孫響響 中國科學(xué)院化學(xué)研究所

引言

黨的十八大明確提出“科技創(chuàng)新是提高社會(huì)生產(chǎn)力和綜合國力的戰(zhàn)略支撐，必須擺在國家發(fā)展全局的核心位置。”隨著國家科技創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，國家對(duì)科研經(jīng)費(fèi)投入逐年增加，根據(jù)國家統(tǒng)計(jì)局初步測(cè)算，2021年我國全社會(huì)研究與試驗(yàn)發(fā)展（R&D）經(jīng)費(fèi)投入為27864億元，比上年增長14.2%?？蒲惺聵I(yè)單位作為國家戰(zhàn)略科技力量主力軍，科研經(jīng)費(fèi)也逐年增加。材料采購費(fèi)用是科研經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)支出的重要組成部分，做好材料采購業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性審計(jì)是履行內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督責(zé)任的重要工作。

一、科研事業(yè)單位材料采購業(yè)務(wù)特點(diǎn)

以基礎(chǔ)研究為主的科研事業(yè)單位，實(shí)驗(yàn)用材料主要分為實(shí)驗(yàn)試劑和實(shí)驗(yàn)耗材兩大類，實(shí)驗(yàn)材料種類多，專一性強(qiáng)，具有少量多次的特點(diǎn)。從流程上來講，材料采購流程涉及人、財(cái)、物，是貪污、舞弊的高發(fā)領(lǐng)域；材料采購流程復(fù)雜，操作風(fēng)險(xiǎn)高，容易出現(xiàn)內(nèi)部控制流程設(shè)計(jì)不合理、操作失誤的情況。從采購形式來講，科研事業(yè)單位材料采購主要分為集中采購和分散采購兩種形式。本文主要以分散采購為例分析科研事業(yè)單位材料采購的審計(jì)要點(diǎn)。

二、材料采購流程及關(guān)鍵控制點(diǎn)

根據(jù)國家法律法規(guī)規(guī)定，結(jié)合科研事業(yè)單位材料采購業(yè)務(wù)活動(dòng)特點(diǎn)，從內(nèi)部控制角度看，材料采購活動(dòng)的業(yè)務(wù)流程分為“采購申請(qǐng)-采購組織-合同簽訂-入庫驗(yàn)收-報(bào)銷付款”五個(gè)主要環(huán)節(jié)，其中采購組織可在采購審批前進(jìn)行，在采購申請(qǐng)時(shí)同時(shí)提交相關(guān)記錄材料。各采購環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點(diǎn)、流程描述及生成文件表1所示。

三、材料采購的審計(jì)程序及審計(jì)要點(diǎn)

（一）審計(jì)準(zhǔn)備階段

審計(jì)準(zhǔn)備階段的主要工作包括審計(jì)方案的編制和發(fā)送審計(jì)通知書。首先，通過訪談、查閱資料等方式了解材料采購總體概況。收集國家法律法規(guī)和單位內(nèi)部材料采購、財(cái)務(wù)報(bào)銷管理制度，對(duì)制度進(jìn)行梳理，了解財(cái)務(wù)報(bào)銷的制度要求和報(bào)銷流程；了解單位內(nèi)部職能部門分工，對(duì)課題組和材料管理部門進(jìn)行訪談，了解內(nèi)部控制流程設(shè)計(jì)和執(zhí)行情況；獲取審計(jì)期間內(nèi)年度預(yù)算報(bào)表、決算報(bào)表、材料采購明細(xì)賬，了解材料采購總體情況和年度預(yù)算執(zhí)行情況，分析采購規(guī)模變動(dòng)趨勢(shì)、報(bào)銷數(shù)據(jù)特征和分布情況；獲取近年來內(nèi)、外部審計(jì)報(bào)告、巡視報(bào)告，了解材料采購已發(fā)現(xiàn)問題及整改情況。其次，基于以上工作，確定人員分工、時(shí)間安排、審計(jì)重點(diǎn)及擬采取的審計(jì)程序，編制審計(jì)方案。審計(jì)方案應(yīng)包括審計(jì)項(xiàng)目名稱、審計(jì)期間、采購業(yè)務(wù)概況、計(jì)劃實(shí)施的審計(jì)程序等信息。在審計(jì)方案和時(shí)間安排確定后，向被審計(jì)單位下發(fā)審計(jì)通知書。

（二）審計(jì)實(shí)施階段

審計(jì)實(shí)施階段的主要工作包括實(shí)施控制測(cè)試、分析性程序和實(shí)質(zhì)性程序?？刂茰y(cè)試的第一步是通過詢問、觀察等方式，了解科研事業(yè)單位材料采購內(nèi)部控制流程的設(shè)計(jì)和執(zhí)行情況，梳理采購流程并繪制材料采購流程圖，并進(jìn)行流程描述（見表1）。第二步，在對(duì)內(nèi)部控制初步了解后若認(rèn)為內(nèi)部控制可以依賴，則進(jìn)行控制測(cè)試；若認(rèn)為內(nèi)部控制無效，則直接進(jìn)入實(shí)質(zhì)性程序?？刂茰y(cè)試是采用訪談、查閱資料、檢查、詢問、觀察、穿行測(cè)試等方法，評(píng)估科研事業(yè)單位內(nèi)部控制實(shí)際執(zhí)行與設(shè)計(jì)的差異，并分析差異產(chǎn)生的原因及影響，從而提出改善采購流程設(shè)計(jì)或完善采購管理的建議。

表1 采購環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點(diǎn)、流程描述及生成文件一覽表

分析程序主要是對(duì)采購規(guī)模變動(dòng)趨勢(shì)、采購金額區(qū)間分布、采購品種等進(jìn)行分析，檢查分析數(shù)據(jù)與預(yù)期數(shù)據(jù)有無明顯差異。數(shù)據(jù)分析的主要目的是尋找審計(jì)線索，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的可疑線索，增加審計(jì)程序進(jìn)行進(jìn)一步檢查。

實(shí)質(zhì)性程序是通過詢問、觀察、檢查、重新計(jì)算、監(jiān)盤、函證等方式進(jìn)行的詳細(xì)檢查，主要針對(duì)控制測(cè)試中材料采購的關(guān)鍵控制點(diǎn)和薄弱點(diǎn)，以及分析程序中發(fā)現(xiàn)的審計(jì)線索而展開。材料采購流程中各個(gè)環(huán)節(jié)的審計(jì)要點(diǎn)如下。

（1）采購申請(qǐng)：檢查采購申請(qǐng)表中材料名稱、數(shù)量、使用地點(diǎn)、放置地點(diǎn)、申請(qǐng)時(shí)間、申請(qǐng)理由等填寫是否完整、準(zhǔn)確；檢查采購申請(qǐng)表的審批是否符合單位審批權(quán)限規(guī)定；檢查采購申請(qǐng)表的申請(qǐng)日期、各審批人審批日期是否符合前后邏輯。

（2）采購組織：檢查采購金額10-100萬元的，檢查是否附有談判記錄和三方報(bào)價(jià)記錄；檢查是否有招標(biāo)文件、投標(biāo)書、招標(biāo)過程記錄，相關(guān)記錄是否完整準(zhǔn)確，邏輯是否自洽；檢查招標(biāo)采購程序是否符合國家法律法規(guī)規(guī)定。

（3）合同簽訂：檢查合同是否均已簽字、蓋章；檢查合同簽訂時(shí)間是否在采購申請(qǐng)表審批完成之后；檢查合同中采購數(shù)量、價(jià)格、到貨時(shí)間等關(guān)鍵信息是否與采購申請(qǐng)表、報(bào)價(jià)單等信息一致。

（4）入庫驗(yàn)收：檢查金額1萬元以上的材料采購是否履行實(shí)物驗(yàn)收程序，是否填寫入庫驗(yàn)收單；檢查入庫驗(yàn)收單信息填寫是否完整，驗(yàn)收材料名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與采購申請(qǐng)表、采購合同一致；檢查采購經(jīng)辦人與采購驗(yàn)收人是否滿足職責(zé)分離要求；檢查入庫驗(yàn)收時(shí)間是否在采購申請(qǐng)和合同簽訂時(shí)間之后。

（5）報(bào)銷付款：檢查是否按照規(guī)定的審批權(quán)限審批后付款；檢查付款方式是否符合科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)制度規(guī)定；檢查付款進(jìn)度和付款金額是否與合同約定一致；檢查取得的發(fā)票，購買方單位名稱、納稅人識(shí)別號(hào)是否正確，購買材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額是否與合同約定一致，銷售方名稱是否與收款方一致；檢查取得的發(fā)票是否真實(shí)。

（三）審計(jì)報(bào)告和整改階段

在審計(jì)報(bào)告階段，應(yīng)就審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題與材料采購歸口管理部門、財(cái)務(wù)部門和科研業(yè)務(wù)部門進(jìn)行充分溝通，了解問題產(chǎn)生的深層次原因，進(jìn)而提出合理、有效、可操作性強(qiáng)的審計(jì)建議。審計(jì)整改包括立行立改和審計(jì)后整改兩種方式。立行立改指審計(jì)報(bào)告出具前審計(jì)問題已整改完畢，審計(jì)報(bào)告出具后完成整改的審計(jì)問題可以在后續(xù)審計(jì)中進(jìn)行檢查。后續(xù)審計(jì)可以單獨(dú)開展，也可以作為下次審計(jì)工作的一部分。

四、材料采購常見問題及應(yīng)對(duì)措施

（一）合同管理問題

采購合同是約定買賣雙方權(quán)利義務(wù)的法律文件，關(guān)系雙方利益。材料采購業(yè)務(wù)中存在的合同管理問題主要體現(xiàn)為：合同簽署不規(guī)范，合同未蓋章、未簽字；為規(guī)避采購審批、詢價(jià)或公開招標(biāo)程序而拆分合同。為加強(qiáng)合同管理，科研業(yè)務(wù)管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同管理，在合同簽訂前進(jìn)行法律審核，重點(diǎn)關(guān)注質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、驗(yàn)收方式、結(jié)算方式、合同糾紛解決方法等重點(diǎn)條款；登記合同臺(tái)賬，通過合同臺(tái)賬監(jiān)測(cè)材料采購種類、供應(yīng)商集中度等數(shù)據(jù)特征，進(jìn)而分析是否存在拆分合同等現(xiàn)象。審計(jì)人員應(yīng)結(jié)合單位實(shí)際情況提出合同管理問題整改的合理建議。

（二）采購審批執(zhí)行不嚴(yán)

材料采購中存在的主要問題為未經(jīng)管理部門審批擅自采購、采購申請(qǐng)未嚴(yán)格按照審批權(quán)限進(jìn)行審批、“先采購后審批”等。采購申請(qǐng)是材料采購的起點(diǎn)，嚴(yán)格按權(quán)限進(jìn)行采購審批是規(guī)范采購業(yè)務(wù)管理、保證采購業(yè)務(wù)真實(shí)合法性的關(guān)鍵控制流程。此類問題的整改一是要求采購管理部門針對(duì)發(fā)現(xiàn)問題的采購業(yè)務(wù)重新進(jìn)行審核，補(bǔ)充審批流程，二是要求業(yè)務(wù)部門嚴(yán)格履行審批程序，要求采購管理部門和財(cái)務(wù)部門嚴(yán)格審核采購業(yè)務(wù)的審批情況。

（三）供應(yīng)商管理不到位

由于科研用試劑耗材具有專一性和少批量多批次的特點(diǎn)，目前科研事業(yè)單位采購業(yè)務(wù)多采用分散采購的方式，由課題組根據(jù)需要自行采購。市場(chǎng)上材料供應(yīng)商眾多，良莠不齊，材料采購管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)和經(jīng)營范圍的審核。在供應(yīng)商管理上，科研事業(yè)單位可以采用準(zhǔn)入名單審核制，加強(qiáng)供應(yīng)商資質(zhì)管理的同時(shí)，方便采購人多方比價(jià)、增強(qiáng)議價(jià)能力，減少采購人尋找供應(yīng)商的時(shí)間成本，提高管理部門服務(wù)的效率效果。材料采購管理部門可以對(duì)準(zhǔn)入供應(yīng)商實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，采用問卷調(diào)查、建立投訴臺(tái)賬等方式定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行事后評(píng)估，對(duì)嚴(yán)重失信的供應(yīng)商拉入黑名單不再合作。

（四）未嚴(yán)格執(zhí)行實(shí)物驗(yàn)收程序

材料驗(yàn)收程序是證實(shí)采購真實(shí)性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，到貨物品的品種、規(guī)格、數(shù)量是否與合同約定一致，質(zhì)量是否滿足使用要求，是驗(yàn)收環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點(diǎn)。采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)常見的問題包括：?jiǎn)喂P金額大于1萬元以上的采購未履行實(shí)物驗(yàn)收程序，未填寫入庫驗(yàn)收單；采購經(jīng)辦人與采購驗(yàn)收人為同一人，不符合不兼容崗位相分離原則。由于采購辦理工作與采購驗(yàn)收工作均由科研業(yè)務(wù)部門人員執(zhí)行，采購與驗(yàn)收崗位分離要求容易被忽視。采購管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)驗(yàn)收環(huán)節(jié)工作規(guī)范的培訓(xùn)和宣傳，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理和抽檢，確保材料驗(yàn)收工作落到實(shí)處。

（五）付款審核不嚴(yán)

在材料采購業(yè)務(wù)報(bào)銷付款環(huán)節(jié)，常見的審計(jì)問題包括：付款單位與發(fā)票開具單位不一致；未按實(shí)際發(fā)生金額報(bào)銷，報(bào)銷金額大于實(shí)際發(fā)生金額；取得發(fā)票不合規(guī)，發(fā)票購買方名稱、納稅人識(shí)別碼錯(cuò)誤等；付款進(jìn)度與合同約定不一致；采購報(bào)銷所附合同錯(cuò)誤等。材料采購業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁，科研財(cái)務(wù)助理在報(bào)銷時(shí)應(yīng)正確匹配發(fā)票、合同和報(bào)銷單等材料，避免發(fā)生合同匹配錯(cuò)誤、重復(fù)報(bào)銷的情況。同時(shí)，歸口管理部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)審核。

（六）惡意串通，簽訂虛假采購合同

此類問題在材料采購審計(jì)中并不多見，但問題一旦發(fā)生后果嚴(yán)重、影響惡劣，本著職業(yè)謹(jǐn)慎的原則，內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)關(guān)注本單位材料采購中是否存在此類問題。虛假采購合同常與虛假費(fèi)用列支、套取科研經(jīng)費(fèi)、賬外資產(chǎn)相關(guān)。虛假采購業(yè)務(wù)通常手續(xù)齊全，通過常規(guī)審計(jì)手段難以發(fā)現(xiàn)，往往通過訪談、數(shù)據(jù)分析中發(fā)現(xiàn)的問題線索順藤摸瓜，或者通過外部舉報(bào)調(diào)查發(fā)現(xiàn)。虛假合同問題的整改應(yīng)深入考慮問題發(fā)生的深層次原因，從管理制度、流程設(shè)計(jì)層面尋找根本解決方法。

結(jié)語

隨著國家科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理“放管服”政策的實(shí)施，科研經(jīng)費(fèi)管理自主權(quán)進(jìn)一步下放，對(duì)于管理人員科研經(jīng)費(fèi)管理難度不斷增加，同時(shí)也對(duì)科研事業(yè)單位內(nèi)部審計(jì)工作提出了更高的要求。內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)規(guī)范材料采購的審計(jì)程序和審計(jì)方法，樹立審計(jì)權(quán)威，進(jìn)一步提升內(nèi)部審計(jì)結(jié)果運(yùn)用效果。