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水利檔案管理信息化建設(shè)研究

2022-05-05 18:49田偵
蘭臺(tái)內(nèi)外 2022年10期
關(guān)鍵詞:水利信息化建設(shè)檔案管理

田偵

摘 要:檔案管理工作是影響水利部門運(yùn)行管理的重要環(huán)節(jié),對(duì)于水利工作的開展有著一定的支持和參考價(jià)值,信息化建設(shè)對(duì)于提高水利檔案管理工作的質(zhì)量和效率有著積極作用?;诖?,本文簡(jiǎn)要分析了水利檔案管理信息化建設(shè)的重要性及其意義,并就當(dāng)前水利檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題展開分析,最后結(jié)合相應(yīng)問(wèn)題,有針對(duì)性地提出了檔案管理信息化建設(shè)策略。

關(guān)鍵詞:水利;檔案管理;信息化建設(shè)

水利工程是我國(guó)的基礎(chǔ)設(shè)施工程,水利事業(yè)的發(fā)展對(duì)于我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著重要影響,是保障我國(guó)社會(huì)生產(chǎn)生活正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。近年來(lái),隨著我國(guó)水利事業(yè)的不斷發(fā)展,與之相關(guān)的檔案信息數(shù)量也在不斷增加,傳統(tǒng)檔案管理方式,不僅有著較大的管理壓力和復(fù)雜性,而且難以滿足當(dāng)前水利事業(yè)發(fā)展需求,因此加強(qiáng)對(duì)于水利檔案管理信息化建設(shè)的研究是十分有必要的。

一、水利檔案管理信息化建設(shè)的重要性

隨著的社會(huì)不斷發(fā)展,水利工程項(xiàng)目數(shù)量不斷提升,水利檔案的數(shù)量也在急劇增加,作為國(guó)家資源信息的重要部分,水利檔案資源的管理水平也需要不斷提升,數(shù)字化管理方式的實(shí)施就成為水利檔案管理的必然發(fā)展方向。信息化建設(shè)下的水利檔案管理工作,不僅能夠?qū)崿F(xiàn)空間的節(jié)約,而且能夠進(jìn)一步提高檔案管理、調(diào)取的效率,為水利工程項(xiàng)目的實(shí)施提供科學(xué)、可靠的支持,能夠?yàn)槲覈?guó)水利事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

二、水利檔案管理信息化建設(shè)的意義

通常情況下,水利工程規(guī)模相對(duì)較大,建設(shè)項(xiàng)目較多,涵蓋的土地范圍較廣,在實(shí)際進(jìn)行水利建設(shè)過(guò)程中,還可能會(huì)涉及移民安置、機(jī)電、房建以及綠化等多項(xiàng)內(nèi)容。因此,水利檔案管理內(nèi)容復(fù)雜,數(shù)量眾多,工作量十分繁重,而信息化建設(shè)下的檔案管理工作能夠有效解決此類問(wèn)題。

首先,檔案管理信息化能夠有效提高檔案的立卷效率。傳統(tǒng)檔案管理收集、歸檔需要進(jìn)行目錄、頁(yè)碼以及封面的編錄和打印,流程具有一定復(fù)雜性,而檔案管理信息化能夠在信息系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)編目和封面打印。

其次,檔案信息化建設(shè)能夠提高檢索速度,可在信息系統(tǒng)中通過(guò)關(guān)鍵字、時(shí)間、單位信息以及工程信息等直接進(jìn)行檢索,有較高的效率。再次,數(shù)字化檔案信息的應(yīng)用可通過(guò)信息平臺(tái)進(jìn)行,不僅減少了對(duì)紙質(zhì)檔案資料的查閱和翻看,還有利于紙質(zhì)檔案的保存,減少檔案破損率。此外,還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案、照片檔案以及聲像檔案的統(tǒng)一保存,便于管理以及后續(xù)檔案的檢索利用。

最后,對(duì)于水利檔案管理而言,其主要作用在于為后續(xù)水利工程建設(shè)提供可靠信息,其價(jià)值在于檔案的利用,而信息化建設(shè)極大減少了檔案借閱流程,提高了檔案利用率,還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和挖掘,同時(shí)具備借閱登記、催還等相應(yīng)功能,即提高了檔案的規(guī)范化管理水平,又能夠有效避免檔案丟失,實(shí)現(xiàn)了檔案借閱的可追溯管理。

三、水利檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中的問(wèn)題所在

1.投入力度有待提升

水利檔案管理信息化建設(shè)不僅對(duì)于檔案管理工作人員有更高要求,還對(duì)相應(yīng)的軟硬件設(shè)施有一定需求,因此需要相關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)于水利檔案管理工作的重視,并加強(qiáng)相應(yīng)的投入力度。但是,就目前情況而言,我國(guó)水利工程檔案管理信息化建設(shè)方面,資金投入力度仍然相對(duì)較弱,導(dǎo)致很多專業(yè)信息設(shè)備的配置較低,而且網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、信息安全等方面都缺乏一定保障,即便水利部門已經(jīng)啟用信息化管理措施,但是仍然難以有效保障檔案管理的效率和安全性。

2.管理制度尚不完善

相較于傳統(tǒng)水利檔案管理方式,新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中,水利檔案管理的方式、流程等都發(fā)生了一定程度改變,傳統(tǒng)管理制度難以適應(yīng)當(dāng)前信息化管理模式。在此情況下,要想進(jìn)一步保障檔案管理工作的質(zhì)量和效率,就必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的完善和優(yōu)化。目前,我國(guó)水利檔案管理制度尚不完善,缺乏一定針對(duì)性和指導(dǎo)性,與實(shí)際檔案管理工作之間存在脫節(jié)情況,導(dǎo)致相應(yīng)管理制度難以發(fā)揮自身作用,無(wú)法起到規(guī)范以及指導(dǎo)作用,嚴(yán)重影響了檔案管理工作的有效性。

3.收集、整合水平較低

傳統(tǒng)水利檔案管理過(guò)程中,檔案的收集難度相對(duì)較大,不僅存在部門或者單位拖延的情況,檔案的填寫缺乏規(guī)范性,還存在缺少文件的情況。此外,為保障檔案的安全性,一些關(guān)鍵性科研成果資料掌握在少數(shù)人手中,收集起來(lái)較為困難,還有一些檔案存在丟失情況,嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量效果。在實(shí)際進(jìn)行信息化建設(shè)過(guò)程中,還需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,但是由于檔案硬件設(shè)施不健全、管理人員技術(shù)水平較低等因素,當(dāng)前水利部門檔案收集、整合水平仍然相對(duì)較低,影響了檔案信息的利用。

4.檔案應(yīng)用效率低下

檔案應(yīng)用效率低下是我國(guó)水利檔案管理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題,由于檔案管理水平較低,檔案調(diào)取流程相對(duì)較為復(fù)雜等原因,導(dǎo)致我國(guó)水利檔案的應(yīng)用效率處于較低水平。雖然當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)正在逐步推進(jìn),但是由于各方面服務(wù)尚不完善,水利檔案的應(yīng)用效率低下問(wèn)題仍然較為明顯。

四、加強(qiáng)水利檔案管理信息化建設(shè)策略

1.加大信息化建設(shè)投入力度

水利檔案管理信息化建設(shè),對(duì)于相應(yīng)硬件設(shè)備、軟件工程以及網(wǎng)絡(luò)傳輸通道等都有著較高要求。因此,想要進(jìn)一步保障信息化建設(shè)質(zhì)量的效果,需要加強(qiáng)對(duì)于水利檔案信息化建設(shè)的重視,同時(shí)提高信息建設(shè)投入力度和資金支持。一方面,管理部門需要能夠正確認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)對(duì)于水利檔案管理、水利事業(yè)發(fā)展的重要性,并結(jié)合當(dāng)前我國(guó)水利事業(yè)以及檔案管理實(shí)際發(fā)展情況,優(yōu)化檔案管理相關(guān)工作,為水利檔案信息化建設(shè)構(gòu)建良好的環(huán)境。另一方面,要加強(qiáng)信息化建設(shè)方面的資金投入,結(jié)合實(shí)際情況,配備專業(yè)信息設(shè)備,為檔案管理工作的信息化提供良好條件。此外,檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)之間有著密不可分的關(guān)系,因此還需要加強(qiáng)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)傳輸通路的管理和完善,確保信息傳輸效率,并做好相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)工作。例如,安裝防火墻、VPN等,以此確保水利檔案信息的安全性。除此之外,為進(jìn)一步保障檔案管理信息化建設(shè)的經(jīng)濟(jì)效益,避免出現(xiàn)資源、資金浪費(fèi)情況,在進(jìn)行水利檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中,還需要結(jié)合實(shí)際情況,統(tǒng)籌規(guī)劃、精心布局,避免出現(xiàn)重建、盲建等情況,確保項(xiàng)目資金得以高效利用。在實(shí)際進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中,還需要考慮到后續(xù)擴(kuò)容、系統(tǒng)改造等需求,盡最大可能提高檔案資源利用率。82F8AF60-91E5-4394-B1E5-35F6F7FB7E84

2.實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化管理

科學(xué)有效的管理制度不僅能夠約束檔案管理相關(guān)行為,同時(shí)還能夠?yàn)闄n案管理工作的開展提供標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的指導(dǎo)和支持,對(duì)于保障檔案管理工作的有序性、高效性有著重要意義。尤其在當(dāng)前信息化建設(shè)背景之下,傳統(tǒng)檔案管理制度已經(jīng)難以滿足新時(shí)期檔案管理的需求,相關(guān)部門需要結(jié)合當(dāng)前實(shí)際情況,有針對(duì)性地制訂檔案管理制度。在實(shí)際制定檔案管理制度過(guò)程中,需要加強(qiáng)對(duì)于以下幾方面的重視:第一,制度的制定不僅要結(jié)合水利行業(yè)自身特點(diǎn),同時(shí)還需要充分考慮到國(guó)家相關(guān)政策以及行業(yè)實(shí)際發(fā)展需求,結(jié)合當(dāng)前檔案管理問(wèn)題,有針對(duì)性地制定檔案信息化管理制度。第二,采取精細(xì)化管理措施,明確檔案管理過(guò)程中的重要細(xì)節(jié),強(qiáng)化細(xì)節(jié)管理,確保相應(yīng)制度的有效落實(shí)。第三,建立相應(yīng)的監(jiān)管制度,結(jié)合信息系統(tǒng)以及先進(jìn)技術(shù)手段,實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理相關(guān)操作的記錄和分析,明確實(shí)際進(jìn)行管理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題,并有針對(duì)性地對(duì)相應(yīng)規(guī)章制度進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化,以此確保檔案管理制度的科學(xué)性、有效性。第四,結(jié)合實(shí)際情況,建立長(zhǎng)效管理機(jī)制,要具有一定的前瞻性以及動(dòng)態(tài)性,使管理制度能夠隨著檔案工作的不斷改善和調(diào)整而進(jìn)行優(yōu)化。

3.做好檔案收集、處理工作

檔案的收集和處理是檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),檔案的收集、處理質(zhì)量、效率等都會(huì)對(duì)水利檔案的管理和應(yīng)用產(chǎn)生不同程度的影響,并且在當(dāng)前水利事業(yè)得以蓬勃發(fā)展的情況下,水利檔案的數(shù)量正在不斷增加,為進(jìn)一步提升水利檔案的管理水平,確保信息化建設(shè)的作用得以充分發(fā)揮,必須要做好檔案的收集、處理等相關(guān)工作。

第一,要加強(qiáng)水利工程建設(shè)過(guò)程中檔案的管理工作,首先,在水利工程建設(shè)前期就要加強(qiáng)對(duì)于相關(guān)信息資料的收集、整理,并明確資料的收集、整理要求;其次,在對(duì)水利工程進(jìn)行進(jìn)度和質(zhì)量檢查過(guò)程中,同時(shí)對(duì)相關(guān)資料的收集情況進(jìn)行檢查;最后,在項(xiàng)目完成之后,進(jìn)行成果評(píng)審、鑒定以及驗(yàn)收等工作時(shí),還需要同時(shí)進(jìn)行檔案收集情況檢驗(yàn)。

第二,還需要加強(qiáng)對(duì)參與水利工程建設(shè)單位的管理,確保各個(gè)單位能夠明確自身在檔案信息收集中的責(zé)任,并做好相應(yīng)收集管理以及移交等工作,確保歸檔材料的全面性以及準(zhǔn)確性。此外,在當(dāng)前信息化建設(shè)背景下,還需要做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作,并強(qiáng)化數(shù)字檔案的管理和收集,建立相應(yīng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù),保障數(shù)字化檔案具備相應(yīng)檢索、復(fù)制功能,為后續(xù)檔案資料的應(yīng)用提供便利。

4.完善檔案信息管理系統(tǒng)

隨著水利工程復(fù)雜性的不斷提升,其檔案數(shù)據(jù)的種類和特點(diǎn)也呈現(xiàn)出多樣化趨勢(shì),數(shù)字化檔案中不僅包括文字檔案、科技檔案、照片檔案,還包括聲像檔案等,因此為進(jìn)一步提高檔案信息化管理水平,在實(shí)際進(jìn)行信息化建設(shè)過(guò)程中,需要結(jié)合當(dāng)前行業(yè)發(fā)展需求以及檔案管理需求,合理進(jìn)行信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和優(yōu)化,確保管理系統(tǒng)的作用能夠得到充分發(fā)揮。

首先,結(jié)合水利檔案管理需求,建立自定義功能。由于水利工程建設(shè)本身具備一定復(fù)雜性,檔案信息所涉及的門類以及檔案類型各有不同,而且文字、照片以及聲像檔案等立卷方式存在一定差異,若針對(duì)不同檔案類型專門進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā),那么將會(huì)給整個(gè)信息管理系統(tǒng)帶來(lái)極大壓力,無(wú)論是系統(tǒng)開發(fā)還是后期維護(hù)難度都會(huì)非常大,難以有效保障系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性。因此,可以在原系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,開發(fā)檔案自定義功能,在進(jìn)行歸檔的過(guò)程中,能夠先通過(guò)字段定義、目錄定義、權(quán)限管理等多個(gè)方面對(duì)水利檔案進(jìn)行分析,并以此確定檔案要素及其管理模式,再進(jìn)行檔案的歸類管理。這種歸類方式不僅能減輕系統(tǒng)運(yùn)行壓力,還為后續(xù)系統(tǒng)的升級(jí)和優(yōu)化提供了一定發(fā)展空間。

其次,數(shù)據(jù)庫(kù)與檔案庫(kù)房連接。當(dāng)前我國(guó)水利檔案管理正處于發(fā)展階段,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式與現(xiàn)代化檔案管理并行,在此過(guò)程中經(jīng)常會(huì)因?yàn)檫^(guò)于偏向信息化管理模式,而忽略了紙質(zhì)檔案的管理,導(dǎo)致在進(jìn)行原檔案查閱過(guò)程中,難以直接明確檔案位置。對(duì)此,可在進(jìn)行水利檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,融入檔案庫(kù)房管理功能,通過(guò)對(duì)實(shí)體檔案庫(kù)房的模擬,展現(xiàn)出檔案在庫(kù)房當(dāng)中的具體存儲(chǔ)位置,以便于檔案的查閱,提高后續(xù)檔案調(diào)取速率。

最后,建立電子檔案共享平臺(tái)。在現(xiàn)代化背景之下,信息資源的共享是保障檔案信息利用率的重要途徑,科學(xué)有效的檔案共享平臺(tái)不僅能夠有效簡(jiǎn)化檔案檢索、借閱流程,提高檔案利用效率,還能夠通過(guò)數(shù)字化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案數(shù)據(jù)信息的深入挖掘和應(yīng)用,進(jìn)一步提高水利檔案的價(jià)值。

5.提升檔案管理服務(wù)水平

水利檔案的價(jià)值主要體現(xiàn)在其利用情況方面,良好、高效的利用率能夠?yàn)樗こ痰慕ㄔO(shè)提供相應(yīng)參考依據(jù),對(duì)于我國(guó)水利事業(yè)發(fā)展有著積極作用。檔案管理信息化建設(shè)的主要目的之一在于提高水利檔案的利用率,因此在實(shí)際進(jìn)行信息化建設(shè)過(guò)程中,需要從以下幾方面入手,提高檔案管理服務(wù)水平,進(jìn)而促進(jìn)檔案管理利用率的有效提升。

第一,加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與應(yīng)用。檔案信息的數(shù)字化加工,為檔案數(shù)據(jù)資料庫(kù)的建立奠定了良好基礎(chǔ),通過(guò)水利檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)相應(yīng)數(shù)據(jù)信息的深入應(yīng)用和挖掘,為用戶提供更加精準(zhǔn)、全面的數(shù)據(jù)支持。

第二,優(yōu)化系統(tǒng)檢索功能。結(jié)合用戶的檢索情況,對(duì)用戶需求進(jìn)行深入分析,并提供多樣化檢索服務(wù),以及個(gè)性化推薦,以此滿足用戶需求。

第三,為保障水利檔案安全,還需要根據(jù)用戶等級(jí)設(shè)置檢索權(quán)限,在滿足遠(yuǎn)程資料檢索和調(diào)取應(yīng)用需求的同時(shí),保障檔案安全。第四,提高水利檔案管理工作人員專業(yè)能力和服務(wù)水平。信息化建設(shè)對(duì)檔案管理人員提出了更高要求,為進(jìn)一步提高水利檔案管理服務(wù)水平,就必須要強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè),不僅要積極引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才以及信息技術(shù)人才,同時(shí)還需要加強(qiáng)對(duì)于人才的培養(yǎng)和管理。一方面,結(jié)合當(dāng)前檔案管理情況建立相應(yīng)培訓(xùn)機(jī)制,加強(qiáng)信息化管理模式培訓(xùn),對(duì)信息化管理需求、知識(shí)技能等進(jìn)行系統(tǒng)科學(xué)地規(guī)劃,做好培訓(xùn)工作,提高管理人員的專業(yè)能力水平;另一方面,建立相應(yīng)考核體系,根據(jù)不同崗位工作內(nèi)容和職責(zé),制定考核標(biāo)準(zhǔn),提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。

五、結(jié)語(yǔ)

首先,在進(jìn)行水利檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中,需要加大信息建設(shè)投入力度,規(guī)范相應(yīng)管理制度。其次,加強(qiáng)對(duì)于檔案信息的收集以及數(shù)字化處理,并進(jìn)一步完善檔案信息管理系統(tǒng)。最后,提升檔案管理服務(wù)水平以及利用率,促使水利檔案的作用得以充分發(fā)揮。相信隨著信息化建設(shè)的逐漸成熟,我國(guó)水利檔案管理水平也將會(huì)得到進(jìn)一步提升。

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(作者單位:水利部珠江水利委員會(huì)檔案館)82F8AF60-91E5-4394-B1E5-35F6F7FB7E84

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