文/福建省建寧縣公安局 朱建珍

大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種電子產(chǎn)品、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，公安機(jī)關(guān)實(shí)際工作量也在逐年增大，需要保存的檔案數(shù)量愈來(lái)愈多，如果仍然采用人工管理的方式，不僅管理難度很大，且資料查找、檔案保存等都不夠便捷。將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，有效提升檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存以及處理的效率，對(duì)于改善公安檔案管理質(zhì)量來(lái)說(shuō)，有著積極意義。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)在公安檔案管理中的特點(diǎn)

首先，要想充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的作用，需要了解大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)，主要體現(xiàn)在數(shù)量大、種類(lèi)多、處理難度系數(shù)高等方面。公安機(jī)關(guān)這一工作性質(zhì)，在實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中會(huì)涉及大量案件及工作人員基本資料等信息數(shù)據(jù)，所以檔案管理工作系公安部門(mén)開(kāi)展工作的“保障軍”，如未能及時(shí)解決當(dāng)前公安檔案管理工作中所面臨的困境，不僅對(duì)公安管理效率造成影響，也會(huì)增加管理風(fēng)險(xiǎn)。其次，公安部門(mén)中檔案類(lèi)型具有復(fù)雜性強(qiáng)的特點(diǎn)。為提升工作人員對(duì)數(shù)據(jù)處理的水平，需創(chuàng)新管理辦法，對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)，有助于提升數(shù)據(jù)的清晰度，從而使檔案管理工作更加有序、科學(xué)，以上是大數(shù)據(jù)時(shí)代公安檔案管理部門(mén)應(yīng)用大數(shù)據(jù)的作用，亦是優(yōu)勢(shì)所在。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代制約公安檔案管理工作的因素

（一）技術(shù)水平與管理模式的脫節(jié)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷深入，大數(shù)據(jù)處理為檔案管理工作提供了便利?；诖髷?shù)據(jù)背景下的公安檔案管理工作，由于相關(guān)專(zhuān)業(yè)人才的技術(shù)水平存在差異，當(dāng)前其管理模式仍以人工檔案管理模式為主，其技術(shù)水平與管理模式出現(xiàn)了脫節(jié)現(xiàn)象。人工管理模式制約了公安檔案管理的工作效率，將數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等應(yīng)用于實(shí)際工作當(dāng)中，率先梳理出計(jì)算機(jī)代替人工管理的模式及辦公流程，有利于提高檔案管理工作的效率、準(zhǔn)確度，這就需要專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才作為支撐?；诖髷?shù)據(jù)背景下的現(xiàn)有公安檔案管理模式，存在一定的僵化問(wèn)題，長(zhǎng)此以往，會(huì)對(duì)公安檔案管理發(fā)展造成嚴(yán)重的影響，同時(shí)會(huì)耗費(fèi)工作人員大量的時(shí)間、精力。

（二）信息化管理機(jī)制有待完善。一個(gè)管理部門(mén)需要制定相應(yīng)制度，用以支撐整個(gè)部門(mén)工作順利開(kāi)展。大數(shù)據(jù)背景下公安檔案管理機(jī)制的短板，在于公安部門(mén)信息化管理機(jī)制的不完整性及傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制的滯后性。一方面，是對(duì)公安檔案管理部門(mén)信息化管理責(zé)任制度、獎(jiǎng)懲制度、監(jiān)督機(jī)制等未有明確、嚴(yán)格的規(guī)定，所以在開(kāi)展公安檔案管理工作時(shí)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題難以追究個(gè)人責(zé)任，容易降低管理人員在工作中的嚴(yán)謹(jǐn)性。另一方面，由于公安檔案管理工作的數(shù)據(jù)收集、資料整理、保管、查閱利用等工作任務(wù)較重，相關(guān)人員對(duì)探究管理機(jī)制問(wèn)題缺少研究時(shí)間。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理機(jī)制的調(diào)整，應(yīng)將“全過(guò)程管理”理念應(yīng)用其中，完善信息化管理機(jī)制并彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理機(jī)制的短板，才能提升管理效果。

（三）風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)型與數(shù)據(jù)安全存在不穩(wěn)定性。公安檔案管理部門(mén)運(yùn)用大數(shù)據(jù)提升了處理數(shù)據(jù)的效率、減輕了檔案工作人員工作量，也強(qiáng)化了數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的便捷性，信息化和網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用雖然給公安檔案工作提供了創(chuàng)新方向，隨之而來(lái)的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)高的問(wèn)題有待解決。例如，公安部門(mén)的檔案信息大多是機(jī)密性文件，不對(duì)外公開(kāi)，但運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存之后，部分黑客可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)入侵公安系統(tǒng)，肆無(wú)忌憚竊取信息。一旦出現(xiàn)該情況，勢(shì)必會(huì)對(duì)公安系統(tǒng)安全構(gòu)成威脅，難以保證公安數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性。除此之外，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行需要一定條件，也存在系統(tǒng)崩潰、病毒入侵等危險(xiǎn)，這些都會(huì)對(duì)公安檔案工作造成重大影響。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的公安檔案管理工作創(chuàng)新，既是一種機(jī)會(huì)，更是一種挑戰(zhàn)，公安機(jī)關(guān)除了運(yùn)用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)之外，也要考慮風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防等問(wèn)題。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代公安檔案管理創(chuàng)新策略

（一）建立“檔案管理系統(tǒng)”，加快公安機(jī)關(guān)的運(yùn)行效率。大數(shù)據(jù)時(shí)代，公安機(jī)關(guān)將信息技術(shù)融入檔案管理工作中，并構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的“檔案管理系統(tǒng)”，實(shí)施全面化的管理制度。以公安檔案管理中人事檔案管理為例，新員工入職之后，需要按照入職要求填寫(xiě)入職申請(qǐng)，由領(lǐng)導(dǎo)審批之后移交至檔案管理部門(mén)，由專(zhuān)門(mén)的人員整理信息，并采取掃描的方式錄入計(jì)算機(jī)中。為保證掃描后的信息無(wú)誤，檔案管理人員需要進(jìn)一步審核、查實(shí)所錄入的信息，在保證與實(shí)際相符后，點(diǎn)擊保存按鈕，該人員的檔案可直接儲(chǔ)存到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中。在之后發(fā)生人員調(diào)動(dòng)、升職、離職等情況時(shí)，需要查詢?nèi)肼毴藛T信息，不用再像以往人工翻找檔案袋，檔案管理人員僅需在計(jì)算機(jī)上輸入關(guān)鍵詞（如：人員姓名、工號(hào)、入職時(shí)間等）便可以直接進(jìn)行查找。另外，檔案管理人員可以在計(jì)算機(jī)上直接將人員檔案刪除?；谛畔⒓夹g(shù)應(yīng)用，在很大程度上提升了公安人員管理工作的效率，檔案管理人員不再需要人工翻閱紙質(zhì)資料來(lái)查閱人員信息，也不用通過(guò)人工錄入信息進(jìn)行歸檔，促使檔案管理水平全面提升。

（二）將“PDCA管理”模式應(yīng)用到檔案管理模式。在大數(shù)據(jù)背景下，公安部門(mén)可以在創(chuàng)新檔案管理工作時(shí)，采用“PDCA管理”模式。何為“PDCA管理”？實(shí)則是由“Plan（計(jì)劃）”“Do（執(zhí)行）”“Check（檢查）”“Act（處理）”四部分構(gòu)成。在公安檔案管理工作中，要求將各項(xiàng)工作按照制定計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃、檢驗(yàn)實(shí)施效果、納入標(biāo)準(zhǔn)等方式制定實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，成為一個(gè)循環(huán)，不僅能夠增強(qiáng)公安部門(mén)管理計(jì)劃的可行性，也保證管理質(zhì)量。例如，某公安部門(mén)首先分析檔案管理部門(mén)工作現(xiàn)狀，從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，以“落實(shí)責(zé)任制”“現(xiàn)代化管理”等為明確方向，制定相應(yīng)的管理計(jì)劃，并在實(shí)際中順利運(yùn)行。在計(jì)劃實(shí)施一定期限之后，由相關(guān)人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)比制度實(shí)施前后的數(shù)據(jù)，并檢查實(shí)施的結(jié)果。實(shí)施2個(gè)月后，經(jīng)相關(guān)人員統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)檔案丟失概率、信息錯(cuò)誤率比以往有所下降，仍有這種不良情況產(chǎn)生。這表明，當(dāng)前所制定且實(shí)施的計(jì)劃有一定可行性，但仍存在不足之處。通過(guò)實(shí)施“PDCA管理”模式，將大數(shù)據(jù)時(shí)代管理理念融入公安檔案管理當(dāng)中，可不斷優(yōu)化公安檔案管理模式，使其發(fā)展成可行性高、切合實(shí)際、實(shí)施靈活等模式，開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，自然能提升檔案管理工作執(zhí)行的有效性。

（三）細(xì)化檔案類(lèi)別，落實(shí)責(zé)任管理機(jī)制?；诖髷?shù)據(jù)背景下傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制的滯后性，顯然難以滿足實(shí)際工作需求，公安檔案管理部門(mén)將責(zé)任制度應(yīng)用于管理工作中，能夠有效改善此項(xiàng)問(wèn)題。例如：公安檔案管理部門(mén)可以從人員安排方面入手，由以往1名檔案管理人員，增至2名或以上人員負(fù)責(zé)檔案管理。劃分人員職責(zé)，按照檔案類(lèi)型，對(duì)人事檔案、未破獲的案件、已破獲的案件等進(jìn)行分類(lèi)管理。若某部分檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，公安部門(mén)可以直接追究相關(guān)管理人員的責(zé)任。同時(shí)，有助于公安檔案管理人員之間互相監(jiān)督。管理未偵破案件檔案的人員，應(yīng)將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)中，按照案件類(lèi)型進(jìn)行劃分，依據(jù)案件進(jìn)度來(lái)調(diào)整。在公安人員偵破案件之后，檔案管理人員則將檔案?jìng)鬏斀o其他的檔案管理人員。通過(guò)“責(zé)任落實(shí)至個(gè)人”的管理機(jī)制，促使檔案管理人員秉持謹(jǐn)慎的態(tài)度對(duì)待管理工作，使管理過(guò)程更加有序且人性化，提升管理質(zhì)量。

（四）優(yōu)化管理流程并提高預(yù)防管理意識(shí)。大數(shù)據(jù)背景下的公安檔案管理流程，目的是使檔案管理工作方便快捷，提升管理的清晰度，從而減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。以“案件檔案管理”為例：首先，公安部門(mén)要將“全過(guò)程管理”應(yīng)用到檔案管理中，一旦出現(xiàn)新的案件，公安人員會(huì)記錄案件偵破過(guò)程并將所記錄的資料通過(guò)PC端發(fā)送給檔案管理人員。檔案管理人員接收后，需按照案件類(lèi)型、時(shí)間等劃分類(lèi)別。其次，需要對(duì)案件信息進(jìn)行規(guī)整，儲(chǔ)存在檔案管理系統(tǒng)中。之后，如果該案件信息發(fā)生了變化，依然重復(fù)以上過(guò)程，由相關(guān)人員對(duì)信息進(jìn)行錄入和傳輸，供檔案管理人員參考，從而有序完成檔案管理工作。此外，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用的前提是保證檔案的安全性，避免出現(xiàn)黑客入侵、檔案丟失、病毒入侵等情況。因此，應(yīng)積極運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防技術(shù)。首先，公安部門(mén)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置權(quán)限，只有具有權(quán)限的人員才能登錄系統(tǒng)。其次，不同權(quán)限的人員能操作的模塊也不同，系統(tǒng)自動(dòng)甄別之后，允許其進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的操作。再次，為應(yīng)對(duì)出現(xiàn)大規(guī)模停電、系統(tǒng)故障等，檔案管理人員應(yīng)具備及時(shí)備份的意識(shí)，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性。最后，為避免黑客入侵系統(tǒng)，維護(hù)人員應(yīng)及時(shí)升級(jí)系統(tǒng)避免病毒入侵，減少檔案管理的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代，創(chuàng)新公安檔案管理模式，為公安機(jī)關(guān)提供了參考意見(jiàn)，以保證數(shù)據(jù)安全性為前提，盡量使檔案管理工作更加高效、便捷，提升管理效率。未來(lái)，公安機(jī)關(guān)應(yīng)結(jié)合信息技術(shù)在實(shí)際中的應(yīng)用效果，貫徹“PDCA管理”模式以及“全過(guò)程管理”方法，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人并預(yù)防管理風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作可持續(xù)性發(fā)展。