吳志康

（山西財(cái)經(jīng)大學(xué)網(wǎng)絡(luò)與信息教育技術(shù)中心，山西 太原030000）

為深入貫徹落實(shí)黨的十九大精神，辦好網(wǎng)絡(luò)教育，積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+教育”發(fā)展，加快教育現(xiàn)代化和教育強(qiáng)國建設(shè)，2018年，教育部發(fā)布了《教育信息化2.0行動(dòng)計(jì)劃》[1]。2021年，教育部發(fā)布了《關(guān)于加強(qiáng)新時(shí)代教育管理信息化工作的通知》，要求深化教育領(lǐng)域“放管服”改革，以數(shù)據(jù)為驅(qū)動(dòng)力，利用新一代信息技術(shù)提升教育管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化水平[2]。2021年，教育部發(fā)布《高等學(xué)校數(shù)字校園建設(shè)規(guī)范（試行）》通知，該規(guī)范適用于高等學(xué)校開展數(shù)字校園及智慧校園的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)和實(shí)施[3]，涉及當(dāng)前流行的云計(jì)算平臺(tái)、大數(shù)據(jù)平臺(tái)和人工智能平臺(tái)等?；诖?，高校應(yīng)全面貫徹落實(shí)全國教育大會(huì)精神，以教育信息化支撐引領(lǐng)教育現(xiàn)代化，驅(qū)動(dòng)教育強(qiáng)國和人才強(qiáng)國建設(shè)。

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展和移動(dòng)智能終端的廣泛使用，移動(dòng)智能終端已經(jīng)成為高校師生的教學(xué)和生活必不可少的工具[4]。特別是疫情期間，學(xué)校師生健康打卡、在線教學(xué)、開學(xué)迎新等需求[5-7]，也讓各種移動(dòng)辦公平臺(tái)流行起來，包括早期阿里的釘釘、騰訊的企業(yè)微信以及后來華為的weLink、字節(jié)跳動(dòng)的飛書等[8]。在2020年疫情期間，為了更好地完成新生開學(xué)工作，某高校推出了基于企業(yè)微信的迎新系統(tǒng)，新生在家通過手機(jī)等移動(dòng)端設(shè)備完成線上預(yù)報(bào)到和健康打卡，到校后掃碼完成現(xiàn)場報(bào)到和檢錄。使得以往需要排隊(duì)等候或需要電腦操作的現(xiàn)場檢錄、繳費(fèi)、是否購買公寓用品等環(huán)節(jié)得以通過手機(jī)端提前完成，在響應(yīng)國家、地方和學(xué)校等疫情防控工作要求的前提下，減輕迎新壓力的同時(shí)更好地服務(wù)師生。

1 企業(yè)微信

企業(yè)微信是騰訊公司推出的專業(yè)辦公管理平臺(tái)，已覆蓋教育、醫(yī)療、互聯(lián)網(wǎng)等行業(yè)[9]。企業(yè)微信非常適合應(yīng)用于高校的各類場景，它既內(nèi)置了豐富的辦公應(yīng)用，又依托開放平臺(tái)提供較強(qiáng)的開發(fā)擴(kuò)展能力，從日常需求到個(gè)性化定制兩方面滿足高校的需求。并且企業(yè)微信秉承微信簡潔的界面、傻瓜式操作、開源化應(yīng)用和可靠的安全保障，延續(xù)了微信的極簡風(fēng)格。此外，企業(yè)微信和微信互通，使得企業(yè)微信既能在單獨(dú)APP上使用，也能在微信上使用，通過關(guān)注企業(yè)工作臺(tái)，實(shí)現(xiàn)微信辦公，師生們的接受度更高，推廣成本低。

在教育行業(yè)，企業(yè)微信主要被用于校內(nèi)管理和服務(wù)、在線教學(xué)等應(yīng)用場景。已經(jīng)有眾多高校根據(jù)自身實(shí)際情況，以校內(nèi)管理和服務(wù)為首要需求，實(shí)現(xiàn)了基于企業(yè)微信的個(gè)性化的移動(dòng)端校園應(yīng)用，其中包括華東師范大學(xué)、華南理工大學(xué)、北方工業(yè)大學(xué)、北京化工大學(xué)、南京工程學(xué)院等高校[9]。將企業(yè)微信定位為校園移動(dòng)端平臺(tái)，以此整合并打通高校迎新系統(tǒng)、一卡通系統(tǒng)、一站式辦事大廳、教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)、圖書系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)端統(tǒng)一身份認(rèn)證，多平臺(tái)單點(diǎn)登錄。企業(yè)微信不僅給師生提供了便利服務(wù)，也提高了校內(nèi)管理的效率和水平?？傊?，將企業(yè)微信打造成智慧校園時(shí)代的移動(dòng)門戶，順應(yīng)了社會(huì)數(shù)字化、信息化和移動(dòng)化辦公的發(fā)展趨勢。

2 傳統(tǒng)開學(xué)報(bào)到

傳統(tǒng)的開學(xué)報(bào)到過程煩瑣，涉及學(xué)校部門眾多，信息登記重復(fù)較多。開學(xué)時(shí)，新生需準(zhǔn)備身份證和錄取通知書現(xiàn)場報(bào)到，繳費(fèi)，購買軍訓(xùn)服裝和住宿用品，領(lǐng)取一卡通等，容易出現(xiàn)排隊(duì)等候，人員聚集現(xiàn)象嚴(yán)重。此外還需登記個(gè)人家庭信息、服兵役信息、貸款信息等，還要通過各個(gè)部門的蓋章憑據(jù)走完入學(xué)流程。

迎新期間，準(zhǔn)備工作投入較大。作為迎新人員，需要提前在空曠場地布置帳篷、電源和網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)環(huán)境，保證通過電腦、身份證識(shí)別設(shè)備或掃碼槍進(jìn)行身份驗(yàn)證。這種報(bào)到方式不僅受天氣環(huán)境影響較大，還存在電源、網(wǎng)絡(luò)和線路等安全隱患。

新生和學(xué)校溝通渠道單一。過去新生開學(xué)前，學(xué)生大都通過招生辦電話和各學(xué)院電話咨詢各種報(bào)到、繳費(fèi)和住宿等問題，經(jīng)常出現(xiàn)學(xué)校正值放假，學(xué)校和學(xué)院電話無人接聽、電話繁忙或者學(xué)生所咨詢問題與分管部門不一致等現(xiàn)象。而學(xué)校則通過官網(wǎng)發(fā)布通知，容易出現(xiàn)學(xué)生錯(cuò)過或完全不知情。這種溝通不暢，消息接收不及時(shí)，嚴(yán)重影響新生入學(xué)手續(xù)的辦理和新生對(duì)學(xué)校的認(rèn)可。通過企業(yè)微信的員工助手，方便學(xué)生和教師的溝通交流。

此外，2020年疫情蔓延，為了做好學(xué)校師生的疫情防控，高校推出基于企業(yè)微信的健康打卡系統(tǒng)，保證學(xué)校對(duì)師生行程信息和健康狀態(tài)有一定的掌握。在響應(yīng)國家推出的復(fù)工復(fù)學(xué)通知下，各省市多次推遲開學(xué)時(shí)間。在疫情防控要求下，為了避免新生入學(xué)時(shí)出現(xiàn)校門口人員聚集、校內(nèi)人員排隊(duì)等現(xiàn)象，學(xué)校在推出基于企業(yè)微信的迎新系統(tǒng)，提前完成預(yù)報(bào)到，使得新生現(xiàn)場報(bào)到手續(xù)更簡潔、高效。在校門口和校內(nèi)管理上也作出部署，包括分批開學(xué)，加強(qiáng)校門人員和車輛管理，提前14 d開始健康打卡，進(jìn)校通過測溫門，查看健康碼和行程碼，禁止家長陪同進(jìn)校等措施等，保證疫情防控到位。

3 基于企業(yè)微信的迎新系統(tǒng)

通過對(duì)各個(gè)部門需求調(diào)研和相關(guān)院校的經(jīng)驗(yàn)借鑒，迎新系統(tǒng)主要包括迎新官網(wǎng)、迎新后臺(tái)管理系統(tǒng)和迎新移動(dòng)應(yīng)用，其中迎新官網(wǎng)包括入學(xué)須知、管理員登錄和學(xué)校概況、校園生活等。學(xué)校通過迎新官網(wǎng)發(fā)布入學(xué)須知、注意事項(xiàng)和報(bào)到流程等，管理員通過管理員登錄模塊進(jìn)入迎新后臺(tái)管理系統(tǒng)。迎新后臺(tái)管理系統(tǒng)包括部門管理、新生管理、迎新準(zhǔn)備、新生預(yù)報(bào)到查詢、現(xiàn)場辦理、報(bào)表查詢、通知公號(hào)、網(wǎng)站管理和系統(tǒng)管理模塊。迎新移動(dòng)應(yīng)用即掌上迎新，教師端主要完成新生報(bào)到檢錄、信息查看和統(tǒng)計(jì)等；學(xué)生端則是通過掌上迎新，方便、快捷地完成網(wǎng)上預(yù)報(bào)到流程。

3.1 迎新準(zhǔn)備

在準(zhǔn)備階段，主要是完成后臺(tái)數(shù)據(jù)同步和導(dǎo)入，迎新部門、人員及對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)的設(shè)置，明確各部門、學(xué)院教師的職責(zé)和任務(wù)。該階段的任務(wù)主要是在教務(wù)處主導(dǎo)下，由各業(yè)務(wù)部門配合信息中心完成。

3.1.1 數(shù)據(jù)同步和導(dǎo)入

新生數(shù)據(jù)同步，包括從招生辦或研究生院將新生數(shù)據(jù)導(dǎo)入到迎新后臺(tái)管理系統(tǒng)，從后勤管理系統(tǒng)中將樓宇宿舍數(shù)據(jù)和相應(yīng)的住宿費(fèi)導(dǎo)入。還包括專業(yè)及費(fèi)用設(shè)置、迎新輔導(dǎo)員數(shù)據(jù)以及其他部門迎新人員等數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。

3.1.2 設(shè)置迎新部門、人員及業(yè)務(wù)

后勤部門負(fù)責(zé)宿舍分配和公寓用品統(tǒng)一招標(biāo)購買，保衛(wèi)處負(fù)責(zé)戶口遷移統(tǒng)計(jì)和相關(guān)材料回收，學(xué)生處負(fù)責(zé)軍需服裝招標(biāo)購買、綠色通道管理、經(jīng)濟(jì)調(diào)查表填寫、健康打卡、行程信息的統(tǒng)計(jì)和具體接站等。教務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)號(hào)生成、班級(jí)分配、兵役統(tǒng)計(jì)和生成學(xué)籍卡等，財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)費(fèi)用扣除和繳費(fèi)數(shù)據(jù)的同步，網(wǎng)絡(luò)中心負(fù)責(zé)制作一卡通、迎新期間迎新系統(tǒng)、企業(yè)微信以及相關(guān)后臺(tái)數(shù)據(jù)的維護(hù)和管理，各學(xué)院迎新人員負(fù)責(zé)學(xué)生現(xiàn)場檢錄、確認(rèn)和一卡通發(fā)放等。在迎新后臺(tái)為各個(gè)業(yè)務(wù)部門配置對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)人員和權(quán)限，保證業(yè)務(wù)、部門、人員相對(duì)應(yīng)。為了方便學(xué)生完成預(yù)報(bào)到操作流程，在每個(gè)業(yè)務(wù)和操作的下邊添加相應(yīng)的注意事項(xiàng)。當(dāng)某個(gè)業(yè)務(wù)未完成或出現(xiàn)錯(cuò)誤，也會(huì)有相應(yīng)的操作提示或錯(cuò)誤提示。

3.1.3 其他

在迎新后臺(tái)管理系統(tǒng)，可以設(shè)置學(xué)號(hào)構(gòu)成規(guī)則來一鍵完成學(xué)號(hào)生成，也可以通過各學(xué)院的人數(shù)、性別比例、地域分布、班級(jí)人數(shù)等完成快速分班和分宿舍，還可以在后臺(tái)管理系統(tǒng)中提前導(dǎo)入錄取通知書和調(diào)檔函的模板，完成新生錄取通知書和調(diào)檔函的批量打印。

3.2 新生預(yù)報(bào)到

新生通過錄取通知書上的二維碼和相應(yīng)流程，注冊(cè)企業(yè)微信，進(jìn)入工作臺(tái)，點(diǎn)擊“掌上迎新”。通過閱讀預(yù)報(bào)到說明、完善個(gè)人基本信息、登記家庭經(jīng)濟(jì)情況，完成健康打卡、綠色通道、其他信息登記、繳費(fèi)信息查看、信息確認(rèn)（生成預(yù)報(bào)到二維碼）完成預(yù)報(bào)到流程。預(yù)報(bào)到完成后，新生可以查看自己的學(xué)院和班級(jí)等個(gè)人信息、住宿信息、繳費(fèi)信息等。

3.2.1 完善基本信息

個(gè)人基本信息包括1 in（1 in≈2.54 cm）照片、身高、體重和手機(jī)號(hào)等，其他考生號(hào)、姓名、政治面貌和畢業(yè)院校等信息已經(jīng)內(nèi)置，無需填寫。其中1 in照片標(biāo)注了尺寸、大小范圍、底色等提示信息。

3.2.2 其他信息登記

其他信息包括軍訓(xùn)服裝和公寓用品的購買、戶口遷移、宿舍申報(bào)、兵役登記和行程信息（包括是否需要接站、站點(diǎn)名稱、到校日期、出行工具以及隨行人員等）。

通過預(yù)報(bào)到，保證在新生入學(xué)前，收集到校后所必須的所有信息。使得學(xué)生到校后，不必再填報(bào)各種表格或系統(tǒng)，也在一定程度上保證信息的準(zhǔn)確性。

3.3 現(xiàn)場檢錄和確認(rèn)

新生到校后，迎新人員核對(duì)新生身份信息，通過掃描新生掌上迎新中二維碼，確認(rèn)后完成現(xiàn)場檢錄，同時(shí)領(lǐng)取一卡通。學(xué)生預(yù)報(bào)到時(shí)購買軍訓(xùn)服裝和公寓用品等，在開學(xué)前，由宿管人員放置到對(duì)應(yīng)的柜子和床位，避免學(xué)生排隊(duì)領(lǐng)取物品的現(xiàn)象。

除了檢錄功能外，輔導(dǎo)員可以在手機(jī)等移動(dòng)端查看對(duì)應(yīng)班級(jí)的報(bào)到情況、學(xué)生繳費(fèi)狀態(tài)和戶口遷移情況等統(tǒng)計(jì)信息，也可查看班級(jí)中的某個(gè)學(xué)生的報(bào)到情況，這在一定程度上有助于輔導(dǎo)員及時(shí)提醒學(xué)生完成繳費(fèi)或后續(xù)戶口等對(duì)應(yīng)材料的收取。學(xué)院層級(jí)的管理員可以在手機(jī)端查看學(xué)院和各專業(yè)的預(yù)報(bào)到統(tǒng)計(jì)、檢錄統(tǒng)計(jì)、繳費(fèi)統(tǒng)計(jì)、性別統(tǒng)計(jì)和到校日期等信息。同樣的，校級(jí)管理員可以通過移動(dòng)端查看學(xué)校整體預(yù)報(bào)到和檢錄統(tǒng)計(jì)等展示信息。此外，全校師生都可以通過迎新大屏實(shí)時(shí)關(guān)注全校學(xué)生檢錄統(tǒng)計(jì)、各學(xué)院報(bào)到比例、生源地地圖、年齡統(tǒng)計(jì)柱形圖、性別比例、星座占比和報(bào)到時(shí)間折線圖等信息的分析展示。

3.4 迎新后期

新生報(bào)到完成后，將迎新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)作為唯一的數(shù)據(jù)源，學(xué)生處等各部門依據(jù)對(duì)應(yīng)的權(quán)限將所需數(shù)據(jù)同步到各自部門，共享基本信息，以便在新生入學(xué)后，避免學(xué)生信息的重復(fù)填報(bào)。

4 企業(yè)微信員工助手

為新生順利完成預(yù)報(bào)到，在企業(yè)微信中為各迎新部門和學(xué)院建立對(duì)應(yīng)的員工助手，添加對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)名稱、部門服務(wù)人員和職責(zé)描述，新生可根據(jù)各自問題在對(duì)應(yīng)的員工服務(wù)窗口咨詢，解決預(yù)報(bào)到和到校后面臨的各類問題。在為新生答疑解惑的同時(shí)，迎新人員能及時(shí)發(fā)現(xiàn)迎新系統(tǒng)和迎新準(zhǔn)備當(dāng)中存在的一些新問題，為后續(xù)迎新系統(tǒng)的進(jìn)一步完善做準(zhǔn)備，也為下一年線上迎新積累經(jīng)驗(yàn)。

此外，通過企業(yè)微信的消息中心和公號(hào)，能夠及時(shí)讓學(xué)生收到關(guān)于預(yù)報(bào)到、繳費(fèi)和一卡通等相關(guān)信息，及時(shí)了解動(dòng)態(tài)，完成相關(guān)操作。

5 問題和改進(jìn)

5.1 部分新生上傳照片，驗(yàn)證未通過

為方便制作一卡通和后期學(xué)生照片收集，一開始將迎新系統(tǒng)中的照片上傳作為必選項(xiàng)，但從初中到大學(xué)，部分學(xué)生成長變化較大，當(dāng)前照片與公安系統(tǒng)的身份證照片比對(duì)未能通過，無法完成后續(xù)預(yù)報(bào)到流程。在發(fā)現(xiàn)該問題后，將照片上傳作為可選項(xiàng)，使學(xué)生順利完成預(yù)報(bào)到。

5.2 數(shù)據(jù)未打通

迎新系統(tǒng)除了與財(cái)務(wù)系統(tǒng)和教務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，保證數(shù)據(jù)同步及時(shí)，未與其他系統(tǒng)完成對(duì)接，部分業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需手動(dòng)導(dǎo)入。需要在后續(xù)迎新系統(tǒng)進(jìn)一步完善的基礎(chǔ)上完成對(duì)接。

6 總結(jié)

移動(dòng)信息化建設(shè)是一個(gè)長期的過程，在推出基于企業(yè)微信的掌上迎新后，不僅方便新生開學(xué)報(bào)到和信息收集，還大幅度提高了迎新人員的工作效率，改變了原先需要排隊(duì)等候的報(bào)到流程。為方便師生一卡通充值實(shí)時(shí)到賬、查詢、掛失等，建設(shè)了基于企業(yè)微信的一卡通系統(tǒng)。在一卡通系統(tǒng)中推出了虛擬卡，即通過手機(jī)完成刷碼支付、刷碼進(jìn)出公寓門禁、圖書館門禁以及圖書借閱等。此外推出了移動(dòng)端辦事大廳e事通，通過手機(jī)即可完成原先復(fù)雜、煩瑣的申請(qǐng)、審批業(yè)務(wù)，包括教師調(diào)課、師生請(qǐng)假、科研項(xiàng)目申請(qǐng)、社會(huì)車輛出入等。

總之，在未來的移動(dòng)端建設(shè)中，繼續(xù)以企業(yè)微信為平臺(tái)，不斷推出更多能滿足高校豐富的教學(xué)、行政、服務(wù)等應(yīng)用場景和環(huán)境的應(yīng)用系統(tǒng)，進(jìn)一步提高教育服務(wù)信息化水平。