饒磊

會議工作是一項政治性、全局性、系統(tǒng)性都很強的工作，也是一項多環(huán)節(jié)、重細(xì)節(jié)的工作。組織者應(yīng)以一種身臨其境的狀態(tài)在腦海中持續(xù)投射會議組織的每一個環(huán)節(jié)、每一處細(xì)節(jié)，在會議組織過程中保持視覺想象力，主動運用“畫面感”做好會議工作。

制訂方案時勾勒畫面

會議方案是會議組織安排的“綱”，是辦好一個會議的基礎(chǔ)和前提。要想在一個較短的時間內(nèi)，制訂出一份高質(zhì)量的會議方案，就必須學(xué)會在頭腦中“主動作畫”，將會議各要素作為線條，從而較為系統(tǒng)地勾勒出會議的基本框架。

在選擇會議時間時，應(yīng)結(jié)合當(dāng)前實際工作需要，根據(jù)出席領(lǐng)導(dǎo)及參會人員日程安排來確定合適時間，避免出現(xiàn)重要參會人員不能參會的情況。

在選擇會議地點時，要根據(jù)會議主題內(nèi)容、參會人員范圍和數(shù)量等，權(quán)衡所選會議場所空間是否合適。

在確定參會人員范圍時，參照以往類似會議，再對照本次會議主題內(nèi)容來調(diào)整確定參會范圍。

在擬訂會議議程時，要把領(lǐng)導(dǎo)意圖和實際需要結(jié)合起來，擬訂出合理的議程安排。

在新聞報道方面，應(yīng)結(jié)合慣例和會議具體情況確定報道的內(nèi)容和要求。

在任務(wù)分工方面，要將會議籌備需要的材料，涉及的會務(wù)工作和疫情防控等各項內(nèi)容做一個模塊化的梳理，堅持定人定崗定責(zé)，細(xì)化任務(wù)分工、明確操作細(xì)節(jié)，確保會務(wù)工作銜接緊密、運轉(zhuǎn)流暢。

會議籌備時完善畫面

會議籌備過程中，要按照會議方案的謀劃，添加更具體的“分鏡頭”，將這些零散的、無序的、模糊的輪廓組合成完整的、有序的、清晰的無限接近真實狀態(tài)的畫面。

在席次安排方面，要根據(jù)整理后的與會人員名單合理安排席次，同時結(jié)合視覺想象視情調(diào)整布局，確保席次安排妥當(dāng)合理。

在參會人員動線等方面，要站在參會領(lǐng)導(dǎo)和與會人員的角度檢查會場，模擬相關(guān)路線安排，確保入場標(biāo)識清晰、指引明確。特別需要注意的是，在會議中如有投票、頒獎、授牌等環(huán)節(jié)，要做好溝通和引導(dǎo)，確保人員走動順暢、便利，拍攝出來的畫面得體。

重大會議活動尤其是涉及議程較復(fù)雜、環(huán)節(jié)較多的會議，會前必須進行全要素演練，逐項推演各個細(xì)節(jié)，強化重點環(huán)節(jié)的配合銜接，對落實不到位或流程不順暢的地方及時進行調(diào)整。

會議進行時呈現(xiàn)畫面

會議一旦開始，就是一幅幅畫面的連續(xù)呈現(xiàn)，必須確保其流暢度和清晰度。

在會議開始前，要按照檢查清單逐項認(rèn)真進行會場實地考察，避免出現(xiàn)干擾畫面的意外情況。要著重檢查會場燈光、音響、話筒等設(shè)施設(shè)備是否正常，空調(diào)溫度是否合適，會議材料擺放是否準(zhǔn)確到位等。

此外，要預(yù)先考慮會議中可能出現(xiàn)的各種變化或意外情況，如音響設(shè)備故障、會議材料缺失、緊急醫(yī)療服務(wù)需求等。這些情況都要做好應(yīng)急預(yù)案，穩(wěn)妥應(yīng)對，確保畫面持續(xù)順暢。

會議過程中，要著重關(guān)注主持人、參會領(lǐng)導(dǎo)和與會人員的需求，要感受會場溫度變化、音控調(diào)節(jié)、視頻畫面等情況，及時作出反應(yīng)調(diào)整。

只有精準(zhǔn)規(guī)范做細(xì)會前檢查，緊張有序做好會場保障，穩(wěn)妥快速處置突發(fā)情況，才能確保會議畫面精彩呈現(xiàn)。