閆磊 中化學(xué)交通建設(shè)集團有限公司

引言

財務(wù)共享服務(wù)中心為集團解決業(yè)務(wù)資源整合、財務(wù)管理等一系列問題，對所有相同的作業(yè)采用標(biāo)準(zhǔn)化的流程，財務(wù)共享服務(wù)中心是一個獨立的部門，所有的業(yè)務(wù)流程都是標(biāo)準(zhǔn)化的，將各分公司的會計核算、會計報表等工作統(tǒng)一集中處理，克服了傳統(tǒng)財務(wù)管理的局限性，充分體現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的高度集中，提高企業(yè)資源水平合理配置，進(jìn)而提升企業(yè)財務(wù)管理水平和整體競爭力。

一、企業(yè)集團建立財務(wù)共享服務(wù)中心機制的必要性分析

（一）滿足共享中心運行環(huán)境需求

企業(yè)集團運營管理中，基于財務(wù)運行規(guī)律設(shè)計財務(wù)制度，更好地滿足內(nèi)外部發(fā)展環(huán)境。隨著環(huán)境的改變，改變了財務(wù)共享服務(wù)中心整個運行環(huán)境、重新建設(shè)組織以及重新分配權(quán)責(zé)利。（1）改變了整體環(huán)境。建立財務(wù)共享服務(wù)中心，集中集團下屬單位財務(wù)人員到服務(wù)中心統(tǒng)一辦公，傳統(tǒng)財務(wù)制度地理環(huán)境發(fā)生了改變。另外，原有財務(wù)制度是分子公司整個制度的重要構(gòu)成，建立服務(wù)共享中心后，財務(wù)制度打破了分子公司主體邊界，運行并實施，下屬公司與服務(wù)共享中心共同體，打破了傳統(tǒng)財務(wù)制度框架與運行環(huán)境。所以，為了更好地滿足環(huán)境變化需求，合理制定管理制度滿足服務(wù)共享中心運行是十分必要的。（2）重新建立組織框架。服務(wù)共享中心的建立，要充分考慮集團組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)活動特點與戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)等因素，以此合理設(shè)定組織機構(gòu)。建立服務(wù)共享中心，很大程度上可撤銷下屬公司原財務(wù)管理部門，其部分或所有財務(wù)人員集中到服務(wù)中心，結(jié)合集團業(yè)務(wù)特點中心承擔(dān)下屬公司部分或所有已撤銷部分財務(wù)職能。此種情況下，集團企業(yè)內(nèi)部組織框架發(fā)生了很大的變化。（3）中心配置權(quán)責(zé)利關(guān)系。建立服務(wù)共享中心，使得原組織結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，以此重新調(diào)整權(quán)責(zé)利關(guān)系。明確權(quán)責(zé)利關(guān)系，與集團合理配置內(nèi)部資源聯(lián)系緊密。同時，建立健全配套的制度，明確配置新權(quán)責(zé)利關(guān)系全面協(xié)調(diào)各方財務(wù)目標(biāo)及利益矛盾。

（二）服務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程不斷規(guī)范的需求

集團企業(yè)建立服務(wù)共享中心，不受傳統(tǒng)財務(wù)管理模式束縛，為財務(wù)業(yè)務(wù)活動提供了新渠道。該中心將集團下屬單位內(nèi)部作業(yè)獨立審批鏈條向分子公司外部集團擴展，集中處理有較高重復(fù)性、較大業(yè)務(wù)量以及較高標(biāo)準(zhǔn)化水平的業(yè)務(wù)；業(yè)務(wù)流程審批從傳統(tǒng)線下手工審批向在線實時審批轉(zhuǎn)變，改變了業(yè)務(wù)流程路徑與根本實現(xiàn)發(fā)生。所以，隨著財務(wù)共享模式的改變，要對業(yè)務(wù)流程制度體系進(jìn)行重新梳理與整合，以此更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展，加強業(yè)務(wù)流程管理的規(guī)范與優(yōu)化。

（三）運營發(fā)展的需求得到滿足

集團企業(yè)實施財務(wù)共享服務(wù)前，原有財務(wù)職能屬于集團總部與下屬公司組織架構(gòu)。實施共享服務(wù)后，各下屬公司分散人員開始集中辦公，以此形成財務(wù)共享服務(wù)中心，其與原下屬公司組織機構(gòu)是相互獨立的。成立服務(wù)中心，表明是屬于一個機構(gòu)或獨立運營平臺，為了確保該中心的可持續(xù)發(fā)展，為新機構(gòu)制定匹配的發(fā)展目標(biāo)與內(nèi)部管理規(guī)劃，結(jié)合實際運營情況進(jìn)一步完善管理制度體系。

二、概述財務(wù)共享服務(wù)中心相關(guān)制度體系

集團企業(yè)運營管理中，內(nèi)部財務(wù)制度設(shè)計包含設(shè)置財務(wù)機構(gòu)與建立崗位責(zé)任機制，還有財務(wù)基礎(chǔ)管理規(guī)范及各項財務(wù)活動制度。縱觀現(xiàn)階段財務(wù)共享服務(wù)中心運行職能與特點，中心制度體系包含運行規(guī)程、業(yè)務(wù)流程、信息管理、財務(wù)管理及運營管理等各部分制度。

（一）整體運行規(guī)程

財務(wù)共享服務(wù)中心的建立，其整體運行規(guī)程指明確服務(wù)中心機構(gòu)屬性、目標(biāo)、使命、發(fā)展愿景及運行規(guī)則等，還要明確服務(wù)中心組織架構(gòu)、職責(zé)與內(nèi)部崗位職責(zé)等。通常，服務(wù)中心會結(jié)合集團實際運營管理特點，細(xì)分并整合原有財務(wù)業(yè)務(wù)活動，重新設(shè)置組織架構(gòu)。服務(wù)共享中心中，該運行規(guī)程是各項具體制度執(zhí)行的重要理論基礎(chǔ)與邏輯前提，為服務(wù)中心構(gòu)建整體制度體系奠定了良好的基礎(chǔ)。

（二）中心業(yè)務(wù)流程制度

縱觀當(dāng)前集團企業(yè)財務(wù)共享實踐工作經(jīng)驗，基于流程再造理論分析并實施財務(wù)共享，本質(zhì)上而言，其建設(shè)過程就是財務(wù)流程的再造過程。重新梳理、安排并整合業(yè)務(wù)流程，利于集團優(yōu)化配置內(nèi)部資源充分發(fā)揮規(guī)模經(jīng)濟作用。服務(wù)共享中心的建立，其業(yè)務(wù)流程包含費用報銷、編報審批預(yù)算、應(yīng)付應(yīng)收、確認(rèn)收入成本及處理特殊業(yè)務(wù)等流程。其中，費用報銷流程主要包含申請事前費用預(yù)算與事后報銷費用兩個步驟。而申請事前預(yù)算費用的具體流程在于：經(jīng)辦人提出預(yù)算申請流程、本部門領(lǐng)導(dǎo)審核、財務(wù)預(yù)算管理相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。報銷事后費用具體流程是：結(jié)合獲得審批的預(yù)算費用申請單填寫報銷信息、做好原始單據(jù)的粘貼、掃描原始單據(jù)，本部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)、服務(wù)共享中心審核報銷費用、領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)、服務(wù)共享中心完成結(jié)算支付。實際工作中，預(yù)算申請流程可結(jié)合現(xiàn)階段某項費用實際執(zhí)行情況評估其支出是否合理，以此嚴(yán)格管控預(yù)算費用支出，以防發(fā)生預(yù)算超支。各項業(yè)務(wù)活動中預(yù)算申請是重要的前提，預(yù)算申請只有通過審批后方可執(zhí)行。另外，預(yù)算費用報銷單據(jù)及申請單據(jù)的關(guān)聯(lián)，旨在利用信息系統(tǒng)實時控制預(yù)算申請與執(zhí)行情況，以防預(yù)算申請不符合預(yù)算執(zhí)行。

（三）信息系統(tǒng)管理機制

企業(yè)集團運營管理中，基于信息技術(shù)實時財務(wù)服務(wù)共享，建立信息系統(tǒng)直接決定著財務(wù)共享服務(wù)的成功與否。財務(wù)共享中離不開信息與數(shù)據(jù)的共享，其中高效運轉(zhuǎn)信息系統(tǒng)為信息共享建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。為了保障信息系統(tǒng)規(guī)范管理，增強財務(wù)服務(wù)共享信息系統(tǒng)運行的安全、可靠與穩(wěn)定性，基于制度明確并細(xì)化該系統(tǒng)管理范圍、內(nèi)容與權(quán)責(zé)利關(guān)系是十分必要的。信息系統(tǒng)中建立完善的管理制度包含管理制度與實操手冊兩項內(nèi)容。其中，管理制度要明確系統(tǒng)功能、系統(tǒng)管理維護(hù)與使用者的權(quán)責(zé)利關(guān)系，分類說明日常信息系統(tǒng)實際業(yè)務(wù)需求與相關(guān)處理流程，以此進(jìn)一步規(guī)范系統(tǒng)管理的安全性。系統(tǒng)實操手冊能夠為共享服務(wù)系統(tǒng)用戶操作提供幫助，保障用戶規(guī)范而標(biāo)準(zhǔn)地應(yīng)用該系統(tǒng)與實操手冊。

（四）財務(wù)活動制度

企業(yè)財務(wù)活動包含與日常生產(chǎn)運營聯(lián)系緊密的資金日?；I集與配置等管理活動、業(yè)務(wù)活動收支聯(lián)系緊密的預(yù)算管理控制、財務(wù)會計核算規(guī)則及決策路徑分析等。財務(wù)共享制度的實施，改變了財務(wù)活動組織結(jié)構(gòu)如資金、預(yù)算及稅務(wù)等管理，所以實施財務(wù)共享后，一般財務(wù)活動制度包含財務(wù)資金、預(yù)算、會計核算、稅務(wù)、資產(chǎn)、財務(wù)報告分析及會計檔案管理等管理規(guī)范，還要明確各項管理活動有關(guān)的實施規(guī)則制度。因而，實際工作中，財務(wù)共享科技結(jié)合行業(yè)業(yè)務(wù)特點制定相匹配的財務(wù)制度，以此利用制度進(jìn)一步明確并規(guī)范相關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動。

（五）相關(guān)運營管理機制

集團財務(wù)共享制度中，運營管理承擔(dān)著優(yōu)化前期組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程及信息系統(tǒng)等重任。運營管理是一種新管理體系，保障財務(wù)共享發(fā)展的可持續(xù)性。其常見活動包含高效科學(xué)地制定運營體系、依照制度開展各項工作、建立健全績效考核極易持續(xù)完善工作體系等。其管理內(nèi)容通常包含企業(yè)內(nèi)部人員、工作績效、工作質(zhì)量、服務(wù)及知識等方面的管理。集團企業(yè)建立運營管理體系，利于規(guī)范管理財務(wù)共享，可從制度層面保障集團企業(yè)實現(xiàn)財務(wù)共享發(fā)展目標(biāo)。

三、財務(wù)共享制度建設(shè)要點

（一）加強企業(yè)內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化

（1）前期做好各項準(zhǔn)備工作。創(chuàng)建財務(wù)共享中心前期，為了高質(zhì)高效開展財務(wù)共享，集團企業(yè)重視前期評估工作。具體而言，目標(biāo)明確后集團管理人員要進(jìn)一步優(yōu)化并完善內(nèi)部財務(wù)工作流程及人員崗位職責(zé)，還要注意企業(yè)經(jīng)營管理中存在的各項財務(wù)風(fēng)險與經(jīng)濟效益方面的因素。即綜合分析企業(yè)面臨的內(nèi)部環(huán)境，結(jié)合企業(yè)未來戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)準(zhǔn)確評估財務(wù)共享制度創(chuàng)建之初的工作，以此確保順利創(chuàng)建財務(wù)共享中心并充分發(fā)揮其作用，為集團企業(yè)發(fā)展提供推動力。

（2）統(tǒng)籌規(guī)劃開展期工作。集團企業(yè)經(jīng)營性質(zhì)比較特殊，與其他普通企業(yè)相比，集團內(nèi)部財務(wù)活動涉及內(nèi)容范圍廣，包含集團經(jīng)營流程與各分公司流通機制等。所以，建立財務(wù)共享中心時，集團企業(yè)面臨的財務(wù)因素比較多。具體而言，財務(wù)共享服務(wù)中心建立時，注意共享中心建立、計算機設(shè)備維護(hù)與準(zhǔn)備配套軟硬件設(shè)施等環(huán)節(jié)。實際工作中，相關(guān)人員要深入了解集團企業(yè)實際情況，綜合分析并了解財務(wù)共享服務(wù)模式建立所用的資源，特別是人力資源。集團領(lǐng)導(dǎo)要重視共享服務(wù)效益體系的建立，其可為后期財務(wù)共享運行成本與收益提供客觀數(shù)據(jù)，便于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)制定決策，以此順利開展財務(wù)共享服務(wù)。

（3）科學(xué)構(gòu)建服務(wù)共享平臺。企業(yè)建立財務(wù)共享服務(wù)模式時，高水平硬件設(shè)備的支撐是必不可少的，以此保障其建立質(zhì)量。所以，集團領(lǐng)導(dǎo)要科學(xué)制定人力資源管理策略，以此吸引更多綜合素養(yǎng)高的財務(wù)人員參與內(nèi)部發(fā)展，基于原有財務(wù)工作科學(xué)構(gòu)建工作平臺。實際工作中有效應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)，以此全面提升財務(wù)共享平臺運行效率，為集團內(nèi)部管理水平的提升打好基礎(chǔ)。

（4）引入高水平財務(wù)人員。企業(yè)管理中，人力資源發(fā)揮著重要的作用，也是建立財務(wù)共享服務(wù)體系的關(guān)鍵因素。所以，集團企業(yè)要建立健全員工激勵體系，以此吸引更多優(yōu)秀人才參與企業(yè)運營管理。通過提升員工薪資待遇吸引并留住內(nèi)外部人才，提升招聘標(biāo)準(zhǔn)篩選出水平與素質(zhì)高的專業(yè)財務(wù)人員。另外，還要為內(nèi)部財務(wù)人員有效組織培訓(xùn)活動，定期培訓(xùn)與交流對工作人員專業(yè)素養(yǎng)的提高發(fā)揮著重要的作用。最后，還要合理制定獎懲機制，定期考核員工工作情況，從物質(zhì)與精神方面為表現(xiàn)優(yōu)秀的員工提供獎勵，同時嚴(yán)厲懲罰考核不達(dá)標(biāo)的員工，以此全面激發(fā)員工工作熱情，使其更好地投入工作。

（二）重視規(guī)范與效率關(guān)系的權(quán)衡

眾所周知，建立制度時無法統(tǒng)籌兼顧規(guī)范與效率。集團企業(yè)建立財務(wù)共享中心，要權(quán)衡運營效率的提高與規(guī)范建設(shè)制度、精細(xì)化管理目標(biāo)間的關(guān)系。如，制定與流程審批制度過程中，由集團董事長或總經(jīng)理審批財務(wù)共享各項審批流程，抑或是授權(quán)財務(wù)共享中心領(lǐng)導(dǎo)，集團內(nèi)部明確重要經(jīng)濟活動聯(lián)簽條件，對制度執(zhí)行效率與建設(shè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)與精細(xì)化管理目標(biāo)等密切相關(guān)。因而要根據(jù)行業(yè)業(yè)務(wù)特點、內(nèi)部管理目標(biāo)與趨勢，集團建立財務(wù)共享中心，明確現(xiàn)階段要解決的事項與制度規(guī)范化發(fā)展，滿足分層治理結(jié)構(gòu)需求，適當(dāng)放權(quán)合理制定制度體系為企業(yè)發(fā)展提供推動力。

（三）建立健全各項制度

正所謂無規(guī)矩不成方圓，各項制度的制定，為企業(yè)各項管理活動的規(guī)范開展提供了重要參考，也是企業(yè)內(nèi)部運營管理活動的重要規(guī)則，因而企業(yè)要建立嚴(yán)肅而穩(wěn)定的制度，不能擅自變更。財務(wù)制度與實際情況聯(lián)系緊密，而且操作性強，這是非常必要的，所以深入探究并明確財務(wù)共享服務(wù)制度內(nèi)容范圍，進(jìn)一步完善財務(wù)制度，增強其權(quán)威性。集團建立財務(wù)共享制度，要加強制度層與業(yè)務(wù)操作細(xì)則的區(qū)分。實際操作細(xì)則中，各業(yè)務(wù)部門要加強調(diào)整并修正相關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動，盡可能不在制度層面做出規(guī)定，通過實際操作逐步規(guī)范，以此保障財務(wù)共享制度的嚴(yán)肅性，更好地滿足經(jīng)濟業(yè)務(wù)實操頻繁調(diào)整的需求。

（四）順應(yīng)業(yè)財融合趨勢

業(yè)財融合狀態(tài)下，財務(wù)共享服務(wù)是工作的起點，其集中分散財務(wù)人員到服務(wù)中心統(tǒng)一辦公，對重復(fù)性財務(wù)工作實施規(guī)?；幚?，以此在業(yè)財工作中部分財務(wù)人員得到解放，為業(yè)財深度融合創(chuàng)造了條件。財務(wù)共享背景下，財務(wù)信息系統(tǒng)有效銜接前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)如人力資源、合同管理及商旅采購等系統(tǒng)，從技術(shù)方面保障重新構(gòu)建業(yè)財融合流程。另外，企業(yè)建立財務(wù)共享制度，還要充分考慮業(yè)財融合發(fā)展背景下信息技術(shù)基礎(chǔ)與趨勢，全面掌握集團各項業(yè)務(wù)流程變化情況，業(yè)務(wù)處理中抓住工作要點，合理制定制度規(guī)范滿足業(yè)財融合發(fā)展。

結(jié)語

綜上所述，集團企業(yè)運營管理中，建立財務(wù)共享服務(wù)模式提高其信息化水平，進(jìn)一步明確中心各崗位職責(zé)，以此實現(xiàn)精細(xì)化管理目標(biāo)，加快財務(wù)管理人員升級轉(zhuǎn)型，同時合理應(yīng)用財務(wù)報表準(zhǔn)確評估風(fēng)險，以此促進(jìn)集團企業(yè)健康建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)中心，應(yīng)用信息技術(shù)并充分發(fā)揮其作用，減小財務(wù)風(fēng)險，提升實際管理工作效率及質(zhì)量，降低財務(wù)風(fēng)險，推動企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。