文/福建省邵武市城市建設檔案館 葉惠

城建檔案資料屬于社會財富，同時具有極為重要的歷史價值與社會意義，因而對其進行管理至關重要。信息化時代以來，信息資源已成為各領域中的核心資源之一，城建檔案數(shù)字化管理就是將現(xiàn)有的城建檔案轉換為信息資源予以保管，并形成簡便、系統(tǒng)的管理模式。與傳統(tǒng)城建檔案管理方式相比，數(shù)字化檔案管理具有不可比擬的優(yōu)勢，是適應時代發(fā)展的新潮流與新趨勢，更容易被廣大群眾所認可。

一、新時期加強城市建設檔案管理的價值

城市建設檔案是城市建設過程中各方面活動的相關資料與記錄文件的總合。我國傳統(tǒng)的城市建設檔案只包括建筑內(nèi)容，隨著城市規(guī)模增大以及城市歷史文化的不斷積淀，城市建設檔案涵蓋的范圍不斷延伸，不僅包括傳統(tǒng)的建筑檔案，還包括建筑、經(jīng)濟、政治、文化等內(nèi)容。因此，新時期的城市建設檔案覆蓋面更廣，內(nèi)容更為全面，管理難度也相應增加。

從目前城市建設檔案的特征來看，隨著檔案覆蓋面的增大，城市建設檔案除了具有傳統(tǒng)檔案的特征，還呈現(xiàn)出一些新的特點。一是動態(tài)性。隨著一座城市從無到有、從簡單到繁華、從小到大，各個階段的發(fā)展都是日新月異的。因此，城市建設檔案呈現(xiàn)出顯著的動態(tài)性特點。二是類型多樣。城市建設檔案因為涉及各個學科領域，因此包含多個類型的內(nèi)容，如建筑特征、制度建設、經(jīng)濟形勢、文化發(fā)展等等，具有多元化的特點。三是利用價值高。城市建設過程中會牽涉到多種大大小小的決策，這些檔案是科學決策的重要依據(jù)。

基于以上對新時期城市檔案概念和特征的理解，從中歸納出加強城市建設檔案工作的價值。一是記錄功能。城市建設中的很多合同、文件等，對城市各部門管理與運行具有重要作用。比如，存在城建糾紛的時候，這些檔案就能夠作為可信的證據(jù)，對于維護政府的公信力至關重要。二是參考功能。隨著城市建設項目增多，城建檔案有助于決策的創(chuàng)新性與前瞻性，為城市發(fā)展提供科學依據(jù)。三是文化功能。所有城市在持續(xù)建設過程中所積累下來的政治、經(jīng)濟、文化、民俗等，最終都會熔鑄于城市的文化體系中，城建檔案本質(zhì)上就是城市文化的載體，對其進行良好管理，有利于豐富城市內(nèi)涵、凸顯城市形象，滿足新時期城市精神文化建設的需求。

二、數(shù)字化對于新時期城建檔案管理工作的作用

（一）數(shù)字化有利于滿足信息時代城市發(fā)展的需求。信息時代已然來臨，在城市建設檔案管理中融入現(xiàn)代數(shù)字技術，不僅可以提升檔案管理的科技水平，而且有助于檔案的及時、準確與完整歸檔，還能實現(xiàn)原始信息與館藏量的進一步擴展與豐富。在市場經(jīng)濟背景下，將城市建設檔案管理工作劃歸信息產(chǎn)業(yè)予以管理、經(jīng)營與開發(fā)，利用現(xiàn)代信息科技手段創(chuàng)建檔案信息，有利于隨時隨地查詢檔案數(shù)據(jù)，從而更好地實現(xiàn)檔案資源共享，促進城建檔案價值的最大化。

（二）數(shù)字化是實現(xiàn)檔案異地備份的基本前提。城市建設檔案在保障居民生命財產(chǎn)安全、應對突發(fā)事件等方面發(fā)揮著不容小覷的功能，一旦城市遇到洪水、地震等自然災害，又或者煤氣泄漏等各種緊急事件，城市建設檔案資料就可以為對策制定、實施營救等提供關鍵信息。鑒于部分地區(qū)發(fā)生自然災害的頻率較高，住建部提出了城市建設檔案異地備份的創(chuàng)新思路，即將某地城建檔案予以全面數(shù)字化加工之后，與地理空間相離較遠的另一地區(qū)相互備份存放。由此可見，城市建設檔案數(shù)字化管理勢在必行。

（三）數(shù)字化是提高檔案可用性的關鍵技術。從宏觀領域來看，數(shù)字化管理實質(zhì)上是對傳統(tǒng)檔案管理模式的進一步發(fā)展，傳統(tǒng)檔案從紙質(zhì)檔案轉化為信息化資料，能夠大大豐富檔案內(nèi)容的存儲方式，并賦予檔案信息更多的可用性。比如，信息的存儲、檢索、查閱的便捷性大大增加，檔案流通的速度加快，實現(xiàn)充分共享成為可能。在社會各界對城市建設檔案利用需求量增大時，數(shù)字化管理有利于實現(xiàn)更開放的服務體系，為廣大市民、各機構、企事業(yè)單位等提供高質(zhì)高效的檔案資源，增強檔案資料的可用性。

三、目前城建檔案數(shù)字化管理工作存在的不足

（一）缺乏頂層設計，數(shù)字化管理體系不健全。將大量紙質(zhì)檔案成功轉化為數(shù)字化檔案，是一項復雜的系統(tǒng)性工程。只有初期做好規(guī)劃，做足準備，后期工作才能有條不紊地開展。當前，諸多城市在建設數(shù)字化檔案的過程中并未做好頂層設計與規(guī)劃，缺乏總目標與總指導。城建檔案數(shù)字化管理中，服務對象以政府部門、相關機構為主，如設計單位、建筑、施工等。由于數(shù)字化管理體系不夠完善，導致這些單位的建設水平仍在低位徘徊，特別是一些部門仍以紙質(zhì)材料作為檔案管理的主要手段，對數(shù)字化檔案的認識不足，數(shù)字化檔案利用率較低。

（二）基礎設施建設乏力，影響數(shù)字化管理的推進。城市建設檔案數(shù)字化管理必須依托網(wǎng)絡基礎設施改造與空間數(shù)據(jù)集成設施，打造相應的空間數(shù)據(jù)庫，并逐步形成應用服務系統(tǒng)，從而更好地為城市建設與發(fā)展提供強勁支持。尤其是城市建設檔案數(shù)字化管理的前提與基礎是網(wǎng)絡建設，同時網(wǎng)絡環(huán)境又包含公眾網(wǎng)、政務網(wǎng)、局域網(wǎng)等一系列基礎設施。但由于目前相當一部分城市對城建檔案數(shù)字化建設缺乏足夠重視，導致一系列基礎設施建設不到位。

（三）專業(yè)人才匱乏。檔案數(shù)字化管理需要多個管理方式與多個部門之間的協(xié)作運行，同時，數(shù)字化管理工作的實現(xiàn)需要網(wǎng)絡技術與計算機應用技術的支持，這對工作人員的復合型知識與能力要求相對更高。目前，從事城市建設檔案管理工作的專業(yè)人員匱乏，信息技術熟練、理論知識扎實、實踐能力較強、創(chuàng)新素質(zhì)高的人才十分稀缺，這在很大程度上限制了我國城市建設檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

（四）資源庫建設不足，檔案應用價值受限。城市建設檔案數(shù)字化管理的最終目的都是為檔案的更好利用而服務的，即滿足城市建設部門、規(guī)劃部門與管理部門的資料查詢與借鑒需要，同時也向社會公眾提供網(wǎng)上資料查詢與利用服務。因此，充足的檔案資源庫是發(fā)揮城建檔案數(shù)字化應用價值的重要條件。但從整體視角來看，目前多數(shù)城市建設檔案館的數(shù)字化資源庫建設還十分薄弱。

四、加強城市建設檔案數(shù)字化管理的對策——以邵武市城建檔案館為例

（一）做好數(shù)字化轉型規(guī)劃，分步實施推進。首先要做好城市建設檔案館藏的實際調(diào)研工作，按照現(xiàn)有檔案的信息化、載體、類型等情況切實做好數(shù)字化規(guī)劃工作。從軟硬件設備的采購，到信息系統(tǒng)的具體使用，再到規(guī)范操作文件的合理制定等，這一系列工作并非一蹴而就所能達成的，既要做到重點突出，又要按計劃分步實施。

以邵武市城建檔案館為例，該館在2018年著手實施數(shù)字化轉型工作，為了確保相關工作穩(wěn)步有序推進，建立了紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案“雙套制”的工作機制。頒布制定了《邵武市住房城鄉(xiāng)建設局關于加強建設工程檔案管理的通知》（邵建建〔2019〕19號），要求建設單位嚴格按照《建設工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328-2014）與《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（GJJ/T117-2017）的要求提供工程資料，確保檔案進館質(zhì)量，為數(shù)字化檔案管理建立頂層規(guī)劃指導。

綜合現(xiàn)有案例可以發(fā)現(xiàn)，城市建設檔案數(shù)字化管理工作開展之前，一定要制定規(guī)劃，用以指導信息化建設工作。比如，可以遵照《全國城建檔案信息化建設規(guī)劃與實施綱要》，明確指導思想、基本原則、主要任務、建設目標、建設重點、實施步驟與保障措施等。這是數(shù)字化轉型成功的關鍵。

（二）加強軟硬件設施建設，奠定基礎保障。系統(tǒng)軟件、網(wǎng)絡環(huán)境與硬件環(huán)境是城建檔案數(shù)字化基礎設施建設的核心。其中，軟件系統(tǒng)包括系統(tǒng)軟件平臺、操作系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，借助數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的有機聯(lián)系，讓數(shù)據(jù)錄入與傳輸實現(xiàn)全過程運用；網(wǎng)絡環(huán)境包括城設檔案館的內(nèi)部局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)、政府網(wǎng)有鏈接的公眾網(wǎng)，通過內(nèi)外部網(wǎng)站辦公有機聯(lián)系，強化檔案館與相關部門的協(xié)作；硬件環(huán)境包括服務器、計算機設備與網(wǎng)絡通信設備等等。

邵武市城建檔案館從2018年開始，加大了對數(shù)字化轉型的軟硬件設施投入。在硬件方面，擴建城建檔案館面積，有效改善館藏條件；投入專項資金50余萬元，購置富士施樂DW6057EP大幅面藍圖掃描，工程復印一體機，配置2臺涉密電腦等設備，其他還包括檔案密集架、聲像拍攝、辦公設備等等，滿足檔案查詢、復印、統(tǒng)計功能。在軟件方面，以南平市城建檔案館工程電子檔案標準為依據(jù)，采用南平市城建檔案電子檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范電子檔案歸檔移交工作，已錄入86個項目檔案，3368條目錄。

從以上實踐可以看出，軟硬件基礎設施建設必須要結合工作實際，加大投入，在數(shù)字化加工、數(shù)字資源管理、信息開發(fā)利用等方面發(fā)力。這是城市建設檔案數(shù)字化管理的重要推力，也是數(shù)字化轉型成功的重要基礎保障。

（三）注重員工隊伍建設，培育數(shù)字化專業(yè)人才。與傳統(tǒng)城市建設檔案管理不同，數(shù)字化管理所需人才是復合型的，既要具備基本的知識結構，還要擁有創(chuàng)新意識與能力，這樣才能滿足城市建設檔案數(shù)字化管理的發(fā)展趨勢。

邵武市城建檔案館針對數(shù)字化專業(yè)人才匱乏的問題，采取了一系列的積極措施。一是加強信息化服務技能的培訓，包括數(shù)字檔案管理標準與要求、檔案信息研究與咨詢、檔案采集處理與數(shù)據(jù)加工等等，提升員工對電子載體檔案管理、保管、利用的技能。二是建立起學習型的組織文化，鼓勵全體工作人員保持學習新技術的心態(tài)，保持對檔案管理數(shù)字化應用的熱情，以積極、主動、負責的態(tài)度做好服務工作，更好地履行向利用者提供優(yōu)質(zhì)信息服務的職責。三是全體工作人員每年都要參加福建省檔案繼續(xù)教育信息專業(yè)網(wǎng)絡遠程培訓。

總體來說，城建檔案數(shù)字化建設，需要打造一支復合型的人才隊伍。全體員工要具備專業(yè)知識儲備和綜合業(yè)務技能，共同完成城市建設檔案數(shù)字化管理。這需要檔案館和相關部門遵循培育復合型人才的基本宗旨，加強數(shù)字化管理體系服務能力等綜合素養(yǎng)的培訓，做好人才儲備，為城建檔案數(shù)字化管理提供更優(yōu)質(zhì)更充足的人才支撐。

（四）強化資源庫建設，提升檔案應用效率。城建檔案數(shù)字化資源庫建設通常包括：多媒體數(shù)據(jù)庫建設、檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設、檔案全文數(shù)據(jù)庫、檔案目錄中心建設。為進一步發(fā)揮數(shù)字化技術的功能與價值，各種特色資源庫建設成為發(fā)展新風向，如基礎地理信息數(shù)據(jù)庫、地下綜合管線數(shù)據(jù)庫、聲像資料數(shù)據(jù)庫、規(guī)劃審批成果數(shù)據(jù)庫、城市規(guī)劃方案數(shù)據(jù)庫等專題數(shù)據(jù)庫。

以邵武市城建檔案館為例，在資源庫建設方面，該檔案館取得的初步進展包括以下幾個方面：一是整合以往檔案信息，補充現(xiàn)有不斷增加的檔案信息，加快推進存量檔案數(shù)字化任務。截至2022年2月底，已經(jīng)完成館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化1600余萬頁。二是積極構建檔案信息數(shù)據(jù)庫，形成城市重要竣工項目檔案數(shù)據(jù)庫，為城市建設和檔案應用提供可靠的數(shù)據(jù)支持。三是提高利用效率，推出電子檔案證明出具服務，實現(xiàn)“紙質(zhì)證明”轉向“電子證明”，以館藏竣工圖證明件為例，制作時間從每幅5分鐘降至30秒，制作成本從每幅5元降至零元，制作成本與時間縮減，不僅減輕了群眾負擔，還有利于運營商環(huán)境優(yōu)化。

通過城建檔案館特色數(shù)據(jù)庫建設，大幅提高了該城市城建檔案的歷史價值、文化價值與利用價值。在城建數(shù)字資源庫構建完善的情況下，進一步提升檔案應用效率，更有助于城建檔案價值的充分實現(xiàn)。

五、結語

城市建設檔案管理作為城市建設歷程中文化精神的主要保持路徑，也是城市建設的基礎數(shù)據(jù)源，可以為城市建設提供相關檔案資料參考與依據(jù)。近年來，隨著信息技術的迅猛推進，城建檔案管理中逐漸引入了數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)，有效促進了城建檔案管理的信息共享，實現(xiàn)了初步的自動化處理。檔案數(shù)字化管理是新時代背景下城建檔案發(fā)展的必然趨勢，因而要樹立城建檔案數(shù)字化管理思維與意識，切實推動城建檔案數(shù)字化良好發(fā)展。