齊怡心

浙江農(nóng)業(yè)商貿(mào)職業(yè)學(xué)院，浙江 紹興 312088

一、學(xué)院資產(chǎn)管理現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)

在高職院校擴招的背景下，浙江農(nóng)業(yè)商貿(mào)職業(yè)學(xué)院招生規(guī)模不斷擴大，為滿足學(xué)院教學(xué)、科研等方面的要求，學(xué)院資產(chǎn)業(yè)務(wù)不斷增加，全校資產(chǎn)數(shù)量逐年上漲。如何統(tǒng)籌運用現(xiàn)代化、信息化手段加強對學(xué)院資產(chǎn)的管理關(guān)系到學(xué)院的發(fā)展。學(xué)院當前運用浙江省財政廳資產(chǎn)云系統(tǒng)對學(xué)院資產(chǎn)的入賬、出租、處置等業(yè)務(wù)進行管理，通過國子系統(tǒng)對學(xué)院內(nèi)部資產(chǎn)的調(diào)撥、盤點、內(nèi)部處置申請等業(yè)務(wù)進行管理。一方面，隨著學(xué)院資產(chǎn)總量的逐年增加，如無法實現(xiàn)對資產(chǎn)進行高水平的數(shù)字化、信息化管理，將導(dǎo)致無法精準有效地管理資產(chǎn)，進而導(dǎo)致資產(chǎn)賬卡不一、賬實不一等情況的出現(xiàn)；另一方面，隨著學(xué)院數(shù)字化改革的深入推進，資產(chǎn)管理如何實現(xiàn)一體化、全生命流程管理，將會影響學(xué)院數(shù)字化改革進程。針對學(xué)院資產(chǎn)管理現(xiàn)狀，改進資產(chǎn)管理流程，結(jié)合學(xué)院財務(wù)、采購等系統(tǒng)的設(shè)置，改變學(xué)院資產(chǎn)粗放式管理模式，加強對學(xué)院資產(chǎn)的監(jiān)管，提高資產(chǎn)管理精細化水平，實現(xiàn)資產(chǎn)的全生命流程管理，是提高學(xué)院資產(chǎn)使用效益，進而提高學(xué)院管理的整體效益的發(fā)展方向。

根據(jù)學(xué)院機構(gòu)設(shè)置，學(xué)院的財務(wù)管理和資產(chǎn)管理分別由計劃財務(wù)處和資產(chǎn)管理處負責，資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接。根據(jù)現(xiàn)有資產(chǎn)管理模式，資產(chǎn)明細賬由資產(chǎn)管理處管理，而財務(wù)處僅管理資產(chǎn)大類總賬，財務(wù)處在完成采購支付后并不記錄資產(chǎn)的明細；資產(chǎn)從采購申請、完成采購、報銷、入賬、日常管理與處置無法實現(xiàn)由一個統(tǒng)一的系統(tǒng)進行管理，這會導(dǎo)致資產(chǎn)的經(jīng)費落實、采購報銷、入賬管理出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，如財務(wù)處根據(jù)采購需求老師提出的申請，落實相關(guān)經(jīng)費，此時將第一次明確采購科目，根據(jù)經(jīng)費落實情況和采購科目，由采購人員實施資產(chǎn)采購，最后由資產(chǎn)管理員對資產(chǎn)進行入賬，入賬后由使用人或管理員管理資產(chǎn)的使用、調(diào)撥、處置等流程。由于財務(wù)管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接，會導(dǎo)致某些過程出現(xiàn)偏差，如財務(wù)根據(jù)采購人提出的申請認為本次將采購軟件系統(tǒng)而實際僅采購服務(wù)等。如何打通財務(wù)、采購、資產(chǎn)三方管理系統(tǒng)間的信息孤島，實現(xiàn)學(xué)院資產(chǎn)全生命流程管理是本文所探討的重點。

二、資產(chǎn)全流程管理流程梳理

學(xué)院資產(chǎn)絕大多數(shù)來源為采購，財務(wù)的資金管理可通過采購系統(tǒng)與資產(chǎn)管理實現(xiàn)對接。根據(jù)學(xué)院采購流程，當采購申請?zhí)岢龊?，需要明確資金來源并落實資金開支渠道、部分需要獲取浙江省財政廳的確認書；資金落實后進入采購流程，完成采購及報銷、財務(wù)完成入賬后，通過財政廳資產(chǎn)云系統(tǒng)實現(xiàn)資產(chǎn)入賬，資產(chǎn)入賬后可以進行使用（如出租出借）、調(diào)撥、處置、盤點等業(yè)務(wù)。根據(jù)以上流程，財務(wù)系統(tǒng)是整條流程的基石。本文主要探索資產(chǎn)管理系統(tǒng)與采購系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)銜接的可行性。

三、資產(chǎn)、財務(wù)、采購信息系統(tǒng)現(xiàn)狀

學(xué)院資產(chǎn)管理處管理全校資產(chǎn)、學(xué)院采購工作，而財務(wù)管理由學(xué)院計劃財務(wù)處進行。學(xué)院現(xiàn)使用相互獨立的資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)，雙方數(shù)據(jù)無法進行直接共享。學(xué)院正在建立采購系統(tǒng)。三方系統(tǒng)如何通過建立一個系統(tǒng)，通過不同系統(tǒng)之間的接口，實現(xiàn)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)讀取、寫入、分析共享，簡化資產(chǎn)管理流程、提高資產(chǎn)管理效率、加強資產(chǎn)管理科學(xué)性，最后為實現(xiàn)智慧校園建設(shè)添磚加瓦。

根據(jù)財務(wù)、采購、資產(chǎn)三方業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，部分數(shù)據(jù)共享是系統(tǒng)連接的關(guān)鍵：財務(wù)與采購系統(tǒng)通過經(jīng)費開支渠道、經(jīng)費落實中的采購目錄等信息進行鏈接；資產(chǎn)與采購?fù)ㄟ^設(shè)備采購信息進行連接；資產(chǎn)與財務(wù)通過報銷憑證號、折舊計提數(shù)據(jù)等進行連接。

四、資產(chǎn)全流程管理方式探索

（一）總體目標

通過系統(tǒng)建設(shè)，連接財務(wù)、采購、資產(chǎn)三方信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)資產(chǎn)從經(jīng)費落實到資產(chǎn)處置全生命流程信息化管理。根據(jù)財務(wù)、采購、資產(chǎn)管理現(xiàn)狀，通過建立一個系統(tǒng)，實現(xiàn)采購申請人可通過該系統(tǒng)完成采購申請?zhí)峤?、財?wù)經(jīng)費落實、采購人員完成采購、提供報銷資料、財務(wù)完成報銷入賬、資產(chǎn)入賬、資產(chǎn)使用管理、實時變動調(diào)撥、掌握資產(chǎn)的實時狀態(tài)、資產(chǎn)出租出借、資產(chǎn)處置、資產(chǎn)清盤、折舊計提、報表生成、數(shù)據(jù)分析等功能。通過系統(tǒng)對學(xué)院資產(chǎn)實施監(jiān)控，通過該系統(tǒng)的管理，打通資產(chǎn)、采購、財務(wù)三方信息孤島，建立高效可靠、互聯(lián)互通的智慧校園管理系統(tǒng)，推動關(guān)鍵信息跨部門共享。

（二）模塊設(shè)計

1．財務(wù)數(shù)據(jù)模塊

通過獲取財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，提供經(jīng)費來源、支出渠道、經(jīng)費使用情況、經(jīng)費余額、是否上報預(yù)算、預(yù)算相關(guān)計劃等信息，打通浙江省財政廳金財系統(tǒng)，實現(xiàn)從經(jīng)費落實到確認書下達的一站式辦理。建立財務(wù)做賬模塊，在采購報銷完成后，讀取采購模塊數(shù)據(jù)接口，導(dǎo)入財務(wù)做賬所需的相關(guān)信息，如經(jīng)費支出渠道、支出部門、是否作為資產(chǎn)入賬等信息，生成當次采購的相關(guān)憑證。打通資產(chǎn)管理模塊數(shù)據(jù)接口，實時核對已完成的月結(jié)賬工作與財務(wù)數(shù)據(jù)，通過獲取資產(chǎn)系統(tǒng)數(shù)，準確獲取資產(chǎn)折舊、核銷等信息。通過構(gòu)建財務(wù)數(shù)據(jù)模塊，解決采購申請人在經(jīng)費本經(jīng)費落實與財政性資金落實之間的認知盲點與痛點。通過實現(xiàn)財務(wù)與采購模塊的數(shù)據(jù)互通，減少從經(jīng)費落實到采購之間的工作步驟，減少等待采購的時間。

2．采購模塊

采購模塊是連接財務(wù)模塊與資產(chǎn)模塊的重要環(huán)節(jié)。通過讀取財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，獲取資金來源渠道等信息，明確采購目錄等用于申報財政廳確認書的相關(guān)信息，并通過該模塊減少申請確認書所需的步驟，提高工作效率。通過獲取采購的相關(guān)信息。例如，采購目錄、采購金額、數(shù)量等，為財務(wù)做賬提供依據(jù)，減少由于財務(wù)與采購兩套系統(tǒng)使用不同數(shù)據(jù)引起的認知差異，提高財務(wù)做賬的準確性。通過打通采購系統(tǒng)與資產(chǎn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，采購系統(tǒng)向資產(chǎn)系統(tǒng)提供采購數(shù)據(jù)。例如，所采購資產(chǎn)的數(shù)量、單價、經(jīng)費來源、驗收情況、報銷情況、使用部門、使用人、保管人等信息，為資產(chǎn)入賬提供依據(jù)。采購模塊通過獲取財務(wù)入賬報銷所需的相關(guān)數(shù)據(jù)名稱、報銷所需的材料信息，在完成采購后準確向采購人提供所需的報銷材料。

3．資產(chǎn)管理模塊

資產(chǎn)系統(tǒng)通過接入采購系統(tǒng)信息，獲取采購的資產(chǎn)相關(guān)數(shù)據(jù)：如采購物資數(shù)量、單價、金額等，通過采購系統(tǒng)獲取采購類目所對應(yīng)的資產(chǎn)目錄信息；資產(chǎn)系統(tǒng)入賬必須獲取財務(wù)入賬憑證號。因此，資產(chǎn)系統(tǒng)需財務(wù)系統(tǒng)提供報銷金額、財務(wù)憑證號等信息；資產(chǎn)系統(tǒng)月結(jié)賬、年度結(jié)賬需與財務(wù)系統(tǒng)的資產(chǎn)負債表進行六大類資產(chǎn)數(shù)據(jù)核對，需通過財務(wù)模塊接口獲取資產(chǎn)負債表信息；通過獲取財務(wù)報銷進度，提高資產(chǎn)入賬實時性，減少由于資產(chǎn)與財務(wù)系統(tǒng)不同步而產(chǎn)生的資產(chǎn)入賬滯后問題；當通過資產(chǎn)系統(tǒng)完成資產(chǎn)處置后，向財務(wù)系統(tǒng)提供核銷單信息，及時完成資產(chǎn)核銷后財務(wù)賬核銷工作；在完成資產(chǎn)出租、處置申報后，資產(chǎn)系統(tǒng)需完成相關(guān)費用如租金、處置收入的上繳，通過資產(chǎn)系統(tǒng)模塊完成審批流程后，數(shù)據(jù)共享至財務(wù)系統(tǒng)，向財務(wù)系統(tǒng)推送相關(guān)收入信息，提醒財務(wù)完成開票工作，后提供繳款單編號等信息，在財務(wù)完成交款后通過系統(tǒng)上傳非稅收入發(fā)票，完成相關(guān)流程。

4．數(shù)據(jù)共享模塊

通過系統(tǒng)大數(shù)據(jù)分析，向財務(wù)、采購、資產(chǎn)三方提供需要共享的數(shù)據(jù)信息，通過數(shù)據(jù)共享系統(tǒng)，三方可使用各自熟悉的領(lǐng)域的查詢方式查詢所需的數(shù)據(jù)。例如，對于財務(wù)而言，經(jīng)費目錄、支付憑證、記賬目錄等是常用于查詢的基本數(shù)據(jù)；對于采購而言，項目負責人、采購項目名稱等是采購用于查詢數(shù)據(jù)的基本項目；對于資產(chǎn)而言，資產(chǎn)編碼、使用人、使用部門等是查詢的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。對于同一條記錄三方會使用不同的方式進行查詢。通過數(shù)據(jù)共享模塊，無需切換系統(tǒng)即可實現(xiàn)多項查詢方式可以同時使用，便于三方對數(shù)據(jù)進行查詢，實現(xiàn)數(shù)據(jù)孤島的打通。例如，財務(wù)可以使用數(shù)據(jù)共享模塊查詢資產(chǎn)存量數(shù)據(jù)，用于核準預(yù)算數(shù)據(jù)；由于財務(wù)處只記錄資產(chǎn)六大類原值，缺少資產(chǎn)明細賬，因此，通過數(shù)據(jù)共享模塊可以便捷地查詢具體的資產(chǎn)信息；在落實采購資金時，可以打通財務(wù)和采購雙方系統(tǒng)，采購可明確相關(guān)資金的使用情況，例如，資金余額等信息，避免出現(xiàn)資金不足無法支付等情況；資產(chǎn)可明確采購數(shù)據(jù)，通過系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)，避免資產(chǎn)入賬時出現(xiàn)錯記、漏記等現(xiàn)象。

5．報表模塊

根據(jù)當前工作，資產(chǎn)、財務(wù)每年均需要完成相應(yīng)的年度報表工作，三方經(jīng)常需要向?qū)Ψ交蚱渌值懿块T提供各項數(shù)據(jù)。例如，資產(chǎn)系統(tǒng)要求每月與財務(wù)月結(jié)賬數(shù)據(jù)進行核對，核對后方能結(jié)賬等。以資產(chǎn)為例，資產(chǎn)系統(tǒng)需要填報高等院校的基本情況報表（簡稱高基報表）、資產(chǎn)年度報表、狀態(tài)數(shù)據(jù)等一系列報表。高基報表、狀態(tài)數(shù)據(jù)等報表重要的是需要提供教學(xué)科研儀器等重點數(shù)據(jù)，財政廳使用的財政部六大類分類編號與教育部十六大類分類編號不能一一對應(yīng)導(dǎo)致部分數(shù)據(jù)屬性的歸屬需要通過使用部門、使用人等信息進行計算。通過引入報表模塊，由系統(tǒng)對資產(chǎn)數(shù)據(jù)進行歸類和計算。由于資產(chǎn)使用財政廳資產(chǎn)云系統(tǒng)錄入，因此，需要該系統(tǒng)實現(xiàn)財政部六大類分類與教育部十六大類分類的對應(yīng)，在數(shù)據(jù)錄入后自動產(chǎn)生教育部分類編號，根據(jù)使用部門和使用人等信息，錄入資產(chǎn)的使用屬性。例如，行政使用、教育科研使用等，通過系統(tǒng)生成相關(guān)報表，減少人工篩選導(dǎo)致的數(shù)據(jù)多記、漏記等現(xiàn)象，提高數(shù)據(jù)準確性。

（三）預(yù)期效果

1．平臺建設(shè)效果

通過打通財務(wù)、采購、資產(chǎn)三方系統(tǒng)，建立一個可以同時獲取、編輯三方數(shù)據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的信息化平臺。通過該平臺的建設(shè)，打通財務(wù)、采購、資產(chǎn)三方信息孤島，減少由于三方數(shù)據(jù)無法共享產(chǎn)生的工作延誤、數(shù)據(jù)錯漏，提高工作效益。同時，通過打造一個可以同時讀取三方數(shù)據(jù)的平臺，而非直接停止使用現(xiàn)有平臺，一方面可降低工作人員的學(xué)習(xí)成本，工作人員可以同時使用原有工作平臺操作數(shù)據(jù)，在原有平臺上完成的操作可同步至綜合平臺中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)系統(tǒng)更新的無縫銜接；另一方面，通過建設(shè)一個平臺獲取相關(guān)數(shù)據(jù)接口而非直接更換系統(tǒng)，可以減少建設(shè)支出。

2．使用效果

通過建設(shè)一個打通三方數(shù)據(jù)，實現(xiàn)財務(wù)、采購、資產(chǎn)三方信息聯(lián)動，及時為三方數(shù)據(jù)調(diào)整提供準確信息。通過系統(tǒng)核實數(shù)據(jù)，在采購申請?zhí)岢龊?，由財?wù)落實經(jīng)費，并將經(jīng)費信息流轉(zhuǎn)至采購處，在完成采購后，系統(tǒng)提供財務(wù)報銷依據(jù)、入賬數(shù)據(jù)，由財務(wù)部門核實后完成相關(guān)報銷，實現(xiàn)采購申請相關(guān)工作最多跑一次；在完成財務(wù)報銷、入賬工作后，數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)至資產(chǎn)處，向資產(chǎn)提供資產(chǎn)入賬數(shù)據(jù)，經(jīng)資產(chǎn)核實后完成入賬工作；在資產(chǎn)入賬后一方面與財務(wù)完成對賬，確保資產(chǎn)與財務(wù)賬目一致性；另一方面及時更新至資產(chǎn)管理系統(tǒng)，推送至各個管理員處，由管理員再次核實入賬信息，確保資產(chǎn)入賬無誤；在資產(chǎn)處置后，及時將數(shù)據(jù)推送至財務(wù)，完成財務(wù)賬的核銷。通過建立三方共享聯(lián)動系統(tǒng)，打破數(shù)據(jù)共享的難點，減少由于工作屬性不同導(dǎo)致的人員認知不同而產(chǎn)生的工作失誤，提高工作的準確性、嚴謹性、科學(xué)性。

（四）建設(shè)難點

當前使用的數(shù)據(jù)系統(tǒng)由不同的系統(tǒng)公司開發(fā)，數(shù)據(jù)接口是否能夠順利獲取是建設(shè)連接系統(tǒng)的第一項難點；由于三方數(shù)據(jù)系統(tǒng)通常由不同的部門使用，三方是否能夠同心協(xié)力建設(shè)聯(lián)結(jié)系統(tǒng)，統(tǒng)一進行數(shù)據(jù)共享，為第二項難點；三方系統(tǒng)數(shù)據(jù)類型不同，使用對象不同，使用的習(xí)慣不同等，對于數(shù)據(jù)的整合和統(tǒng)一難度較大，需要通過數(shù)據(jù)之間的共同點將不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行聯(lián)結(jié)與整合，為第三項難點；由于涉及三方業(yè)務(wù)人員，特別是采購與資產(chǎn)通常存在二級單位的兼職工作人員，工作人員業(yè)務(wù)熟練程度、對于相關(guān)業(yè)務(wù)的熟悉程度，對于政策的理解程度不一，是系統(tǒng)落地后能否實現(xiàn)穩(wěn)定運行的第四項難點；現(xiàn)有數(shù)據(jù)的準確性，需要在系統(tǒng)建設(shè)前進行核實，三方數(shù)據(jù)的準確性是數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)，若無法提供準確數(shù)據(jù)，三方數(shù)據(jù)將無法實現(xiàn)準確銜接，是第五項難點；數(shù)據(jù)安全性是第六項難點，對于部分數(shù)據(jù)，需要建立查詢權(quán)限，確保僅有應(yīng)當能夠查閱的人員進行查閱，對于數(shù)據(jù)系統(tǒng)，每年進行數(shù)據(jù)安全檢查，確保數(shù)據(jù)安全。

五、總結(jié)

通過建設(shè)財務(wù)、采購、資產(chǎn)三方聯(lián)結(jié)系統(tǒng)，實現(xiàn)對學(xué)院資產(chǎn)從采購申請、預(yù)算落實到完成采購、實現(xiàn)報銷、入庫，最后報廢核銷的全生命流程管理；同時為三方系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，減少工作人員的工作，提高工作效率、工作的準確性、科學(xué)性，作為建設(shè)科學(xué)、高效、信息化、標準化的智慧校園重要一環(huán)提供保障。通過系統(tǒng)建設(shè)，在建設(shè)過程中提高三方工作人員溝通，建設(shè)不同部門之間的溝通協(xié)調(diào)機制。