文/鄭州輕工業(yè)大學(xué) 張亞

高校是培養(yǎng)優(yōu)秀人才的重要場(chǎng)所，學(xué)校教育、發(fā)展規(guī)劃工作等均是重要管理項(xiàng)目，檔案管理作為基礎(chǔ)性內(nèi)容，其管理效率將直接影響到上述工作，必須作為重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目。目前，大多數(shù)高校為了迎合數(shù)字化時(shí)代的特征，適應(yīng)海量檔案信息，已經(jīng)著手進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，然而受到諸多方面因素影響，信息化建設(shè)期間還存在一些問題亟待解決，高校應(yīng)予以高度重視。因此，聯(lián)系實(shí)際分析數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)策略是十分必要的。

一、高校檔案管理工作概述

高校檔案管理工作具有復(fù)雜性、系統(tǒng)性、涵蓋內(nèi)容廣泛、周期性等特征，是對(duì)各類信息材料的有效記錄與匯總，不僅要求對(duì)校內(nèi)各類檔案和有關(guān)資料獲取、分類、整理、鑒定、匯總、統(tǒng)計(jì)與保管，還要做好檔案開放和利用等工作。該過程中，整體工作難度較大，工作流程復(fù)雜。在傳統(tǒng)管理模式下，高校檔案管理通常是由人工方式來完成整理、收納等系列工作，工作效率較低，且容易出現(xiàn)工作失誤，工作質(zhì)量受到管理人員自身因素影響較大，且后續(xù)查閱不便，檔案信息利用率及有效性較低，在一定程度上影響到高校各項(xiàng)管理工作。進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，數(shù)字化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等進(jìn)入校園，學(xué)校開始以信息化手段加強(qiáng)高校檔案管理，形成紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的管理模式，在便利工作的同時(shí)，也帶有一定的挑戰(zhàn)，需要高校進(jìn)行有機(jī)協(xié)調(diào)，確保檔案管理整體有效提升。

二、高校檔案管理信息化的重要性

高校檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)較為漫長(zhǎng)的過程，具有極強(qiáng)的系統(tǒng)性，與數(shù)字化時(shí)代特征相符合，對(duì)于提高檔案管理工作實(shí)效性有著重要作用。具體而言，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）滿足檔案管理業(yè)務(wù)拓展需求。由于近年來高校辦學(xué)規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，管理院校眾多，人員數(shù)量不斷增加，檔案材料數(shù)量激增，這些都為檔案管理工作帶來較大難度，若仍然以紙質(zhì)檔案管理為主要手段，有效性較低，且效率不高。信息化建設(shè)能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瘷n案，在管理上更為便利，利用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案類別的有效分類、管理、查詢等充分發(fā)揮檔案自身優(yōu)勢(shì)。

（二）為檔案調(diào)取提供便利。信息化建設(shè)不僅是為學(xué)校管理提供便利，同時(shí)科學(xué)建立學(xué)生檔案，充分了解學(xué)生自身的實(shí)際情況，教師也可以依據(jù)學(xué)生檔案資料開展各項(xiàng)工作，進(jìn)而幫助學(xué)校明確今后人才培養(yǎng)的具體方向，加大人才培養(yǎng)力度。

（三）有助于提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。信息化為檔案管理人員提出了更高要求，學(xué)校必須加強(qiáng)人才隊(duì)伍培訓(xùn)，管理人員自身也應(yīng)當(dāng)持續(xù)學(xué)習(xí)，保證個(gè)人能力能夠較好適應(yīng)高校檔案管理工作，提高工作質(zhì)量、效率，實(shí)現(xiàn)人才能力、技術(shù)更迭，進(jìn)而打造出高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)，增加高校人力資源儲(chǔ)備。

三、數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)問題

目前，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代，數(shù)字化、信息化發(fā)展成為必然趨勢(shì)。高校檔案管理工作也要緊隨時(shí)代做出轉(zhuǎn)變。就高校檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際情況來看，整體已經(jīng)取得初步成效，相較于傳統(tǒng)管理模式，信息化管理在一定程度上提高了管理效率，但仍然存在一部分建設(shè)問題難以有效解決：

（一）資金匱乏。對(duì)于高校建設(shè)、管理工作，其資金分配，通常集中在學(xué)校硬件設(shè)施建設(shè)，檔案管理工作很難得到較大重視，信息化建設(shè)缺乏充足資金。由于高校檔案管理工作本身具有系統(tǒng)性、全面性、復(fù)雜性特征，信息化建設(shè)不僅需要持續(xù)優(yōu)化工作形式，還需對(duì)現(xiàn)有工作基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行更新，這樣才能較好滿足管理需要。從硬件上來看，高校硬件設(shè)施配備不足，計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等設(shè)備老舊，運(yùn)行不暢，工作效率較低，再加上機(jī)房建設(shè)存在老化現(xiàn)象，增加了信息化建設(shè)與管理風(fēng)險(xiǎn)，一旦硬件出現(xiàn)損壞，電子化檔案就會(huì)丟失、缺損，直接影響到信息建設(shè)的有效性。從軟件上來看，軟件整體開發(fā)不足，會(huì)出現(xiàn)管理不兼容的情況，適用性不強(qiáng)，給整體管理工作帶來較大阻礙，部分計(jì)算機(jī)設(shè)備甚至存在漏洞，增加使用隱患。

（二）缺少專業(yè)建設(shè)隊(duì)伍。由于高校檔案管理信息化建設(shè)中，引入了一些先進(jìn)技術(shù)，原有檔案管理人員，通常是由非本專業(yè)出身人員擔(dān)任，在適應(yīng)傳統(tǒng)管理模式后，很難較好應(yīng)對(duì)信息管理模式，再加上缺少足夠的理論知識(shí)作為支撐，導(dǎo)致這一部分人員雖然具有一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但難以及時(shí)作出調(diào)整、轉(zhuǎn)變，信息化管理流于形式，積極作用難以發(fā)揮。此外，還有一部分高校檔案管理部門與教學(xué)、人事部門融為一體，檔案管理工作重要職能未被重視，從業(yè)人員缺少價(jià)值展現(xiàn)空間，最終造成人員流失嚴(yán)重的問題，難以組建一直高效率、高水準(zhǔn)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，影響信息化建設(shè)進(jìn)程。

（三）信息安全意識(shí)薄弱。網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放環(huán)境，數(shù)字化時(shí)代是基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建起來的，也正是受這一方面因素影響，即使高校內(nèi)部設(shè)置有獨(dú)立的局域網(wǎng)，也需要面對(duì)來自多方面的信息安全隱患。在數(shù)字化技術(shù)的支撐下，高校檔案管理工作持續(xù)增強(qiáng)，為保證檔案信息安全，管理人員必須具備較強(qiáng)的信息安全意識(shí)，一旦出現(xiàn)操作失誤、危險(xiǎn)操作，高校檔案信息就會(huì)受到來自外部的網(wǎng)絡(luò)威脅影響，出現(xiàn)安全問題，不利于高校建設(shè)與發(fā)展。由于高校檔案信息關(guān)乎學(xué)校機(jī)密，一旦泄露危害性極大，為降低影響與危害，高校應(yīng)在加強(qiáng)信息化建設(shè)的同時(shí)，還應(yīng)注重引入信息安全技術(shù)、培養(yǎng)管理人員安全意識(shí)，這樣才能從根本上規(guī)避信息安全問題，為信息化建設(shè)營(yíng)造安全環(huán)境。

（四）檔案管理參與意識(shí)不強(qiáng)。檔案管理工作貫穿于高校經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)階段，學(xué)校教師、學(xué)生都應(yīng)參與其中，這樣才能保證檔案管理工作的全面性。然而，大多數(shù)教師、學(xué)生普遍不關(guān)注檔案管理工作，對(duì)此類工作存在一定陌生感與抗拒感，很難認(rèn)真對(duì)待，甚至有個(gè)別師生認(rèn)為，檔案會(huì)在一定程度上影響到個(gè)人隱私。在這種傳統(tǒng)觀念的影響下，導(dǎo)致高校部分檔案信息、材料不具備參考價(jià)值與真實(shí)性，還有個(gè)別師生認(rèn)為，檔案管理較為復(fù)雜，調(diào)閱查詢十分困難，導(dǎo)致出現(xiàn)師生參與性不高的情況，還需在今后加大宣傳力度，增強(qiáng)師生對(duì)檔案管理的認(rèn)知，為檔案管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行提供保障。

四、數(shù)字化時(shí)代高校檔案管理信息化建設(shè)的策略

基于上述分析，可以了解到目前高校檔案管理信息化建設(shè)還面臨著諸多困難，對(duì)其發(fā)展產(chǎn)生一定制約，必須在今后采取有效辦法，加強(qiáng)信息化建設(shè)，為今后檔案管理工作順利完成奠定基礎(chǔ)。

（一）增加建設(shè)資金的投入。資金是高校檔案管理信息化建設(shè)的重要保障，在缺乏資金的情況下，各項(xiàng)工作很難有效推進(jìn)。因此，高校在今后必須對(duì)資金合理分配，對(duì)信息化建設(shè)進(jìn)度、進(jìn)程進(jìn)行科學(xué)把控，實(shí)現(xiàn)有限資金利用率最大化。高校必須重視檔案管理工作，了解信息化建設(shè)所帶來的積極作用，提高思想認(rèn)識(shí)，根據(jù)管理需要，引入信息技術(shù)，確保信息化建設(shè)有序落實(shí)。在硬件設(shè)施建設(shè)上，應(yīng)定期檢查計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、攝像機(jī)等專業(yè)設(shè)備，驗(yàn)證其是否能夠完成指定工作項(xiàng)目，若存在嚴(yán)重?fù)p壞、性能較差，則需更新設(shè)備。淘汰后的舊設(shè)備，可以尋求有效途徑變現(xiàn)，在一定程度上補(bǔ)充學(xué)校開支，為信息化建設(shè)提供資金支持。在軟件上，應(yīng)注意系統(tǒng)與檔案管理軟件的應(yīng)用，構(gòu)建現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，為管理工作提供便利，管理人員可通過定期上傳、更新完成資料的錄入、存儲(chǔ)。查閱時(shí)，也可以利用平臺(tái)檢索功能，快速檢索到針對(duì)性內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效運(yùn)用。在軟件選擇、使用上，則視需求而定，選擇安全系數(shù)較高、適用性較強(qiáng)的軟件，為檔案管理信息化建設(shè)提供充足保障。

（二）組建專業(yè)建設(shè)隊(duì)伍。信息化建設(shè)需要學(xué)校具備專業(yè)人才隊(duì)伍，通過組建專業(yè)建設(shè)隊(duì)伍的方式，加快建設(shè)進(jìn)程，減少其中可能產(chǎn)生的一系列問題，為高校檔案管理工作創(chuàng)造安全環(huán)境氛圍。第一，加強(qiáng)校內(nèi)檔案管理人才培養(yǎng)，根據(jù)管理人員自身的實(shí)際情況，科學(xué)制定培訓(xùn)內(nèi)容，其中應(yīng)基本包括理論基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、安全意識(shí)、職業(yè)素養(yǎng)等諸多方面內(nèi)容，從專業(yè)技能、知識(shí)儲(chǔ)備、個(gè)人能力多個(gè)角度出發(fā)開展全面培訓(xùn)，確保這些管理人員在今后能夠較好落實(shí)有關(guān)工作，規(guī)避管理問題。第二，可聘請(qǐng)專業(yè)人員，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員開展培訓(xùn)工作，全面提升檔案管理人員的自身操作水平，切實(shí)保證培訓(xùn)工作效率。另外，當(dāng)校內(nèi)檔案管理人才儲(chǔ)備不足時(shí)，還可以通過外部引入人才的方式，擴(kuò)充人才隊(duì)伍，招聘時(shí)應(yīng)對(duì)專業(yè)技能、知識(shí)、思想道德、工作態(tài)度、職業(yè)訴求等進(jìn)行考核，判斷人員是否符合高校人員招聘需要，以加強(qiáng)專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)。第三，學(xué)?？梢詾楝F(xiàn)有在職檔案管理人員提供繼續(xù)教育機(jī)會(huì)，提高個(gè)人學(xué)歷，以進(jìn)修的方式，提升職業(yè)能力，更好地服務(wù)于學(xué)校檔案管理工作，加快信息化建設(shè)進(jìn)程。

（三）加強(qiáng)檔案信息安全管理。共享與開放是高校檔案管理信息化建設(shè)的主要特征，雖然為管理工作帶來極大便利，但相對(duì)的也會(huì)增加安全隱患。高校必須了解這一點(diǎn)，在日常檔案管理工作中，增強(qiáng)安全管理，最大程度上保證檔案信息安全。首先，培養(yǎng)檔案管理人員的安全意識(shí)，在操作計(jì)算機(jī)時(shí)，必須嚴(yán)格依照各項(xiàng)規(guī)范完成操作，嚴(yán)禁出現(xiàn)私自訪問風(fēng)險(xiǎn)網(wǎng)站的情況，禁止使用移動(dòng)設(shè)備，避免病毒進(jìn)入計(jì)算機(jī)內(nèi)影響操作安全性。其次，科學(xué)運(yùn)用防火墻技術(shù)與防病毒軟件提高計(jì)算機(jī)的安全性，防火墻能夠?qū)?nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)相互隔離，防止計(jì)算機(jī)受到外部病毒侵襲，可減少網(wǎng)絡(luò)安全問題對(duì)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的影響和威脅。高校應(yīng)安排專業(yè)人員定期檢查計(jì)算機(jī)，驗(yàn)證是否存在漏洞，防火墻技術(shù)、防毒軟件能否正常使用，一旦發(fā)現(xiàn)漏洞必須及時(shí)修復(fù)，減少信息安全問題。再次，加強(qiáng)身份驗(yàn)證，常規(guī)的驗(yàn)證方式主要有基本用戶名與密碼，主要被應(yīng)用于學(xué)生狀態(tài)文件管理信息管理系統(tǒng)。隨著時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)更為復(fù)雜，木馬病毒升級(jí)，若是想要較好防范，還需引入指紋技術(shù)、虹膜技術(shù)、面部識(shí)別技術(shù)等，升級(jí)身份驗(yàn)證手段，保證學(xué)生檔案安全。最后，應(yīng)用信息加密技術(shù)，主要是用于防止非公開學(xué)生文件的訪問和保留，從而確保學(xué)生檔案文件的安全。通過這種方式，保證學(xué)校檔案信息不會(huì)被篡改、攻擊，規(guī)避文件數(shù)據(jù)信息泄露情況，切實(shí)保證檔案的安全性。

（四）加大檔案管理參與宣傳力度。檔案管理工作主要是以教師與學(xué)生為服務(wù)群體，大多數(shù)師生并未認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，一方面是由于師生自身因素引起，另一方面則是由于高校長(zhǎng)期以來，對(duì)檔案管理工作較為忽視，宣傳力度不足，致使大部分師生無法了解檔案管理工作的真正含義，甚至存在一定的排斥、抵觸情緒，需要高校在今后從多個(gè)層面著手，加大宣傳工作，讓所有師生全方位了解檔案管理及其重要性，為信息化建設(shè)順利實(shí)施，奠定服務(wù)群體基礎(chǔ)。

此外，學(xué)校應(yīng)建立共享平臺(tái)中心，在如今這個(gè)飛速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，要想跟上步伐，就要不斷地改善檔案管理的數(shù)字化信息，借助于發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)檔案管理數(shù)字平臺(tái)，創(chuàng)建好高校的網(wǎng)站信息，把這些檔案管理數(shù)字的平臺(tái)和高校的網(wǎng)站信息融合在一起。已經(jīng)整理好的師生檔案，可以分類存放于文件夾中，通過完善信息共享、檔案管理服務(wù)平臺(tái)的方式，使這些檔案信息能夠隨時(shí)被教師與學(xué)生群體查詢、調(diào)閱，便于教師與學(xué)生日常使用。

若是高校檔案管理工作中，涉及大眾化信息資源，也可以利用這一平臺(tái)進(jìn)行分享。由于各個(gè)高校之間的網(wǎng)絡(luò)具有獨(dú)立性，無法相互查閱，而借助統(tǒng)一的共享平臺(tái)就可以達(dá)到查詢目的，有效提高檔案管理處理效率，使檔案管理工作更加簡(jiǎn)單、清晰，有助于所有高校連接成一個(gè)整體，推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展。

五、結(jié)語

綜上所述，數(shù)字化時(shí)代為高校檔案管理工作帶來諸多挑戰(zhàn)，尤其是隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大、學(xué)生人數(shù)的增加、機(jī)械設(shè)備數(shù)量的提高，日常管理會(huì)產(chǎn)生較多檔案信息、材料，傳統(tǒng)人工管理模式很難發(fā)揮作用，需利用先進(jìn)技術(shù)，加大管理力度，只有加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，才能為其發(fā)展提供保障。因此，針對(duì)信息化建設(shè)期間存在的資金匱乏、缺少專業(yè)建設(shè)隊(duì)伍、信息安全意識(shí)薄弱、檔案管理參與意識(shí)不強(qiáng)等問題，高校必須通過增加建設(shè)資金投入、組建專業(yè)建設(shè)隊(duì)伍、加強(qiáng)檔案信息安全管理、加大檔案管理參與宣傳力度等策略加以應(yīng)對(duì)，確保信息化建設(shè)有效，全面提高檔案管理有效性，為高校教育、管理等工作持續(xù)優(yōu)化提供保障。