文/中國水產(chǎn)科學(xué)研究院南海水產(chǎn)研究所 馬燕芹

新形勢下，事業(yè)單位要想打造具有行業(yè)特色的核心競爭力，必須實現(xiàn)管理的精細化，制訂可行的精細化管理制度，提高辦公室的管理效率和管理水平，提升辦公室管理質(zhì)量和整體服務(wù)能力。本文剖析事業(yè)單位辦公室精細化的作用、思路和對策。

一、實現(xiàn)辦公室管理精細化的背景

（一）精細化管理的重要作用。在日常工作中，辦公室的性質(zhì)特殊，工作內(nèi)容繁多、瑣碎、緊急，且通常人手有限，需要科學(xué)高效的工作方法。實現(xiàn)辦公室管理精細化，可以有效幫助職工認清自己的職責(zé)，使每個部門和每個崗位的職責(zé)范圍更加明確，協(xié)調(diào)各部門間的合作，有利于控制管理人員隊伍規(guī)模并提高職工的工作積極性，有效把單位的各項工作規(guī)范化，提高行政工作的效率和管理服務(wù)的質(zhì)量及效率。

（二）傳統(tǒng)管理模式存在缺陷。大部分事業(yè)單位的傳統(tǒng)管理模式，沿用傳統(tǒng)的經(jīng)驗，方式和思維，沒有創(chuàng)新，只注重制度、規(guī)范、技術(shù)、法則等理性的現(xiàn)實因素，很少關(guān)注社會人文、單位文化等層面，難以調(diào)動職工的主觀能動性，難以形成團隊凝聚力，難以適應(yīng)新形勢下的大環(huán)境，不利于單位提高自身競爭力。單位需要創(chuàng)新管理模式，改變觀念，把管理精細化融入辦公室工作中，才能打破固有思路，適應(yīng)新時代的發(fā)展。

（三）實現(xiàn)精細化管理的迫切性。辦公室日常需要處理大量瑣碎的事務(wù)，經(jīng)常忙于應(yīng)付臨時性工作，同時還要為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀助手，如果分工和管理不夠精細，制度不夠完善，各部門之間的協(xié)調(diào)溝通欠缺，會影響責(zé)任的落實和管理制度的完善，無法提高辦公室工作的質(zhì)量。只有實現(xiàn)辦公室管理工作的精細化，才能與時俱進，保證出色完成任務(wù)。

二、辦公室管理精細化的思路

（一）細化辦公室業(yè)務(wù)和崗位職責(zé)。辦公室應(yīng)根據(jù)內(nèi)控制度，結(jié)合單位實際，定期梳理、細化、完善崗位職責(zé)分工，讓每一位職工根據(jù)自身崗位實際，提出建議，全員參與提議，集思廣益，明確、細化崗位的具體職責(zé)，實現(xiàn)崗位與職責(zé)的統(tǒng)一，梳理、細化工作流程和任務(wù)，明確工作職責(zé)，理清工作重點。制訂工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，探索工作規(guī)律，加強督查考核，促進績效考核實效，實現(xiàn)考核管理的科學(xué)化以及標(biāo)準(zhǔn)化。全程覆蓋，制訂出臺與績效考核相關(guān)的管理制度，要根據(jù)崗位的工作范圍和職責(zé)，從德、能、勤、績、廉等方面確定每個崗位的工作目標(biāo)，并根據(jù)工作任務(wù)的變化，及時對工作目標(biāo)進行修訂、補充和完善，突出不同類別、不同崗位、不同職務(wù)人員的特點，增強考核指標(biāo)的針對性，規(guī)范人員履責(zé)行為，各級人員履職盡責(zé)有明確的政策依據(jù)，避免出現(xiàn)工作不到位，或者越位、錯位等現(xiàn)象。將考核的關(guān)鍵點融入考核評價體系，分級管理，分級負責(zé)。整改工作開展過程中存在政治站位不高、問題查找不實、措施制訂不細不精準(zhǔn)、亮點提煉不突出等情況。要推動辦公室人員認真履職盡責(zé)，不斷提升服務(wù)大局意識，提高執(zhí)行力，建立長效機制，強化責(zé)任意識，確保工作到崗、責(zé)任到人，實現(xiàn)職責(zé)具體化，切實提高行政管理效能，增強執(zhí)行力，提高綜合協(xié)調(diào)服務(wù)保障能力。

（二）加強辦公室工作的規(guī)范化建設(shè)。規(guī)范化是辦公室工作的本質(zhì)要求，單位應(yīng)對照新形勢要求，修改完善辦公室內(nèi)部管理、業(yè)務(wù)運行、考核評價等一系列管理制度，結(jié)合單位行業(yè)實際，出臺辦公室規(guī)章制度和工作規(guī)范，作為指導(dǎo)辦公室工作規(guī)范化的藍本，可使流程更加規(guī)范。完善修訂辦公室綜合文稿起草規(guī)范、保密工作規(guī)范、黨委信息報送要求等，推動辦公室各項工作程序化、標(biāo)準(zhǔn)化，聚焦工作主動、工作效率、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作制度等7個方面，深入查擺存在的問題，細化整改措施，提高整改成效，進一步增強大局意識、強化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，以更高站位統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、更寬視野參謀輔政、更優(yōu)方式督促落實、更實作風(fēng)做好服務(wù)工作。進一步加強調(diào)查研究，提升信息報送質(zhì)量和政策統(tǒng)籌能力，扎實做好參謀助手，進一步加強政務(wù)運轉(zhuǎn)保障，抓緊快辦、提高公文運轉(zhuǎn)效率；鼓勵干部職工加強學(xué)習(xí)，提高規(guī)范化意識，對照規(guī)范化建設(shè)任務(wù)要求，明確目標(biāo)，突出重點，把考核納入目標(biāo)管理，著力推動工作作風(fēng)轉(zhuǎn)變。在規(guī)范化管理的過程中,可以促使辦公室時刻繃緊規(guī)范化這根弦，扎實推進單位辦公室工作規(guī)范化建設(shè)，全面提高辦公室規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，揚棄陳舊的思維和阻礙單位發(fā)展的消極因素，最大限度地吸納積極因素，形成凝聚力和向心力，朝著單位發(fā)展的目標(biāo)邁進。

（三）加強信息技術(shù)應(yīng)用水平。隨著科技的發(fā)展和進步，現(xiàn)代化信息技術(shù)越來越成熟，功能越來越強大，在辦公室管理中占據(jù)著重要的地位，可以對單位的有效運轉(zhuǎn)產(chǎn)生推動作用。因此，單位的管理者應(yīng)將先進的信息技術(shù)應(yīng)用到辦公室管理工作中。單位利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，使工作流程越來越規(guī)范，工作分工越來越信息化，有效提高了管理效率和質(zhì)量，不斷朝著精細化、科學(xué)化的方向發(fā)展，推進落實單位各項工作。

三、促進辦公室管理精細化的對策

（一）結(jié)合單位文化實現(xiàn)精細化。單位文化在本質(zhì)上來說，是一種管理工具，想要使單位管理更高效發(fā)展，必須建設(shè)和完善單位文化，結(jié)合單位行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r和自身特點，將單位文化的思想融入管理中。只有利用獨特、結(jié)合實際的單位文化來指導(dǎo)單位的管理，才能更好地實現(xiàn)單位長遠發(fā)展，有效提升管理水平和質(zhì)量。

（二）完善精細化規(guī)章制度。辦公室的精細化管理，需要科學(xué)合理可行的規(guī)章制度。在單位管理工作中，應(yīng)樹立制度意識，提高執(zhí)行能力，根據(jù)精細化管理模式，促進制度完善，提升辦公室管理精細化的科學(xué)性、合理性、可行性，重視規(guī)范管理流程，結(jié)合實際情況和行業(yè)特點，專項部署建立、梳理規(guī)章制度，建立健全常態(tài)長效機制，把各項管理制度進行細化，發(fā)揮精細化管理的作用，從而有效約束辦公室管理人員的思想和行為，促使其更好地完成本職工作。領(lǐng)導(dǎo)干部要帶頭推動制度的落實，明確規(guī)范管理的重要意義，調(diào)動管理人員的工作積極性，更好地促進內(nèi)部管理有章可循，進一步明晰職責(zé)，明確管理人員的行為規(guī)范，強化制度管人、管事的規(guī)則意識，細化日常管理，修正工作規(guī)范，健全管理體制，強化工作要求，突出操作實效，狠抓執(zhí)行落實，深化制度條款的落實，提高制度的執(zhí)行力，完善程序漏洞，防范行業(yè)風(fēng)險，進一步強化辦公室督察、督辦、參謀的工作職能，提升服務(wù)質(zhì)量和管理水平，推進各項工作高效實施，提升單位精細化管理水平。

（三）從根本上提升職工專業(yè)能力與技術(shù)素質(zhì)。實現(xiàn)辦公室管理的精細化，可以幫助職工拆分和細化手頭的具體工作，有效提升辦事效率。單位管理者應(yīng)堅持思想教育引導(dǎo)，思想政治工作是一個潛移默化、細雨潤物的過程，具有啟發(fā)性、長期性、群眾性的特點，致力于人的覺悟與情感，以解放人的思想、塑造人的靈魂、提高人的素質(zhì)為目的，引導(dǎo)職工轉(zhuǎn)化為實際行動，愛崗敬業(yè)，為企業(yè)做出最大貢獻。思想政治教育還要有針對性，使其全方位滲透、融入職工素質(zhì)教育工作中，堅持以人為本，實行“人性化”服務(wù)，將對提高職工素質(zhì)產(chǎn)生不可低估的作用和效果；加強職工的職業(yè)素養(yǎng)和道德培訓(xùn)，健全職工培訓(xùn)機制，要積極引導(dǎo)和鼓勵職工立足本質(zhì)，自學(xué)成才和掌握良好的業(yè)務(wù)技術(shù)，成為一專多能的復(fù)合型人才。同時，單位要根據(jù)各崗位的優(yōu)勢和特點，開展技術(shù)創(chuàng)新、技術(shù)比武和崗位練兵活動，激勵職工在市場競爭機制中站穩(wěn)腳跟，適應(yīng)市場和企業(yè)發(fā)展的需要。積極開展扎實有效的職工崗位技能培訓(xùn)工作，必將增強單位員工技能，這是單位的無形資產(chǎn)，對單位的發(fā)展必將產(chǎn)生巨大的推動力；完善企業(yè)各項管理制度，加強職工管理，積極開展相關(guān)職業(yè)技能培訓(xùn)，高效能培訓(xùn)管理體系的構(gòu)建不僅要求單位從戰(zhàn)略的角度重視培訓(xùn)，為職工提供培訓(xùn)的機會和環(huán)境，還在于單位培訓(xùn)的動力機制是否健全完善。培訓(xùn)模式從單一模式向立體化、專業(yè)化發(fā)展，培訓(xùn)組織不再局限于單位內(nèi)部機構(gòu)。通過技能培訓(xùn)、績效考評、崗位互換等方式，全面提升職工的綜合素質(zhì)，進一步提升職工的技能水平。

四、結(jié)語

在大環(huán)境下，辦公室管理的模式將越來越精細化，精細化管理將會成為辦公室行政管理的一個重要發(fā)展方向和必然趨勢。單位要逐漸實現(xiàn)辦公室管理的精細化，制訂適合行業(yè)特色和實際情況的精細化管理制度，進一步提高工作質(zhì)量和效率，從根本上提高辦公室服務(wù)水平和質(zhì)量，推動單位實現(xiàn)長遠發(fā)展。