文/長江航運(yùn)總醫(yī)院 李暉

聚沙成塔，集腋成裘。檔案在正本清源、守正創(chuàng)新的新時代發(fā)展中發(fā)揮著重要支撐作用?！白寶v史說話，用史實發(fā)言。”習(xí)近平總書記對檔案工作的定位是“經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。”圍繞經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和高質(zhì)量發(fā)展需求，全面推進(jìn)檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)，以走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化為引領(lǐng)，推動檔案大國向檔案強(qiáng)國轉(zhuǎn)變，提供全方位的檔案信息支持和決策參考成為“十四五”時期檔案工作的重中之重。

數(shù)字時代，檔案資源走向數(shù)字化，檔案實體呈現(xiàn)虛擬狀態(tài)，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，檔案載體形式多元化，檔案利用瞬間縱橫時空，檔案傳遞更具有知識性。檔案的管理狀態(tài)徹底突破了傳統(tǒng)載體的束縛，實現(xiàn)了管理與利用工作質(zhì)與量的極大飛躍。這些變化始于檔案工作的前端，即文件材料的形成與運(yùn)轉(zhuǎn)。目前，各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位管理工作都已經(jīng)不同程度地啟用了信息管理系統(tǒng)，快捷、高效的軟硬件運(yùn)行環(huán)境成為辦公的必備條件。辦公自動化系統(tǒng)、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的實施使文件材料從形成開始就以數(shù)字形式依附在計算機(jī)系統(tǒng)、通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，存儲于磁盤、光盤、云端等不同載體上，標(biāo)志著在檔案的全面收集管理之初，已經(jīng)構(gòu)建起強(qiáng)大的文件基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，成為今后轉(zhuǎn)換為檔案的寶貴“源”數(shù)據(jù)。文書是檔案工作的前端，質(zhì)量的高低直接關(guān)系著檔案資源的真實性、完整性、系統(tǒng)性。數(shù)字時代對外部設(shè)備的依賴性更要求可用性和安全性。為充分發(fā)揮檔案工作助力國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)的需要，必須從源頭開始抓治理。基層檔案業(yè)務(wù)在文檔一體化方面越來越明顯。

一、基層文檔工作現(xiàn)狀

（一）工作觀念更新。隨著時代節(jié)奏感、工作節(jié)奏加快，成本管理、經(jīng)濟(jì)效益觀念強(qiáng)烈，對檔案管理的收管用要求全新，要求檔案工作圍繞中心工作，服務(wù)大局創(chuàng)成效的責(zé)任感、緊迫感強(qiáng)烈；檔案載體形式多樣化，檔案接收征集機(jī)制在不斷創(chuàng)新，大數(shù)據(jù)中心建設(shè)已經(jīng)成為檔案資源體系建設(shè)的必然方向；各種現(xiàn)代管理手段的介入導(dǎo)致在線歸檔、遠(yuǎn)程辦公、無接觸式服務(wù)成為日常辦公必需；利用需求多樣化，多維度、模糊查詢、在線檢索成為新的主要檢索方式，線上+線下同時運(yùn)行，調(diào)閱使用率高，針對性、有效性要求高，使數(shù)字、智慧型檔案服務(wù)更適應(yīng)高效性工作的需求。

（二）檔案部門工作模式前延。同步指導(dǎo)管理改變了檔案部門曾經(jīng)的被動局面，為檔案工作的主動作為提供了更為廣闊的空間。文檔一體化的融合節(jié)奏，隨辦隨歸加快了檔案的歸檔節(jié)奏，進(jìn)一步保證了檔案收集工作的完整性、準(zhǔn)確性與系統(tǒng)性。

（三）專業(yè)人才素養(yǎng)和隊伍建設(shè)不適應(yīng)數(shù)字時代業(yè)務(wù)工作需求。檔案工作處于轉(zhuǎn)型升級和高質(zhì)量快速發(fā)展時期，經(jīng)濟(jì)社會的多樣化需求與檔案人才隊伍建設(shè)匹配之間仍然存在著明顯矛盾。基層檔案工作力量薄弱，檔案專業(yè)人員自身業(yè)務(wù)知識、技能結(jié)構(gòu)不均衡，導(dǎo)致對文書的指導(dǎo)力量的不足。隨著國家一系列檔案工作外包服務(wù)規(guī)范先后出臺，對基層檔案工作在技術(shù)上的不足提供了一定的后盾。

（四）基層檔案信息化建設(shè)水平比較低。國家力推檔案共享服務(wù)建設(shè)，基層機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)、檔案信息資源共享平臺以及辦公自動化系統(tǒng)、各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的對接運(yùn)用還在摸索階段，相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范還不完善。尤其在電子文件和元數(shù)據(jù)真實性、可靠性、完整性和可用性的全面落實上還不能保證。機(jī)關(guān)檔案工作面臨著信息化建設(shè)急需的轉(zhuǎn)型升級。

二、強(qiáng)化歸檔前端指導(dǎo)力度

（一）完善文書管理機(jī)制。新時期，檔案管理體制與體系在不斷健全完善。文書工作屬于機(jī)關(guān)辦公業(yè)務(wù)的最基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，銜接各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的運(yùn)轉(zhuǎn)，人們的關(guān)注重點(diǎn)往往忽略了這個環(huán)節(jié)，然而這個環(huán)節(jié)卻是檔案工作的“源”。檔案工作秉承統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的工作原則，只有進(jìn)入檔案管理的環(huán)節(jié)，文書才能完成其“源”的職能。為了更好地完成這項銜接，檔案部門應(yīng)當(dāng)充分利用機(jī)關(guān)各部門的工作機(jī)制與職責(zé)，建立完善本機(jī)關(guān)文書與檔案長效協(xié)調(diào)管理機(jī)制。抓住人的因素，注重分管領(lǐng)導(dǎo)、中間執(zhí)行層、責(zé)任人三個層次間的溝通，在辦公室（或者負(fù)責(zé)檔案管理的綜合機(jī)構(gòu)）主持下，建立良好的聯(lián)合協(xié)調(diào)機(jī)制。重要問題通過文檔管理協(xié)調(diào)機(jī)制共同協(xié)調(diào)解決。本機(jī)關(guān)各級領(lǐng)導(dǎo)的同步支持與重視釋放出強(qiáng)烈的積極信號，是收集管理順利開展的關(guān)鍵。檔案管理工作對文書部門要具備動態(tài)化應(yīng)變能力，以達(dá)到最終的管理目的。建立完善有效的文書管理績效考核機(jī)制，可以將壓力與責(zé)任層層壓實，為這一基礎(chǔ)性職能工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展鋪平道路。

（二）實施操作規(guī)范，完善清單管理制。2021年1月1日，新修訂的《中華人民共和國檔案法》對檔案信息化建設(shè)新增1章7項條款，從法律層面上確認(rèn)了電子檔案在確?！皝碓纯煽?、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的前提下，對完成歸檔的電子文件自動賦予檔案身份。電子文件只有完成歸檔，在相關(guān)元數(shù)據(jù)保障的條件下，與紙質(zhì)傳統(tǒng)載體檔案具有同樣的法律效力。從而解決了電子文件在運(yùn)行過程中的不確定性，提供了比紙質(zhì)傳統(tǒng)載體更安全的保障措施。檔案部門為前期文書工作提供分類實施明確、操作性強(qiáng)的清單管理制度，提供持續(xù)穩(wěn)定的針對性強(qiáng)、操作實用有效的依據(jù)，強(qiáng)化文檔統(tǒng)籌協(xié)作的力度。既開展了歸檔前期預(yù)立卷工作，隨辦隨歸，又為檔案人員開展全面收集、整理、歸檔提供有力的支持，在統(tǒng)籌協(xié)作中，提升了整個機(jī)關(guān)信息運(yùn)行效能。

（三）辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行前的準(zhǔn)備。辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行前，檔案部門應(yīng)當(dāng)按照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194-2012）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）、《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（GB/T 39362-2020）、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18-2010）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）及國家綜合檔案館相關(guān)電子檔案移交進(jìn)館的管理要求，建立完備的數(shù)據(jù)收集錄入方案及策略、映射表，提前嵌入本機(jī)關(guān)的電子文件歸檔方案、歸檔范圍、保管期限表，讓基層文書人員操作之初就自動進(jìn)入標(biāo)準(zhǔn)化的有序歸檔前站的文件相關(guān)信息著錄工作。文件自進(jìn)入辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行時，盡可能讓文書與業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動捕獲需歸檔數(shù)據(jù)，包括對應(yīng)的元數(shù)據(jù)，從文件開始就必須收集齊全完整，參照《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54）、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T63）等相關(guān)歸檔規(guī)定建立規(guī)范完整的映射表。一旦完成與電子檔案管理系統(tǒng)的歸檔對接，標(biāo)準(zhǔn)化歸檔數(shù)據(jù)包提交后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫，檔案部門完成電子文件真實性、完整性、安全性、可用性的“四性”檢測要求，歸檔、整理、編號、編目，電子文件即完成從“文件”到“檔案”的身份轉(zhuǎn)換。

圖1 文檔管理對接流程圖

（四）文檔業(yè)務(wù)技能的提升。文書人員在電子文件運(yùn)行之初就已經(jīng)進(jìn)行分類、編目、著錄、存儲、數(shù)字簽名、檢索、利用、鑒定、統(tǒng)計、處置、格式轉(zhuǎn)換、命名、移交、審計、系統(tǒng)配置、用戶管理等基本功能操作，數(shù)據(jù)建庫、批量掃描、數(shù)據(jù)校對、數(shù)據(jù)掛接、上載、備份等工作已經(jīng)屬于文書與檔案基礎(chǔ)性日常操作工作，檔案工作從接收檢測、接收登記、確認(rèn)接收文書部門提交的歸檔信息包后完成與文書部門的對接。國家相對應(yīng)的電子公文標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范比較多，涉及公文格式、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等等，復(fù)雜繁瑣的數(shù)據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)所要求的業(yè)務(wù)技能成為不可小覷的工作環(huán)節(jié)。電子文件歸檔和管理是一項系統(tǒng)工程，涉及檔案人員、信息化人員以及業(yè)務(wù)人員等多部門協(xié)同。不僅涉及計算機(jī)專業(yè)知識，同時也涉及信息資源管理領(lǐng)域知識，具備相關(guān)的實操經(jīng)驗，以保證在面對龐大的數(shù)字檔案信息資源時，文書檔案人員能夠根據(jù)用戶需求，充當(dāng)“導(dǎo)航”角色，將整合后的電子檔案信息提供給利用者，文檔人員需要必要的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

三、加大電子檔案管理信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接

數(shù)字中國建設(shè)與新修訂的《檔案法》對基層機(jī)關(guān)升級檔案管理工作以及檔案信息化建設(shè)提供了充分的保障。這是一項系統(tǒng)工程，需要在檔案網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)四個方面投入建設(shè)。數(shù)字檔案室建設(shè)是目前機(jī)關(guān)檔案工作必須走的一條路，是現(xiàn)階段和以后一段時間的檔案工作趨勢。十四五規(guī)劃數(shù)字檔案室以“重點(diǎn)突破帶動整體推進(jìn)”的策略實施已經(jīng)鋪開，均衡發(fā)展、協(xié)調(diào)推進(jìn)的數(shù)字檔案室建設(shè)新局面已經(jīng)顯現(xiàn)。相關(guān)各項檔案信息化建設(shè)不斷推出標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。《檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》都有明確條款允許單套制（僅以電子文件形式）歸檔。只有加大對應(yīng)電子系統(tǒng)的功能對接，補(bǔ)短板、強(qiáng)弱項，以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)、政治、科技、文化等全面發(fā)展為中心，解決存在的各種實際問題，才是解決矛盾的關(guān)鍵。

四、正確解決安全保護(hù)與幾方面的關(guān)系

網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行存在著多重不確定性，海量資源下魚目混珠，良莠不齊，對比之下彰顯檔案資源真實性的可貴。只有做好安全保護(hù)才能釋放檔案更大能量，實現(xiàn)高效檔案管理與服務(wù)利用。按照國家檔案局《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)定級工作指南》《數(shù)字化檔案室建設(shè)指南》《信息安全技術(shù)網(wǎng)絡(luò)安全等級保護(hù)定級指南》（GB/T 22240—2020）標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息管理系統(tǒng)根據(jù)受眾的不同對各自的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全等級保護(hù)要求各有不同。機(jī)關(guān)檔案利用是設(shè)置利用權(quán)限的。根據(jù)身份認(rèn)證、利用審查、利用內(nèi)容分級使用、領(lǐng)導(dǎo)審批、追蹤利用效果等方式加強(qiáng)對檔案的利用與保密工作。

圖2 文檔轉(zhuǎn)換流程圖

現(xiàn)在各級檔案部門力推開放利用，并不是降低對保守國家秘密的要求，而是在嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密法規(guī)的基礎(chǔ)上，有序地、正確地執(zhí)行開放檔案的政策?！氨６挥谩辈粌H會失去保的意義，更會失去檔案的存在價值。因此，利用是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制地利用會造成對醫(yī)院利益的損害。對檔案工作者來說，保密與利用兩者都十分重要，在利用過程中引導(dǎo)利用者合理有序地利用檔案資源。要在開放工作平臺上，提高信息獲取效率，實現(xiàn)信息獲取的便捷性。

數(shù)字時代給全社會帶來翻天覆地的變革，載體形式的多樣化，對檔案信息的需求越來越凸顯。檔案部門有著得天獨(dú)厚的資源優(yōu)勢和專業(yè)優(yōu)勢，需要充分發(fā)揮、釋放檔案資源的巨大潛能。適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)的需要，建設(shè)高質(zhì)量檔案信息庫勢在必行。檔案人員不僅是檔案工作的管理者，同時也是信息資源的服務(wù)者，需要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的力度，強(qiáng)化前端對接，注重檔案信息資源整體管理與開發(fā)利用，以最大程度和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)促使檔案管理工作協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，使得數(shù)字時代的檔案管理價值得以體現(xiàn)。