文/南通市市場監(jiān)督管理局 印艷泓

信息技術(shù)時代背景下，檔案管理工作逐步實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，信息化的檔案管理工作能夠推動企業(yè)的科學發(fā)展，也為行政機關(guān)的各項工作及活動奠定堅實的基礎(chǔ)。因此，檔案管理工作的創(chuàng)新應(yīng)該緊跟新形勢、運用新技術(shù)、探索新路徑，進而提升檔案管理工作的科學化、高效化水平，確保信息化的檔案管理事業(yè)得到高質(zhì)量的發(fā)展。

一、電子信息化檔案管理模式的概括

伴隨數(shù)字信息技術(shù)廣泛應(yīng)用到社會各個領(lǐng)域，檔案管理工作也正朝著信息化方向轉(zhuǎn)變。由于信息化檔案管理模式會提高工作的效率，能在社會各行業(yè)迅速推廣。由此可見，電子信息化逐漸成為新時期檔案管理工作的核心要素，是推動檔案管理工作變革的“加速器”。

傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，一般分為多個部門在各個環(huán)節(jié)共同作用下管理檔案，該管理模式具有一定的封閉性、碎片化特征，存在著明顯的短板，無法順應(yīng)信息技術(shù)時代檔案管理工作的根本需求。但是，在信息技術(shù)的推動下，檔案電子信息化則通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等手段，實現(xiàn)紙質(zhì)文件向電子檔案的轉(zhuǎn)變。目前，電子信息技術(shù)已運用到市場監(jiān)督管理局等行政機關(guān)檔案管理工作中，應(yīng)用路徑十分廣泛，包括檔案數(shù)據(jù)收集、整理、歸檔及存儲等各個環(huán)節(jié)，在此基礎(chǔ)上傳統(tǒng)檔案管理模式正發(fā)生轉(zhuǎn)變。除此之外，信息化檔案管理模式也需要深度結(jié)合信息技術(shù)手段，建設(shè)與市場監(jiān)督管理局檔案工作相適應(yīng)的電子檔案管理體系，加快實現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。

二、電子信息化管理模式在檔案管理工作中的應(yīng)用分析

（一）推動檔案信息管理思路創(chuàng)新。在行政機關(guān)的檔案管理工作中，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法順應(yīng)新時期社會發(fā)展，也無法滿足檔案管理工作的核心需求。電子信息化檔案管理模式是對傳統(tǒng)管理模式中的記錄、整合及處理形式迭代升級，通過信息化平臺實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的存儲、交互和處理，其呈現(xiàn)出便捷性、靈活性以及高效性的特點。電子信息化管理模式的創(chuàng)新，為行政機關(guān)的檔案管理工作提供了新的發(fā)展思路。同時，電子信息化檔案管理模式可以實現(xiàn)對檔案資源的充分利用，提升機關(guān)各個部門之間的溝通效率，實現(xiàn)檔案管理工作向自動化、信息化轉(zhuǎn)變。

（二）實現(xiàn)檔案檢索系統(tǒng)的靈活性和準確性。電子檔案信息化管理模式在檔案管理工作中的有效作用，還表現(xiàn)在檔案檢索系統(tǒng)的靈活性和準確性方面。過去的檔案管理工作中，檔案檢索系統(tǒng)的效率低下及信息檢索質(zhì)量不高的問題容易導致數(shù)據(jù)信息的誤差。隨著信息技術(shù)手段的更新和滲透，推動檔案管理工作的檢索系統(tǒng)在各層面的優(yōu)化與完善，幫助檔案信息系統(tǒng)用戶獲得更加準確性的檔案內(nèi)容，同時還可以對檔案檢索系統(tǒng)中的精準查詢環(huán)節(jié)設(shè)定多元化的選擇空間，以此來滿足行政機關(guān)部門人員的信息檢索需求，這也充分體現(xiàn)了電子信息化檔案管理模式的便捷性、靈活性、準確性等特點。

（三）保障檔案數(shù)據(jù)信息的時效性。傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案數(shù)據(jù)的整合及加工涉及多個環(huán)節(jié)審核，需要占用大量時間，嚴重影響檔案數(shù)據(jù)信息的時效性。電子檔案信息管理模式能夠保證檔案數(shù)據(jù)信息的即時性，有效推動電子檔案內(nèi)部信息的傳播和利用。因此，依托電子信息化技術(shù)手段，促使檔案管理工作的數(shù)據(jù)內(nèi)容從繁瑣的信息處理環(huán)節(jié)中脫離出來，檔案數(shù)據(jù)信息的時效性得到更加有力的保證。在市場監(jiān)督管理局檔案工作的數(shù)據(jù)管理中，可以建立更加有序的結(jié)構(gòu)化檔案信息庫，讓電子檔案信息得到有序應(yīng)用，使得信息化檔案管理模式的時效性呈現(xiàn)出來。

（四）提升檔案管理工作的綜合效率。在檔案管理具體工作實踐中應(yīng)用信息技術(shù)，能夠促使電子檔案管理模式的創(chuàng)新，也切實帶動了檔案管理工作綜合效率的提升。目前，或多或少存在傳統(tǒng)檔案管理模式的落后性，對市場監(jiān)督管理部門檔案工作的健康良性發(fā)展造成阻礙。因此，檔案管理工作應(yīng)該抓住技術(shù)變革的機遇，積極使用電子信息技術(shù)，對檔案內(nèi)容進行科學化、信息化全過程管理。在電子信息化管理模式應(yīng)用下，可以根據(jù)不同的數(shù)據(jù)處理需要，創(chuàng)造更加高效率化、高安全性的存儲環(huán)境，同時還可以在檔案信息數(shù)據(jù)的利用環(huán)節(jié)中，不斷增加電子網(wǎng)絡(luò)化的檔案體系以及檢索新形式，為檔案管理者的工作提供便捷，并且能夠保障檔案管理資源之間的協(xié)同，實現(xiàn)檔案管理工作綜合效率的提升。

三、信息技術(shù)在檔案管理工作中的問題

（一）檔案數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不完善。檔案管理工作的信息資料在行政機關(guān)日常工作和重要活動等各方面都具有重要的支撐作用，因此，檔案數(shù)字化建設(shè)需要在檔案管理工作完善的基礎(chǔ)上，確保行政機關(guān)的檔案文件和管理也得到切實性的推進。然而，由于檔案管理人員對檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)的理念認識和重視程度不夠，在一定程度上造成數(shù)字化建設(shè)力度的不足，資金投入也十分困難，導致必要的基礎(chǔ)設(shè)施被忽視，檔案數(shù)字化建設(shè)不完善。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)的管理系統(tǒng)存在漏洞。信息技術(shù)背景下，檔案數(shù)字化建設(shè)的核心是管理系統(tǒng)，檔案管理工作的質(zhì)量提升離不開信息管理系統(tǒng)的有力支撐。目前，數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)中對多形式、多類型的信息資源缺乏相應(yīng)管理標準，再加上檔案管理軟件在信息儲存方面的落后，不僅直接影響檔案數(shù)字化建設(shè)管理系統(tǒng)的安全，甚至還會影響行政機關(guān)信息的整體安全。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性不高。行政機關(guān)在進行檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，要將安全性擺在首位，必須牢固樹立“萬無一失、一失萬無”的理念原則。由于建設(shè)管理的不規(guī)范、不科學，檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境經(jīng)常與工作網(wǎng)絡(luò)混同，再加上工作人員對存儲介質(zhì)使用不規(guī)范，容易出現(xiàn)系統(tǒng)病毒感染、重要文件被竊等高風險安全事件。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)中要加強安全資金的投入，不斷提升工作人員管理工作水平，最大可能避免檔案信息化建設(shè)中的系統(tǒng)安全漏洞和信息泄露風險。

四、檔案數(shù)字化建設(shè)中問題的改善策略分析

（一）改善檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要實現(xiàn)全面高效地進行檔案數(shù)字化建設(shè)，需要對檔案信息資源、計算機網(wǎng)絡(luò)、打印機等軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施持續(xù)完善。要強化行政機關(guān)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)部認識統(tǒng)一和工作協(xié)同，確保檔案數(shù)字化管理需求得到及時響應(yīng)。要突出常態(tài)化工作導向，對信息技術(shù)平臺上的電子檔案數(shù)據(jù)進行資源開發(fā)和信息維護，解決市場監(jiān)督管理條線上下和內(nèi)設(shè)機構(gòu)間的信息資源共享問題，不斷優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)效能，提高檔案信息管理與服務(wù)質(zhì)量。

（二）建設(shè)標準化的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。在檔案數(shù)字化建設(shè)的實踐中，應(yīng)該進一步加強完善檔案數(shù)字化建設(shè)的管理系統(tǒng)，立足標準化導向，提高檔案管理的規(guī)范性、有效性。首先，要高標準建設(shè)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，通過精細化流程管理，使得信息資源在電子平臺上高效運轉(zhuǎn)、及時歸檔，提升檔案數(shù)字化信息歸檔的時效性。其次，要提高檔案管理的軟硬件及人才服務(wù)建設(shè)水平，在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)范圍、信息共享、資源利用等各方面發(fā)揮出數(shù)字化信息管理模式的優(yōu)越性。同時，還需要加強對信息化電子檔案的制度完善，促使檔案管理工作在現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用背景下，實現(xiàn)檔案管理的制度性變革，保障檔案數(shù)字化長期安全性和高效性。除此之外，還需要積極探索利用新型信息軟件系統(tǒng)，更好地為檔案數(shù)字化建設(shè)管理系統(tǒng)升級提供新的空間。

（三）使用新技術(shù)加強檔案數(shù)字化工作路徑。面對檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的信息安全性等問題，檔案管理工作部門不應(yīng)因噎廢食，而是在引起高度重視的同時積極使用新技術(shù)、新手段，不斷加強檔案數(shù)字化管理工作質(zhì)量。首先，加強對檔案數(shù)據(jù)的定期歸檔處理，提高檔案管理系統(tǒng)使用的生命力，避免“建而不用”信息資源的質(zhì)量和價值降低。其次，更加注重檔案的安全管理，掌握檔案管理系統(tǒng)中防火墻技術(shù)以及病毒入侵技術(shù)的操作，注意安全防護技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，保障檔案信息資源在數(shù)字化平臺上得到有力保護。除此之外，要加大技術(shù)、資金和人力投入力度，為檔案數(shù)字化管理工作的日常保障和技術(shù)升級創(chuàng)造條件。

五、信息化管理模式在檔案管理工作中的現(xiàn)實作用

（一）擴展檔案管理系統(tǒng)。檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)需要遵循一定的標準，系統(tǒng)的完善及應(yīng)用也是當下檔案管理事業(yè)的主要內(nèi)容，行業(yè)發(fā)展及檔案運行管理都需要數(shù)字化、標準化系統(tǒng)的建設(shè)，以此來提升檔案管理效率，使得信息公開透明，在實效性更強的狀態(tài)下完善數(shù)字化檔案管理工作。大數(shù)據(jù)為標準化的檔案管理系統(tǒng)帶來新的發(fā)展空間，在精細化流程的管理下，必須依據(jù)數(shù)據(jù)處理的多元化需求，大數(shù)據(jù)時代的云計算技術(shù)，反襯著傳統(tǒng)計算機檔案系統(tǒng)的落后，在數(shù)據(jù)信息多樣化的需求上加以滿足，提升數(shù)據(jù)處理及檔案管理的效率。由此看來，當下云計算網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)及構(gòu)架內(nèi)容的設(shè)計，能夠進一步拓展檔案信息在數(shù)字化系統(tǒng)中的資源拓展及資源存儲，進而滿足數(shù)據(jù)庫的擴容需要，在這種形勢下能夠最大程度上維護數(shù)字化檔案信息的安全性與管理成本，提升檔案管理系統(tǒng)的智能化水平，以此來滿足數(shù)據(jù)信息的多元共享需求。在滿足用戶需求的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該做好系統(tǒng)技術(shù)層面的工作，與此同時，用戶在使用媒體及檔案管理查詢系統(tǒng)的過程中受到了重視，明確了檔案管理系統(tǒng)的利用價值，以此來處理檔案的實際問題；由此可見，檔案系統(tǒng)的信息化建設(shè)存在必要性，能夠帶動檔案管理系統(tǒng)的實際運用價值提升，拓展檔案管理系統(tǒng)的整體范疇，提高檔案管理系統(tǒng)效率，進一步改善檔案管理人員的處理方式與數(shù)字化思維，運用數(shù)字科學技術(shù)，推動檔案管理系統(tǒng)走向創(chuàng)新、有序的發(fā)展空間。

（二）培養(yǎng)檔案管理工作人員的綜合能力。檔案管理逐步走向信息化的發(fā)展空間，這為檔案管理隊伍帶來新的挑戰(zhàn)。在信息技術(shù)時代，檔案管理人員的素質(zhì)、專業(yè)素養(yǎng)、技術(shù)操作水平都應(yīng)該得到進一步的完善，為后續(xù)的檔案數(shù)據(jù)整理奠定良好的基礎(chǔ)。從電子文件管理到數(shù)字檔案館建設(shè)，從對業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的支撐到公共服務(wù)，多個方位培養(yǎng)檔案管理人才的專業(yè)素養(yǎng)。在此基礎(chǔ)上，檔案工作者們做了許多創(chuàng)新性工作并獲得良好的效果，為技術(shù)操作和數(shù)字化的運用奠定了堅實性的基礎(chǔ)。除此之外，檔案數(shù)字化管理工作的實踐以及開展定期檢查和技術(shù)維護工作創(chuàng)建發(fā)展的過程中，檔案信息化的建設(shè)及管理模式的創(chuàng)新都可以作為檔案管理人員前進的起點，改善傳統(tǒng)檔案管理的落后問題，樹立創(chuàng)新性的檔案管理思維，做好新時期的檔案管理工作。在思維創(chuàng)新的角度開展實踐管理工作，以此來形成良好的信息化管理素質(zhì)，在最大程度上消除影響檔案管理信息化發(fā)展的弊端，進而推動系統(tǒng)和數(shù)字化手段的進步，這種創(chuàng)新方式為檔案管理信息化的工作結(jié)構(gòu)帶來便捷，實現(xiàn)檔案管理工作與社會整體發(fā)展的步伐一致。

六、結(jié)語

在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，檔案管理信息化的發(fā)展趨勢及創(chuàng)新思路存在一定的必要性，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作當下的發(fā)展需求，并且推動檔案管理工作得到進一步拓展。因此，檔案管理人員應(yīng)搶抓機遇，積極使用新技術(shù)，確保檔案管理效率的提高。作為檔案管理工作者，也應(yīng)該努力適應(yīng)電子信息化管理模式發(fā)展需要，加強自身對信息技術(shù)和平臺操作能力的掌握，有效解決檔案工作中的難點問題，推動市場監(jiān)管部門的檔案管理工作更加全面且高效地發(fā)展，并得以真正落實。