董建芹 馬曉妍

[ 作者簡介 ]

董建芹，女，山東營縣人，山東省日照市莒縣衛(wèi)生健康綜合執(zhí)法大隊，中級，本科，研究方向：檔案管理。

馬曉妍，女，山東莒縣人，山東省日照市莒縣衛(wèi)生健康綜合執(zhí)法大隊，中級，本科，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

隨著科技的不斷進步和知識經(jīng)濟的發(fā)展，加快信息化建設已經(jīng)成為時代發(fā)展的要求，這也意味著科技管理手段勢必會取代傳統(tǒng)管理手段。眾所周知，新形勢下的檔案資源既有紙質(zhì)載體，又包括電子載體，這使得檔案資源在收集、管理、儲存、應用等方面發(fā)生了翻天覆地的變化。尤其電子檔案本身具備的機讀性、高密度性特點，以及檔案信息的集成化、數(shù)字化優(yōu)勢，均對檔案管理工作提出了全新的要求，需要管理人員以新觀念、新方法和新思路重新審視檔案管理工作。以上種種，均為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展帶來了全新契機。筆者主要分析加強新形勢下檔案管理工作的實踐途徑探索。

[ 關鍵詞 ]

改革措施;檔案管理;單位;檔案管理平臺

檔案作為重要的文件記錄單位過去的成長軌跡，對于確保社會的可持續(xù)發(fā)展和加強單位的全面管理具有重要意義。因此應充分重視單位的檔案管理，正確認識單位檔案管理的重要性，探索有效的檔案管理工作方法，滿足新時期單位的需求，最大限度地提高單位工作效率，為單位的持續(xù)健康發(fā)展提供動力。

1 單位加強檔案管理的意義

單位文件能真實反映每個項目的情況以及單位的生產(chǎn)和運行情況。它不僅是單位資產(chǎn)的重要組成部分，也是單位未來發(fā)展的基礎。科學的單位檔案管理有助于抵御單位未來發(fā)展中的風險，保護單位的利益和法定權(quán)利。單位檔案管理還可以幫助單位建立自己的單位文化，通過文件數(shù)據(jù)向員工展示單位的發(fā)展歷程，提高員工對單位的歸屬感和認同感，提高員工素質(zhì)，維護單位形象。

2 現(xiàn)階段檔案管理工作所存在的問題

2.1 現(xiàn)代化管理意識有所欠缺

對檔案管理認識相對落后主要表現(xiàn)為以下幾個方面。一是觀念較為模式化。隨著社會的發(fā)展，經(jīng)濟發(fā)展方式慢慢從計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟過渡，社會經(jīng)濟發(fā)展雖然進步了，但是檔案管理工作者的工作思路不能在短時間發(fā)生轉(zhuǎn)變，導致檔案管理工作水平得不到有效的提高。二是管理相對寬松。檔案管理工作開展目標不夠明確，實際工作過程也缺乏一定的靈活性和創(chuàng)新性，認為檔案管理僅僅是一般事務性工作，使得檔案管理工作應有的效能不能充分發(fā)揮出來。

2.2 檔案管理現(xiàn)代化人才相對不足

新形勢下，檔案管理工作發(fā)展的前提基礎是人才建設，想要推進檔案管理工作符合新時代發(fā)展要求，真正地實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、信息化，必須保證人才建設水平。只有掌握先進的專業(yè)知識和專業(yè)技術，知曉先進設備的使用和維護，同時兼具一定專業(yè)技能的人才才能保證新形勢下檔案管理工作的效果。但是大多企事業(yè)單位和機關單位的檔案管理人員的工作僅限于文件收發(fā)和傳送，對于現(xiàn)代化管理知識和操作技能的掌握程度還有些許欠缺。

2.3 檔案管理信息化的基礎設備相對薄弱

大部分單位對檔案信息化設備的投資較少，設備短缺和落后，區(qū)域發(fā)展不平衡的現(xiàn)象十分突出。目前仍有一些單位以傳統(tǒng)方式管理檔案，信息化建設進展緩慢，檔案管理信息化基本硬件設備投資不足，信息化基礎設施不完善，使檔案無法快速有效地被保護和利用。大量歸檔信息只能在各自的業(yè)務系統(tǒng)中傳播，而且難以通過關聯(lián)、共享和對接來使用，導致管理資源相對滯后、操作煩瑣，歸檔資源的優(yōu)勢未得到充分發(fā)揮。在欠發(fā)達地區(qū)，可能即使有計算機也是性能較差，沒有掃描儀、錄音機和防磁柜，文件編號仍然是手工管理的，沒有電子文件歸檔，很難滿足文件管理應用程序的要求。雖然一些單位引進了現(xiàn)代管理方法，并建立了數(shù)據(jù)庫，但大多數(shù)技術應用仍停留在簡單的操作中，如額外的文件目錄捕獲。

2.4 工作人員的素質(zhì)參差不齊

檔案管理人員的個人素質(zhì)、業(yè)務水平、業(yè)務熟練程度和認知水平都是影響檔案管理信息化的重要因素。檔案管理工作人員要學好信息技術知識，一些年齡較大的檔案管理人員無法適應，從而使檔案管理工作的效率降低，難以滿足新時代的要求。由于有些單位的負責人對于檔案管理并不了解，認為只是將材料存放保管好即可，對于檔案人員的進修、培訓等都認為沒有必要。檔案管理人員得不到及時充電，業(yè)務素質(zhì)得不到提高，無法適應檔案管理的信息化發(fā)展要求。

3 新形勢下檔案管理工作的實踐途徑

3.1 通過不斷創(chuàng)新促進檔案管理工作全面發(fā)展

首先，創(chuàng)新檔案管理理念。新形勢下，檔案管理工作既迎來了廣闊發(fā)展機遇，又面臨諸多新問題和新挑戰(zhàn)。在這一背景下，管理人員必須解放思想，緩解創(chuàng)新改革的緊迫感，并不斷完善檔案管理工作機制，有效提高管理人員創(chuàng)新能力和創(chuàng)造能力，為檔案管理工作的開展注入新的活力。其次，創(chuàng)新檔案管理模式。網(wǎng)絡技術的普及和應用，為檔案資源開發(fā)和利用帶來了發(fā)展機遇。管理部門需要在合理規(guī)劃管理網(wǎng)站、不斷完善法律體系的基礎上，進一步強化檔案信息資源建設水平，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案信息組織形式，同時構(gòu)建信息化檔案檢索系統(tǒng)。與此同時，還要全面推行網(wǎng)站安全維護管理機制，使網(wǎng)站成為檔案管理部門對外聯(lián)系的窗口，為檔案資源合理配置、深入開發(fā)、有效利用、實時共享奠定基礎。最后，創(chuàng)新檔案管理形象。檔案管理人員綜合素質(zhì)直接關系到檔案管理工作是否能夠順利開展，其形象是社會公眾評價檔案管理工作水平的重要標準之一。新形勢下，檔案管理人員需要明確自身在管理工作中的定位，并轉(zhuǎn)變管理理念。尤其隨著網(wǎng)絡技術的迅速發(fā)展，檔案信息獲取、識別、利用等方面的難題不斷增加，需要管理人員充分利用先進技術對檔案信息進行篩選、提煉和開發(fā)，并在實踐工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，有效提高自身專業(yè)水平和管理能力。在此基礎上，檔案管理部門還可以推行競爭機制，提高管理人員自我提升意識，調(diào)動其工作積極性，從而營造良好的工作氛圍，全面提升檔案管理形象。

3.2 實踐操作方面的創(chuàng)新

在檔案管理的日常創(chuàng)新工作中，應從實際方面考慮問題，完成相關的創(chuàng)新工作目標。單位檔案管理部門應樹立正確的服務意識，注重提高自己的服務水平和效果。加強知識管理工作，指導相關文件管理人員自覺創(chuàng)新，推動文件創(chuàng)新領域的相關活動。良好的檔案管理工作是單位各部門創(chuàng)新工作的重要組成部分，使各部門能夠提出正確的概念，積極參與實際創(chuàng)新活動，從而從根本上促進單位檔案管理的發(fā)展。各單位應加強信息資源建設，經(jīng)常整合資源，優(yōu)化檔案收集，提高檔案利用率。單位可以利用先進的網(wǎng)絡信息技術，在日常生產(chǎn)和實際操作過程中收集豐富的檔案，利用數(shù)字信息技術整合各種檔案資源，并在先進技術的支持下，確保單位檔案信息的收集、傳輸、存儲和利用的一體化。

3.3 加強專業(yè)化培訓，建立一支高素質(zhì)的人才隊伍

在當前改革不斷深入的大背景下，市場競爭的激烈程度也在不斷加劇，這對單位檔案管理工作人員提出了更加嚴格的要求。對此，單位應將自身發(fā)展目標和人才培養(yǎng)計劃有機地結(jié)合在一起，充分發(fā)揮單位人力資源部門的作用，要將單位員工的性格、特點以及能力作為依據(jù)，制訂具有針對性與合理性的人才培養(yǎng)計劃。同時，要指導單位員工制定自身的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，采取有效措施調(diào)動員工的積極性。此外，還要做好單位員工的信息化培養(yǎng)工作，組織員工積極學習檔案管理相關專業(yè)知識和技能，不斷從整體上提高自身的專業(yè)化水平，為檔案管理工作的提質(zhì)升級作出應有的貢獻。

3.4 創(chuàng)新服務方式，提升單位檔案利用水平

在市場經(jīng)濟體制下，檔案管理工作所面臨著的標準也變得更為嚴格，有關人員務必轉(zhuǎn)變思想觀念，運用創(chuàng)新思維對檔案服務模式進行優(yōu)化創(chuàng)新，確保各層次檔案利用者的基本需求得到有效滿足，更好地服務于單位發(fā)展。首先，為確保利用效率的真正提高，對有關檢索工具需采取合理編制，嚴格標準規(guī)范，實現(xiàn)一體化利用。其次，有關人員需對計算機方面知識做到熟練掌握，能夠?qū)n案信息完整準確地輸入計算機，以互聯(lián)網(wǎng)為平臺，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)絡平臺優(yōu)勢，高效利用檔案信息資源，實現(xiàn)服務渠道的有效拓展。最后，有關人員需對檔案翻閱率做到及時了解和掌握，針對利用率相對較高、作用價值突出的紙質(zhì)檔案，應當完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)檔案信息的安全有效存儲，最終形成完備的檔案數(shù)據(jù)庫，以此提供高質(zhì)量的信息檔案服務，實現(xiàn)檔案管理工作水平的有效提高。

3.5 完善檔案管理基礎建設

檔案資料是單位在長期的發(fā)展中逐漸形成的，是各單位最為寶貴的財富，檔案管理基礎化建設可以說是檔案管理工作的硬件保證，具體包括檔案管理庫房的建設和管理、檔案保管設施的采購和維修等。結(jié)合檔案保管實際要求，建立專門的檔案庫房，改善和優(yōu)化檔案保管條件和環(huán)境，對于一些重要的檔案文件，還要配備專門的檔案盒和檔案柜。新時期的檔案管理工作對于檔案基礎化建設也提出了較高的要求，在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案的存在方式大都是紙張，而現(xiàn)在的檔案不僅有紙質(zhì)版，還有電子版。為了妥善管理全部的檔案文件，必須升級檔案管理基礎設施，比如引入檔案管理軟件，積極應用現(xiàn)代化技術，為檔案管理工作打好堅實的基礎。同時，在日常管理工作中也要做好庫房管理，加強防火、防潮，必要時添加防毒藥劑、干燥劑等，防止檔案在漫長的儲存期間發(fā)生破損。對于異常重要、特別珍貴的檔案資料，如財務檔案，要制定專門的保管措施，一旦發(fā)現(xiàn)問題，立即進行處理。目前單位財務檔案已經(jīng)向著電子化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，財務檔案也不僅是紙質(zhì)版資料，而是出現(xiàn)了越來越多的電子財務資料，在管理這類檔案資料的時候，要做好備份，避免硬盤等存儲設備損壞或丟失。

3.6 加速檔案信息化建設，著力做好手段創(chuàng)新

檔案信息化建設早在20世紀末就已經(jīng)開展了，伴隨著信息技術的飛速發(fā)展，檔案信息化建設也呈現(xiàn)出不斷改進和創(chuàng)新的趨勢。結(jié)合檔案工作特點和機構(gòu)管理狀況，可以從以下幾個方面加快新時期檔案信息化建設。第一，加強機構(gòu)負責人對檔案信息化工作的關注，將信息化建設納入單位總體規(guī)劃，發(fā)布相關支持政策，推動檔案信息化建設有序發(fā)展。成立檔案信息化工作委員會，加大人力、財力支持力度，為信息化建設提供有力保障。第二，為了加快檔案數(shù)字化建設，政府機關和機構(gòu)應建立符合實際條件的數(shù)字模式。從長遠發(fā)展來看，自主數(shù)字化應是立足點，輔之以外包服務。根據(jù)檔案儲存利用的需要，應優(yōu)先重視常用檔案的數(shù)字化建設，確保信息化建設的內(nèi)容結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化，并在建設時間較長的條件下更好地適應實際需要。第三，制定信息化建設規(guī)劃，完善信息化建設規(guī)劃，從信息化建設目標、任務分工、實施階段、績效驗收、資本投入等方面制定總體規(guī)劃，有序開展檔案信息化工作。第四，嚴格執(zhí)行上級檔案管理部門對專項檔案信息化建設的具體要求。例如，如果實現(xiàn)了干部人事檔案的集中管理，沒有特別行政權(quán)限的檔案管理部門只需與上級部門合作，在不建立專業(yè)信息系統(tǒng)的情況下開展輔助工作。

4 結(jié)束語

概括地說，檔案管理是單位管理中應注意和遵守的長期工作，檔案管理的質(zhì)量與單位的興衰密切相關。特別是以現(xiàn)代信息技術應用為基礎的單位信息化進程日復一日地加快，給單位的運行和管理帶來了巨大挑戰(zhàn)，也給單位檔案工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。因此，提高單位檔案管理效率可以大大促進單位檔案管理的標準化和科學發(fā)展，提高單位的核心競爭力，這對促進新形勢下單位的長期穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展具有重要的積極意義。

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