文/馬志怡

在工程項目建設(shè)管理中，傳統(tǒng)的工程圖紙在形成時需進行打印、手寫簽署。歸檔后的圖紙需進行掃描、排架等多道工序。經(jīng)掃描數(shù)字化處理后的文件，因為受到設(shè)備以及人為操作因素的影響，掃描質(zhì)量難以達到理想的檔案利用效果；而作為“檔案憑證”，具有法律效力的還是紙質(zhì)版“原文件”，掃描件僅僅作為參考利用的手段。隨著信息化發(fā)展，電子文件可以通過技術(shù)手段從內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息同傳輸、遷移等電子化處理后與形成時的原始狀態(tài)保持一致，再通過加密、電子簽名等方式，讓電子檔案具有真實有效的憑證價值。因此電子簽名文件歸檔逐漸成了當(dāng)下檔案收、管、用的主流。

1 電子簽名的法律效力和意義

電子簽名是指數(shù)據(jù)電子文件中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)，是通過密碼技術(shù)對電子文件的電子形式的簽名，并非是手寫簽名簡單的數(shù)字圖像化，而是按照嚴(yán)密的數(shù)學(xué)原理形成的計算機代碼。利用它，能夠輕松確認簽名者的身份，并驗證該文件在簽署后有無修改。

2004年8月，全國人大常委會頒布《電子簽名法》。該法的主要內(nèi)容包括總則、數(shù)據(jù)電文、電子簽名與認證、法律責(zé)任、附則五個部分，明確了電子簽名、數(shù)據(jù)電文的含義，對數(shù)據(jù)電文的書面形式效力、原件效力、保存要求、證據(jù)效力進行了規(guī)定，明確了安全電子簽名的效力、條件等事項。

《電子簽名法》的作用在于解決了五個方面的問題：確立了電子簽名的法律效力；規(guī)范了電子簽名行為；明確了認證機構(gòu)的法律地位及認證程序；規(guī)定了電子簽名的安全保障措施；明確了電子認證服務(wù)行政許可的實施機關(guān)?！峨娮雍灻ā肥状钨x予電子簽名具有與手寫簽字或者手工蓋章同等的法律效力。

2 電子簽名在工程項目中發(fā)揮的作用

工程項目類電子文件具有專業(yè)多、關(guān)系密切、數(shù)量大、標(biāo)準(zhǔn)化強、保密嚴(yán)等特點。其形成部門廣泛，體系龐雜，要想保證其完整性、真實性、有效性、安全性、合法性，絕非易事。而電子簽名的出現(xiàn)，從源頭上保證了電子文件的合法性、真實性、有效性，對于檔案管理利用及作為合法憑證發(fā)揮了重大作用。

2.1 電子簽名最大的優(yōu)勢在于保證文件的真實性、合法性

電子簽名需要簽名人使用個人私有密鑰通過軟件在圖紙上生成加密的簽名。簽名后，圖紙內(nèi)容完全不能進行更改。如果更改，簽名自動失效，形成JPEG格式。當(dāng)電子簽名后的圖紙進行歸檔時，檔案管理員通過軟件對電子簽名人生成的信息進行校驗、比對、解密，以確認電子簽名的有效性、真實性。這種電子簽名的圖紙保證了電子文件的原始性、安全性以及可追溯性，節(jié)省了檔案信息收集時間，提升了檔案管理部門工程類項目檔案收集效率。

2.2 電子簽名具有流動性和可操作性

一個小小的KEY（注冊碼），設(shè)計人員在哪兒，名字就可簽到哪兒。傳統(tǒng)的紙質(zhì)工程圖紙，都需要設(shè)計人員進行手簽。特別是上千張圖紙和圖紙會簽時，設(shè)計人員往往要簽上幾天才能完成。耗時耗力，效率極低。電子簽名有效地解決了這種困擾，設(shè)計人員可以批量電子簽名，三兩分鐘就能完成。如果涉及多人會簽圖紙問題，設(shè)計人員無論在哪兒，只要有KEY，隨時可以完成電子簽名。從流動性角度看，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使電子簽名突破了時空限制，在圖紙簽字或圖紙會簽方面，可以充分利用電子簽名的流動性和便利性，讓簽名變得更為高效快捷。從可操作性層面看，電子簽名與傳統(tǒng)的紙質(zhì)簽名不同，紙質(zhì)簽名需要簽字者在紙質(zhì)載體上簽字，一旦遇上成百上千張圖紙，簽名就變成了一項非常繁重的重復(fù)性工作，對簽字者是極大的考驗。電子簽名則可通過批量簽字的方式快速完成簽名，大大提升了簽名效率，具有超強的可操作性。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)先行，成為電子簽章在工程項目電子文件應(yīng)用的有力依據(jù)

2015年5月實施的國家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》中，明確了電子簽名的應(yīng)用要求，其中規(guī)定：“歸檔的建設(shè)工程電子文件應(yīng)采用電子簽名等手段，所載內(nèi)容應(yīng)真實和可靠?！笨梢姡堎|(zhì)檔案數(shù)字化處理的文件已經(jīng)無法滿足歸檔要求，而采用安全可靠的電子簽名后形成的電子文件既能確認簽名人身份，還可以驗證簽署后是否被修改，保證電子文件的真實性和完整性。因此，電子簽名在工程項目中的廣泛應(yīng)用，保證了工程項目電子文件歸檔移交合法化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。電子文件的“單套制”歸檔需求已逐漸成為“剛性需求”。曾經(jīng)設(shè)計人員抱著一堆圖紙到檔案部門存檔的情景已一去不復(fù)返了。

3 工程圖紙電子簽名在項目檔案歸檔應(yīng)用過程中存在的主要問題

電子簽名在工程項目檔案驗收和管理過程中發(fā)揮著重要作用。但目前看來，設(shè)計人員對電子簽名的應(yīng)用與歸檔沒有有效結(jié)合。一些設(shè)計人員未充分認識工程圖紙電子簽名技術(shù)的先進性和科學(xué)性，忽視了工程圖紙的質(zhì)量及簽章后文件的有效性，增加了工程項目檔案驗收負擔(dān)。在實際工作中對電子簽名技術(shù)運用得不夠合理，簽名失效、失敗屢見不鮮，增加了檔案驗收壓力。

3.1 工程圖紙電子簽名應(yīng)用時返簽率較高，給設(shè)計人員帶來煩惱

工程圖紙檔案有別于其他類檔案，對圖紙內(nèi)容信息要求較高，在歸檔驗收時，如果發(fā)現(xiàn)圖紙中有錯誤信息，就需要通知設(shè)計人員對圖紙內(nèi)容加以修改，修改正確后需要重新電子簽名歸檔。當(dāng)一張圖紙涉及多人簽署時，如果有一人簽章出現(xiàn)了問題，或?qū)D紙進行了改動，那么電子簽名全部失效，圖紙上所有人都需要重新電子簽署。這不難看出電子簽名技術(shù)與工程項目檔案管理沒有深度融合。

3.2 電子簽章技術(shù)開發(fā)程度不夠

目前電子簽名技術(shù)大多在PDF格式下完成。設(shè)計人員在電子簽名前，需要先對CAD版工程圖轉(zhuǎn)換成原尺寸的PDF格式，然后通過電子簽章軟件進行電子簽名。這種做法，有時會因為轉(zhuǎn)換尺寸未調(diào)整正確或者是字體形式不兼容，導(dǎo)致工程圖質(zhì)量出現(xiàn)損毀、失真。設(shè)計人員還需進行返工。這給設(shè)計人員按時歸檔增加了難度。顯然，電子簽章軟件在技術(shù)應(yīng)用上缺乏實踐驗證和合理優(yōu)化。

3.3 因時間和空間不同，電子簽名信息無法驗證

這主要有兩種情況，時間上，數(shù)字證書的有效期往往少于檔案的保管期限，因此會因為時間問題導(dǎo)致數(shù)字證書失效。這時，即使保存電子檔案的系統(tǒng)能夠連接原電子簽名網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也不能起到驗證簽名的作用?？臻g上，因為工程項目電子簽名檔案最終要交付項目業(yè)主方，可能會因為系統(tǒng)軟件的不同導(dǎo)致簽章失效或者是文件損壞等情況。這需要電子簽名技術(shù)手段能隨著時間和空間的變化而逐漸改進和升級。

4 工程圖紙電子簽名文件在項目檔案驗收中的實踐與思考

新時代，現(xiàn)代信息技術(shù)與工程項目檔案管理的融合更為深入，電子簽名技術(shù)作為工程項目數(shù)字交付應(yīng)用和歸檔的重要手段，提升了項目檔案管理效率。在具體操作過程中應(yīng)重視工程項目檔案的前端控制，保證工程項目電子簽名文件順利通過校驗，使工程項目檔案符合相關(guān)驗收標(biāo)準(zhǔn)，保證項目檔案順利歸檔；還應(yīng)結(jié)合工程圖紙簽名特點，對電子簽名軟件進行二次開發(fā)，提升工程項目電子文件歸檔質(zhì)量。

4.1 對工程項目電子簽名文件的檔案驗收

電子簽名絕不是一個電子人名那么簡單，而是需要較高水平的軟硬件支撐，防止其被篡改。作為檔案管理員，在收到電子文件的那一刻，電子簽名的校驗是歸檔驗收的重點，其次才是對圖紙內(nèi)容合格程度的管控。通常，檔案管理人員選用ACROBAT PDF或者與KEY相配套的軟件對電子簽名進行校驗。主要核實電子簽名人數(shù)字信息和簽字時間。對圖紙上電子簽名校驗后再對圖紙內(nèi)容進行核實，這其中包括工程的項目名稱、裝置名稱、項目號、文件號等。若其中的任何一項出現(xiàn)問題，都會將電子文件返回設(shè)計人員進行重新修改，重新進行電子簽名，然后檔案管理員對修改好的文件再次校驗。

此外，電子簽名的使用率在各個企業(yè)中參差不齊。當(dāng)遇到外委項目時，設(shè)計方可能沒有KEY，他們會采用手簽掃描或者貼圖片的形式進行簽名。這種電子文件在歸檔時，一方面要求設(shè)計方出示正式的函，說明簽署情況，另一方面由接收方的相關(guān)專業(yè)設(shè)計人員對圖紙進行審核，最后由審核人進行電子簽章，這樣做才符合歸檔的基本要求。對合格的電子簽名文件，檔案管理員對電子文件加蓋檔案電子專用章。然后將這些合格的工程項目電子檔案按項目、裝置、專業(yè)等形式進行分類、組卷、整理、歸檔。

4.2 工程項目電子簽名文件驗收中的建議與思考

電子簽名的校驗只是項目檔案歸檔管理中的一個環(huán)節(jié)，但電子簽名的有無決定著電子檔案的質(zhì)量，也是成品文件的有效憑證。按照工程項目檔案歸檔要求，設(shè)計人員將帶有簽章的電子文件放入歸檔的指定共享路徑下，然后在OA工程項目歸檔管理系統(tǒng)平臺上提交項目歸檔申請。經(jīng)過歸檔申請層級流轉(zhuǎn)后到達檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)文件路徑找到預(yù)歸檔的電子文件，按照檔案管理驗收標(biāo)準(zhǔn)對電子文件進行校驗。如果文件有問題，便返回給設(shè)計人員，設(shè)計人員首先要按層級撤回電子簽名，然后對文件進行修改，最后再重新進行電子簽名。這種反復(fù)的電子簽名降低了項目文件材料的歸檔效率。有些設(shè)計人員不明白電子簽名的原理，直接在已經(jīng)電子簽名的文件上進行修改，這種修改后的電子文件，電子簽名完全失效，該電子文件直接成為了JPEG格式；還有一些設(shè)計人員為了操作簡便，在不影響電子簽名的情況下，通過PDF注釋功能添加文本信息，對電子文件錯誤內(nèi)容進行修改，然后進行歸檔。這種行為依然違背了《電子簽名法》的規(guī)則，在原文件上進行了修改，失去了原文件的真實性和完整性。

因此，要實現(xiàn)項目設(shè)計成品文件高質(zhì)量歸檔，減少設(shè)計人員不必要的麻煩，就要從項目設(shè)計文件歸檔的過程管控和軟件開發(fā)上下功夫。

一是對工程項目預(yù)歸檔設(shè)計文件進行前端控制。前端控制是指從檔案管理的要求出發(fā)，對電子文件的控制與管理提前到電子文件的設(shè)計與創(chuàng)建之時，即在電子文件起始端就對電子文件進行控制與管理，并貫穿于文件生成部門與檔案部門對電子文件管理的整個過程。這樣做旨在對工程項目電子文件生命周期全過程的管控，讓電子文件一出生就符合工程項目電子文件歸檔要求。

通常情況下，工程項目設(shè)計文件編制要求都會體現(xiàn)在工程項目的開工報告中。主要包括項目名稱、裝置名稱、系統(tǒng)單元名稱、項目編號、文件編號等。這些信息在設(shè)計人員繪圖前，項目組應(yīng)與相關(guān)專業(yè)、檔案管理部門進行商榷后形成完整合理的文件。設(shè)計人員依據(jù)開工報告信息進行有關(guān)設(shè)計繪圖。項目組和檔案管理員對設(shè)計文件進行全過程管控。特別是在電子簽名前，為了保證歸檔質(zhì)量，檔案管理員對項目設(shè)計成品文件的目錄、文表中所涉及的檔案號、項目名稱、裝置名稱、主項名稱、文件名稱以及與檔案驗收要求有關(guān)的圖紙信息進行抽樣檢查，對文表和圖紙中不符合歸檔要求的錯誤信息反饋給設(shè)計人員進行修改，保證歸檔文件的質(zhì)量，為設(shè)計人員順利歸檔把好關(guān)，鋪好路。

二是開發(fā)電子校驗軟件，給文件“把脈”。隨著檔案信息化管理，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合自身業(yè)務(wù)訴求開拓創(chuàng)新，挖潛增效，通過研發(fā)小軟件、小程序，從源頭上提高電子文件歸檔質(zhì)量，充分起到小軟件“大智慧”的作用。比如開發(fā)CAD設(shè)計文件智能輔助檢查工具，解決設(shè)計人員電子簽名、歸檔中的麻煩，全面實現(xiàn)設(shè)計文件智能標(biāo)準(zhǔn)檢查；CAD電子簽名的嵌入；“一鍵”圖紙目錄生成，“一鍵”CAD圖拆分合并、一鍵生成PDF文件等功能，全面提升設(shè)計人員出圖、簽名的效率，可大幅降低各環(huán)節(jié)人員工時消耗。

在無紙化辦公時代，電子簽名在工程項目中的廣泛應(yīng)用是大勢所趨。檔案已不再“紙上談兵”。與電子簽名、電子檔案相關(guān)的檔案信息化建設(shè)正在全面領(lǐng)跑檔案事業(yè)的發(fā)展。我們應(yīng)進一步明確電子簽名在工程項目電子文件歸檔中應(yīng)用的思路和辦法，及時研究解決工作中遇到的實際困難和問題，更好地發(fā)揮電子簽名對工程項目電子文件歸檔和工程項目建設(shè)的促進作用。