戰(zhàn)丹 煙臺市公路事業(yè)發(fā)展中心

一、公路事業(yè)單位內(nèi)部控制的原則及意義

全面推進公路事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)基本原則是“全面建立、有效實施內(nèi)部控制，確保內(nèi)部控制覆蓋單位經(jīng)濟和業(yè)務(wù)活動的全范圍，貫穿內(nèi)部權(quán)力運行的決策、執(zhí)行和監(jiān)督的全過程規(guī)范單位內(nèi)部各層級的全體人員”。其重要意義在于制約內(nèi)部權(quán)力運行，強化內(nèi)部控制。制約內(nèi)部權(quán)力運行的前提是明確崗位目標(biāo)責(zé)任制，關(guān)鍵在于繪制權(quán)力清單、明晰權(quán)力流程圖，在一張流程圖中展現(xiàn)單位所有業(yè)務(wù)層級和業(yè)務(wù)分工，使職權(quán)責(zé)任細(xì)化到每一個崗位每一次業(yè)務(wù)活動中。強化內(nèi)部控制是通過全面梳理業(yè)務(wù)流程、分析風(fēng)險隱患、制定風(fēng)險應(yīng)對策略等手段，實行不相容崗位相互分離、內(nèi)部授權(quán)審批控制、歸口管理、預(yù)算控制、財產(chǎn)保護控制、會計控制、單據(jù)控制、信息內(nèi)部公開等內(nèi)部控制基本方法，全方位扎牢制度的籠子[1]。將單位全部管理模式和業(yè)務(wù)活動都放進內(nèi)部控制體系中，同時建立健全由財政、審計、監(jiān)察等部門參與的協(xié)調(diào)機制。內(nèi)外合力強化監(jiān)督，提升內(nèi)部治理水平，促進依法行政、依法治國。

二、內(nèi)部控制體系建立對財務(wù)管理工作的積極意義

（一）有利于合理使用財政資金，積極完成全年預(yù)算指標(biāo)

內(nèi)控體系的建立和完善使得財政預(yù)算體系的上傳和下達有了媒介，各部門可以在內(nèi)控信息系統(tǒng)中清楚查詢到不同類型資金的剩余額度，有利于合理合規(guī)使用財政資金，提高工作效率[2]?；鶎訂挝煌ㄟ^內(nèi)控信息系統(tǒng)中“基層單位年度預(yù)算編制上報”模塊填報次年預(yù)算數(shù)據(jù)，提交給上級單位。次年財政批復(fù)額度后，上級單位將重新分配的額度通過該模塊反饋基層單位。財務(wù)人員通過查看批復(fù)的額度，分析各部門預(yù)計全年各類資金的使用進度，并根據(jù)當(dāng)年業(yè)務(wù)實際情況將預(yù)算指標(biāo)在不同業(yè)務(wù)部門之間進行分配。業(yè)務(wù)部門通過查看其分管的預(yù)算指標(biāo)可實時掌握資金使用情況，保證資金使用安全，提高資金使用效率。此外，通過監(jiān)控內(nèi)控指標(biāo)運行情況可以及時發(fā)現(xiàn)資金使用異常情況，及時提醒管理層關(guān)注問題，比如辦公類經(jīng)費出現(xiàn)前松后緊、寅吃卯糧的花錢習(xí)慣，工程類經(jīng)費出現(xiàn)結(jié)算拖延的現(xiàn)象。

（二）有利于扎牢制度的籠子，讓權(quán)力在陽光下運行

良好的內(nèi)部控制運行機制對權(quán)力有積極的約束作用，像一種無形的力量指引工作人員認(rèn)真履職，形成不敢腐不能腐不想腐的長效機制。在運行內(nèi)控體系的大環(huán)境下每一筆工單都可追查可溯源，公路事業(yè)單位員工在申請財務(wù)工單時需要一步步按照指引操作，提供完整嚴(yán)謹(jǐn)?shù)氖虑皩徟Y料和事后報銷資料，申請時間、發(fā)票時間、明細(xì)時間、合同時間等都環(huán)環(huán)相扣。從而避免了先辦事后申請的先斬后奏式行為，讓員工牢固樹立起事前審批意識和分級報備逐層審批的意識。另外，辦公會議審批環(huán)節(jié)的設(shè)置，在高于本單位上會金額的工單審批流程中增加填報辦公會議紀(jì)要環(huán)節(jié)。凡是金額高于“三重一大”標(biāo)準(zhǔn)線的事項，需要班子成員開會討論，形成會議紀(jì)要，從源頭避免了一言堂的亂象，權(quán)力得到了制約，保障了行政事業(yè)單位健康有序的運行。

（三）有利于發(fā)揮信息化優(yōu)勢，簡化部分業(yè)務(wù)流程

內(nèi)部控制體系的確立讓基層財務(wù)工作者得以享受信息化的紅利，重復(fù)性的操作大大減少，更多的時間被節(jié)省下來用于政策的分析和業(yè)務(wù)的鉆研。以往當(dāng)需要查詢諸如歷年賬務(wù)、合同記載情況、同類業(yè)務(wù)發(fā)生情況等審批支付記錄時，財務(wù)人員需要翻看歷史憑證，逐頁復(fù)印再提交相關(guān)科室。內(nèi)控信息系統(tǒng)在工單發(fā)起時，要求經(jīng)辦人員逐項上傳所有附件的掃描件。借助信息系統(tǒng)可以讓業(yè)務(wù)發(fā)起科室或者審批人員通過搜索關(guān)鍵字，在已處理工單中自主查詢以往業(yè)務(wù)，既節(jié)省時間又提高審批準(zhǔn)確率。

另外薪酬模塊在省去財務(wù)人員每月下發(fā)紙質(zhì)工資單的工作同時，讓所有員工尤其是退休職工在查詢工資薪酬明細(xì)時具有更舒適的操作體驗，方便隨時掌握每月工資動向。工資科根據(jù)考勤等指標(biāo)在薪酬系統(tǒng)中提交本月工資變動數(shù)據(jù)，財務(wù)人員據(jù)此核算個稅并扣除，生成每月工資計劃，員工可以在客戶端按月查詢工資數(shù)據(jù)，同時數(shù)據(jù)被上傳至上級工資主管部門審核通過后，上級財務(wù)主管部門據(jù)此撥付基層單位人員經(jīng)費（圖1）。

圖1

三、內(nèi)部控制體系實際操作中遇到的財務(wù)管理方面問題

（一）內(nèi)部控制整體環(huán)境有待改善，重視程度有待提高

公路事業(yè)單位內(nèi)部控制環(huán)境目前處于初步形成的階段，隨著內(nèi)控體系的構(gòu)建，內(nèi)部控制的輿論環(huán)境有所形成，但與預(yù)期還有一定差距，整體環(huán)境仍需改進和加強[3]。內(nèi)控環(huán)境的好壞與管理層的態(tài)度有很大關(guān)系。管理層如果足夠重視，會及時將內(nèi)控工作推進下去，單位員工可以很好地執(zhí)行內(nèi)控制度。相反主要領(lǐng)導(dǎo)如果抱著淺嘗輒止的心態(tài)。比如，認(rèn)為財務(wù)報銷單據(jù)只需要紙質(zhì)簽字，上傳內(nèi)控系統(tǒng)屬于多此一舉，那基層財務(wù)人員在內(nèi)控建設(shè)中也會束手束腳，各項內(nèi)部控制難以落到實處，影響單位內(nèi)控建設(shè)長期發(fā)展。

（二）內(nèi)部控制體系不完善，一盤棋的思路有待全面鋪開

公路事業(yè)單位內(nèi)部控制體系借助信息化系統(tǒng)上線運行一段時間以來，對工作的積極意義顯而易見，但由于操控軟件處于起步階段難免存在一些缺陷，比如軟件的關(guān)聯(lián)性不足，模塊之間銜接度不強等，這些問題反映出了在設(shè)計內(nèi)控體系時存在著各自為政的現(xiàn)象，沒有真正做到全局一盤棋來合理調(diào)配信息。

以公路事業(yè)單位涉路工程許可的審批為例，內(nèi)業(yè)人員在“公路管理”模塊提交涉路工程申請，經(jīng)業(yè)務(wù)科室及分管領(lǐng)導(dǎo)逐級審批并歸檔。但如果該涉路工程產(chǎn)生公路損壞需要賠償時，路產(chǎn)損壞賠償費則是直接上繳本級財政，因為不是本單位的費用類支出。所以不需要在內(nèi)控系統(tǒng)中將信息提交給財務(wù)人員，但是財務(wù)人員卻需要根據(jù)非稅票據(jù)制作相應(yīng)會計憑證，并每月核對上繳金額。如果漏記金額將很難追查原因，只能逐筆與內(nèi)業(yè)人員核對。再如，人員管理模塊由人事科負(fù)責(zé)維護，財務(wù)管理模塊由財務(wù)科負(fù)責(zé)維護。初始設(shè)置時人事科將單位所有人員信息錄入系統(tǒng)，包括職稱、科室、職務(wù)等信息，財務(wù)科為單位設(shè)置審批人員、為各預(yù)算指標(biāo)設(shè)置歸口科室、為各科室設(shè)置科長及分管領(lǐng)導(dǎo)等。人員管理模塊與財務(wù)管理模塊有部分信息重疊，但是無法共享，需要各自設(shè)置。如果單位管理人員頻繁調(diào)動，財務(wù)人員需要不斷更新對口指標(biāo)的審批配置，如若貽誤則會導(dǎo)致相關(guān)指標(biāo)的申請事項傳遞錯誤，從而引起內(nèi)控混亂，這無疑給財務(wù)管理工作增加了一份重?fù)?dān)。

（三）內(nèi)部控制信息化亟待加強，財務(wù)分析角色缺失

內(nèi)部控制體系本身的性質(zhì)決定了其對操作軟件的高度依賴，需要本單位專業(yè)的業(yè)務(wù)知識和精密的邏輯構(gòu)架來支撐，但在內(nèi)控系統(tǒng)的初步建立階段很難達到邏輯構(gòu)架的高度精密。目前的賬務(wù)管理模塊重輸入輕輸出，缺少財務(wù)分析角色，基本的財務(wù)分析仍然需要手工核算。以辦公用品的采購為例，內(nèi)業(yè)人員在申請購買辦公用品時，需要在支出申請中填列物品的金額、數(shù)量、品牌型號等信息，而目前系統(tǒng)僅能統(tǒng)計同一種物品的單價區(qū)間，判斷所購物品是否在區(qū)間以內(nèi)。無法對同一部門一段時期內(nèi)辦公品采購量繪制走勢圖，也無法對不同部門的辦公用品采購量出具對比圖。同比、環(huán)比等數(shù)據(jù)更是無處可查，且缺少數(shù)據(jù)導(dǎo)出環(huán)節(jié)，由此可見，為了便于公路事業(yè)單位做好辦公經(jīng)費的管理工作，內(nèi)部控制平臺的建設(shè)還有很長的路要走。

（四）部門之間協(xié)調(diào)性低，監(jiān)督機制不夠完善

內(nèi)控體系的建立由財務(wù)部門牽頭，公路事業(yè)單位的全體人員共同參與，但是實際上這項工作由財務(wù)部門主要負(fù)責(zé)完成，其他的部門參與積極性較低，導(dǎo)致內(nèi)部控制制度不完善，部分工作缺少制度規(guī)范[3]。日常維護和監(jiān)督的重任都落在了財務(wù)部門身上，當(dāng)信息系統(tǒng)因程序問題崩潰時需要財務(wù)人員與后臺對接，當(dāng)經(jīng)辦人員不會使用信息系統(tǒng)時需要財務(wù)人員手把手講解如何操作，甚至因為各類業(yè)務(wù)的分管科室不同導(dǎo)致每次報銷都要詢問財務(wù)人員審簽流程。內(nèi)控制度要求財務(wù)報銷流程步調(diào)一致，當(dāng)出現(xiàn)經(jīng)辦人員嫌麻煩不愿意走線上申請時，財務(wù)人員又化身成為監(jiān)督人員，嚴(yán)格督促每一筆工單的線上申請做到完整準(zhǔn)確。為了不使內(nèi)控系統(tǒng)流于形式，財務(wù)人員需要做到監(jiān)督每一筆電子工單填寫的內(nèi)容準(zhǔn)確，上傳的附件完整，而這些問題業(yè)務(wù)分管科室往往不會深究。本該層層推進的工作因為協(xié)調(diào)機制和監(jiān)督機制的不健全變成了財務(wù)工作獨挑大梁，這會導(dǎo)致線上線下兩張皮的不良后果。

四、化解內(nèi)部控制體系中財務(wù)管理工作困難的建議

（一）改善內(nèi)部控制環(huán)境，提振財務(wù)人員信心

緩解財務(wù)管理工作在內(nèi)部控制建設(shè)中面臨的困境首要工作是改善內(nèi)部控制環(huán)境，良好的內(nèi)部控制環(huán)境是保證各項內(nèi)部控制措施以及內(nèi)部控制活動順利推進的先決條件[3]。公路事業(yè)單位管理層以及各業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人員要全面了解內(nèi)部控制的總體思路，掌握內(nèi)部控制的重難點環(huán)節(jié)，認(rèn)識到堅持全面協(xié)調(diào)一貫的內(nèi)部控制的重要性。要加強對全體人員內(nèi)部控制思想的灌輸，在單位內(nèi)部培養(yǎng)遵守內(nèi)部控制制度的理念，要求員工熟練掌握本人崗位職責(zé)的內(nèi)控要素和環(huán)節(jié)，并定期對不符合業(yè)務(wù)規(guī)定的事項按嚴(yán)重程度進行指導(dǎo)、教育、批評等多層次處罰。

（二）完善內(nèi)部控制體系，一張藍圖繪到底

完善內(nèi)部控制體系，通過制定權(quán)力清單、權(quán)力流程圖等方式將單位內(nèi)部所有業(yè)務(wù)和管理模式細(xì)化到每一個崗位、每一位員工、每一項工作中，做到一張藍圖繪到底[1]。審查內(nèi)部控制中的每一個模塊的精細(xì)化管理程度和模塊與模塊之間的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)程度，減少重復(fù)錄入事項，讓同類信息在全單位系統(tǒng)中共建共享。完善內(nèi)部控制組織構(gòu)架，強化各部門主體責(zé)任，做到有章必依，防止各部門之間互相推諉扯皮。落實關(guān)鍵崗位輪崗機制，定期進行崗位考核培訓(xùn)，對不勝任的員工調(diào)離相應(yīng)崗位，確保關(guān)鍵崗位充分發(fā)揮能動性，讓內(nèi)控制度得到高效落實[3]。

（三）加強信息化建設(shè)，豐富軟件系統(tǒng)功能

由于公路事業(yè)單位工作內(nèi)容的特殊，需要專門開發(fā)適合本單位業(yè)務(wù)的專業(yè)化信息平臺，這要求軟件開發(fā)人員對公路事業(yè)單位業(yè)務(wù)范圍及流程熟悉掌握。在信息系統(tǒng)建立之初，各部門要積極同軟件開發(fā)人員進行充分交流，不僅要確定組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、審批模式等現(xiàn)有信息，而且還要根據(jù)各部門的中長期規(guī)劃設(shè)計能用以分析及調(diào)用數(shù)據(jù)的附加功能。由此可見信息系統(tǒng)的研發(fā)是一項長期復(fù)雜的工程，公路事業(yè)單位要積極向財政部門申請配套資金，用以不斷優(yōu)化信息平臺，為完善內(nèi)部治理體系，提升內(nèi)部治理水平創(chuàng)造支撐。

（四）促進協(xié)調(diào)機制，內(nèi)外合力強化監(jiān)督

公路事業(yè)單位內(nèi)部控制體系的建立既要促進內(nèi)部各部門之間相互協(xié)調(diào)，又要促進與財政、審計、監(jiān)察等外部部門相協(xié)調(diào)，既要提升內(nèi)部監(jiān)控能力，又要強化外部監(jiān)督。對內(nèi)要做好人才培養(yǎng)，強化服務(wù)意識，提升員工的業(yè)務(wù)能力和遵章守紀(jì)意識，鍛造全方位多功能人才，以技術(shù)型人才促進部門之間的融洽，同時做好內(nèi)部審計工作鞏固內(nèi)部監(jiān)督職責(zé)[4]；對外在財政、審計、監(jiān)察等部門的監(jiān)督下共同治理，履行內(nèi)控建設(shè)主體責(zé)任，嚴(yán)格規(guī)范程序，積極推進內(nèi)部控制建設(shè)的有效開展。

五、結(jié)語

內(nèi)部控制工作包含著一個單位的所有業(yè)務(wù)和管理，財務(wù)管理是其中尤為重要的一個組成部分。從內(nèi)部控制體系建立并運行以來帶給財務(wù)管理工作的影響角度入手，能發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段公路事業(yè)單位內(nèi)部控制的優(yōu)點和不足，通過分析這些不足，可以找到制約內(nèi)部控制體系發(fā)展的深層次原因。通過合理的改善手段，內(nèi)部控制體系將在提升內(nèi)部治理水平、規(guī)范內(nèi)部權(quán)力運行、推進廉政建設(shè)中發(fā)揮重要作用。