文/湘潭大學(xué)公共管理學(xué)院 周曉穎

一、高校戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)概述

戶籍檔案是一種專門(mén)的檔案，是公安戶籍部門(mén)在某一行政區(qū)域范圍內(nèi)對(duì)居民戶口管理過(guò)程中形成的檔案。包括辦理戶口登記、戶口遷移手續(xù)，申請(qǐng)、簽發(fā)居民戶口簿、戶口遷移證、戶籍證明等戶口證件過(guò)程中形成的相關(guān)文件。高校一般會(huì)在保衛(wèi)處單獨(dú)設(shè)立行政部門(mén)戶政科，借助公安部門(mén)的專用證書(shū)為本校學(xué)生和教師以及周邊居民提供遷入、遷出、戶口登記、信息修改等服務(wù)。大數(shù)據(jù)是以容量大、類型多、存取速度快、應(yīng)用價(jià)值高為主要特征的數(shù)據(jù)集合，正快速發(fā)展為對(duì)數(shù)量巨大、來(lái)源分散、格式多樣的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、存儲(chǔ)和關(guān)聯(lián)分析，并從中發(fā)現(xiàn)新知識(shí)、創(chuàng)造新價(jià)值、提升新能力的新一代信息技術(shù)和服務(wù)業(yè)態(tài)。戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)是大數(shù)據(jù)技術(shù)與戶籍檔案管理工作的有機(jī)融合，運(yùn)用大數(shù)據(jù)理念和技術(shù)促進(jìn)戶籍檔案管理工作的轉(zhuǎn)變。其能夠在提高工作效率、提升公眾滿意度以及其他高校特殊業(yè)務(wù)辦理方面發(fā)揮積極意義。

二、高校戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

（一）提高基礎(chǔ)戶籍業(yè)務(wù)辦理效率。在過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，傳統(tǒng)的戶籍檔案管理主要是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，在辦理身份證、戶口登記、戶口遷移證等基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)時(shí)，需要依靠人力對(duì)大量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行翻閱與查找，存在效率低下的問(wèn)題。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的日益成熟，窗口服務(wù)雖增加了掃描、錄入等工作，但不再需要到檔案室調(diào)閱紙質(zhì)檔案就能現(xiàn)場(chǎng)出具各類格式化證明，比原有流程節(jié)約90%以上時(shí)間，提高了基礎(chǔ)業(yè)務(wù)辦理效率?？梢?jiàn)，對(duì)于戶籍檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)在一定程度上提高了基礎(chǔ)戶籍業(yè)務(wù)辦理的速度，從而提高了基礎(chǔ)戶籍業(yè)務(wù)辦理的效率。

（二）提升公眾辦理戶籍業(yè)務(wù)的滿意度。高校戶籍檔案作為重要的民生檔案，對(duì)其進(jìn)行管理的最終目的是更好地服務(wù)于高校學(xué)生及教職工。傳統(tǒng)的高校戶籍檔案管理由于部門(mén)間、地區(qū)間管理的封閉性以及權(quán)限受限，高校人員辦理如戶籍證明打印等基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)也需要跑多個(gè)部門(mén)，辦理異地身份證需回戶籍所在地。而以大數(shù)據(jù)技術(shù)為支撐的應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了材料網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、網(wǎng)上審批、異地辦理身份證等業(yè)務(wù)。從公眾的角度來(lái)看，高校大數(shù)據(jù)建設(shè)精簡(jiǎn)了不必要的流程，高校學(xué)生和老師，尤其是高校教師們辦理業(yè)務(wù)更加便捷化?！靶畔⒕W(wǎng)上跑代替群眾路上走”的實(shí)現(xiàn)讓公眾滿意度不斷提升。

（三）創(chuàng)新特殊業(yè)務(wù)辦理方式。早期的戶籍檔案所包含的基本內(nèi)容單一，并且地區(qū)間的戶籍檔案管理沒(méi)有實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，因此在進(jìn)行高校人口普查、高校刑事研判等特殊業(yè)務(wù)時(shí)，高校戶籍檔案部門(mén)提供的信息資源比較單一，存在局限性。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，高校七普、高校刑事研判等特殊業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)了信息化查詢。如七普實(shí)現(xiàn)了以互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等信息技術(shù)為基礎(chǔ)，將普查對(duì)象的各要素匯總至數(shù)據(jù)庫(kù)，以輔助工作與決策的人口普查信息化。其有效解決了實(shí)際普查中出現(xiàn)的戶在人不在、人在戶不在等問(wèn)題。高校刑事研判則依托公安部門(mén)建設(shè)的大數(shù)據(jù)應(yīng)用平臺(tái)，通過(guò)輸入該人員關(guān)鍵信息即可得到所有與之關(guān)聯(lián)的信息，并借助面容數(shù)據(jù)庫(kù)比對(duì)該人員面容，大大提高了駐高校的警務(wù)人員判斷定位嫌疑人的效率。

三、現(xiàn)狀調(diào)研及其分析

為了解高校戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)現(xiàn)狀，筆者于2021年5月圍繞戶籍資源、基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)以及人才隊(duì)伍四個(gè)方面對(duì)湘潭大學(xué)戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行了實(shí)地調(diào)研。下面將圍繞幾個(gè)方面展開(kāi)具體論述。

（一）基本狀況。包括如下幾個(gè)方面：

1.戶籍資源建設(shè)集約化。高校戶籍檔案資源主要分為紙質(zhì)檔案資源和電子檔案資源。通過(guò)實(shí)地調(diào)查，發(fā)現(xiàn)該高校1990年以前主要是紙質(zhì)檔案資源，其內(nèi)容主要包括戶口遷移證存根和常住人口信息表。1990年以后，該高校戶籍檔案中的電子檔案成為主要的對(duì)外服務(wù)憑證。其電子檔案資源主要包括四大類：第一類是常住人口信息資源；第二類是遷移證信息資源；第三類是準(zhǔn)遷證信息資源；第四類是身份證信息資源（如表1所示）。這些戶籍檔案資源為大數(shù)據(jù)建設(shè)提供了豐富的數(shù)據(jù)來(lái)源。雖然，其中存在大量的碎片化、繁雜化的數(shù)據(jù)資源，但通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)加工等方式，這四類資源已經(jīng)逐漸從碎片化、資源模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧s型資源模式，基本實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)儲(chǔ)存、實(shí)時(shí)查詢、實(shí)時(shí)修改、實(shí)時(shí)更新以及關(guān)聯(lián)推送等功能。

表1 戶籍檔案主要構(gòu)成內(nèi)容

常住人口信息資源個(gè)人常住人口信息資源、常住人口變動(dòng)信息資源、戶信息資源、制證信息資源、戶成員信息資源遷移證信息資源 遷移證編號(hào)資源、個(gè)人基本信息資源準(zhǔn)遷證信息資源 準(zhǔn)遷證編號(hào)資源、個(gè)人基本信息資源身份證信息資源 居民領(lǐng)證申請(qǐng)表、個(gè)人基本信息資源

2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)完善化。戶籍檔案資源的搜集、整理、分類、存儲(chǔ)等都需要借助計(jì)算機(jī)的軟件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。所以，戶籍檔案管理部門(mén)需要根據(jù)實(shí)際情況為平臺(tái)添加必要的設(shè)備，比如大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)云、計(jì)算機(jī)終端、檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化掃描儀、數(shù)碼攝像和相機(jī)等。根據(jù)實(shí)地調(diào)查，該高校用于戶籍檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)趨于完善，為戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)提供了良好的外部條件。為保障檔案數(shù)據(jù)安全，該校戶籍科配備了兩臺(tái)不連接任何外網(wǎng)、專用于戶籍業(yè)務(wù)辦理的電腦，并使用專用的掃描儀以及數(shù)碼攝像機(jī)。通過(guò)這些基礎(chǔ)設(shè)施，該高校實(shí)現(xiàn)了存量以及增量戶籍檔案的數(shù)字化，并有序開(kāi)展了電子數(shù)據(jù)收集、錄入和歸檔工作。同時(shí)，借助公安部門(mén)的內(nèi)部專用網(wǎng)以及專用證書(shū)實(shí)現(xiàn)了大部分戶籍檔案的跨部門(mén)信息共享。戶籍檔案大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施的完善在一定程度上打破了傳統(tǒng)戶籍檔案管理過(guò)程封閉、靜態(tài)、戶籍檔案信息供給更新不及時(shí)等問(wèn)題。

3.應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)信息化。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的日益成熟，公安部門(mén)紛紛建立以大數(shù)據(jù)技術(shù)為支撐的數(shù)據(jù)中心，高校戶政科則依托公安部門(mén)的大數(shù)據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行日常的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)辦理。目前，公安機(jī)關(guān)的應(yīng)用系統(tǒng)通過(guò)云計(jì)算、大數(shù)據(jù)處理技術(shù)、可視化分析等技術(shù)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了高校電子戶籍檔案可查可改，實(shí)時(shí)歸檔，關(guān)聯(lián)信息推送功能。在日常工作中，高校戶籍管理部門(mén)通過(guò)公安機(jī)關(guān)構(gòu)建的大數(shù)據(jù)共享平臺(tái)進(jìn)行錄入、整理、修改并歸檔各類戶籍信息資源，最終形成規(guī)范的系列電子檔案。這些系列電子檔案在應(yīng)用系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)了模塊化，每個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)模塊運(yùn)用可視化技術(shù)推送相對(duì)應(yīng)的戶籍檔案信息，使高校戶籍檔案管理工作逐步便捷化?？偟膩?lái)說(shuō)，依托于公安部門(mén)的戶籍工作應(yīng)用系統(tǒng)基本上已經(jīng)做到了省內(nèi)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)可辦、全國(guó)信息可查以及查詢推送關(guān)聯(lián)信息和最新政策法規(guī)等功能，其應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了依托大數(shù)據(jù)技術(shù)提高辦事能力，提速惠民的要求。

4.人才隊(duì)伍建設(shè)專業(yè)化。由于高校戶籍檔案數(shù)量龐大，內(nèi)容多且雜，因此戶籍管理人員需要投入大量的時(shí)間和精力開(kāi)展檔案收集、整理、編號(hào)、分類、歸檔等工作。高校的電子戶籍檔案源主要分為電子化的實(shí)體檔案以及檔案化的電子信息。這兩類電子檔案源必須經(jīng)過(guò)歸檔處理后才能稱之為電子檔案，這就對(duì)戶籍管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有了新的要求。經(jīng)過(guò)實(shí)地調(diào)查，發(fā)現(xiàn)該高校戶籍檔案室配備了2名正式戶籍檔案管理員，他們具有一定的大數(shù)據(jù)工作理念，積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及深厚的專業(yè)素養(yǎng)和豐富的檔案管理實(shí)踐去提升工作效能。同時(shí)，該高校每年還招聘1名勤工儉學(xué)助理，助理多為學(xué)校圖書(shū)情報(bào)與檔案管理專業(yè)的碩士研究生，具備一定的相關(guān)專業(yè)素養(yǎng)。專業(yè)化的人才隊(duì)伍為高校戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)提供了重要的人才支撐。

（二）存在的問(wèn)題。主要包括如下幾個(gè)方面：

1.異地辦理業(yè)務(wù)有局限。高校每年錄取學(xué)生以及受聘老師來(lái)自五湖四海，以該高校錄取學(xué)生為例，2021年省外的錄取比例達(dá)到49.72%。隨著高校規(guī)定學(xué)生入校采取自愿原則遷入戶口，越來(lái)越多的學(xué)生選擇戶口不隨遷入校，這種狀況促使高校戶政科的服務(wù)對(duì)象在很大程度上是省外人員。而目前高校戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)做到的省外異地服務(wù)僅僅是辦理本人正式身份證以及查詢異地人員具體信息，且工作人員在辦理正式身份證時(shí)完全依賴系統(tǒng)推送的地址，沒(méi)有權(quán)限改動(dòng)。隨著近幾年國(guó)家實(shí)行撤縣立市、撤縣立區(qū)等措施，導(dǎo)致出現(xiàn)受理人的身份證由于系統(tǒng)地址與戶籍地最新地址不符拒絕辦理、駁回重辦等情況。同時(shí)辦理臨時(shí)身份證、首次辦理身份證、主項(xiàng)、輔項(xiàng)信息變更等業(yè)務(wù)需回到戶籍所在地進(jìn)行辦理，讓高校戶籍工作人員和辦理人員追求的便捷性大打折扣。

2.證書(shū)使用權(quán)限受限制。證書(shū)使用受限主要分為兩個(gè)方面：首先是證書(shū)本身使用受限。戶籍工作需要使用專用證書(shū)插入專用電腦，而大部分高校戶政科通常與派駐在學(xué)校的派出所分所共用一枚證書(shū)。因此高校師生辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)經(jīng)常需要工作人員在高校戶政科與派出所之間往返，給各方造成了較大的不便。同時(shí)證書(shū)拔出電腦后系統(tǒng)使用具有時(shí)限性，而辦理遷入遷出業(yè)務(wù)時(shí)間偏長(zhǎng)，兩部門(mén)為了等待共用證書(shū)付出更多時(shí)間成本。其次是工作人員使用權(quán)限受限。高校戶政科工作人員在辦理省內(nèi)人員信息變更、省內(nèi)外人口遷入與遷出業(yè)務(wù)時(shí)，需要將辦理人的準(zhǔn)遷證信息、相關(guān)證明掃描錄入系統(tǒng)后，通過(guò)專用內(nèi)網(wǎng)上傳給上級(jí)公安局，等待上級(jí)審批通過(guò)后才能進(jìn)入下一步業(yè)務(wù)，從而使得關(guān)鍵業(yè)務(wù)辦理流程復(fù)雜化、繁瑣化，不利于提高工作效率。

3.網(wǎng)絡(luò)卡頓現(xiàn)象較頻繁。大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)、發(fā)展和運(yùn)行離不開(kāi)互聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的支持，網(wǎng)絡(luò)卡頓或中斷不僅會(huì)導(dǎo)致大數(shù)據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行停止，最重要的是影響戶籍業(yè)務(wù)辦理速度。根據(jù)調(diào)研，該高校網(wǎng)絡(luò)中斷主要體現(xiàn)在高校內(nèi)部信號(hào)塔中斷和公安系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)中斷兩個(gè)方面：高校內(nèi)部信號(hào)塔中斷主要是由于辦公時(shí)間屬于用網(wǎng)高峰期，學(xué)?；矩?fù)荷基數(shù)過(guò)大，因此電腦設(shè)備時(shí)常出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)卡頓或中斷現(xiàn)象。公安系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)中斷則多屬于突發(fā)狀況。如2021年出現(xiàn)過(guò)由于公安總網(wǎng)絡(luò)變壓器起火搶修導(dǎo)致全市公安內(nèi)網(wǎng)斷斷續(xù)續(xù)癱瘓3天的情況。由于高校戶籍管理室缺少專業(yè)維修人員，因此在出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)卡頓時(shí)，工作人員大多采用關(guān)機(jī)重啟方案；網(wǎng)絡(luò)中斷時(shí)需等待上級(jí)調(diào)配專業(yè)人員來(lái)進(jìn)行維修。這些現(xiàn)象極易讓師生辦理業(yè)務(wù)撲空，給高校師生帶來(lái)不便。

4.系統(tǒng)推送信息不全面。系統(tǒng)內(nèi)推送的戶籍信息是全國(guó)各地戶籍科根據(jù)科室保存的原始紙質(zhì)檔案人工錄入，或在互聯(lián)網(wǎng)普及后根據(jù)辦理人出示的各類證明進(jìn)行錄入。由于各地人工錄入速度、原始紙質(zhì)檔案內(nèi)容誤差以及戶籍檔案本身具有多且雜的屬性，導(dǎo)致運(yùn)用該套系統(tǒng)辦理業(yè)務(wù)時(shí)會(huì)偶爾出現(xiàn)推送某個(gè)地區(qū)、某個(gè)人員的關(guān)聯(lián)信息時(shí)信息不全或信息錯(cuò)誤的現(xiàn)象。如辦理地址變更時(shí)，某地區(qū)經(jīng)過(guò)行政劃分后已經(jīng)不存在或改名，而系統(tǒng)顯示還是原來(lái)行政劃分名稱；辦理孩子入戶業(yè)務(wù)時(shí)，此人出示已婚證明，系統(tǒng)卻顯示此人未婚；做人口面容比對(duì)時(shí)，推送的關(guān)聯(lián)人口面容存在高度相似或重戶現(xiàn)象；查詢關(guān)聯(lián)人口信息時(shí)缺失重要的信息（如照片、家庭住址、電話號(hào)碼等）。這些問(wèn)題間接加大了戶籍管理工作的難度，不利于實(shí)現(xiàn)新時(shí)代戶籍檔案現(xiàn)代化管理。

四、結(jié)語(yǔ)

總體而言，該高校戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)已初具規(guī)模。高校戶籍管理人員借助完善的基礎(chǔ)設(shè)施以及以大數(shù)據(jù)技術(shù)為支撐的公安應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)現(xiàn)存的大量戶籍資源進(jìn)行數(shù)字化整理后形成比較完整的電子戶籍檔案，高校戶籍檔案管理人員秉持大數(shù)據(jù)理念，積極利用這些電子戶籍檔案對(duì)外服務(wù)，給教職工及在校學(xué)生和周邊居民提供了極大便利。為了促進(jìn)高校戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)進(jìn)一步完善，應(yīng)抓緊構(gòu)建戶籍檔案大數(shù)據(jù)專用平臺(tái)，建立網(wǎng)絡(luò)維修專業(yè)化隊(duì)伍，制定統(tǒng)一的戶籍檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以此解決依托公安專用證書(shū)辦理業(yè)務(wù)權(quán)限受限、異地辦理業(yè)務(wù)不完善、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備不穩(wěn)定、系統(tǒng)推送信息不全面等問(wèn)題。各戶籍檔案管理部門(mén)要主動(dòng)應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)譜寫(xiě)高校戶籍檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)新篇章。