文/南京市江寧區(qū)科學(xué)技術(shù)局 秦彩霞

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科研工作也日益成為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中的核心驅(qū)動(dòng)力，而科研檔案作為科研活動(dòng)過程的真實(shí)記錄，可為科研工作提供有益的決策和研究文獻(xiàn)支持，同時(shí)也是科研管理工作及科研工作合法合規(guī)開展的重要基礎(chǔ)，因此必須重視科研檔案管理質(zhì)量的提升。

在2020年頒布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》及新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）中，明確了科研電子檔案的法律效力，同時(shí)也提升了科研檔案管理的地位，指出科研檔案管理具有國家層面的指導(dǎo)作用。在這樣的情形下，更加迫切地需要從上自下、從宏觀到微觀地建立起科學(xué)完善的科研檔案管理制度體系。

一、科研檔案管理的相關(guān)內(nèi)容

（一）科研檔案的內(nèi)涵?？蒲袡n案指的是科研單位在科研活動(dòng)中以視頻、音頻、圖表、數(shù)據(jù)等各種形式所記錄的信息資料，而這些信息資料具有較強(qiáng)的專業(yè)性和規(guī)范性?？蒲袡n案管理，則是基于統(tǒng)一管理原則基礎(chǔ)上，對科研檔案進(jìn)行完整、系統(tǒng)、安全、準(zhǔn)確地管理，以發(fā)揮出科研檔案在服務(wù)生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)技術(shù)研究及經(jīng)濟(jì)建設(shè)中應(yīng)有作用的一項(xiàng)管理活動(dòng)。

（二）科研檔案管理的特征。首先，不同于其他類型的檔案，科研檔案具有系統(tǒng)性和成套性的特征，這主要表現(xiàn)為在科研檔案中每個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，并由此組成一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)和整體，如果某一個(gè)環(huán)節(jié)缺失，那么就會影響科研檔案的完整性。其次，因科研檔案的專業(yè)性較強(qiáng)，包含有大量的科研數(shù)據(jù)及科技文獻(xiàn)，且涉及的研究領(lǐng)域也較廣，因此使得科研檔案的類型較為分散，這要求在對科研檔案管理時(shí)，需要充分做好科研檔案的分類工作。最后，科研檔案還具有較強(qiáng)的階段性特征，這是因?yàn)槊恳环N檔案均是在某一個(gè)領(lǐng)域內(nèi)針對某個(gè)個(gè)體進(jìn)行的專項(xiàng)研究，因此也要求在科研檔案管理過程中，必須要確保檔案文獻(xiàn)的完整性，并在保管科研檔案時(shí)，按照順序進(jìn)行排放，避免出現(xiàn)缺頁、少頁的現(xiàn)象，進(jìn)而確?？茖W(xué)研究按照階段進(jìn)行。

（三）科研檔案管理的重要性及意義。對于科研單位而言，科研檔案發(fā)揮著重要的作用，是科研單位高質(zhì)量開展科研工作的必需條件，也是科研單位實(shí)現(xiàn)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。所以必須加強(qiáng)對科研檔案的管理。在科研項(xiàng)目管理中，科研檔案貫穿于項(xiàng)目管理的整個(gè)環(huán)節(jié)，包括立項(xiàng)論證、組織實(shí)施、檢查評估、驗(yàn)收鑒定、成果申報(bào)等多個(gè)環(huán)節(jié)，可為科研單位的工作業(yè)績及科學(xué)發(fā)展提供第一手資料，進(jìn)而保障科研單位科學(xué)研究的發(fā)展?？梢哉f，沒有科研檔案，就沒有完整的科學(xué)研究，科研檔案是維持科學(xué)研究延續(xù)性的有力工具。在科研工作中，科研人員需要充分利用科研檔案提供的信息資源，汲取前人的科研成果、科研經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展，才能有效促進(jìn)科學(xué)研究的持續(xù)發(fā)展。另外，科研檔案也是進(jìn)一步進(jìn)行學(xué)習(xí)交流的必要素材和條件，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，如今現(xiàn)代科技關(guān)聯(lián)學(xué)科的滲透性日益增強(qiáng)，要想廣泛推行學(xué)術(shù)交流，并實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確及時(shí)的情報(bào)互通，需要充分利用科研檔案這一可作為傳遞和交流的有力工具。

二、目前科研檔案管理中存在的問題

（一）缺乏完善的檔案管理制度?；诳蒲袡n案的重要性及價(jià)值，科研單位逐漸重視科研檔案的管理，但從現(xiàn)實(shí)情況來看，科研檔案管理制度不完善仍是大多數(shù)科研單位普遍存在的問題。具體表現(xiàn)為：個(gè)別科研單位的干部職工檔案意識較薄弱，對于科研檔案的重要性及意義缺乏全面的認(rèn)識，所以在實(shí)際工作中沒有將科研檔案管理工作作為一件重大事項(xiàng)去完成和落實(shí)，也未建立起完善的科研檔案管理制度，科研檔案管理工作的開展無章可循，這一結(jié)果導(dǎo)致在實(shí)際的科研檔案管理工作中存在檔案丟失、管理不規(guī)范等問題；而有的科研單位雖然制定了較完善的檔案管理制度，但存在執(zhí)行力度不足的問題，檔案管理人員在開展工作時(shí)隨意執(zhí)行，不僅導(dǎo)致科研檔案管理不夠規(guī)范，而且也使得檔案管理制度流于形式。

（二）缺乏統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。一些科研人員不具備檔案歸檔的意識，從而導(dǎo)致科研檔案無法及時(shí)、完整地歸檔，大大降低了科研檔案管理的質(zhì)量。主要表現(xiàn)為：一些科研院所的工作者更重視具體操作、論文發(fā)表及成果申報(bào)等，但對于《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的了解并不深入，而且為了以后方便使用，通常會將科研課題材料緊握在手中，并沒有主動(dòng)歸檔的意識。另外，科研單位雖然設(shè)有專門的科研檔案管理部門，但是缺乏統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致科研人員在科研項(xiàng)目實(shí)施過程中，對收集的文件范圍及歸檔要求不甚了解，容易忽視過程性文件如進(jìn)展報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、階段報(bào)告等資料的收集歸檔。在整個(gè)檔案工作中，檔案收集是最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，隨著科研項(xiàng)目的不斷推進(jìn)，也會產(chǎn)生越來越多不同類型的檔案信息和材料，如果沒有一個(gè)統(tǒng)一的檔案收集標(biāo)準(zhǔn)，也勢必會影響科研檔案的完整性和連貫性，許多具有重要價(jià)值的檔案材料無法及時(shí)歸檔，進(jìn)而影響后續(xù)的科研成果利用。

（三）科研檔案管理方式較落后。隨著科研單位的不斷發(fā)展，科研檔案的數(shù)量也會越來越多，為了滿足檔案存儲的需求，科研單位只能是一再擴(kuò)大檔案管理的庫房。但是面對日益龐大的科研檔案信息，若仍然依靠傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理手段，不僅會使得檔案管理人員的工作任務(wù)繁重、工作效率低下，而且還容易出現(xiàn)錯(cuò)漏，在很大程度上制約了科研檔案工作的發(fā)展。目前仍然有許多科研檔案的管理方式以人工操作為主，缺乏信息化管理手段的應(yīng)用，導(dǎo)致實(shí)際工作效率較低，即便認(rèn)識到科研檔案信息化建設(shè)的重要性，但也只是當(dāng)作一句口號在進(jìn)行，存在走形式、走過場、應(yīng)付上級檢查的現(xiàn)象。另外，有的科研單位雖然進(jìn)行了科研檔案信息化建設(shè)，但也只是停留在工作要求層面，未能從最大化利用科研檔案這一內(nèi)容出發(fā)，也未充分結(jié)合單位整體的戰(zhàn)略目標(biāo)及職能定位進(jìn)行提前規(guī)劃，導(dǎo)致科研檔案信息化建設(shè)的效果并不理想。

（四）存在信息安全隱患。科研檔案記錄了科研活動(dòng)的全過程，對于科研單位而言，是非常寶貴的財(cái)富。加強(qiáng)科研檔案信息的安全保護(hù)，更是科研單位義不容辭的責(zé)任，這事關(guān)國家安全與利益。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子科研檔案在科研單位檔案中的比例不斷上升，且計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，更是為科研檔案的開發(fā)利用帶來便利。但任何事物都有其兩面性，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用帶來諸多便利的同時(shí)，也給信息安全帶來了較大挑戰(zhàn)。目前有一些科研單位所配備的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備并沒有設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，也未能有效應(yīng)用防入侵、防病毒等技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，存在較大的外部攻擊風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，也有一些科研單位未使用加密技術(shù)對科研檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行防護(hù)，使得數(shù)據(jù)存在泄露風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，個(gè)別科研單位缺乏檔案信息安全管理的認(rèn)識，缺乏明確的安全管理目標(biāo)、原則及組織框架。這些問題的存在，均使得科研檔案信息面臨著較大的風(fēng)險(xiǎn)。

（五）缺乏科研檔案管理人才?？蒲袡n案管理人員素質(zhì)水平的高低，更是直接對科研檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生影響。目前大部分科研單位的檔案管理人員綜合素質(zhì)較低，普遍存在專業(yè)知識更新意識缺乏、信息化專業(yè)技能不高的問題。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，進(jìn)一步提高了對科研檔案管理人員的要求，但大多數(shù)科研檔案管理人員僅具備基本的檔案整理技能，對于計(jì)算機(jī)、信息資源管理、專業(yè)統(tǒng)計(jì)學(xué)等多個(gè)學(xué)科的專業(yè)知識缺乏，很大程度上制約了科研檔案信息化、專業(yè)化管理的進(jìn)程。

三、完善與優(yōu)化科研檔案管理工作的建議

（一）制定科學(xué)完善的科研檔案管理制度。科學(xué)完善的科研檔案管理制度，是科研檔案管理工作高質(zhì)量開展的重要基礎(chǔ)，科研單位必須要充分認(rèn)識這一點(diǎn)，從而建立起科學(xué)完善的科研檔案管理制度，如此才能夠讓科研檔案管理工作有章可循，才能夠提升科研檔案管理的規(guī)范性。對此，科研檔案領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)從自身做起，要及時(shí)轉(zhuǎn)變滯后的管理觀念，充分認(rèn)識到科研檔案管理的重要性，結(jié)合《檔案法》及科研檔案管理的法律規(guī)定，制定適合本單位發(fā)展的科研檔案管理制度。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步加大內(nèi)部宣傳力度，使單位內(nèi)部人員也能充分認(rèn)識到科研檔案管理的重要性，嚴(yán)格遵循檔案管理制度并開展工作。在這一過程中，必須要嚴(yán)格落實(shí)科研檔案材料的“三不”“三嚴(yán)”的規(guī)定，“三不”指的是不接受未審核合格的科研檔案、不歸檔不符合歸檔要求的科研檔案、不提供不符合查閱歸檔的科研檔案；“三嚴(yán)”則是嚴(yán)格保障科研檔案信息的安全、嚴(yán)禁科研檔案學(xué)信息造假、嚴(yán)防科研檔案信息泄露。通過有效落實(shí)“三不”“三嚴(yán)”制度規(guī)定，提升科研檔案管理的合法合規(guī)性。另外，針對科研檔案管理制度執(zhí)行不足的問題，需要建立有效的監(jiān)督機(jī)制，可通過建立檔案管理責(zé)任制，明確檔案管理人員的職責(zé)，制定科學(xué)有效的檔案管理流程，并采取有效的管理措施，以保證科研檔案管理制度有效落實(shí)，進(jìn)而提升科研檔案管理的水平。

（二）制定統(tǒng)一規(guī)范的檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)。在完善科研檔案管理制度的基礎(chǔ)上，制定統(tǒng)一規(guī)范的科研檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，并明確科研工作人員的責(zé)任意識，落實(shí)責(zé)任人負(fù)責(zé)制，使其能夠充分認(rèn)識到科研檔案工作的重要性，主動(dòng)進(jìn)行科研檔案的歸檔。同時(shí)，應(yīng)在檔案分類的基礎(chǔ)上，制定切實(shí)可行的科研檔案歸檔辦法，對不同類型的檔案進(jìn)行規(guī)范嚴(yán)格的歸檔，充分保證科研檔案的完整性。

（三）實(shí)現(xiàn)科研檔案的信息化管理?？蒲袡n案信息化管理，不僅有助于提升科研檔案管理的效率，也有助于后續(xù)科研檔案的充分利用，可讓科研檔案發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。為此，需要科研單位重視科研檔案信息化管理，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)地革新科研檔案管理模式和管理方式，加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，并建立起完整的科研檔案信息化管理平臺，幫助檔案管理部門更好地開展科研檔案管理工作。在具體的工作中，需要科研單位結(jié)合自身的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)及職能定位，強(qiáng)化信息平臺的頂層設(shè)計(jì)，包括配備專業(yè)化人員、工作部署、管理考核等多個(gè)方面。首先，需要科研單位具備正確的信息化管理意識，提前進(jìn)行謀劃，化被動(dòng)為主動(dòng)，充分做好科研檔案信息收集、整理、歸檔等各環(huán)節(jié)工作。其次，在引進(jìn)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)的同時(shí)，落實(shí)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)工作，讓檔案管理人員主動(dòng)且熟練地運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，既能有效推動(dòng)科研檔案的數(shù)字化進(jìn)程，也能實(shí)現(xiàn)對科研檔案管理全過程的跟蹤管理。最后，要加快紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化電子檔案的進(jìn)程，重視歷史檔案的保護(hù)，同時(shí)依托信息化平臺進(jìn)行電子檔案的存儲，全面保障科研檔案資源的完整性，進(jìn)而為后續(xù)的高效利用奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）嚴(yán)格落實(shí)保密制度，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)安全防護(hù)。信息化時(shí)代，在推進(jìn)科研檔案信息化管理進(jìn)程的過程中，不可忽視科研檔案信息的安全防護(hù)。一方面，需要科研單位嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，依據(jù)保密法等制度文件，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，建立起完善科研檔案信息保密管理制度，加強(qiáng)信息安全防護(hù)，嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)人員的保密責(zé)任等；另一方面，需要科研單位進(jìn)一步加強(qiáng)科研檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)，應(yīng)采取各種網(wǎng)絡(luò)安全措施，增設(shè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防病毒、防攻擊、防癱瘓等功能，并定期檢查安全防護(hù)情況，及時(shí)修復(fù)和處置網(wǎng)絡(luò)安全漏洞。另外，要加強(qiáng)科研檔案信息化系統(tǒng)保密管理情況的檢查，采取有效的保密防范措施，確保無泄密事件發(fā)生。

（五）加強(qiáng)科研檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。一方面，科研單位應(yīng)加大檔案工作人才的引進(jìn)力度，充分結(jié)合科研檔案信息管理的要求及單位實(shí)際情況，進(jìn)行人力資源規(guī)劃，由此組建起一支高素質(zhì)、高水平的檔案管理人才隊(duì)伍，切實(shí)滿足當(dāng)前科研檔案管理工作高質(zhì)量開展的需求；另一方面，加強(qiáng)現(xiàn)有科研檔案管理人員的培訓(xùn)教育，制定針對性、系統(tǒng)的培訓(xùn)方案，有效落實(shí)檔案專業(yè)知識、信息化操作實(shí)務(wù)、網(wǎng)絡(luò)安全知識等培訓(xùn)內(nèi)容，并結(jié)合科學(xué)的績效激勵(lì)機(jī)制，不斷提升檔案管理人員的服務(wù)意識、培訓(xùn)效果及工作能力，進(jìn)而有效提升科研檔案管理工作的效率與質(zhì)量。