張 勇

（甘肅省科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所，甘肅 蘭州 730000）

1 研究背景

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，科研工作與科技服務(wù)結(jié)合更加緊密、相互支撐，其中科技信息服務(wù)能力建設(shè)已成為科研工作的重要組成部分。近年來(lái)，科研人員對(duì)查新機(jī)構(gòu)提供的服務(wù)內(nèi)容和需求正在發(fā)生根本改變，科技查新的主要功能由過(guò)去單一提供文獻(xiàn)“鑒證”逐漸向挖掘文獻(xiàn)“數(shù)據(jù)”、助力科學(xué)研究延伸，科研人員的需求成為查新工作的關(guān)鍵。科研人員通過(guò)一份查新報(bào)告的相關(guān)文獻(xiàn)，了解課題領(lǐng)域的研究基礎(chǔ)、發(fā)現(xiàn)最新研究動(dòng)態(tài)、探索課題發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)獲取與該項(xiàng)研究相關(guān)的其他信息，如：領(lǐng)域主要研究專(zhuān)家，研究機(jī)構(gòu)的國(guó)家、地區(qū)分布，研究主題的基金支持情況，以及激活研究思路、助力科研選題，規(guī)避研究風(fēng)險(xiǎn)等。顯然，當(dāng)下科技查新已經(jīng)被賦予了新的內(nèi)涵和功能，延展和深化科技查新的服務(wù)功能與范圍，提高查新報(bào)告的質(zhì)量成為查新機(jī)構(gòu)工作的要點(diǎn)。所以，查新機(jī)構(gòu)如何創(chuàng)新服務(wù)模式，適應(yīng)新形勢(shì)下的科研工作已成為業(yè)界不斷探索的新課題。甘肅省科技查新檢索咨詢中心是科技部認(rèn)定的一級(jí)查新單位，有近30年的查新歷史，據(jù)統(tǒng)計(jì)2000—2007年共完成查新項(xiàng)目1 418項(xiàng)[1]，而2021年一年間完成了1 591件，查新課題委托量的急劇增長(zhǎng)顯而易見(jiàn)。查新報(bào)告是向委托人提供具有鑒證性結(jié)論的書(shū)面文件，是考核情報(bào)咨詢服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)劣的重要依據(jù)之一，是基于文獻(xiàn)對(duì)科研項(xiàng)目涉及的技術(shù)、方法、應(yīng)用等做出的前瞻性評(píng)價(jià)。探索一種實(shí)現(xiàn)查新報(bào)告質(zhì)量控制的路徑和方法，以期創(chuàng)新查新機(jī)構(gòu)綜合管理機(jī)制、提高科技服務(wù)能力和滿足科研工作對(duì)高質(zhì)量文獻(xiàn)的需求。

2 查新報(bào)告質(zhì)量控制的內(nèi)涵

查新報(bào)告是查新工作的最終表現(xiàn)，是判斷查新工作質(zhì)量和有效性的標(biāo)準(zhǔn)之一，是查新機(jī)構(gòu)賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，按照《科技查新技術(shù)規(guī)范》對(duì)查新報(bào)告結(jié)論的規(guī)定，從查新報(bào)告質(zhì)量控制的定義及其在查新工作中發(fā)揮的作用和意義，論述查新報(bào)告質(zhì)量控制的基本內(nèi)涵。探討在查新目標(biāo)要素管理的基礎(chǔ)上建立一種基于制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的查新報(bào)告質(zhì)量控制方法，發(fā)揮查新工作在科研工作和科技創(chuàng)新評(píng)估工作中的最大價(jià)值，使查新這種專(zhuān)業(yè)化信息檢索工作在創(chuàng)新科技管理模式下得到縱深發(fā)展。

2.1 查新報(bào)告質(zhì)量控制的定義

質(zhì)量即“一組固有特性滿足要求的程度”，查新報(bào)告質(zhì)量的載體不僅包括報(bào)告本身，即查新的最終表現(xiàn)，也包括查新過(guò)程、查新流程或者它們的組合。而查新報(bào)告質(zhì)量控制即“為達(dá)到目標(biāo)對(duì)查新質(zhì)量的要求所采取的措施”，把查新報(bào)告質(zhì)量控制通俗理解為：通過(guò)查新報(bào)告形成過(guò)程的可視化、可追溯，解決并排除其形成過(guò)程的任意階段中可能引起低質(zhì)、不全面或不滿意效果的因素。查新報(bào)告質(zhì)量控制是以獲取與查新項(xiàng)目相關(guān)文獻(xiàn)為目的，利用文獻(xiàn)檢索和情報(bào)調(diào)研相結(jié)合的工作方法，依照檢索結(jié)果，通過(guò)文獻(xiàn)分析比對(duì)，對(duì)查新項(xiàng)目的新穎性進(jìn)行情報(bào)信息審查，得出有理論依據(jù)、有科學(xué)分析、有方法對(duì)比、有鑒證結(jié)論的查新報(bào)告。

2.2 查新報(bào)告質(zhì)量控制的作用

查新報(bào)告質(zhì)量控制是查新機(jī)構(gòu)創(chuàng)新服務(wù)方式的具體實(shí)踐。如果把查新機(jī)構(gòu)的管理機(jī)制作為一個(gè)活動(dòng)體系，多維度觀察其實(shí)施過(guò)程中的動(dòng)態(tài)變化，不難發(fā)現(xiàn)查新報(bào)告的質(zhì)量控制與之相伴，貫穿始終；將查新報(bào)告質(zhì)量控制視為查新機(jī)構(gòu)管理機(jī)制中獨(dú)立階段的特定活動(dòng)時(shí)，它的作用體現(xiàn)在對(duì)正在進(jìn)行的查新活動(dòng)施加積極影響的過(guò)程。因此，查新報(bào)告質(zhì)量控制在整個(gè)查新機(jī)構(gòu)管理體制中處于承先啟后的地位，其作用在于及時(shí)發(fā)現(xiàn)并采取有效措施，消除存在于查新工作各階段中可能導(dǎo)致由于管理效果偏離既定目標(biāo)的因素，使其客觀、真實(shí)地反映目標(biāo)狀況。因此，查新報(bào)告質(zhì)量控制具有“發(fā)現(xiàn)、糾錯(cuò)、影響”的特殊功能。

2.3 查新報(bào)告質(zhì)量控制的目的和意義

由以上分析可以得出：查新報(bào)告質(zhì)量控制的基本目的在于發(fā)現(xiàn)查新過(guò)程中存在于各個(gè)階段內(nèi)不符合《科技查新規(guī)范》、未按委托項(xiàng)目需求，可能引起查新結(jié)果不合格的各種不利因素，旨在通過(guò)預(yù)警、糾錯(cuò)、影響等手段，向委托人提供高質(zhì)量、高水平、全面地證明目標(biāo)新穎性的評(píng)價(jià)文獻(xiàn)，滿足科研工作對(duì)科技信息的需求，以此帶動(dòng)查新機(jī)構(gòu)服務(wù)模式的改革，促進(jìn)科技服務(wù)體制的創(chuàng)新發(fā)展。

2.4 查新報(bào)告質(zhì)量控制的基本內(nèi)涵

查新報(bào)告質(zhì)量控制是質(zhì)量管理體系在情報(bào)咨詢領(lǐng)域的具體化、實(shí)踐化。基于以上論述，其內(nèi)涵可以理解為：以《科技查新規(guī)范》為指導(dǎo)，對(duì)查新全過(guò)程施加干預(yù)和影響以保證其結(jié)果滿足目標(biāo)需求。其中包含：保證查新機(jī)構(gòu)服務(wù)活動(dòng)的規(guī)范程度滿足行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；質(zhì)量控制主體既包括查新的最終結(jié)果，也包括查新的實(shí)踐過(guò)程、體系或者它們的組合，還包括直接參與查新，影響最終結(jié)果形成的人和事物。

3 查新報(bào)告質(zhì)量控制的路徑

查新報(bào)告是整個(gè)查新工作的結(jié)果，其質(zhì)量的優(yōu)劣程度直接影響到查新報(bào)告結(jié)論的準(zhǔn)確性。在“全面”“準(zhǔn)確”“快速”檢索原則引導(dǎo)下，探索實(shí)現(xiàn)查新報(bào)告質(zhì)量控制的路徑非常必要。這一路徑由獲取影響查新報(bào)告質(zhì)量的相關(guān)指標(biāo)及開(kāi)展指標(biāo)之間關(guān)聯(lián)性判斷的方法組成。

3.1 采用文獻(xiàn)計(jì)量法獲取指標(biāo)

從研究的角度，通過(guò)設(shè)定關(guān)鍵詞“科技查新、報(bào)告、質(zhì)量控制、指標(biāo)”選擇Cnki數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)定檢索時(shí)間為2010—2021年6月31日，進(jìn)行檢索，共檢到相關(guān)文獻(xiàn)170篇，甄選密切相關(guān)文獻(xiàn)9篇進(jìn)行分析研究。武茹[2]從查新工作的不同角度提出委托單、數(shù)據(jù)庫(kù)、查新人員等是影響查新報(bào)告質(zhì)量的因素，建議采取加強(qiáng)與委托人交流、充實(shí)文獻(xiàn)資源，合理選擇數(shù)據(jù)庫(kù)、提高查新人員綜合素質(zhì)等策略。張萌等[3]提出通過(guò)嚴(yán)格查新程序、完善信息資源等方面對(duì)技查新的進(jìn)行質(zhì)量控制，李鵬[4]提出“查新結(jié)論”影響因素論，建議把握客觀性、公正性、準(zhǔn)確性三個(gè)硬性指標(biāo)，客觀反應(yīng)所檢文獻(xiàn)的原始面目，對(duì)國(guó)外查新建議采用Dialog、STN、ORBIT、OCLC、DataStar等數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)文獻(xiàn)計(jì)量法分析表明，趙南和韓冬梅[5]指出為避免主觀因素對(duì)查新結(jié)果影響，應(yīng)設(shè)置兩名及以上獨(dú)立核查員，在出具查新報(bào)告前分別對(duì)報(bào)告中的內(nèi)容進(jìn)行審核，利用互補(bǔ)互查降低主觀因素對(duì)報(bào)告的影響力。由此以查新機(jī)構(gòu)管理制度、查新流程、文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)、查新+審核機(jī)制等具有科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、明晰的要素特征成為具備良好操作性的指標(biāo)。

3.2 從實(shí)際工作中總結(jié)指標(biāo)

采用查新報(bào)告形成過(guò)程中的參與者提出的建議作為指標(biāo)。查新人員（泛指受理、流程、查新、審核等工作人員）是查新工作的實(shí)踐者，其行為貫穿于整個(gè)查新流程，是影響查新報(bào)告質(zhì)量的關(guān)鍵因素。查新人員在長(zhǎng)期的工作中積累了豐富的經(jīng)驗(yàn),對(duì)避免理解技術(shù)要點(diǎn)出現(xiàn)偏差、檢索相關(guān)文獻(xiàn)漏檢誤檢，以及分析判斷查新結(jié)論有無(wú)明顯失準(zhǔn)等情況有獨(dú)到的認(rèn)識(shí)?；诨ヂ?lián)網(wǎng)平臺(tái)的專(zhuān)家咨詢方式（甘肅省科技廳科技成果專(zhuān)家?guī)欤浹a(bǔ)了查新人員由于知識(shí)面局限與專(zhuān)業(yè)不對(duì)口對(duì)查新結(jié)果產(chǎn)生的影響。委托人是查新結(jié)論的使用者，是評(píng)價(jià)查新報(bào)告是否滿足科研需求的主體，其對(duì)查新工作的建議具有客觀性和建設(shè)性。具體為：采用EXCELL表格，統(tǒng)計(jì)出每個(gè)查新人員羅列的認(rèn)為影響查新報(bào)告質(zhì)量控制的相關(guān)指標(biāo)；通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)查新、歷史課題抽檢、內(nèi)部技術(shù)交流會(huì)、委托人互動(dòng)等多種形式，聽(tīng)取查新人員對(duì)擬征用指標(biāo)的意見(jiàn)和其對(duì)動(dòng)態(tài)指標(biāo)的理解；采集基于咨詢專(zhuān)家經(jīng)驗(yàn)視角的特色指標(biāo)，通過(guò)比較評(píng)估以往專(zhuān)家咨詢意見(jiàn)對(duì)查新結(jié)果的影響，遴選出基于不同學(xué)科、不同領(lǐng)域、不同研究對(duì)象來(lái)自專(zhuān)家意見(jiàn)的影響因子，選擇具有行業(yè)或領(lǐng)域特點(diǎn)的相關(guān)指標(biāo)。

3.3 確定指標(biāo)

通過(guò)以上研究，得出考核查新報(bào)告質(zhì)量的“指標(biāo)”，利用Spss軟件，進(jìn)行上下級(jí)指標(biāo)、同層指標(biāo)以及權(quán)重指標(biāo)的分層和賦值。所選指標(biāo)既是查新工作質(zhì)量控制的因子，也是評(píng)價(jià)文獻(xiàn)查新工作績(jī)效的量度，因此，確定查新報(bào)告質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)是做好其質(zhì)量控制的前提和基礎(chǔ)。正確設(shè)定質(zhì)量控制指標(biāo)的關(guān)鍵，在于找準(zhǔn)可解決問(wèn)題的指標(biāo)，明確單一指標(biāo)的屬性，以及指標(biāo)之間的相關(guān)性，并使查新報(bào)告和評(píng)價(jià)指標(biāo)在遵從《科技查新規(guī)范》與符合委托人需求兩方面達(dá)成一致和平衡。這些從管理制度和工作流程等層面設(shè)置的評(píng)價(jià)指標(biāo)始終貫穿于查新工作的全過(guò)程，對(duì)查新起到事半功倍的效果，見(jiàn)下表1。實(shí)現(xiàn)查新報(bào)告，包括查新點(diǎn)質(zhì)量、檢索質(zhì)量、選取相關(guān)文獻(xiàn)質(zhì)量、報(bào)告撰寫(xiě)質(zhì)量等的全面管控。

4 構(gòu)建質(zhì)量控制機(jī)制

從廣義講，查新報(bào)告質(zhì)量控制是人才、資金、資質(zhì)、數(shù)字信息技術(shù)等融合相互作用的過(guò)程，直接反映查新機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)質(zhì)量、環(huán)節(jié)質(zhì)量和終末質(zhì)量。查新委托項(xiàng)目涉及領(lǐng)域廣泛，幾乎涵蓋了全部重要學(xué)科領(lǐng)域。查新報(bào)告質(zhì)量控制機(jī)制就是建立系統(tǒng)的管理制度、制定科學(xué)的查新流程和開(kāi)發(fā)全面的查新系統(tǒng)。

4.1 建立查新機(jī)構(gòu)管理制度

自2000年《科技查新機(jī)構(gòu)管理辦法》和《科技查新規(guī)范》發(fā)布，至今已有二十多年，期間，科技文獻(xiàn)查新工作有了質(zhì)的飛躍[6]，查新機(jī)構(gòu)積累了大量的經(jīng)驗(yàn)。查新機(jī)構(gòu)可依工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)查新管理制度進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，制定出有關(guān)科技查新規(guī)范的相關(guān)細(xì)則、制度，如：文獻(xiàn)查新與情報(bào)檢索規(guī)范、文獻(xiàn)查新與情報(bào)咨詢技術(shù)細(xì)則、查新人員工作手冊(cè)、查新項(xiàng)目回訪調(diào)查制度、人員培訓(xùn)制度、查新平臺(tái)及數(shù)據(jù)庫(kù)使用規(guī)范、報(bào)告書(shū)審核制度、專(zhuān)家咨詢制度、績(jī)效考核制度等。

4.2 實(shí)現(xiàn)查新流程標(biāo)準(zhǔn)化

以查新報(bào)告質(zhì)量考核指標(biāo)為指引，在查新機(jī)構(gòu)相關(guān)管理制度下，以實(shí)現(xiàn)查新流程標(biāo)準(zhǔn)化為目標(biāo)，制定查新標(biāo)準(zhǔn)化流程。主要包括委托形式的標(biāo)準(zhǔn)化、檢索過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)化、撰寫(xiě)報(bào)告的標(biāo)準(zhǔn)化、出具材料的標(biāo)準(zhǔn)化等方面。該流程（見(jiàn)下圖1）在實(shí)踐中得到了較好地執(zhí)行，為流程的標(biāo)準(zhǔn)化奠定了基礎(chǔ)。

圖1 查新業(yè)務(wù)流程圖

4.3 采用查新報(bào)告復(fù)檢、反饋意見(jiàn)登記

隨機(jī)抽取已完成查新報(bào)告，另選查新員、審核員作為實(shí)驗(yàn)組，在查新報(bào)告質(zhì)量控制指標(biāo)指引下對(duì)原報(bào)告進(jìn)行復(fù)檢，對(duì)比前后結(jié)果的差異，旨在發(fā)現(xiàn)影響查新報(bào)告質(zhì)量的主觀因素。委托人反饋意見(jiàn)是委托人對(duì)查新報(bào)告理應(yīng)達(dá)到某種水平的期望，對(duì)查新報(bào)告做出的特定評(píng)價(jià)（假定目標(biāo)期望是正確的）。將反饋意見(jiàn)備案存檔并作為評(píng)價(jià)查新報(bào)告質(zhì)量的條件之一，由此可以獲得導(dǎo)致查新報(bào)告結(jié)論偏離目標(biāo)期望的客觀因素，達(dá)到優(yōu)化現(xiàn)有管理制度和查新流程的目的。

4.4 利用科技情報(bào)檢索評(píng)價(jià)管理系統(tǒng)

甘肅省科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，為方便查新機(jī)構(gòu)進(jìn)行規(guī)范化管理，開(kāi)發(fā)了“甘肅省科技情報(bào)檢索（成果評(píng)價(jià)）中心”系統(tǒng)，其中包括科技查新管理系統(tǒng),見(jiàn)圖2，該系統(tǒng)是基于互聯(lián)網(wǎng)，集委托、合同、任務(wù)、數(shù)據(jù)處理、資料存檔、統(tǒng)計(jì)、查詢于一體的綜合性業(yè)務(wù)平臺(tái)；集文獻(xiàn)查新、情報(bào)檢索、成果評(píng)價(jià)等為一體的智能化系統(tǒng)。其文獻(xiàn)查新功能包含：課題委托、網(wǎng)上受理、繳費(fèi)、課題檢索、查新報(bào)告打印等，使查新業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化，為查新報(bào)告的質(zhì)量管控工作提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持。

圖2 甘肅省科技情報(bào)檢索評(píng)價(jià)管理系統(tǒng)

4.5 完善查新數(shù)據(jù)庫(kù)

筆者總結(jié)常用查新數(shù)據(jù)庫(kù)使用情況，見(jiàn)表2?？茖W(xué)利用不同數(shù)據(jù)庫(kù)，資源共享和協(xié)同創(chuàng)新已成為科技查新發(fā)展的方向，文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)是進(jìn)行查新工作的基本保障。近年來(lái)，查新工作縱深發(fā)展對(duì)查新數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)提出了新的要求，集成多種數(shù)據(jù)庫(kù)、適宜操作的中文檢索平臺(tái)成為一種需求，它可以使查新員提高查新效率、影響查新報(bào)告的質(zhì)量。甘肅省科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所開(kāi)發(fā)的“甘肅科技文獻(xiàn)共享平臺(tái)”成為科技文獻(xiàn)查新的信息資源中心，它集傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)清華同方、重慶維普、北京萬(wàn)方、FARS外文學(xué)術(shù)資源、外文館藏期刊以及國(guó)研網(wǎng)、產(chǎn)品樣本庫(kù)為一體，提供CSCD、CSTPCT等科研工具和包括二次文獻(xiàn)、全文下載、原文傳遞、知識(shí)圖譜等功能，為查新工作者提供高效獲取基礎(chǔ)文獻(xiàn)的保障，如圖3。

表2 科技查新國(guó)內(nèi)外基本數(shù)據(jù)庫(kù)

圖3 甘肅科技文獻(xiàn)共享平臺(tái)

5 結(jié)語(yǔ)

查新報(bào)告的質(zhì)量是查新工作的生命，查新報(bào)告只有客觀、公正、準(zhǔn)確，才能成為具有鑒證性的客觀依據(jù)。通過(guò)以上分析，了解查新報(bào)告質(zhì)量控制的重點(diǎn)，明確了實(shí)現(xiàn)查新報(bào)告質(zhì)量控制的路徑，建立了查新報(bào)告質(zhì)量評(píng)價(jià)機(jī)制。使查新人員提前識(shí)別影響查新結(jié)果的風(fēng)險(xiǎn)因素，增加對(duì)查新活動(dòng)的過(guò)程及效果實(shí)施質(zhì)量控制的能力。