杜瑾

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷發(fā)展，各行各業(yè)開始進行信息化建設，企業(yè)管理也不例外。企業(yè)信息化建設是企業(yè)重要的管理工作之一，關系到企業(yè)工作的有序發(fā)展。目前，許多企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了信息化管理，但由于起步晚、經(jīng)驗不足，信息化建設還存在一些問題。在對加強企業(yè)行政管理工作信息化建設進行回顧的基礎上，主要對互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下企業(yè)行政管理信息化建設的現(xiàn)狀和存在的問題進行分析，并通過案例分析，提出幾條路徑，加強企業(yè)信息化建設，希望有助于提高企業(yè)行政信息化建設水平。

關鍵詞：企業(yè)行政管理工作;信息化建設;路徑

中圖分類號：F27 文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2022.18.023

1 相關研究綜述

1.1 研究背景

信息社會代表著社會進步的必然趨勢。利用信息技術改造企業(yè)已成為全球趨勢。這一趨勢主要有以下基本條件：一方面，信息通信基礎設施投資不斷增加。近年來，無論發(fā)達國家還是欠發(fā)達國家在信息和通信基礎設施方面都投入了大量資金。政府部門或機構在企業(yè)信息交流基礎設施方面的大量投資，不但為企業(yè)信息化發(fā)展提供了優(yōu)越的硬件環(huán)境，而且也為企業(yè)進行電子商務活動開辟了新的場地和對象。另一方面，國內(nèi)乃至全球已經(jīng)進入數(shù)字化經(jīng)濟發(fā)展時代，企業(yè)對信息化越來越重視。今后，擁有信息化的企業(yè)才能在激烈的市場競爭中占有一席之地。這主要表現(xiàn)在以下方面：其一，信息化設施的投入與使用。如今，物聯(lián)網(wǎng)技術已經(jīng)應用到我們的日常生活中，手機支付已經(jīng)成為日常生活中的常見現(xiàn)象。這一切也都有賴于信息設施的投入。其二，信息觀念的改變與更新。例如，電子商務的運用同時實現(xiàn)了商品采購與營銷，這是企業(yè)應用信息化重要體現(xiàn)。

1.2 行政管理與企業(yè)信息化建設的關系

第一，企業(yè)信息化建設是行政管理的客觀要求。信息化的目的是要使企業(yè)充分開發(fā)和有效利用信息資源，把握機會，做出正確決策，增強企業(yè)運行效率，提高企業(yè)的競爭力水平。所以，信息化建設是企業(yè)進行行政管理的客觀要求，也是企業(yè)適應不斷變化的市場環(huán)境的必要手段。

第二，企業(yè)行政管理信息化是企業(yè)參與國際競爭的需要。當前，信息技術在企業(yè)發(fā)展的過程中發(fā)揮著重要作用。一方面，中國企業(yè)可以嘗試參與國際資源的分配。另一方面，它也將帶來巨大的挑戰(zhàn)。企業(yè)必須認識到，信息資源是企業(yè)的命脈。誰有強大的信息收集、處理和傳播能力，誰有條件獲得競爭優(yōu)勢，誰能抓住市場機遇，誰就有機會贏得最后的勝利。對于企業(yè)行政管理而言，更需要借助信息化手段快速實現(xiàn)“政令”傳達，優(yōu)化組織結構和管理制度。

1.3 企業(yè)行政管理工作是信息化建設的關鍵

第一，要注意網(wǎng)絡的可靠性。在企業(yè)行政管理工作中，保證網(wǎng)絡的正常運行是非常重要的，信息化建設要保證不因網(wǎng)絡故障或變化而造成業(yè)務中斷。信息化建設需要保證網(wǎng)絡的穩(wěn)定，這種網(wǎng)絡穩(wěn)定性特性應保證不會造成服務質(zhì)量的瞬間惡化，更不會造成服務中斷。

第二，要注意網(wǎng)絡的可擴展性。從企業(yè)發(fā)展角度看，信息化系統(tǒng)的業(yè)務應用和使用人數(shù)的不斷擴大是必然的發(fā)展趨勢。企業(yè)的網(wǎng)絡系統(tǒng)正面臨數(shù)據(jù)流量不斷增加的壓力。在網(wǎng)絡系統(tǒng)方面，企業(yè)行政管理要充分考慮信息化系統(tǒng)的可擴展性，保證對網(wǎng)絡系統(tǒng)的投資。

第三，要注意網(wǎng)絡的可管理性。隨著網(wǎng)絡中設備的不斷增加和網(wǎng)絡技術的日益復雜，網(wǎng)絡管理的重要性越來越明顯。網(wǎng)絡的復雜性導致了系統(tǒng)運行中不確定因素的增加和可靠性的降低。停機時間越長，損失越大。

第四，要注意網(wǎng)絡安全性。計算機技術的應用給企業(yè)行政管理帶來極大便利的同時，也帶來了復雜的信息技術挑戰(zhàn)。企業(yè)行政管理基于互聯(lián)網(wǎng)技術的開放式網(wǎng)絡系統(tǒng)是企業(yè)信息化建設和發(fā)展的趨勢。在計算機的操作過程，網(wǎng)絡安全是信息化建設中需要考慮的關鍵因素。

第五，避免形成信息“孤島”。隨著企業(yè)對信息化的重視，基于工作需要，各業(yè)務部門從自身工作出發(fā)建立各自的信息化應用平臺，往往導致各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)孤立，勾稽關系混亂，無法為企業(yè)決策提供依據(jù)。這時就要通過行政干預，首先確定企業(yè)信息化發(fā)展戰(zhàn)略，以此為指導，協(xié)調(diào)各業(yè)務系統(tǒng)之間的信息化建設思路，將系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)勾稽關系進行明確，再實施信息化開發(fā)。

1 強化企業(yè)行政管理工作信息化建設的現(xiàn)狀分析

1.1 我國企業(yè)行政管理工作信息化建設存在的問題

1.1.1 信息化軟硬件設施配備不足

目前，我國大部分企業(yè)正在逐漸實現(xiàn)信息化建設，建立了覆蓋企業(yè)的網(wǎng)絡，積極推廣數(shù)字資源。然而，目前這些信息硬件和軟件設施大多用于企業(yè)核心業(yè)務部門，很少用于行政工作?？偟膩碚f，企業(yè)管理信息化的軟硬件設施還不足以滿足實際管理工作的需要，今后需要進一步加強。另外，企業(yè)管理信息化建設需要技術和軟件的支持，技術支持成本較高，很多企業(yè)在信息化建設過程中，由于企業(yè)管理的調(diào)度資金有限，這使得信息化軟硬件設施配備不足，一旦資金需求得不到滿足，就會嚴重影響企業(yè)行政管理信息化建設的進程。

1.1.2 管理人員信息化素質(zhì)不足

無論信息管理平臺多么完善，仍然需要人們在計算機終端上進行操作，才能實現(xiàn)高效的管理。然而，企業(yè)行政管理人員仍然保持著傳統(tǒng)的管理理念，缺乏信息化管理意識，使得企業(yè)行政管理信息化建設缺乏時代性，難以適應大數(shù)據(jù)時代信息化的快速發(fā)展。從企業(yè)管理信息化發(fā)展的實際過程來看，很多企業(yè)沒有充分利用信息技術進行管理，信息的應用程度不夠高，從而阻礙了信息管理在新時代的采用，無法跟上信息時代發(fā)展的步伐。

1.1.3 基礎信息的準確性不足

企業(yè)行政信息管理系統(tǒng)需要統(tǒng)一的信息采集標準來保證基礎信息的準確性。目前，很多企業(yè)的信息管理系統(tǒng)還不能完全滿足這些要求。這是因為企業(yè)的工作活動日程變化很大，系統(tǒng)有時無法及時更新。此外，管理者本身對信息變化缺乏關注和敏感性，沒有及時更新信息管理系統(tǒng)中的相關內(nèi)容。企業(yè)要從傳統(tǒng)的行政管理模式到信息化管理的轉(zhuǎn)變過程不是一蹴而就的。很多企業(yè)的行政管理工作還沒有完全信息化，信息化工具的具體應用還不成熟，基礎信息的準確性不足，導致企業(yè)行政管理信息化水平較低。

1.1.4 信息化建設不受重視

在大數(shù)據(jù)時代，隨著企業(yè)對信息收集、數(shù)據(jù)分析和管理的需求，在我國大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)開始實施信息化，但一些行政管理部門沒有意識到信息化建設的重要性，缺乏信息化建設的意識，這就導致行政部門內(nèi)部崗位設置不健全，無信息化建設專業(yè)人才，進而導致信息化建設緩慢。在目前國家鼓勵實施信息化建設的同時，一些企業(yè)仍不愿主動了解信息化管理的優(yōu)勢，這是阻礙企業(yè)行政信息化建設的主要因素之一。

1.1.5 制度管理缺乏規(guī)范性

在信息需求量巨大的背景下，我國還沒有統(tǒng)一的企業(yè)行政信息化管理標準。對于大多數(shù)企業(yè)來說，如何使行政管理人員利用網(wǎng)絡和計算機按照行業(yè)標準開展日常行政工作，并在出現(xiàn)問題時積極追蹤和依法遵守，仍然是一個亟待解決的問題。但是，很多企業(yè)內(nèi)部沒有專業(yè)的信息化管理部門，或者還在沿用傳統(tǒng)的管理制度，一些單位的管理人員不遵守規(guī)章制度，缺乏規(guī)范化造成行政管理混亂、職責分配不清。另外，有些單位只是在舊的經(jīng)驗基礎上制定新的制度。系統(tǒng)管理過于正式，缺乏針對性和靈活性，反倒降低了信息管理的效率，增加了信息管理的成本。

1.1.6 信息化軟硬件存在安全漏洞

電腦等軟硬件設施以及互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應用是信息化的主要前提。目前，由于大多數(shù)公司的行政管理人員使用的電腦軟硬件設施配置并不高，且各單位一般沒有高素質(zhì)的電腦安全工程師，有針對性地特種信息系統(tǒng)與安全軟件開發(fā)速度較慢，且高端信息的防泄漏、防盜用技術也沒有得到廣泛應用，極易造成公司內(nèi)部行政管理數(shù)據(jù)的泄漏與篡改，給公司帶來巨大經(jīng)濟損失;另外，由于一些企業(yè)很少對工作人員進行計算機網(wǎng)絡應用方面的專業(yè)培訓，一些工作人員在工作過程中可能會出現(xiàn)亂操作、誤操作的情況，造成數(shù)據(jù)的丟失和混亂。

1.2 企業(yè)行政管理工作信息化建設的重要作用

1.2.1 有利于提高工作效率

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和單位經(jīng)濟活動的增多，傳統(tǒng)的行政管理工作已不能滿足單位大量的數(shù)據(jù)管理，也增加了行政人員的工作強度，信息化管理取代傳統(tǒng)的行政管理是發(fā)展的必然趨勢。數(shù)字化、信息化可以使行政數(shù)據(jù)的創(chuàng)建、修改、存儲、共享、分析更加高效，相比之下，信息化建設不僅節(jié)省人力物力，同時也提高了工作的準確性和效率，在行政辦公中具有重要意義。

1.2.2 有利于提高行政管理能力

行政管理在企業(yè)管理中的主要作用是管理、協(xié)調(diào)和服務。行政管理在企業(yè)管理中可以通過信息系統(tǒng)的合理利用體現(xiàn)信息化對企業(yè)行政管理執(zhí)行力的幫助。信息化建設能夠推動企業(yè)管理制度的制定和執(zhí)行，有效實現(xiàn)辦公事務充分地發(fā)揮其應有的作用。信息數(shù)據(jù)共享和集成的滯后導致工作人員的效率低下。只有利用規(guī)范高效的信息系統(tǒng)，才能降低企業(yè)行政管理中存在的各種風險，進而提高單位的整體運行效率。

2 案例剖析

2.1 企業(yè)行政工作信息化建設的案例

我國企業(yè)行政工作管理經(jīng)過20多年的發(fā)展，取得了很大的進步，但目前的狀況仍然很不均衡。大規(guī)模的企業(yè)管理信息化始于20世紀80年代的歐美和20世紀90年代的日本。很多企業(yè)每年用相當于銷售額1%的預算來推進企業(yè)行政工作信息化。行政工作信息化的目的是提高企業(yè)競爭力，提高企業(yè)業(yè)務質(zhì)量和績效，行政工作信息化是以組織結構、業(yè)務流程和企業(yè)文化的變革為基礎的。無論是實現(xiàn)ERP、SCM還是CRM，成功的先決條件是：一種實時提供準確信息和數(shù)據(jù)的一致工作作風，一種信息共享的企業(yè)文化，一種以業(yè)務流程為導向的無國界的組織結構，一種企業(yè)內(nèi)外流程一體化的企業(yè)，具備這些條件的中國企業(yè)并不多。經(jīng)過20多年的改革開放，海爾集團已經(jīng)脫離了計劃經(jīng)濟，從根本上改變了員工的觀念，建立了獨特的、彈性的、有活力的企業(yè)文化，創(chuàng)造性地開發(fā)了歐美管理方法在中國的應用，從中國傳統(tǒng)文化中學習管理的精髓。再比如廣州SDX軟件有限公司成立于2008年，是中國著名的企業(yè)移動信息服務提供商，在全國擁有800多名員工和18家分支機構。是中國企業(yè)移動應用服務領域的上市企業(yè)之一。公司自成立以來，一直致力于企業(yè)移動信息化的研究和移動云平臺技術的創(chuàng)新與服務。公司成立后，企業(yè)購買了Salesforce云服務，并推動銷售團隊在日常工作中使用Salesforce來維護客戶信息、跟蹤銷售機會、管理銷售合同和其他關鍵銷售信息。通過Salesforce，管理人員可以了解銷售人員的工作情況、重要銷售機會的促銷階段，并預測未來的銷售業(yè)績。隨著公司業(yè)務和項目團隊的不斷壯大，人力資源管理信息化和項目管理信息化設施也在不斷升級和改變，公司行政部也逐漸實現(xiàn)無紙化自動辦公，管理辦公申請、辦公審批等內(nèi)部事務的效率得到了極大地提升。

2.2 對我國企業(yè)行政管理工作信息化建設的啟示

隨著近年來信息決策和方向的發(fā)展變化，一些企業(yè)需要放棄部門級、孤立的信息系統(tǒng)，根據(jù)新的發(fā)展要求梳理管理需求，通過實施企業(yè)級項目管理系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)一體化管理。例如，會議信息化管理系統(tǒng)，通過建立會議室資源信息板，實現(xiàn)對會議室占用、預訂和應用的便捷查看，通過智能掃描代碼值機，實現(xiàn)高效的會議組織，會議任務的可視化。該系統(tǒng)通過高效召集、執(zhí)行任務和記錄整個過程，大大提高了辦公效率。再如資產(chǎn)信息化管理，通過建立統(tǒng)一的數(shù)字資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)企業(yè)對固定資產(chǎn)的智能化、規(guī)范化管理。持續(xù)推進資產(chǎn)購置、領用、借用、維護、報廢全過程管理，配備審批助手，實時了解資產(chǎn)盤點領用情況。因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，在未來企業(yè)行政管理信息化建設中，相關人員還需要對行政管理中產(chǎn)生的各類文件、報告、圖片、數(shù)據(jù)等信息進行收集、保存、借閱、更新、銷毀，從而利用這些信息進行統(tǒng)計分析，為企業(yè)發(fā)展提供全面的數(shù)字化服務。企業(yè)既要順應信息化發(fā)展潮流，以大數(shù)據(jù)、云計算等技術為支撐，構建企業(yè)行政信息化管理平臺，對企業(yè)行政數(shù)據(jù)進行及時傳遞、量化分析、實時分析、智能分析，從而促進企業(yè)行政管理水平提升。

3 加強企業(yè)行政管理工作信息化建設的路徑

3.1 建立健全企業(yè)行政管理工作信息化建設的組織體系

第一，企業(yè)應盡快建立完善統(tǒng)一的信息標準體系，根據(jù)國家頒布的相關管理信息化建設的標準和要求，結合企業(yè)實際發(fā)展和管理情況，不斷完善企業(yè)行政信息管理規(guī)范和技術。第二，有效的制度是企業(yè)行政管理信息建設發(fā)展的基礎。因此，為了更好地開展企業(yè)行政信息管理工作，企業(yè)必須建立健全企業(yè)行政管理工作信息化建設的組織體系，積極轉(zhuǎn)變觀念，進一步完善信息管理系統(tǒng)，建立一套有利于信息收集、存儲和管理的管理系統(tǒng)，從而使企業(yè)行政信息管理的發(fā)展更加規(guī)范、高效。

3.2 加強企業(yè)信息化管理人才建設

為滿足企業(yè)行政管理信息化建設對人才的需求，企業(yè)應加強企業(yè)信息化管理人才建設，加快信息技術人才的培養(yǎng)，提高信息人才素質(zhì)，并盡快建立一支高素質(zhì)、專業(yè)化的信息管理隊伍，從而從根本上提高信息管理水平，滿足實際工作需要。同時，企業(yè)應建立合理的人才激勵制度，提高管理人員的工作積極性。

3.3 加強企業(yè)行政管理工作信息化建設的保障

加強企業(yè)行政管理工作信息化建設的保障是企業(yè)行政信息化建設過程中的一項重要任務。一方面，企業(yè)行政管理人員在進行行政數(shù)據(jù)管理時，必須保證企業(yè)各項工作活動信息的準確性，通過加強對基礎信息的核實，不斷發(fā)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)中的錯誤，并且要及時地糾正。企業(yè)行政管理信息化建設的基礎除了要根據(jù)實際情況管理專門人才，還有必要利用各種軟件進行數(shù)據(jù)信息化保存和管理，從而大幅度提高數(shù)據(jù)信息的準確性，進一步實現(xiàn)自動信息管理模式。

4 結論

總而言之，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，我國企業(yè)行政管理信息化建設逐漸被重視起來，在未來會成為企業(yè)管理的重要部分。因此，企業(yè)要不斷學習國內(nèi)外企業(yè)行政管理的經(jīng)驗和教訓，不斷加強和建設行政信息化管理體系，進一步加快企業(yè)行政管理人員的技能培訓，從而提高企業(yè)行政信息化管理水平，從而進一步促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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