莫新春

關鍵詞：不動產(chǎn)登記檔案;利用;保密

不動產(chǎn)登記檔案是指自然資源管理部門在依法從事房屋、土地、林地、草原、海域、礦產(chǎn)等定著物的登記工作中形成的，具有保存和利用價值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和不同載體的歷史記錄。其內(nèi)容包括申請書、申請人身份證明等申請材料;權屬來源、測繪、權籍調(diào)查等成果材料;登記機構的內(nèi)部審核文件以及具有保存價值的其他材料，如實地查看記錄、各種稅費繳納憑證、司法協(xié)助文書、不予登記決定等。不動產(chǎn)登記檔案真實記錄和反映了不動產(chǎn)物權的自然狀況以及權利歸屬，每一次登記都會產(chǎn)生一卷相對獨立的登記資料，作為最原始、最直接的權屬證明材料保存起來。

對于利用者來說，檔案的利用是指利用者通過查閱、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程。對于提供利用的一方來說，是指檔案館（室）以館（室）藏檔案信息資源為基礎，通過一定的方式、方法，提供檔案為利用者服務的一項業(yè)務工作。它是檔案工作整個過程的最終環(huán)節(jié)，是檔案安全保護的最終目標，也是檔案信息資源潛在價值得以實現(xiàn)的過程。

保密，是一種不讓秘密泄露，保守事物秘密的行為。指國家、公民、法人或社會組織對關系自身安全和利益，以及公開后會對自身利益造成損害的秘密信息，控制其知悉范圍，對其采取保護措施，保障其安全的一種行為。保密關系到人民群眾切身利益，關系到國家的安全和利益，是一種政治紀律，也是法律規(guī)定的一種責任和義務。

一、不動產(chǎn)登記檔案的利用主體、范圍及方式

不動產(chǎn)登記機構具體工作屬于行政管理事項，不動產(chǎn)登記檔案是由國家授權的專門機構，通過專門程序制作的關于不動產(chǎn)物權所屬的檔案，格式嚴格統(tǒng)一，記錄了不動產(chǎn)權利的設立、抵押、查封、變更、轉(zhuǎn)讓、消滅等登記過程。不動產(chǎn)登記檔案作為不動產(chǎn)物權公示的重要體現(xiàn)、權利人證明自身權益的法律憑證，它既是登記的成果，也是權利人及厲害關系人、公檢法機構查詢利用的依據(jù)。因此，不管是對不動產(chǎn)權利人、利害關系人，還是對不動產(chǎn)登記工作機構、公安、法院、檢察院、國家安全機關等機構來說，不動產(chǎn)登記檔案都具有重要的查考、憑證作用。因此，不動產(chǎn)登記檔案的查詢具有自己的獨特之處，分為對內(nèi)查詢、對外查詢兩大主要方面。

不動產(chǎn)登記檔案作為不動產(chǎn)登記業(yè)務的成果材料，對于不動產(chǎn)登記工作機構來說，它不僅是一系列不動產(chǎn)登記業(yè)務活動的真實記錄，也是將來下一手不動產(chǎn)登記業(yè)務辦理的依據(jù)。下一手不動產(chǎn)登記業(yè)務的辦理，需要依托前一手不動產(chǎn)登記的成果，包含抵押、查封、異議等橫向登記業(yè)務，都必須查閱、核實前一手的不動產(chǎn)登記檔案。因此，不動產(chǎn)登記機構需要頻繁利用保存的不動產(chǎn)登記檔案。

不動產(chǎn)登記檔案作為不動產(chǎn)物權公示的重要體現(xiàn)、權利人證明自身權益的法律憑證，對于不動產(chǎn)權利人、利害關系人乃至公檢法等機構來說，都具有重要的查考、憑證作用。因此，不動產(chǎn)登記檔案的利用是發(fā)揮不動產(chǎn)物權公示作用的重要體現(xiàn)。

1.依法可查詢利用不動產(chǎn)登記檔案的主體及范圍

首先，為了維護不動產(chǎn)物權的權利及善意第三人合法權利，保證交易安全，正確處理好不動產(chǎn)登記檔案查詢、利用和保密之間的關系，2016年自然資源部頒發(fā)的第63號令《不動產(chǎn)登記暫行條例實施細則》。其中第九十七條規(guī)定，國家實行不動產(chǎn)登記檔案資料依法查詢制度。查詢的主體既可以是該不動產(chǎn)的權利人、利害關系人等自然人，也可以是國家安全機關、人民檢察院、人民法院、國家監(jiān)察機關等國家有關權力機關。這體現(xiàn)了不動產(chǎn)登記檔案的公開性。

其次，不動產(chǎn)登記過程中采集到的權利人個人信息和企業(yè)經(jīng)營行為等隱私信息，形成的檔案中包含的申請人姓名、家庭住址、聯(lián)系方式、身份證號碼、婚姻狀況、家庭情況、遺屬、繼承關系、訴訟、抵押借貸關系等證明文件，其記載內(nèi)容并不完全屬于政府可對外公開的信息，也不是任何人都可以隨意申請查詢的。這說明不動產(chǎn)登記檔案具有一定的私密性。針對不動產(chǎn)登記檔案的這一特性，在檔案查詢、利用方面應特別注意準確把握不同的利用主體可以查閱的內(nèi)容、范圍的區(qū)別。為此，2018年自然資源部頒布了第80號令《不動產(chǎn)登記資料查詢辦法》，對不同的申請查詢利用主體的權限，可以查詢的內(nèi)容、范圍以及需要提供的申請材料，均做了翔實、系統(tǒng)、全面、明確的規(guī)定。

2.不動產(chǎn)登記檔案的利用方式

一是原始登記檔案的利用，包含查閱、復印檔案資料，多用于權利人的訴訟、納稅、貸款以及國家權力機關的調(diào)查取證;二是出具查詢結果證明，無房產(chǎn)的可享受一定的購房補貼、社會救助，有房產(chǎn)的是為了子女上學，以及國家公檢法機關查詢辦理查封等。

二、正確處理不動產(chǎn)登記檔案利用與保密的關系，提升檔案利用服務能力和水平

1.嚴格貫徹落實國家及相關部委制定的法律法規(guī)、規(guī)章制度，強化制度建設，規(guī)范化檔案查詢利用

1987年我國頒布了《中華人民共和國檔案法》，而后又陸續(xù)頒布了《中華人民共和國保密法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《中華人民共和國城市房地產(chǎn)管理法》等相關法律法規(guī)。關于不動產(chǎn)登記檔案資料的查詢利用、保密的相關規(guī)定要求，在國家實行不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度后，又相繼出臺了《不動產(chǎn)登記暫行條例》《不動產(chǎn)登記暫行條例實施細則》《不動產(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》等。檔案安全是檔案工作的底線，檔案安全保密工作在任何時候、任何情況下都不能有絲毫的疏忽和松懈。各級不動產(chǎn)登記機構及其工作人員，必須以國家法律法規(guī)為準繩，深化法制教育、強化法律意識，熟練掌握涉及不動產(chǎn)登記工作的一切法律法規(guī)，并靈活運用到不動產(chǎn)登記檔案利用接待工作中，守法守規(guī)、不越紅線一分一毫。

另外，在工作實踐中，務必根據(jù)本單位不動產(chǎn)登記檔案管理工作的實際情況，建立健全不動產(chǎn)登記檔案安全、保管、保密與查閱利用等制度。針對各式各樣的查檔問題及利用需求，及時開會討論、制定查檔操作規(guī)范，健全利用服務機制，統(tǒng)一做法、統(tǒng)一口徑，增強不動產(chǎn)登記檔案查詢利用工作的規(guī)范性。做到不僅能夠充分發(fā)揮不動產(chǎn)登記檔案的作用，還要維護權利人的合法權益不被侵犯。

2.加快數(shù)據(jù)整合，完善不動產(chǎn)登記一體化信息平臺，加強數(shù)據(jù)共享互通，提升信息化服務能力

隨著國內(nèi)房地產(chǎn)市場加速發(fā)展，不動產(chǎn)登記信息查詢需求與查詢量逐漸增多，并且查詢結果具有極高價值，使人們越發(fā)倡導不動產(chǎn)登記檔案查詢網(wǎng)絡化、自助化、開放化。因此，沒有網(wǎng)絡信息平臺的支撐，不動產(chǎn)登記檔案利用的質(zhì)量和效率的提升就無從談起。

國家實行不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度以前，土地、房屋、林地、草原、海域等不同不動產(chǎn)業(yè)務的管理和登記，分別由國土、房產(chǎn)、林業(yè)等相應部門各自負責，在受理、審核、登記、確權、測繪、發(fā)證等業(yè)務上以及檔案管理方面的標準，不同的機構有不同的規(guī)定。各省市縣、各層級不動產(chǎn)登記機構應積極響應國家號召，以“國土資源云”為基礎，盡快完成房屋、土地數(shù)據(jù)信息整合，加快推進不動產(chǎn)登記一體化信息平臺建設，完善數(shù)據(jù)庫。增加高效、便捷的網(wǎng)上查詢、自主查詢、共享查詢，實現(xiàn)公安、稅務、民政、審計、統(tǒng)計、財政、教育等各部門之間不動產(chǎn)登記有關信息依法依規(guī)共享互通，并做好電子檔案信息安全的防護，真正實現(xiàn)讓數(shù)據(jù)多跑路、讓群眾少跑腿。

3.提高工作人員業(yè)務素質(zhì)，強化責任意識、保密意識，筑牢檔案保密防線

（1）提高工作人員素質(zhì)，強調(diào)履職盡責

不動產(chǎn)登記檔案是一種特殊檔案，具有較強的專業(yè)性與知識性。檔案查詢工作涉及審批流程全過程中的邏輯判斷、庫房管理分區(qū)、產(chǎn)權、測繪、法律及規(guī)劃等方方面面。由于買賣過戶、拆遷征收、契稅優(yōu)惠、子女入學、公積金提取、申請保障房、法院查封、反腐或監(jiān)察工作等方面都需要查詢不動產(chǎn)登記檔案，所以檔案查詢數(shù)量多，檔案利用接待工作人員的勞動強度非常大。這就要求檔案工作人員具備極高的分析甄別能力，面對龐大、不同的利用主體，仔細甄別，掌握利用者的真實意圖，在查詢接待時準確、快速做好分類、分層、有所限制等工作。對待與條件不相符的申請查詢者，要曉之以理動之以情，令其心悅誠服，以維護社會穩(wěn)定。

因此，做好不動產(chǎn)登記檔案利用工作，不僅要具備相應的專業(yè)知識，還要熟練掌握黨和政府出臺的關于不動產(chǎn)登記管理的各種方針、政策。不僅要具備良好的職業(yè)道德、全心全意為人民服務的思想理念，還需要加強有關學科知識的學習，加強禮儀、著裝、行為舉止規(guī)范的培養(yǎng)。這就要求不動產(chǎn)檔案工作人員需要具備極高的專業(yè)素養(yǎng)、心理承受能力、良好的溝通能力，能夠解決遇到的突發(fā)問題和矛盾。

（2）強化工作人員保密意識，筑牢檔案的保密防線

《不動產(chǎn)登記暫行條例》第四章第二十六條，規(guī)定了不動產(chǎn)登記機構、不動產(chǎn)登記信息共享單位及其工作人員對不動產(chǎn)登記信息有保密義務，涉及國家秘密的不動產(chǎn)登記信息，應當依法采取必要的安全保密措施;第五章第三十二條也規(guī)定了，不動產(chǎn)登記機構、不動產(chǎn)登記信息共享單位及其工作人員，查詢不動產(chǎn)登記資料的單位或者個人違反國家規(guī)定，泄露不動產(chǎn)登記資料、登記信息，或者利用不動產(chǎn)登記資料、登記信息進行不正當活動，給他人造成損害的，依法承擔賠償責任;對有關責任人員依法給予處分;有關責任人員構成犯罪的，依法追究刑事責任。

自古以來，安居樂業(yè)是廣大人民群眾對美好生活亙古不變的追求之一。居所（房產(chǎn)、土地）是老百姓生存、生活的必需品，也是家庭財產(chǎn)關鍵、重要的組成部分，不動產(chǎn)登記備受廣大人民群眾關注。不動產(chǎn)登記檔案是不動產(chǎn)登記機構在不動產(chǎn)登記業(yè)務一系列活動中形成的具有保存價值的歷史記錄，因此不動產(chǎn)登記檔案具有很強的民生性。

不動產(chǎn)登記檔案中涉及的權利人個人隱私信息、商業(yè)機密的部分，一旦泄露，輕則損害當事人權益，重則擾亂房產(chǎn)交易市場規(guī)則、危害國家經(jīng)濟社會秩序和安全。因此，安全保密意識必須始終貫穿于不動產(chǎn)登記檔案資料收集、整理、保管、調(diào)取、查閱、利用等一系列工作中，深刻于每個不動產(chǎn)登記工作人員的靈魂中，筑牢檔案的保密防線。

4.完善檔案庫房、閱覽室監(jiān)控設備設施，做好查閱利用制度上墻公示

檔案庫房、檔案閱覽室務必完善監(jiān)控防盜設施，防止檔案被盜以及失密、泄密事件發(fā)生。檔案查閱制度、查閱流程及申請人需要提交的材料、不同的查閱主體可查閱的范圍、查閱注意事項和禁止事項、失密泄密責任及處理方式等，應做成查詢指南、告知書放到網(wǎng)站，做成公示牌掛在醒目地方，以便工作人員、辦事的人民群眾知悉、遵守。防止工作人員因不熟悉工作程序或出于人情、私心、泄露他人秘密，真正實現(xiàn)所有紙質(zhì)檔案調(diào)取、查閱有跡可循。

5.完善權限管理、強化激勵與懲罰機制，加強對工作人員的監(jiān)督，積極筑牢管理防線

不動產(chǎn)登記業(yè)務從申請受理到辦結，需要經(jīng)過審核、登簿、繕證、發(fā)證、收費、歸檔等一系列環(huán)節(jié)，合理設置各崗位工作人員的系統(tǒng)權限，完善系統(tǒng)查詢權限的管理，做到每一筆查詢業(yè)務都有留痕，實現(xiàn)所有電子檔案的瀏覽、下載保存、打印等行為都有跡可循，以便隨時調(diào)閱復核，避免超權限、超范圍查詢。遵照國家規(guī)定，結合本單位實際，建立健全保密以及失密、泄密行為的激勵與懲罰機制，加強對工作人員的監(jiān)督、約束，積極筑牢管理防線。

三、結語

綜上，不動產(chǎn)登記檔案作為一種種類多、數(shù)量大的新型業(yè)務檔案，是一種非常獨立的檔案門類。它不僅是國家檔案的重要組成部分，也是不動產(chǎn)權利設立、轉(zhuǎn)移、抵押、變更、查封、注銷等登記過程的權屬來源和審核依據(jù)，為維護不動產(chǎn)市場健康有序發(fā)展提供了有力支持，在國土資源保護、戶籍管理、法院訴訟、住房保障、地籍調(diào)查、國家稅收等各方面均發(fā)揮著重要作用。

從單純的房屋產(chǎn)權登記管理與國有土地管理，再到房地一體化的不動產(chǎn)登記管理，我國不動產(chǎn)登記檔案管理已出現(xiàn)重大改革，對不動產(chǎn)登記檔案所具有的完整性、安全性及高效利用的要求，將隨其管理事業(yè)的發(fā)展而長遠存在。這需要不動產(chǎn)檔案管理工作人員不斷加強學習，提高自身職業(yè)素養(yǎng)，增強法律意識、責任意識、保密意識，認真履職盡責，在充分發(fā)揮不動產(chǎn)登記檔案利用效果服務社會、服務生產(chǎn)、服務人民的同時，切實維護好權利人的合法利益。當然，還應該積極利用互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)管理不動產(chǎn)登記檔案信息，為新時代不動產(chǎn)登記檔案利用與保密工作賦予新的生命活力，為今后不動產(chǎn)檔案管理和利用工作提供新的思路。

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（作者單位：廣西壯族自治區(qū)桂林市不動產(chǎn)登記和房產(chǎn)交易中心）