遲倩穎

疫情常態(tài)化下，為了確保大會的順利進行，保證與會人員的正常出席，杜絕一些突發(fā)狀況的發(fā)生，許多企業(yè)會選擇提前制定應(yīng)急處理預(yù)案。近日，本刊記者采訪到三亞捷程智遠商務(wù)會展有限公司總經(jīng)理程紹玲，她在介紹大型會議策劃方案時，認為應(yīng)該從細節(jié)出發(fā)，著重做好防疫防控措施，提升辦會期間的風險意識。

打破常規(guī) 預(yù)案需有側(cè)重點

據(jù)程紹玲介紹，當下大型會議能否舉辦，首要考慮的是當下疫情防控的要求。“以我們所在城市為例，對于三亞地域性比較強的會展公司來說，疫情拐點風向標只能參考北上廣一線城市的疫情防控情況要求以及社會面清零狀況來判斷?！彼a充道。程紹玲認為，線下場地規(guī)劃、方案的可執(zhí)行性、人員流動數(shù)據(jù)跟蹤等是需要重點考慮的要素。她接著說：“同時我們應(yīng)該打開一個新的思路，那就是常規(guī)線下活動在疫情下存在許多風險，因此需要在活動規(guī)模和形式上有變革的思維，例如可以‘重線上，輕線下’，來提前做好預(yù)案以應(yīng)對突發(fā)情況?！?/p>

提升主辦方有效預(yù)防和及時控制的能力

程紹玲稱，舉辦會議遇到突發(fā)事件對主辦方來說是最大的挑戰(zhàn)，而保證自身具備有效預(yù)防和及時控制的能力十分必要。需要考慮的因素包括：制定預(yù)案的適用范圍；確定會議期間的工作原則；組建應(yīng)急組織體系及職責，確保會議管理系統(tǒng)的適用以及穩(wěn)定性，規(guī)格較高的會議可以考慮定制專屬會議系統(tǒng)。總體預(yù)算也是需要控制的，可根據(jù)需求有所浮動?！皩τ陬A(yù)案執(zhí)行的后期處置能力，也往往考驗著主辦方，例如是否能安撫參會人員的情緒和降低其利益損害，遇到不能解決的突發(fā)狀況，有沒有渠道尋求幫助，有沒有正面的報道來鼓舞人心等等?！背探B玲解釋道。

延期也是預(yù)案的一部分

據(jù)程紹玲介紹，目前因為疫情或其他突發(fā)事件而無法舉辦的會議，大多數(shù)主辦方或PCO還是傾向選擇延期，更改舉辦地的情況不多。因為主辦方在前期選取舉辦地是經(jīng)過多重因素考量，所以多半選擇延期待疫情平穩(wěn)后重新謀劃。會議延期或取消對參會、參展嘉賓帶來影響是必然的，關(guān)鍵在于如何做好與參會、參展嘉賓的溝通與維護工作?！耙蛞咔橛绊懘蠹疫€都比較能夠理解，畢竟疫情截止到目前已經(jīng)將近3年了，各行各業(yè)對疫情帶來的影響都能很客觀的看待和應(yīng)對?！背探B玲接著說，“相較于更換舉辦場地會帶來更多的突發(fā)狀況，會議延期舉辦也是疫情常態(tài)化下一種最常見的預(yù)案策劃，因為主辦方在對一場會議是否帶來交易收益不太可控的情況下，會為了保證會議品牌的延續(xù)性，和會議舉辦場地長久合作的效益，以及企業(yè)的影響力而堅持?！?/p>