陳忠杰

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，很多醫(yī)院在發(fā)展中以檔案信息化管理為主要核心內(nèi)容。本文主要討論了醫(yī)院在管理和發(fā)展過程中，對(duì)于醫(yī)院檔案信息化技術(shù)的處理，提供了有效的管理措施和應(yīng)用策略，并對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化的應(yīng)用提出了新的討論方案，進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院的規(guī)劃管理。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù);醫(yī)院檔案管理;應(yīng)用探討

隨著社會(huì)不斷進(jìn)步，我國(guó)政府為了促進(jìn)各行各業(yè)的發(fā)展加大了對(duì)檔案管理信息化技術(shù)的建設(shè)，為數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息提供更加寬廣和全面的發(fā)展平臺(tái)。其中，醫(yī)院在管理和應(yīng)用過程中，涉及方面比較廣泛，檔案信息化數(shù)據(jù)比較龐大，存在著安全隱患問題，阻礙了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。醫(yī)院管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r規(guī)劃?rùn)n案管理制度，使其發(fā)展越來越順利。

一、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的意義

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)在的醫(yī)院發(fā)展要求。傳統(tǒng)檔案管理制度由于管理模式不健全，使醫(yī)院人力、物力資源無法得到合理應(yīng)用。工作人員對(duì)醫(yī)院檔案管理的一些相關(guān)資料進(jìn)行查找和驗(yàn)收時(shí)，會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)不精確或者找不到的現(xiàn)象。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，醫(yī)院檔案管理在進(jìn)行建設(shè)和發(fā)展的過程中，都會(huì)注重自身的信息化、數(shù)字化管理，也會(huì)根據(jù)實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r制定詳細(xì)的策略方案和管理制度，同時(shí)構(gòu)建專業(yè)化的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。檔案管理信息化數(shù)據(jù)的建設(shè)在社會(huì)發(fā)展中，具有非常重要的作用?？焖俚挠?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、精準(zhǔn)度高的信息化技術(shù)，便于檔案管理人員對(duì)檔案信息及其相關(guān)資料進(jìn)行查閱和分析，提高了工作人員的工作效率，還會(huì)降低失誤的產(chǎn)生。傳統(tǒng)的檔案管理制度需要醫(yī)院投入大量的人力、物力及資金成本，傳統(tǒng)的檔案管理是利用紙質(zhì)載體進(jìn)行記錄，不僅需要大量的空間，同時(shí)由于保存時(shí)間過長(zhǎng)，檔案經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的借閱和保存，會(huì)出現(xiàn)缺失和損壞的現(xiàn)象。利用信息化的檔案數(shù)據(jù)信息管理，通過使用光盤或優(yōu)盤對(duì)其進(jìn)行儲(chǔ)存，不僅空間大，而且也便于存放，查找的時(shí)候更為快捷。

二、信息化技術(shù)在檔案管理中存在的問題

1.缺乏專業(yè)的管理人才

在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)以人為本，將人才管理作為醫(yī)院檔案管理的核心。在當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理中，缺乏專業(yè)人才是主要問題，有些檔案管理人員缺乏檔案理論知識(shí)和信息化綜合能力。醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)、能力和工作水平，都是影響檔案信息化管理的基礎(chǔ)。但是，醫(yī)院在實(shí)際信息化技術(shù)發(fā)展過程中，也缺乏對(duì)檔案專業(yè)人才培養(yǎng)的重視，檔案管理人員沒有經(jīng)過嚴(yán)格的選拔，也沒有受過專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，導(dǎo)致信息化技術(shù)在檔案管理中出現(xiàn)一系列的問題。如果檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)和工作能力，將會(huì)導(dǎo)致信息化技術(shù)在檔案管理的發(fā)展和運(yùn)行過程中出現(xiàn)安全隱患。

2.檔案管理機(jī)制不健全

醫(yī)院檔案管理人員很多都認(rèn)為信息化管理就是簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)接發(fā)文件，并沒有真正認(rèn)識(shí)到信息化管理的意義。由于我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)起步較晚，其在國(guó)內(nèi)實(shí)施得還不夠全面，有些醫(yī)院在檔案管理機(jī)制方面還有很大的不完善。醫(yī)院要想在競(jìng)爭(zhēng)激烈的環(huán)境中脫穎而出，就必須進(jìn)行各方面的人才培養(yǎng)，以滿足醫(yī)院發(fā)展多元化的要求。應(yīng)該以醫(yī)院發(fā)展為基礎(chǔ)，健全檔案管理機(jī)制。醫(yī)院管理人員應(yīng)該根據(jù)實(shí)際要求建立合理的規(guī)章制度和管理策略方案，對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化提出重視。同時(shí)，對(duì)今后醫(yī)院檔案管理信息化開展提前做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方案，避免導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中人力、物力資源過度消耗，給醫(yī)院帶來不必要的經(jīng)濟(jì)損失。在醫(yī)院檔案管理信息化中也會(huì)存在一些風(fēng)險(xiǎn)，管理人員要根據(jù)實(shí)際要求不斷強(qiáng)化協(xié)調(diào)組織工作，加大對(duì)人力、物力資源的合理調(diào)配。另外，還應(yīng)該實(shí)行獎(jiǎng)罰制度，將全新的管理方法運(yùn)用到現(xiàn)在檔案管理信息化建設(shè)中。

3.檔案管理信息化缺少規(guī)范性

有些醫(yī)院在對(duì)檔案信息化管理的過程中，缺少相關(guān)部門間的有效溝通和交流，使檔案信息化管理工作無法進(jìn)行有效實(shí)施和開展，工作人員在開展工作過程中缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理制度，影響醫(yī)院檔案管理信息化數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，使工作的難度有所增加，檔案信息化管理無法科學(xué)、理性地開展。網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息平臺(tái)在數(shù)據(jù)化信息技術(shù)管理的過程中，也缺少規(guī)范力度，這些都會(huì)使資源共享的難度增大，準(zhǔn)確度不高，影響后期醫(yī)院檔案管理信息化的有效開展。

4.信息化水平低下

目前，有些公立醫(yī)院的檔案管理信息化軟件技術(shù)開發(fā)不夠成熟，缺乏一定的實(shí)踐性，影響了管理質(zhì)量。我國(guó)的很多醫(yī)院對(duì)檔案信息化建設(shè)還不夠重視，建設(shè)水平還比較低下。醫(yī)院依然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理為主，收藏難度增大，使檔案得不到有效保存。與先進(jìn)的信息化軟件相比，傳統(tǒng)檔案管理方式存在著很大差距，醫(yī)院檔案管理信息化技術(shù)必須根據(jù)實(shí)際工作進(jìn)行全面改革和創(chuàng)新。醫(yī)院檔案管理信息化水平低下，簡(jiǎn)接影響醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致人力、物力資源調(diào)配不夠合理，影響了醫(yī)院的健康發(fā)展。因此，醫(yī)院應(yīng)不斷引進(jìn)先進(jìn)的軟件技術(shù)，將最符合醫(yī)院的檔案管理信息化技術(shù)研發(fā)出來，使醫(yī)院檔案管理能夠開展得更加順利。

5.信息技術(shù)所需要的硬件設(shè)施不齊備

醫(yī)院檔案管理工作中，硬件設(shè)施齊備是非常重要的。如果管理人員不能對(duì)軟硬件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和管理，將會(huì)導(dǎo)致其在使用過程中發(fā)生問題。不健全的軟硬件也會(huì)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境產(chǎn)生很大的安全隱患，影響醫(yī)院檔案管理信息化技術(shù)的管理和應(yīng)用。

三、醫(yī)院檔案管理信息化的特點(diǎn)

1.精確性特點(diǎn)

傳統(tǒng)的檔案管理工作往往是以紙質(zhì)形式來存儲(chǔ)的，雖然能夠保障提供資料的清晰，直接進(jìn)行查閱，但是需要將檔案信息存儲(chǔ)在固定場(chǎng)所，具有不可移動(dòng)性。隨著醫(yī)院發(fā)展不斷提升，醫(yī)院的規(guī)模也越來越大，科室的增多使得檔案管理的資料越來越多，如果采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方法的話，不僅需要一定的空間來儲(chǔ)存，同時(shí)也妨礙了我國(guó)現(xiàn)代化進(jìn)程。通過信息技術(shù)在醫(yī)院檔案中的運(yùn)用，利用多媒體掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，將檔案信息以電子文件的形式存儲(chǔ)，能夠?qū)n案進(jìn)行反復(fù)利用，不僅能夠節(jié)約場(chǎng)地，同時(shí)也能夠強(qiáng)化對(duì)醫(yī)院檔案的數(shù)字編碼和分類，使得醫(yī)院檔案精準(zhǔn)性的特點(diǎn)發(fā)揮出來。

2.及時(shí)性特點(diǎn)

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中所形成的檔案資料，需要交給專門的檔案管理部門進(jìn)行保存，各職能部門對(duì)檔案歸檔工作的重視度并不高，在檔案管理部門經(jīng)常存在著工作人員效率低、壓力大等多種情況。出現(xiàn)了檔案不能夠快速歸檔的情況。隨著現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展規(guī)模的不斷提高，醫(yī)療技術(shù)也在不斷地完善，通過制定相關(guān)的制度，能夠有效地保障工作流程的科學(xué)性，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的及時(shí)性。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，各部門能夠?qū)ψ陨頇n案文書進(jìn)行信息化處理，并將相關(guān)檔案以電子文件方式傳給檔案管理部門，不僅能夠緩解檔案管理人員的工作壓力，同時(shí)也能夠極大地保障檔案信息的歸檔率，彰顯信息技術(shù)的特點(diǎn)。

3.共享化的特點(diǎn)

由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式是以文書的形式呈現(xiàn)，具有歷史悠久、跨度時(shí)間長(zhǎng)等特點(diǎn)，而且其中所涉及內(nèi)容比較煩瑣，分類比較多，在固定的檔案室進(jìn)行保存。有關(guān)人員如果需要查找相關(guān)資料的話，還需要專門跑到檔案室進(jìn)行查找和借閱，同時(shí)還需要開展一系列復(fù)雜的操作，同時(shí)還容易出現(xiàn)檔案丟失或破損的情況。根據(jù)檔案的性質(zhì)特點(diǎn)不同，使用的頻率并不相同，有一些檔案長(zhǎng)期沒有人翻閱，而有些檔案查閱的頻率比較，又不能夠多人同時(shí)查閱，這極大地影響了檔案信息的使用價(jià)值，降低了工作效率。而利用信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案進(jìn)行保存，能夠有效地通過網(wǎng)絡(luò)空間進(jìn)行傳輸和共享，充分發(fā)揮出了檔案信息庫的作用。而且也不需要專門跑到檔案室去查閱，隨時(shí)隨地就可以查看相關(guān)信息，節(jié)省了更多的時(shí)間和精力，保障了醫(yī)院運(yùn)行的效率。

四、信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用措施

有關(guān)人員要充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要意義，從而更好地保障醫(yī)院檔案信息化管理的重要效果。相關(guān)人員還需要及時(shí)了解信息化技術(shù)運(yùn)用過程中存在的問題，從而更好地提高檔案管理水平的提升以下針對(duì)存在的主要問題進(jìn)行分析。

1.加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè)

醫(yī)院的檔案管理信息化在發(fā)展過程中具有特殊性，而且機(jī)密性比較高，專業(yè)性也比較強(qiáng)。做好檔案管理信息化，就要將醫(yī)院各部門的各類型數(shù)據(jù)信息進(jìn)行保存和完善，這樣才可以做好后期的數(shù)據(jù)信息管理和整體的發(fā)展戰(zhàn)略。在現(xiàn)在的發(fā)展階段，一般醫(yī)院的檔案管理信息化采用的都是建立計(jì)算機(jī)區(qū)域網(wǎng)，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享。有些信息軟件由于更新?lián)Q代較快，使用壽命比較短，因此檔案管理人員要對(duì)軟硬件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、更新和管理，使檔案管理信息化質(zhì)量有所提高。另外，在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行操作技術(shù)培訓(xùn)時(shí)，要保證其能夠掌握正確的專業(yè)知識(shí)。為了避免人員錯(cuò)誤操作給計(jì)算機(jī)軟硬件帶來損傷，應(yīng)在軟硬件和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)的過程中，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行不定時(shí)調(diào)整和分析，加大網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性和穩(wěn)定性。同時(shí)，管理人員要對(duì)計(jì)算機(jī)、文件資料等設(shè)置訪問權(quán)限，增強(qiáng)計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存檔案數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性，避免非法人員盜取檔案資料，提高工作效率。

2.健全檔案管理信息化機(jī)制

檔案信息化管理，實(shí)際上就是對(duì)數(shù)據(jù)信息的整個(gè)流通和操作進(jìn)行有效的提升和管理。為了達(dá)到這一目標(biāo)，醫(yī)院檔案管理信息化應(yīng)該根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況和具體要求，建立完善的管理機(jī)制和發(fā)展策略，使各部門更加配合協(xié)調(diào)以及數(shù)據(jù)信息共享，使醫(yī)院檔案管理信息化得到有效管理。信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理發(fā)展和應(yīng)用過程中，應(yīng)該建立健全管理機(jī)制。另外，在數(shù)據(jù)信息共享和發(fā)展的過程中，還要建立集中、開放型的辦公結(jié)構(gòu)，為各部門的檔案信息資料提供更加安全、保密的存儲(chǔ)環(huán)境。檔案管理人員將檔案數(shù)據(jù)更加系統(tǒng)化和整體化，提高醫(yī)院檔案管理工作效率，提高醫(yī)院整體的工作效果。

3.提高員工的信息化技術(shù)水平

信息化技術(shù)與人們的生活和工作聯(lián)系比較緊密。醫(yī)院檔案管理人員不僅要具備醫(yī)學(xué)專業(yè)知識(shí)，還要具備一定的檔案管理信息化技術(shù)，能夠在檔案管理中進(jìn)行正確操作，以加強(qiáng)對(duì)其有效控制和管理。為了提高醫(yī)院?jiǎn)T工的信息技術(shù)，管理人員應(yīng)該從多方面入手，通過開設(shè)信息化技術(shù)培訓(xùn)，提高工作人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)水平，提高他們工作的熱情和積極性，保證檔案管理隊(duì)伍的整體信息技術(shù)水平。

五、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)策略

1.保證檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

我國(guó)醫(yī)院在運(yùn)行過程中，檔案信息的記錄依舊采用紙質(zhì)載體，管理人員根據(jù)實(shí)際發(fā)展要求，合理的方案、制度，保證單位檔案管理建設(shè)的安全性。隨著如今計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)技術(shù)不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，檔案信息化在管理中逐漸向機(jī)械化、智能化的模式發(fā)展。同時(shí)，為了提高工作效率，減少人力、物力資源的浪費(fèi)，醫(yī)院管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際發(fā)展要求和工作的規(guī)范性，全面構(gòu)建自動(dòng)化檔案管理機(jī)制，應(yīng)用國(guó)家檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理和科學(xué)的處理。檔案數(shù)據(jù)信息在錄用的過程中應(yīng)該嚴(yán)格遵守國(guó)家法律，規(guī)范性使用所涉及的數(shù)據(jù)、信息內(nèi)容的文字和符號(hào)，進(jìn)一步提高檔案查找效率和儲(chǔ)存質(zhì)量。

2.構(gòu)建專業(yè)化信息平臺(tái)

醫(yī)院檔案在建設(shè)和發(fā)展過程中，主要用于服務(wù)廣大人民。檔案管理人員要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流對(duì)不同的檔案做好規(guī)劃和管理，對(duì)數(shù)據(jù)信息做好定位處理，這樣才可以更好地提高醫(yī)院檔案管理的服務(wù)水平。在檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)過程中，醫(yī)院管理人員要提前做好規(guī)劃，制定相應(yīng)的管理制度，加大對(duì)檔案信息管理的宣傳力度。醫(yī)院管理人員要結(jié)合檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)情況，制定合理的管理制度，滿足醫(yī)院檔案管理需求，還要提高檔案的使用效率，加強(qiáng)檔案信息的管理力度，提高其管理質(zhì)量。

3.健全相關(guān)服務(wù)設(shè)施

醫(yī)院管理人員為了更好地檔案信息落實(shí)管理，會(huì)借助一些設(shè)備對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行共享。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展和應(yīng)用，醫(yī)院管理人員也逐漸將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備接入到檔案信息化管理。通過對(duì)系統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行升級(jí)和調(diào)整，將數(shù)據(jù)信息最大化利用，可以提高檔案管理數(shù)據(jù)信息的安全性，也更加保證了信息存儲(chǔ)和使用的一體化管理工作。

4.提高檔案信息的利用率

醫(yī)院管理人員要想更好提高檔案信息的利用率和質(zhì)量，就要在檔案分類和規(guī)劃管理之前做好數(shù)據(jù)整理，對(duì)每個(gè)數(shù)據(jù)信息做好目錄編輯，同時(shí)借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行融合和調(diào)整，這種有效的方法可以使工作人員在查閱數(shù)據(jù)信息的時(shí)候更加方便，也可以節(jié)省人力、物力資源的使用。醫(yī)院管理人員對(duì)檔案信息進(jìn)行共享和處理，也提高了檔案管理信息建設(shè)的安全性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行儲(chǔ)存和查閱時(shí)，管理人員對(duì)檔案信息進(jìn)行編號(hào)處理可以提高檔案管理的工作效率。同時(shí)，技術(shù)管理人員要做好查閱工作，這樣可以更好地提高醫(yī)院的檔案管理水平，提高服務(wù)質(zhì)量。醫(yī)院要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)管理工作，提高其專業(yè)知識(shí)、工作素養(yǎng)和管理能力，更好地為醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)和管理提供基礎(chǔ)保障。

六、結(jié)語

綜上所述，隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展和改進(jìn)，醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)工作也受到了政府等相關(guān)管理部門的重視，醫(yī)院為了更好地滿足自身發(fā)展需求，提高工作效率，就應(yīng)以檔案管理信息化建設(shè)為核心，控制人力、資金成本的投入，合理分配管理力度，科學(xué)調(diào)整人力、物力資源的使用，利用信息化技術(shù)提高檔案管理建設(shè)，使醫(yī)院未來發(fā)展更加健康、持久。

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