王偉

（上海大學(xué)檔案館，上海 200444）

0 引 言

學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)的三大子系統(tǒng)分別是接待登記系統(tǒng)、館藏管理系統(tǒng)、轉(zhuǎn)遞登記系統(tǒng)。在全國范圍內(nèi)看來，有不少的高校已建成不同程度的館藏管理系統(tǒng)，如截至2020年，“在沈陽市的19所本科學(xué)校中，已有一半以上的學(xué)校應(yīng)用了檔案管理軟件進行學(xué)生檔案的管理。其功能主要是錄入學(xué)生基本信息，如班級、學(xué)號、姓名等。通過輸入學(xué)生信息快速查詢學(xué)生檔案情況，可供學(xué)生利用?！钡谴蠖鄶?shù)高校的接待登記系統(tǒng)和轉(zhuǎn)遞登記系統(tǒng)的建設(shè)比較滯后，嚴(yán)重影響了學(xué)生檔案管理信息化水平的進步。

接待登記系統(tǒng)是高校學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)的重要組成部分，是與館藏管理系統(tǒng)、轉(zhuǎn)遞登記系統(tǒng)并列的學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)的三大子系統(tǒng)之一，包含登記界面和登記管理兩大部分。接待登記系統(tǒng)與其他二個子系統(tǒng)有交集，它的數(shù)據(jù)可以被館藏管理系統(tǒng)顯示起到備注提醒的作用，也可以用于轉(zhuǎn)遞登記系統(tǒng)的歸檔及轉(zhuǎn)檔材料的自動比對。為了建成一個高質(zhì)量的接待登記系統(tǒng)，很有必要探討它的原則、方法與內(nèi)容，研討它的實踐和未來。

1 登記界面設(shè)計的原則、方法與內(nèi)容

1.1 登記界面設(shè)計的原則

1.1.1 學(xué)號即是檔號的原則

在高校學(xué)生檔案管理工作中，學(xué)號即是檔號。庫房的實體管理以學(xué)號為主，或結(jié)合年級或結(jié)合學(xué)院上架、排架。檔案實體的歸檔以學(xué)號作為尋找檔案袋的唯一途徑。檔案實體的利用以學(xué)號（輔助以姓名）作為調(diào)檔的唯一途徑，并以學(xué)號將檔案還架。

與檔案實體管理基本一致，在接待登記系統(tǒng)中學(xué)號也發(fā)揮著非常關(guān)鍵的作用。在高校學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)中，無論是歸檔、利用還是轉(zhuǎn)檔，均以學(xué)號作為唯一搜索途徑。

1.1.2 簡潔易用、全面準(zhǔn)確的原則

登記界面的設(shè)計要堅持簡潔易用、全面準(zhǔn)確的原則。簡潔就是簡單明了，一目了然。易用就是方便教職工、學(xué)生、校外人員的使用。全面就是包含了學(xué)生檔案接待工作的方方面面。從面向?qū)ο髞碚f，有校內(nèi)學(xué)院，有校外單位；從辦事人員身份來說，有教職工、學(xué)生、校外人員；從辦理事項來說，有歸檔、利用、轉(zhuǎn)檔等三大事項。

1.2 登記界面設(shè)計的方法

登記界面設(shè)計的方法主要有二種，一種是分級下拉框顯示的方法，另一種是顯示和隱藏相結(jié)合的方法。

登記界面的設(shè)計難點在于如何既全面準(zhǔn)確、又簡潔易用地去體現(xiàn)復(fù)雜的組合關(guān)系。辦事人員身份有三種，辦理事項有三大類，每一大類下又有若干內(nèi)容。經(jīng)過深思熟慮，上海大學(xué)最終主要采取了分級下拉框顯示的辦法以及顯示和隱藏相結(jié)合的辦法。需要分級下拉的包括：辦事人員的三種身份，辦理事項的三大類。需要顯示的包括：歸檔內(nèi)容、利用內(nèi)容、轉(zhuǎn)檔內(nèi)容；需要隱藏的為歸檔詳細(xì)內(nèi)容（勾選歸檔內(nèi)容后才會顯示）。

勾選選項時采取打“√”的方式，包括對歸檔內(nèi)容、歸檔詳細(xì)內(nèi)容、利用內(nèi)容、轉(zhuǎn)檔內(nèi)容均采取方框中打“√”的方式。登記人在確認(rèn)提交登記信息后，可以看到自己當(dāng)前的登記信息，幫助登記人隨時掌握登記信息的準(zhǔn)確與否、完整與否。

1.3 登記界面設(shè)計的內(nèi)容

1.3.1 登記人的分類和信息獲取

登記人的分類。當(dāng)?shù)怯浫藶榻搪毠r，辦理事項包括歸檔、利用、轉(zhuǎn)檔三項；當(dāng)?shù)怯浫藶閷W(xué)生時，辦理事項僅包括利用、轉(zhuǎn)檔二項，因為學(xué)生無歸檔權(quán)限；當(dāng)?shù)怯浫藶樾Ｍ馊藛T時，辦理事項也僅包括利用、轉(zhuǎn)檔二項，因為校外人員亦無歸檔權(quán)限。

獲取登記人信息有二種方式，一種是刷卡方式，另一種是手動輸入方式。在登記界面設(shè)“刷卡”選項，利用高校師生的校園卡以及校外人員的身份證刷卡。手動輸入則需要登記人使用鍵盤輸入工號、姓名、部門、聯(lián)系電話等信息。

當(dāng)校園卡刷卡后，工號（學(xué)號）、姓名、部門自動顯示，然后登記聯(lián)系電話，再搜索學(xué)號，進入辦理事項登記。如是手動輸入方式，使用者手動輸入“工號（學(xué)號）、姓名、部門、聯(lián)系電話”后，搜索學(xué)號，進入辦理事項登記。

當(dāng)身份證刷卡后，則自動顯示姓名、身份證號，然后手動輸入聯(lián)系電話、工作單位，再搜索學(xué)號，進入辦理事項登記。如是手動輸入方式，使用者手動輸入“姓名、身份證號、聯(lián)系電話、工作單位”后，搜索學(xué)號，進入辦理事項登記。

對校內(nèi)人員進行讀卡識別需要獲得學(xué)校信息主管部門的支持。對校外人員進行讀卡識別則需要相關(guān)部門授權(quán)聯(lián)網(wǎng)。如果實施讀卡識別的條件尚不足夠，則可以采取手動輸入的方式。另外，登記人的工作證、學(xué)生證或者身份證要經(jīng)過檔案館工作人員的查驗。

1.3.2 辦理內(nèi)容

辦理事項有三大類，即歸檔、利用、轉(zhuǎn)檔。辦理內(nèi)容又可以分為歸檔內(nèi)容、利用內(nèi)容、轉(zhuǎn)檔內(nèi)容三大類。具體內(nèi)容又依據(jù)辦理事務(wù)名稱或者材料名稱一一列出。

1.3.2.1 歸檔內(nèi)容

歸檔僅針對登記人為教職工身份，而學(xué)生和校外人員沒有歸檔權(quán)限。歸檔內(nèi)容有本科新生檔案、碩士新生檔案、博士新生檔案、本科生畢業(yè)材料、研究生畢業(yè)材料、學(xué)籍發(fā)文等，如圖1所示。有時在歸檔環(huán)節(jié)會碰到需要登記多條數(shù)據(jù)的情況，可以采取批量歸檔或者逐條輸入的辦法解決。歸檔的各項具體內(nèi)容均需要附加批量歸檔功能。批量歸檔的“數(shù)據(jù)操作具有智能性，能夠自動檢查數(shù)據(jù)的合法性，具有錯誤提示功能”，能夠根據(jù)庫存數(shù)據(jù)提示批量歸檔表格中學(xué)號、姓名的不一致。

圖1 登記人為教職工時的歸檔登記界面

對于本科生的新生材料歸檔來說，以上海大學(xué)為例，主要有新生入學(xué)登記表、身份證復(fù)印件、戶口簿復(fù)印件、高中畢業(yè)生登記表、考生材料、團/黨材料、獎懲材料、其他材料。

對于碩士研究生的新生材料歸檔來說，以上海大學(xué)為例，一般是身份證復(fù)印件、研究生新生入學(xué)登記表、報考攻讀碩士學(xué)位研究生登記表、復(fù)試表、高中畢業(yè)生登記表、本科畢業(yè)生登記表、本科成績單、入團志愿書、正式黨員材料、其他材料。

對于博士研究生的新生材料歸檔來說，以上海大學(xué)為例，一般是身份證復(fù)印件、博士研究生新生入學(xué)登記表、報考攻讀博士學(xué)位研究生登記表、復(fù)試表（含2份專家推薦信）、高中畢業(yè)生登記表、本科畢業(yè)生登記表、本科成績單、碩士入學(xué)材料、碩士成績單、碩士畢業(yè)生登記表、碩士學(xué)位材料、入團志愿書、正式黨員材料、其他材料。

登記人為教職工時，可以進行畢業(yè)材料歸檔。畢業(yè)材料歸檔分為本科生畢業(yè)材料和研究生畢業(yè)材料二類，研究生畢業(yè)材料包含碩士研究生和博士研究生的畢業(yè)材料。畢業(yè)材料歸檔的登記界面和具體歸檔內(nèi)容如圖2所示。

圖2 畢業(yè)材料歸檔的登記界面

學(xué)籍發(fā)文主要是本科生和研究生的各種學(xué)籍文件，包括退學(xué)文、休學(xué)文、復(fù)學(xué)文、碩博連讀文、保留學(xué)籍文等。

1.3.2.2 利用內(nèi)容

登記人無論是教職工，還是學(xué)生和校外人員，都對學(xué)生檔案有利用的權(quán)利，但是這種權(quán)利受到限制的范圍不同。同時，利用內(nèi)容均無須做批量上傳功能。

當(dāng)?shù)怯浫松矸轂榻搪毠r，利用內(nèi)容有查閱、政審、黨員材料借閱、團員材料借閱、團員材料歸還、出具證明、復(fù)印。

當(dāng)?shù)怯浫松矸轂閷W(xué)生時，利用內(nèi)容有出具證明、復(fù)印。

當(dāng)?shù)怯浫松矸轂樾Ｍ馊藛T時，利用內(nèi)容有查閱、政審、黨員材料借閱、黨員材料歸還、出具證明、復(fù)印，如圖3所示。

圖3 登記人為校外人員時的登記界面

1.3.2.3 轉(zhuǎn)檔內(nèi)容

教職工、學(xué)生和校外人員都可以交來報到證白聯(lián)，但是只有教職工、學(xué)生有權(quán)利取走報到證白聯(lián)。視檔案轉(zhuǎn)遞的需要，學(xué)生的報到證白聯(lián)、調(diào)檔函、戶口簿身份證復(fù)印件要交紙質(zhì)版到檔案館，有的學(xué)生出于改打報到證的需要還會取走報到證白聯(lián)。交報到證白聯(lián)的登記界面需要做好批量上傳功能。登記人為學(xué)生時具體的轉(zhuǎn)檔登記界面如圖4所示。

圖4 登記人為學(xué)生時的轉(zhuǎn)檔登記界面

對于已經(jīng)建成學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞登記系統(tǒng)的高校，建議實現(xiàn)調(diào)檔函、戶口簿身份證的拍照上傳，學(xué)生不用再交來紙質(zhì)版。

2 登記管理界面設(shè)計的內(nèi)容

2.1 待辦理和已辦理

設(shè)立“接待人”一欄，在登記數(shù)據(jù)列表里可以一目了然地看到接待人是誰。在搜索欄可以用接待人的姓名或者工號搜索其當(dāng)天或某一天或某一段日期的接待信息。待辦理的登記數(shù)據(jù)的顏色為系統(tǒng)默認(rèn)的黑色，接待完成的顏色為綠色，以示區(qū)別。對待辦理的登記數(shù)據(jù)，接待人有權(quán)將其刪除，無權(quán)修改。對接待完成的數(shù)據(jù)，接待人需經(jīng)過一定程序才可以刪除，接待人無權(quán)修改。

2.2 登記數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)

待辦理的登記數(shù)據(jù)一經(jīng)點擊“完成”，則關(guān)聯(lián)到館藏管理系統(tǒng)“管理界面”詳細(xì)信息頁面的備注欄，格式為歸檔材料+歸檔時間（年月日八位數(shù)字如20211101）。例如：“本科生畢業(yè)材料20211101、報到證20211101）、退學(xué)文上大學(xué)發(fā)（2021）第123號20211101）。”

2.3 登記數(shù)據(jù)的比對

在登記管理界面，以“辦理內(nèi)容”顯示登記界面的歸檔內(nèi)容、利用內(nèi)容、轉(zhuǎn)檔內(nèi)容。以“辦理內(nèi)容2”顯示登記界面的歸檔詳細(xì)內(nèi)容。在接待登記系統(tǒng)與本科生檔案轉(zhuǎn)遞登記系統(tǒng)比對時，視情況比對辦理內(nèi)容2中的本科生畢業(yè)材料和研究生畢業(yè)材料以及“辦理內(nèi)容”下的“報到證”一項。在接待登記系統(tǒng)與學(xué)生檔案查詢功能比對時，比對辦理內(nèi)容2中的本科新生檔案、碩士新生檔案、博士新生檔案。

2.4 登記數(shù)據(jù)的查詢

參與查詢的有登記人、辦理事項、日期、狀態(tài)、工號/學(xué)號/身份證號、姓名/學(xué)生姓名、工號/接待人、辦理內(nèi)容等字段，不同字段可以自由組合查詢。登記人、辦理事項、日期、狀態(tài)等字段為選擇式。其他字段為手動輸入式，并支持模糊查詢。

完整的登記管理界面如圖5所示。

圖5 登記管理界面

3 上海大學(xué)學(xué)生檔案接待登記系統(tǒng)的實踐

2019年4月26日，上海大學(xué)檔案館向軟件公司提出開發(fā)需求，2019年6月20日研制完成。2020年1月1日正式開放啟用，將歸檔、利用、轉(zhuǎn)檔的幾乎全部事項的登記均實現(xiàn)了無紙化、網(wǎng)絡(luò)化，方便了歸檔材料的自動比對，為后續(xù)本科生檔案轉(zhuǎn)遞系統(tǒng)的建立奠定了堅實的基礎(chǔ)。

2021年9月，即秋季學(xué)期開學(xué)后，又增加了“取走報到證”功能，消滅了接待工作的最后一個紙質(zhì)登記事務(wù)，實現(xiàn)了接待登記工作的完全無紙化、完全網(wǎng)絡(luò)化。本科新生檔案、碩士新生檔案、博士新生檔案增加了批量歸檔功能，方便在新生檔案集中歸檔時上傳數(shù)據(jù)。

截至2021年11月25日，上海大學(xué)學(xué)生檔案接待登記系統(tǒng)共登記數(shù)據(jù)34 702條，其中歸檔數(shù)據(jù)共28 636條、利用數(shù)據(jù)共1 875條、轉(zhuǎn)檔數(shù)據(jù)共4 191條。

如今，上海大學(xué)的學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)已擁有接待登記系統(tǒng)、館藏管理系統(tǒng)、轉(zhuǎn)遞登記系統(tǒng)三大子系統(tǒng)，較好地使用了信息化手段開展學(xué)生檔案管理工作。

4 學(xué)生檔案接待登記系統(tǒng)的未來趨勢

4.1 未來趨勢之一是結(jié)合電子歸檔、檔案的數(shù)字化

目前，從全國來看，高校學(xué)生檔案的載體仍然是紙張，屬于紙質(zhì)檔案，尚未實現(xiàn)檔案全文的電子化和數(shù)字化?！皩^大部分高校而言，學(xué)生檔案管理仍然停留在紙質(zhì)檔案管理層面?！备咝W(xué)生檔案未來的趨勢必然是全文電子化和數(shù)字化，但是現(xiàn)在還不具備大規(guī)模推行的條件。這一點原因，也造成了高校學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)雖然往往有歸檔登記功能，但是缺乏電子歸檔功能。有論者也承認(rèn)，“因為數(shù)據(jù)安全保密性、系統(tǒng)兼容性、權(quán)限配置等問題，現(xiàn)階段學(xué)生檔案管理系統(tǒng)難以實現(xiàn)與各部門的數(shù)據(jù)對接及業(yè)務(wù)協(xié)同，學(xué)生的電子檔案歸檔也就無從談起?！?/p>

為了推行學(xué)生檔案全文電子化和數(shù)字化，眼下較為可行的做法是對一些有特殊需求的學(xué)生檔案開展電子歸檔或者檔案數(shù)字化。比如對一些發(fā)霉的、破損的學(xué)生檔案，先進行數(shù)字化，然后將數(shù)字化的檔案掛接到學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)可搜索、可瀏覽、可打印功能。這種做法既可以保護學(xué)生檔案的齊全完整，又方便以后有需要時補辦檔案。

4.2 未來趨勢之二是實現(xiàn)遠(yuǎn)程利用

實現(xiàn)遠(yuǎn)程利用主要包括遠(yuǎn)程政審和遠(yuǎn)程查閱兩方面。

遠(yuǎn)程政審的需求。在畢業(yè)季，有的校外單位由于招聘量大，工作人員人手緊張，對遠(yuǎn)程政審有現(xiàn)實需求，特別是某些外省市自治區(qū)的單位。自2020年1月份新冠疫情在我國爆發(fā)以來，由于疫情防控對人員流動的影響，更助長了這種需求?？梢哉f，“檔案利用者已不滿足于傳統(tǒng)的服務(wù)水平，他們希望立等可取、急速送達，他們要求遠(yuǎn)程辦理、在線傳遞，他們建議直播查閱、信息共享等?！?/p>

遠(yuǎn)程查閱的需求。隨著全國范圍內(nèi)黨員材料管理力度的加強，校外單位對黨員材料的查閱需求較以往增長很多。目前較多的是校外單位委托輔導(dǎo)員進行此項查閱。如果將來能實現(xiàn)遠(yuǎn)程查閱，則將會給校外單位以及輔導(dǎo)員提供很大的便利。

實現(xiàn)遠(yuǎn)程利用的方式分為二種，一種是通過學(xué)生檔案的全文數(shù)字化，在信息管理系統(tǒng)中進行利用。但由于在可預(yù)見的短期內(nèi)并不能做到學(xué)生檔案的全文數(shù)字化，所以這種方式的可行性并不高。另一種是通過攝像頭進行遠(yuǎn)程實時利用，將學(xué)生檔案的紙質(zhì)材料放在攝像頭下供遠(yuǎn)程查看，這種遠(yuǎn)程利用方式是目前學(xué)生檔案遠(yuǎn)程利用的主要方式。這種方式不需要學(xué)生檔案的數(shù)字化，但也不能遠(yuǎn)程蓋公章，如有蓋公章的需求則只能在現(xiàn)實中加蓋。

4.3 未來趨勢之三是實現(xiàn)遠(yuǎn)程登記

以上海大學(xué)學(xué)生檔案接待登記系統(tǒng)為例，目前采取的是有限網(wǎng)絡(luò)化登記，并不是無限網(wǎng)絡(luò)化或者叫遠(yuǎn)程登記。有限網(wǎng)絡(luò)化登記指的是僅限于在檔案館內(nèi)進行網(wǎng)絡(luò)登記，這么做主要是考慮到在檔案館現(xiàn)場登記可以得到檔案館工作人員的指導(dǎo)，不容易發(fā)生錯誤。其實從技術(shù)上來說，實現(xiàn)館外、校外的遠(yuǎn)程登記是沒有障礙的。

開放遠(yuǎn)程登記的缺點是容易造成數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的冗積，會增加接待人在審核登記數(shù)據(jù)時的麻煩。這是由于有的登記人操作不熟練，導(dǎo)致錯誤數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中冗積。還有的登記人并沒有在遠(yuǎn)程登記后及時到檔案館現(xiàn)場辦事，在延遲多天后才來，甚至不來，這樣也會產(chǎn)生數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的冗積。

學(xué)生和校外人員的辦理事項都比較單一，對遠(yuǎn)程登記幾乎沒有現(xiàn)實需要。遠(yuǎn)程登記更適合教職工，也更適合教職工的大量歸檔、利用、轉(zhuǎn)檔。所以，可以考慮逐步開放遠(yuǎn)程登記，先對教職工開放遠(yuǎn)程登記。為了保障遠(yuǎn)程登記工作的順利進行，一方面，要培訓(xùn)教職工熟練掌握接待登記界面。另一方面，還要加強對接待登記系統(tǒng)的鉆研和設(shè)計，從信息管理系統(tǒng)的角度減少登記錯誤和數(shù)據(jù)冗積的發(fā)生。

5 結(jié) 論

在學(xué)生檔案接待登記系統(tǒng)的應(yīng)用實踐中，要重視登記界面的設(shè)計和使用，需要遵循學(xué)號即是檔號的原則、簡潔易用及全面準(zhǔn)確的原則，巧妙運用分級下拉框顯示的方法、顯示和隱藏相結(jié)合的方法，詳細(xì)記錄歸檔、利用、轉(zhuǎn)檔的具體登記內(nèi)容，將學(xué)生檔案的新生、畢業(yè)生歸檔、學(xué)籍發(fā)文、查閱、政審、復(fù)印、出具證明、借閱、交來取走報到證等痕跡忠實地保留下來，為將來數(shù)據(jù)利用和數(shù)據(jù)挖掘奠定堅實基礎(chǔ)。也要重視登記管理界面的設(shè)計和使用，要實現(xiàn)好登記數(shù)據(jù)在不同頁面的關(guān)聯(lián)、在新生材料歸檔和畢業(yè)材料歸檔之后的自動比對、在不同需求之下的便捷查詢。從而，建成一個十分貼近業(yè)務(wù)實際又具有豐富拓展性的學(xué)生檔案接待登記系統(tǒng)。

學(xué)生檔案接待登記系統(tǒng)的未來發(fā)展趨勢是結(jié)合電子歸檔和檔案的數(shù)字化，并實現(xiàn)遠(yuǎn)程利用和遠(yuǎn)程登記。