diǎn)信息及時(shí)傳遞，并監(jiān)督教師或?qū)W生對各項(xiàng)指示的完成程度。第三，服務(wù)性。辦公室管理作為學(xué)校的重點(diǎn)行政部門，其實(shí)從某種程度上分析也是為學(xué)校的各部門做好服務(wù)。在遵照教學(xué)和管理工作的原則上，盡可能為領(lǐng)導(dǎo)的決策、教師的教學(xué)及學(xué)生生活提供服務(wù)和幫助。在此過程中辦公室管理人員要具備高度的責(zé)任心和積極心態(tài)。第四，科學(xué)性。新時(shí)期下網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，對高校辦公室管理人員提出了新的挑戰(zhàn)。不但需要提升其綜合業(yè)務(wù)技能，還需要跟上時(shí)代步伐適應(yīng)各種辦公軟件的操作，使得校內(nèi)管理工作更科學(xué)高效。

三 高校辦公室管理工作存在的問題

（一） 辦公室管理理念落后

高校辦公室管理主要負(fù)責(zé)的就是高?；顒拥膮f(xié)調(diào)溝通、服務(wù)工作。因此辦公室管理人員除了具備專業(yè)管理能力，還應(yīng)當(dāng)具有協(xié)調(diào)、溝通、服務(wù)等多項(xiàng)技能。在實(shí)際的管理工作中，高校辦公室依賴于以往的做法和傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)的工作開展，堅(jiān)持原有陳舊的工作方式。只注重事務(wù)性的相關(guān)工作，忽略了工作中發(fā)生的新問題，只是一味地按照領(lǐng)導(dǎo)層的安排展開工作，導(dǎo)致辦公室整體管理工作都處于一個(gè)低水平狀態(tài)。缺乏積極性、主動性，限制了辦公室本身的職能發(fā)揮，比如在高校領(lǐng)導(dǎo)層決策中，辦公室參謀提供工作不到位，就只能作為執(zhí)行決策的從屬部門。

（二） 內(nèi)部管理機(jī)制不完善

高校辦公室工作內(nèi)容繁雜、任務(wù)重、要求多，如果缺乏相應(yīng)的管理機(jī)制和完善的程序，會直接影響到辦公室的工作效率[3]。目前，多數(shù)高校在管理辦公中都存在制度不完善的問題，不僅會影響到辦公室的整體形象，還會浪費(fèi)時(shí)間、人力及財(cái)力，嚴(yán)重情況還會導(dǎo)致工作失誤。所以高校應(yīng)加強(qiáng)對學(xué)校管理機(jī)制的建設(shè)、落實(shí)好制度才能夠保障辦公室的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。此外，在當(dāng)前信息化迅速發(fā)展背景下，高校辦公室管理還存在著信息化管理機(jī)制不完善的缺點(diǎn)。信息技術(shù)的便捷性導(dǎo)致部分辦公人員過于依賴此技術(shù)，對信息化管理的認(rèn)知不到位，因而在工作中只重視技術(shù)手段，卻忽視了和管理客體間的協(xié)調(diào)。高校辦公室信息化管理需要遵照“共享、開放、服務(wù)”原則，但實(shí)際工作中由于缺乏溝通，進(jìn)而影響到辦公管理質(zhì)量。

（三） 缺乏獎懲機(jī)制

整個(gè)高校組織機(jī)構(gòu)中，辦公室作為高校所有事務(wù)中的管理部門，工作人員被定義為服務(wù)員，完全處于從屬地位。對此部分教師在定義認(rèn)知上存有偏見，致使其對于成為辦公室工作人員有著消極態(tài)度。并且辦公室缺乏對工作人員的獎懲制度，使得大部分人員都沒有工作的動力和熱情，由此也就降低了辦公室管理工作效率。對此，辦公室應(yīng)引進(jìn)獎懲機(jī)制、公平競爭機(jī)制，激發(fā)員工的潛力、積極性。

（四） 職能定位不準(zhǔn)確

由于高校教育事業(yè)不斷發(fā)展，辦公室的職能也應(yīng)不斷的拓展。辦公室職能和目標(biāo)不是一成不變的標(biāo)準(zhǔn)，是根據(jù)新時(shí)代的發(fā)展而不斷變化的。辦公室的職責(zé)不明確，在實(shí)際的工作中就會出現(xiàn)缺位或越位的不良現(xiàn)象，不斷出現(xiàn)新的問題，雖然表面看上去并不會對學(xué)校的工作造成過多的影響，但實(shí)際上卻影響著辦公室的業(yè)務(wù)拓展。例如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面對新業(yè)務(wù)時(shí)就將其直接交由行政人員處理，而后工作重點(diǎn)向新任務(wù)傾斜，導(dǎo)致原本職能和工作目標(biāo)被打亂。且部分看似為辦公室管轄范圍內(nèi)的事，實(shí)質(zhì)上卻并不屬于高校辦公室管理內(nèi)容，這也是當(dāng)下辦公室管理需要積極解決的問題。此外，當(dāng)各個(gè)部門間的協(xié)調(diào)出現(xiàn)問題，就可能出現(xiàn)越級、越部門管理的情況，長期如此必定會造成學(xué)校內(nèi)部管理工作混亂，甚至管理出現(xiàn)“越俎代皰”現(xiàn)象，最后還要耗費(fèi)更多的時(shí)間和精力彌補(bǔ)。

（五） 人員素質(zhì)參差不齊，缺乏培訓(xùn)機(jī)制

一方面，作為高校管理人員應(yīng)當(dāng)在思想政治方面具備良好素養(yǎng)。否則，當(dāng)管理人員對時(shí)事政治不關(guān)注，就會導(dǎo)致對上級所布置的任務(wù)認(rèn)識不足，難以抓住其中問題的核心，在處理時(shí)也會缺乏政治導(dǎo)向，造成行政管理工作效率低下。同時(shí)，部分高校管理人員雖然畢業(yè)于名校，但是服務(wù)意識淡薄，素質(zhì)參差不齊，工作態(tài)度敷衍，也有部分管理人員辦公拖沓態(tài)度冷漠，都導(dǎo)致了高校辦公室管理風(fēng)評不佳。另一方面，高校辦公室管理工作是專業(yè)性較強(qiáng)的工作，其工作人員需要接受系統(tǒng)的培訓(xùn)，掌握相關(guān)的技能、提升自身的綜合素質(zhì)，在整個(gè)工作過程中還要注重教育培養(yǎng)、提高自身的知識儲備[4]。辦公室內(nèi)的所有工作人員必須要定期接受培訓(xùn)工作，不斷更新自身的管理理念、技術(shù)及工作方式。但是現(xiàn)目前的高等教育管理工作制度還不夠完善，部分高校也只注重專職教師的培訓(xùn)，忽略了管理人員的培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員的培訓(xùn)并沒有跟上時(shí)代的發(fā)展。

（六） 自動辦公上存在的問題

信息技術(shù)讓如今人們的生活變得便捷高效，將信息技術(shù)運(yùn)用到高校辦公室管理中也是未來重要發(fā)展趨勢。信息技術(shù)在高校管理中占據(jù)重要地位，不但優(yōu)化了管理工作程序，也節(jié)省了辦公所耗費(fèi)的時(shí)間，讓行政管理變得清晰簡潔，有利于多方進(jìn)行溝通和信心共享。但在此背景下，高校辦公室管理也存在一些問題。首先，部分人員的綜合素質(zhì)不齊，導(dǎo)致在使用一些先進(jìn)的辦公系統(tǒng)軟件時(shí)，部分管理者無法及時(shí)掌握相關(guān)操作要點(diǎn)；其次，部分高校利用管理系統(tǒng)軟件時(shí)未結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況完善糾正，導(dǎo)致管理系統(tǒng)的利用率降低。最后，系統(tǒng)和設(shè)備應(yīng)當(dāng)安排專業(yè)技術(shù)人員定期維護(hù)。但部分學(xué)校為了節(jié)省成本，當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)未安排人員及時(shí)處理，導(dǎo)致最終設(shè)備被荒廢，極大地降低了辦公室管理資源的利用率，進(jìn)而影響辦公室管理工作質(zhì)量及效率。

四 推進(jìn)高校辦公室管理工作的對策分析

（一） 重視辦公室的管理工作

高校辦公室負(fù)擔(dān)著協(xié)調(diào)、公關(guān)等重要職責(zé)工作。對于高校來說，辦公室不是可有可無，管理工作也不是可輕可重的存在。相反，在新時(shí)代下，辦公室管理工作在高校中的地位越來越重，領(lǐng)導(dǎo)層對辦公室的重視和關(guān)注是充分發(fā)揮辦公室職能的前提條件。領(lǐng)導(dǎo)層對辦公室的管理工作需要引起重視，把辦公室的管理工作放在首位。對辦公工作不僅要多提出要求和指導(dǎo)，還要讓辦公室管理工作人員敢于做領(lǐng)頭羊，樹立辦公室管理在學(xué)校的權(quán)威性。為此，高校辦公室管理人員需做好以下三點(diǎn)：第一，注重學(xué)習(xí)，對各種先進(jìn)的管理理念和方式要多學(xué)習(xí)，將其用于高校新時(shí)期發(fā)展中。第二，強(qiáng)化主動意識及進(jìn)取意識，從而在辦公室管理服務(wù)中做到面面俱到。第三，完善服務(wù)能力。高校辦公室管理人員要及時(shí)了解日常教學(xué)、行政事務(wù)處理方面的工作動態(tài)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)參與方案制定，推動功效效率提升。

（二） 加強(qiáng)制度的建設(shè)工作

制度是要求所有人都需要共同遵守的辦事流程及人們?nèi)粘Ｗ袷氐姆煞ㄒ?guī)，健全、科學(xué)的管理是高校辦公室順利開展工作的基礎(chǔ)。因?yàn)楦咝＾k公室管理工作涉及事務(wù)性工作繁多，并經(jīng)常面臨突發(fā)性事件，若想要做到有條不紊、雜而不亂，就必須依靠制度來約束，否則會造成管理工作上的混亂。高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)將辦事流程、行為、辦公等準(zhǔn)則以文件的形式下發(fā)到辦公室，負(fù)責(zé)人將其納入管理制度中，這樣一來，才能夠?qū)崿F(xiàn)辦公室制度管理的工作。其中需要注意的是，第一，制度的建設(shè)要符合時(shí)代的發(fā)展和學(xué)校發(fā)展要求，對于落后或是不合理的規(guī)定及時(shí)廢除；第二，根據(jù)實(shí)際工作情況合理分配工作任務(wù)，做好工作進(jìn)度記錄，避免出現(xiàn)“一人兼多崗”等情況出現(xiàn)。

（三） 完善辦公室的獎懲機(jī)制

沒有規(guī)矩不成方圓，在整個(gè)高校的管理工作中，辦公室內(nèi)的工作人員需要恪盡職守、辛勤勞作，對于外界的評判工作人員應(yīng)端正自身的工作態(tài)度，對于領(lǐng)導(dǎo)層下達(dá)的任務(wù)指標(biāo)都必須按時(shí)按量地完成。對此領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)建立完善的獎懲機(jī)制，對于一直處于消極態(tài)度的工作人員，領(lǐng)導(dǎo)層人員應(yīng)給予重視，若工作人員長時(shí)間處于消極工作的狀態(tài)，會影響到周圍的工作氛圍，由此，應(yīng)給予批評或扣除當(dāng)月的獎金作為懲戒。相反，對于保質(zhì)保量完成工作及不遲到早退的員工進(jìn)行獎勵(lì)機(jī)制。提高整個(gè)工作人員的工作氛圍，進(jìn)行公平競爭，評選當(dāng)月最佳優(yōu)秀員工，充分提升工作人員的積極性。

（四） 發(fā)揮參謀職能，確定定位

辦公室作為高校領(lǐng)導(dǎo)層參謀部中的一個(gè)重要職能部門，絕大程度上決定了領(lǐng)導(dǎo)層決策是否具有可行性。辦公室不僅要做好日常事務(wù)的管理工作，還應(yīng)主動將重點(diǎn)放在參謀、服務(wù)的決策上來，應(yīng)時(shí)常研究有關(guān)教育方面的政策、文件，搜集有關(guān)信息、資料、文件等重要內(nèi)容[5]。辦公室不僅要時(shí)刻關(guān)注國家教育政策的變化及領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點(diǎn)問題，充分進(jìn)行研究、分析掌握信息的收集，深入了解情況，掌握第一手資料，且還需要進(jìn)行綜合整理，形成決策方案，交予領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)熱點(diǎn)的有關(guān)信息，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)層的決策，并將信息提供給領(lǐng)導(dǎo)層作為參考依據(jù)。

（五） 提高辦公室人員的綜合素質(zhì)

在新時(shí)期教育改革背景下，高校若要培養(yǎng)出符合現(xiàn)代化市場需求的人才，就必須要先優(yōu)化高校辦公室管理人員的綜合素質(zhì)，從而調(diào)動其積極性和創(chuàng)造性。辦公室工作人員擁有較高素質(zhì)是做好工作的基礎(chǔ)，也是順利完成工作任務(wù)的基本保障。提高辦公室工作人員的綜合素質(zhì)，是為了適應(yīng)高?，F(xiàn)代化管理的需要。且高校辦公室工作綜合性強(qiáng)，涉及到學(xué)校各個(gè)方面的管理工作，這就需要高校領(lǐng)導(dǎo)定期培訓(xùn)辦公室工作人員，不斷提高其綜合能力。既要熟練地掌握崗位的工作技能還需要多方面了解崗位的基本知識，成為崗位中不可缺少的人才。另外，還需要工作人員全面掌握了解高校教育的工作特點(diǎn)及管理知識，對緊急情況能夠及時(shí)進(jìn)行相關(guān)的處理，從而提高辦公室管理工作效率。

（六） 有效運(yùn)用新媒體工具

隨著社會經(jīng)濟(jì)水平的提升，新媒體已經(jīng)被廣泛運(yùn)用到各行各業(yè)中，也對人們的工作和生活帶來極大影響。高校中可利用多媒體展開高效化的教學(xué)工作，建立數(shù)字圖書館，制定線上網(wǎng)絡(luò)教學(xué)課程，都體現(xiàn)了新媒體對當(dāng)前高校管理人員及教學(xué)者工作的價(jià)值。同樣，高校辦公管理工作中也需要借助于新媒體相關(guān)工具，例如借助于學(xué)校論壇、微信公眾號、微博等平臺搭建和高校師生間溝通的橋梁，并利用新媒體技術(shù)對新聞信息進(jìn)行搜集和發(fā)布，從而掌握到高校辦公室管理中的各種動態(tài)。為此，高校辦公室管理人員應(yīng)當(dāng)建立起主動學(xué)習(xí)新媒體工具的意識，了解先進(jìn)技術(shù)的功能和特點(diǎn)后將其融入管理工作中，從而提升管理工作全面性。

五 結(jié)語

總而言之，在新時(shí)代下，高校辦公室管理工作應(yīng)不斷進(jìn)行革新，與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。不論是從教育方面還是管理方面，辦公室都是高校工作的中樞，領(lǐng)導(dǎo)層理應(yīng)重視對辦公室的管理工作，發(fā)揮其監(jiān)督職能與決策職能，重點(diǎn)搜集有關(guān)教育工作的信息并研究分析，及時(shí)客觀地反映相關(guān)情況，為高校領(lǐng)導(dǎo)層決策提供依據(jù)，以此來推進(jìn)高校的發(fā)展。