文·李娜

做好一年一度的檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作，準(zhǔn)確掌握檔案事業(yè)基本情況，可以為各單位科學(xué)開展檔案管理工作提供有力的信息支撐。但目前檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作中，存在諸多問題，需引起檔案部門足夠重視，并加以解決。

一、檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作存在的問題及原因分析

（一）對(duì)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作重視不足

有些單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案員對(duì)統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，不能認(rèn)真按要求填報(bào)數(shù)據(jù)，導(dǎo)致有些指標(biāo)錯(cuò)填、漏填，不能真實(shí)地反映本單位檔案工作情況。有的單位認(rèn)為檔案工作與其業(yè)務(wù)工作相比沒那么重要，不及時(shí)填報(bào)數(shù)據(jù)，多次督促后敷衍塞責(zé)，甚至拒不填報(bào)，導(dǎo)致最后匯總數(shù)據(jù)與各單位實(shí)際檔案總數(shù)量有較大差距。

（二）對(duì)全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查信息管理系統(tǒng)運(yùn)用不熟練

有的單位統(tǒng)計(jì)員年齡大，計(jì)算機(jī)知識(shí)匱乏，對(duì)在電腦上安裝系統(tǒng)、填報(bào)數(shù)據(jù)操作不熟，甚至不會(huì)，對(duì)填報(bào)流程說明也看不明白，也不愿意嘗試著去操作；有的統(tǒng)計(jì)員掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，也年年負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)填報(bào)工作，但是對(duì)系統(tǒng)的安裝、填報(bào)操作存在畏難情緒，感覺填報(bào)流程步驟繁瑣，不如直接來檔案館填報(bào)或直接報(bào)送電子表格填報(bào)省事，形成了習(xí)慣惰性，影響了填報(bào)效率。有的單位干脆不安裝統(tǒng)計(jì)調(diào)查管理系統(tǒng)，每年直接向檔案館索要電子表格填寫，再由檔案館幫他們錄入系統(tǒng)。

（三）填報(bào)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確

一是有的單位在檔案并不存在銷毀的情況下，填報(bào)數(shù)據(jù)比上一年少。原因是統(tǒng)計(jì)員更換，沒有做好工作交接，新統(tǒng)計(jì)員由于業(yè)務(wù)不熟無法準(zhǔn)確計(jì)算數(shù)量，只能估算；有的是上一年填報(bào)數(shù)據(jù)沒保存，對(duì)本單位累計(jì)檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確，造成誤報(bào)。二是未能準(zhǔn)確理解所填指標(biāo)含義。例如，在統(tǒng)計(jì)紙質(zhì)檔案時(shí)，有的案卷數(shù)量填寫之后，又把案卷中件的數(shù)量填入以件為保管單位的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)中，造成檔案重復(fù)統(tǒng)計(jì)。有的把以件為單位裝盒保管的文書檔案按一盒一卷的統(tǒng)計(jì)方式填入案卷統(tǒng)計(jì)指標(biāo)中，造成填報(bào)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確；有的將總排架長(zhǎng)度理解為密集架或櫥柜長(zhǎng)度，使檔案數(shù)量總數(shù)與總排架長(zhǎng)度在邏輯上不符。在統(tǒng)計(jì)數(shù)碼照片、錄音錄像磁帶時(shí)，有的認(rèn)為凡是電腦中存放的電子數(shù)碼照片或單位形成的錄音錄像磁帶，即使未整理歸檔也是檔案，造成所填數(shù)據(jù)虛高。

二、做好檔案事業(yè)調(diào)查統(tǒng)計(jì)工作的對(duì)策

（一）加大宣傳與考核力度，引起領(lǐng)導(dǎo)重視

一是利用“6·9”國(guó)際檔案日，搞好檔案工作宣傳活動(dòng)。向各單位領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案知識(shí)，使其增強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作的重要性，并予以支持。二是要加大對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作的考核力度，將此項(xiàng)工作列入年度績(jī)效考核，形成約束機(jī)制。對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)弄虛作假或遲報(bào)、拒不填報(bào)的人員和單位進(jìn)行嚴(yán)肅問責(zé)，并將考核結(jié)果與年度績(jī)效掛鉤，以此來倒逼各單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作，將該項(xiàng)工作落實(shí)、落細(xì)。

（二）提升檔案整理歸檔工作質(zhì)量，為檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作打好基礎(chǔ)

一是檔案員要增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。將工作變被動(dòng)為主動(dòng)，加強(qiáng)與本單位各部門各科室的聯(lián)系，按照文件材料的歸檔范圍去收集檔案，保證檔案材料應(yīng)收盡收，齊全完整。要嚴(yán)格按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案材料進(jìn)行立卷歸檔，保證檔案立卷標(biāo)準(zhǔn)，整理規(guī)范，為檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作奠定基礎(chǔ)。

二是檔案員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)水平。新形勢(shì)下，檔案工作發(fā)展日新月異，檔案新知識(shí)、新業(yè)務(wù)、新規(guī)定不斷涌現(xiàn)，需要老檔案員不能囿于老的知識(shí)、老的做法，更新檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握新的檔案管理規(guī)定，以免與時(shí)代脫節(jié)。新檔案員要盡快掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，進(jìn)入新角色、融入新領(lǐng)域，將檔案工作更好地延展下去。

（三）加大對(duì)檔案員的培訓(xùn)力度

一是加強(qiáng)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查業(yè)務(wù)培訓(xùn)。每年至少開展一次全縣范圍內(nèi)的檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使老檔案員適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新需求，新檔案員提升檔案業(yè)務(wù)水平，盡快勝任檔案管理工作，讓統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作后繼有人。

二是在開展檔案事業(yè)調(diào)查工作前進(jìn)行一次集中培訓(xùn)。對(duì)各單位負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作的檔案員進(jìn)行系統(tǒng)安裝及填報(bào)操作流程培訓(xùn)，詳細(xì)講解報(bào)表中各個(gè)指標(biāo)含義及填寫注意事項(xiàng)，避免數(shù)據(jù)錯(cuò)填、漏填，解決因檔案員更替或統(tǒng)計(jì)工作間隔時(shí)間過長(zhǎng)導(dǎo)致的操作流程不熟等問題。

三是創(chuàng)建微信交流群，及時(shí)交流討論。檔案員在實(shí)際操作填報(bào)時(shí)遇到的問題可以隨時(shí)在微信群里進(jìn)行交流，并及時(shí)得到解決，其他單位遇到同類問題也可參考解決，減少同類問題重復(fù)咨詢、反復(fù)解決等問題，提高調(diào)查統(tǒng)計(jì)工作效率。