姚慶群 嚴琳玲

（中國熱帶農(nóng)業(yè)科學院熱帶作物品種資源研究所，海南海口 570100）

農(nóng)業(yè)科研單位檔案是指單位從事科學研究、基礎設施建設、黨政文化、人事管理、財務管理等活動過程中形成的各種文字、圖表及聲像等資料，是單位建設歷史見證的寶貴資料，具有一定的保存與使用價值。檔案管理工作就是收集、整理保存檔案的全過程工作，是保證檔案記錄連續(xù)性、真實性和完整性的可靠保證?；n案是農(nóng)業(yè)科研單位進行基本建設及修繕購置項目規(guī)劃與申報、基礎設施日常管理的重要依據(jù)，是保證單位正常運轉(zhuǎn)和日后改、擴建工作的重要的憑證。它不僅是工程項目建設過程簡單的歷史記錄，更是工程項目建設經(jīng)驗和技術的結(jié)晶，直接反映程項目建設的科技的成果以及使用效果。但是，由于部分農(nóng)業(yè)科研單位對基建檔案的管理不夠重視，管理不科學，甚至不符合相關的管理要求，更沒有專業(yè)的檔案管理人員，導致基建檔案歸檔不規(guī)范，查詢與利用效率低。本文從基建檔案的特點及存在問題出發(fā)，尋找學科的基建檔案管理方法。

1.基建檔案的主要內(nèi)容及特點

1.1 基建檔案的主要內(nèi)容

基建檔案是基建項目在申報及實施管理活動中直接形成的、經(jīng)過整理立卷具有保存價植所有文字、圖紙圖像、聲像等各種載體形式的文件材料[1]。基建項目檔案的包括三大類項內(nèi)容：（1）項目前期產(chǎn)生的資料，如項目立項申請報告、項目建議書或可行性研究報告環(huán)評勘察測繪報告、初步設備及圖紙、招投標文件，合同協(xié)議及批復審核文件等。（2）執(zhí)行階段產(chǎn)的文件，如開工報告、工程測量定位記錄、圖紙會審報告、施工組織設計、設備安裝調(diào)試與驗收記錄、各分項工程驗收記錄、工程質(zhì)量報告、施工日記，監(jiān)理日記等。（3）竣工階段產(chǎn)生的資料，如竣工圖、會議文件及會議決定、單位工程竣工驗收報告、竣工決算報告、工程建設總結(jié)和工作報告等。基建設檔案不僅是工程項目建設進行審計、監(jiān)督管理和驗收以日后進行及生產(chǎn)維護、技術改造的重要依據(jù)，它的完整性與有效利用直接關系到工程竣工驗收、生產(chǎn)使用以及后期工程維護維修、改擴建等，也可為其他相關工程建設提供參考。

1.2 基建檔案的主要特點

基建項目檔案具有系統(tǒng)性特點?；n案的產(chǎn)生是根據(jù)基建項目活動的推進而逐漸產(chǎn)生的，在項目推進過程中，涉及幾個階段的內(nèi)容：（1）規(guī)劃期申報階段，檔案主要包括項目建議書，可行性研究報告書，申請上報文件，選址意見書，用地預審意見，環(huán)境影響評價審批文件等。（2）項目實施階段，檔案主要包括項目初步設計及批復，招投標材料、施工圖，監(jiān)理資料等。（3）竣工驗收階段，竣工圖，各單項工程驗收料檔案等。而這些檔案資料是有機地聯(lián)系在一起，形成一個承上啟下的資料系統(tǒng)，同時真實、全面、詳細地反映建設工程項目從規(guī)劃設計到竣工驗收各個階段的活動。

基建項目檔案具有復雜性特點。建檔案中客觀全面地記錄了基建工程項目的具體信息，包含的內(nèi)容涉及建筑、道路、給排水、消防、設備等各個方面，既有建設單位資料，又有施工單位及監(jiān)理單位資料，各類資料文件都有詳細的記錄[2]。另外，基建工程項目的不可控因素較多，在實施過程中可能會產(chǎn)生很多不可預測的問題，產(chǎn)生的文件隨項目的進展逐漸增多，如各種類型的簽證，變更資料等，因此，基建檔案隨著時間變更，條件變化變而變得復雜多樣。

基建項目檔案具有真實性特點?；n案上的每張圖紙、每項工程、每項支出都是真實存的，都能找到發(fā)生的具體位置及實物所在，它能準確、真實、完整地反映工程及設施的真實情況，并將直接影響到工程投產(chǎn)后的生產(chǎn)，維護、改擴建等工作的正常進行。

基建項目檔案具有專業(yè)性特點。首先是檔案內(nèi)容的專業(yè)性，基建檔案相比較其他類別檔案，其涉及設計、勘探、施工、安裝以及消防等多種專業(yè)內(nèi)容[3]。其次是檔案形式的專業(yè)性，特別是圖紙資料，由于圖紙幅面大，整理檔案時需要有專業(yè)的折疊方法才能既方便查看也能在存放時不被損壞。另外隱蔽工程圖像資料的選擇與保存，需要了解工程關鍵點工程圖，做好圖文并存的檔案記錄，以便日后查看與利用。

2.基建檔案收集管理存在的問題

2.1 重視度不夠，檔案管理業(yè)務水平有限

項目領導、項目執(zhí)行人員均把主要工作重點在工程進度、質(zhì)量、資金落實等方面，對項目檔案收集與管理的重要性認識不夠，在檔案管理上沒有設置專職人員，且管理人員流動頻繁，檔案交接工作不完善，導致文件遺失或沒有交接到位。另外，基建檔案內(nèi)容涉及面廣，工作環(huán)境較為復雜，編制整理周期長，具有鮮明的專業(yè)性。這就要求檔案管理人員既要有檔案方面的專業(yè)知識，又必須具備一定的建筑專業(yè)知識，而且要對基建項目施工各階段的環(huán)節(jié)流程和基本術語都有一定的了解，以便和建設方、施工方、監(jiān)理方更好地溝通，保證基建檔案管理的質(zhì)量[4]。由于對基建檔案收集與整理缺乏統(tǒng)一的標準和有效的操作方法，不同管理人員各有不同的檔案管理方式，對基建檔案認識水平、重視程度不同，容易造成檔案收集不全、歸檔質(zhì)量參差不齊等問題。

2.2 檔案資料的形成與項目進度不同步，歸檔不及時

項目規(guī)劃與前期準備時，由于對立項把握不準，對前期資料的各種修改形成的資料沒有及時整理更新，使一些重要的前期文件丟失。在基建項目工程施工過程中出現(xiàn)的變更問題，有些現(xiàn)場直接變動，沒有及時進行圖紙修改，及辦理相關手續(xù)，更沒有形成檔案資料存檔，造成檔案管理員在最后整理檔案或驗收時，發(fā)現(xiàn)檔案不完整、不準確。還有一些重要的設備資料，如使用說明，安裝軟件、保修卡、安裝調(diào)試記錄及驗收報告等，應及時整理存檔并移交檔案管理員而遲遲不移交，導致日后設備運行維護，技術改造難以找到依據(jù)。另外，由于項目管理者對檔案認識不夠，沒有檔案管理作為工程項目管理的一部分對待，認為只要保證工程的進度和質(zhì)量就夠了，使檔案資料的收集，整理無法做到與工程進度同步，通常以先執(zhí)行，后補資料方式進行，導致使項目驗收時檔案文件收集不全，有些資料還前后不一致，竣工圖與實際不相符或編制不規(guī)范，需簽字材料手續(xù)不完備等，最后竣工驗收還需補充完善各類檔案資料。

2.3 資料不完整，歸檔文件材料不規(guī)范

基建檔案收集過程貫穿了規(guī)劃到項目竣工驗收，在項目實施過程中，經(jīng)歷時間長，中間可能從管理到經(jīng)辦都換了不同的工作人員，每個人經(jīng)辦的資料不一樣，管理方式不一樣，有些人對檔案資料要求不嚴格，認為有存了檔就行，沒有考慮檔案是否完善合格，如審批文件是否為原件，文件的簽名、蓋章手續(xù)是否完備，文件內(nèi)容是否完整，文件中數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象，文件（除簽名外）是否存在“三色筆”現(xiàn)象，竣工圖編制是否規(guī)范等[5]。另外，從立項到竣工期間，檔案資料處于動態(tài)變化，會隨著工程施工進度、因地制宜，部分設計會發(fā)生變更，檔案文件隨之而變，使用前期所收集的檔案資料有可能被后期的檔案所替代，如果沒有及時標記變更，會使資料前后不一致，造成歸檔文件不完全、不規(guī)范。

2.4 聲像檔案缺乏及隱蔽工程缺少圖片與說明

聲像檔案包括照片、錄像及音頻等影像聲音材料，它是基建項目實施過程、竣工驗收的證明材料，特別是隱蔽工程，圖像資料顯得尤其重要，是紙質(zhì)檔案的必要補充。在農(nóng)業(yè)科研基建項目檔案中，極少有圖片、錄像等聲像材料歸檔，有些雖然有聲像資料，但不納入正式檔案歸檔，有些雖有相關照片，便缺乏詳細說明，給日后項目的維修、維護、改擴建帶來困難。如有的工程項目無隱蔽工程記錄或記錄不全，有的雖有圖紙，但沒有詳細說明或說明不不清晰，有的圖紙更改多次辨認不清，更沒有當時施工過程的圖片資料檔案，時間長會造成隱蔽工程無法清晰呈現(xiàn)，嚴重的會造成后期工程無法正常實施。

3.基建檔案科學管理的幾點建議

3.1 重視檔案管理工作，提高檔案管理人員的業(yè)務水平

首先單位領導與項目執(zhí)行人應該重視基建檔案的管理，及時配備專門的基建檔案管理人員，要求必須掌握檔案整理基本操作方法，熟悉基建工程業(yè)務流程，有一定專業(yè)知識、責任心強，具備良好的溝通與交流能力，能抓住每一個建設環(huán)節(jié)的及時收集與整理檔案。同時要與時俱進，積極參加線上或線下培訓工作，既要參加建設項目管理能加培訓，又要適當參加檔案管理培訓，了解基建管理工作的新技能與發(fā)展新方向，做到科學、及時、準確收集基建檔案，為項目檢查、竣工驗收及日后檔案利用提供有力依據(jù)。

3.2 歸檔工作實行“三納入”“四同步”，做到應歸盡歸

科學的檔案管理工作應該有相應的執(zhí)行標準，檔案工作“三納入”和“四同步”是檔案工作基本標準之一，也是檔案工作制度基本要點?；n案的“三納入”主要是指把基建檔案管理工作納入工作計劃，納入領導議事日程，納入單位崗位職責?！八耐健笔侵疙椖拷ㄔO（維修）工作一開始就應與建立檔案工作同步進行，檢查項目工程情況應與檢查項目檔案工作情況同步進行，項目在建設過程中要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行，項目竣工驗收應與提交一整套合格的竣工圖驗收同步進行[6]。農(nóng)業(yè)科研單位應該制訂本單位檔案管理制度、績效考核制度等，從制度上體現(xiàn)建設檔案收集整理與保存重要性，搞好檔案管理的首要環(huán)節(jié)就是將相關資料及時收集齊全、完整并整理，什么時候進行對檔案歸檔是關鍵，只有在項目申請申報就開始進行文件材料的積累、整理、審查工作，注重基建項目過程資料的整理，項目竣工驗收時才能有一套完整的、有價值文件材料的歸檔。

3.3 電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合，加強信息化管理

信息化管理是將來檔案管理的趨勢，隨著科學技術的不斷進步和快速發(fā)展，我國已經(jīng)全面進入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，越來越多的新型技術被廣泛應用在各個領域中。在基建檔案管理中，可以根據(jù)基建檔案管理的實際情況建立檔案管理信息化系統(tǒng)平臺，將基建檔案的數(shù)據(jù)和信息進行錄入，借助信息化技術對基建檔案內(nèi)容進行整理，建立相應的檢索系統(tǒng)，如果想要查找相關的檔案信息就可以進行相應的檢索，也可以將數(shù)據(jù)和信息進行共享，方便其他部門的人員進行查閱[7]。此外，聲像材料與其他紙質(zhì)材料能有機聯(lián)系一起，使工作人員在日常工作過程中的效率和水平能夠得到有效提升，也可以根據(jù)實際要求，為其配置專業(yè)的軟件，為項目日后管理，改擴建等提供充分依據(jù)。

3.4 加強開發(fā)，提升基建設檔案利用價值

基建項目過程會產(chǎn)生數(shù)量巨大、類型多樣的原始數(shù)據(jù)作為歸檔料，它具有一定的技術性，包含了大量的工程建設信息，是單位的無形資產(chǎn)，在農(nóng)業(yè)科研單位領導決策過程具有一定的參謀作用。但如果它僅作為檔案在貯存在檔案室里，就難以體現(xiàn)其價值，只有通過開發(fā)利用才能實現(xiàn)基建設檔案的價值。因此，要讓基建檔案得到充分利用，（1）提高基建檔案系統(tǒng)中目錄的準確性、易查性，讓使用人員及時有效地查閱到相關檔案信息。（2）應當根據(jù)基建項目規(guī)劃、維修、改擴建及生產(chǎn)等需要，做好文獻分類，如按項目地點歸類圖紙，做好目錄匯編、檔案摘要等，以便于更好地開發(fā)利用基建檔案信息，為決策、日常管理工作提供依據(jù)和參考資料。（3）使用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)及信息分析軟件，建立單位檔案數(shù)據(jù)庫平臺，為檔案利用者提供綜合查詢功能，使基建檔案達到更深層次的利用。

4. 結(jié)語

農(nóng)業(yè)科研單位應該當把基建檔案管理作為項目管理工作中的重要組成部分，檔案的收集積累、歸檔整理、查詢利用這三者的關系是緊密聯(lián)系且相互關聯(lián)的。只有及時、準確、系統(tǒng)地收集收集整資料檔案，利用科學的管理手段，把基建檔案管理各項工作做得到位，才能得心應手地為領導決策提供依據(jù)。