□文/顧蕙恩

（無錫市疾病預(yù)防控制中心 江蘇·無錫）

［提要］近幾年，共享系統(tǒng)被開發(fā)到各級行政事業(yè)單位當(dāng)中，但是因?yàn)樾姓聵I(yè)單位會(huì)計(jì)的特殊性，在模塊設(shè)置、審計(jì)、數(shù)據(jù)采集等方面都需要進(jìn)行針對性優(yōu)化，基于特殊業(yè)務(wù)也需要進(jìn)行特別處理。本文對共享系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)用中的特點(diǎn)及問題進(jìn)行探析。

無錫市財(cái)政局圍繞“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”和國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略需要，通過公開招標(biāo)的形式引入財(cái)務(wù)共享模式，率先實(shí)現(xiàn)在政府部門建立財(cái)務(wù)共享中心，從人員經(jīng)費(fèi)支出、公務(wù)活動(dòng)支出和其他支出等3個(gè)模塊實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一財(cái)務(wù)制度規(guī)范、報(bào)銷流程及平臺(tái)管理，先行覆蓋全市56個(gè)市級單位，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)工作的智能化，也為疫情背景下的政府財(cái)務(wù)工作做出重要轉(zhuǎn)折。

一、全面采用財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的必要性

各級政府單位因?yàn)闃I(yè)務(wù)類型不同，又因?yàn)樯婕敖?jīng)費(fèi)類目不同，導(dǎo)致長久以來相比較企業(yè)的系統(tǒng)都相對滯后，但隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各個(gè)政府部門被賦予了更多的職能，在經(jīng)費(fèi)使用上也存在著更多的形式，而傳統(tǒng)支付方式下的手工簽字以及材料支持流程，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化政府財(cái)政功能的需求，對于共享系統(tǒng)從頂層設(shè)計(jì)到需求調(diào)研只能先行先試，逐步探索謀劃。

長久以來，在行政機(jī)關(guān)都存在著業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)分離的情況，即業(yè)務(wù)部門對于經(jīng)費(fèi)使用的途徑以及支出業(yè)務(wù)情況都缺乏完整的了解，而財(cái)務(wù)部門對于業(yè)務(wù)部門前期如何規(guī)劃使用經(jīng)費(fèi)也認(rèn)識(shí)不足，無法掌握經(jīng)費(fèi)的動(dòng)態(tài)，而共享系統(tǒng)可將業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化，通過對支出業(yè)務(wù)和審批流程的規(guī)范統(tǒng)一，將業(yè)務(wù)表單化，將表單流程化，將流程信息化，在審批、支付、報(bào)銷、核算全流程業(yè)務(wù)閉環(huán)運(yùn)行的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的共享融合。

實(shí)施財(cái)務(wù)共享是行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型升級的重要實(shí)現(xiàn)方式，有利于單位從粗放式管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變，從線下管理向線上智能管理轉(zhuǎn)變，更好發(fā)揮部門單位的自主性，通過共享系統(tǒng)單位可以自主設(shè)立審批方式，讓更多的部門參與進(jìn)來，進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)管理水平和效能。

二、無錫市財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)流程簡析

（一）行政事業(yè)單位共享系統(tǒng)簡述。共享系統(tǒng)設(shè)計(jì)為人員經(jīng)費(fèi)、公務(wù)活動(dòng)及其他支出三大體系，包含16個(gè)模塊。人員經(jīng)費(fèi)包括在職人員工資福利、離退休工資津貼、各類津補(bǔ)貼、社會(huì)保障費(fèi)及其他人員費(fèi)用。公務(wù)活動(dòng)涉及差旅費(fèi)、培訓(xùn)、會(huì)議、公務(wù)接待、勞務(wù)費(fèi)、因公出國和公務(wù)出行。其他支出包含辦公用品采購、印刷品、采購計(jì)劃項(xiàng)目和其他支出。其體系和模塊設(shè)計(jì)基本覆蓋了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的基本運(yùn)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)，包括舉辦學(xué)術(shù)論壇、專業(yè)培訓(xùn)講座、物資采購等，且具體某項(xiàng)會(huì)涉及多個(gè)模塊的使用，以舉辦培訓(xùn)為例，經(jīng)辦人就需要使用勞務(wù)費(fèi)、印刷品、差旅費(fèi)和其他支出。這樣的分模塊處理，便于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的整理、分析和審核，同時(shí)可動(dòng)態(tài)生成分析圖標(biāo)，側(cè)面反映出單位的運(yùn)行情況。具體框架體系和業(yè)務(wù)支付類型如表1所示。（表1）

表1 框架體系和業(yè)務(wù)支付類型一覽表

（二）財(cái)務(wù)共享支付流程梳理。財(cái)務(wù)共享軟件的全面推行意味著全部走線上流程，讓經(jīng)辦人、部門領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)等不同層級的人員可以全面參與進(jìn)來，從多個(gè)角度判斷經(jīng)費(fèi)使用以及資料上傳的合理性。相比紙質(zhì)填報(bào)相比，透明度、效率、專業(yè)度全面提高，但是因?yàn)槟K繁多，所以在共享系統(tǒng)具備不同的特點(diǎn)，最基本的流程包括前置申請及正式申請，參與人員一般包括經(jīng)辦人（申請人）、部門領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)主管、分管不同類目的部門領(lǐng)導(dǎo)及出納，而人員整體體系和采購計(jì)劃項(xiàng)目只需要正式申請，不需要前置申請，常規(guī)出差流程如圖1所示，正式報(bào)銷流程如圖2所示。（圖1、圖2）

圖1 常規(guī)出差流程前置申請流程圖

圖2 正式報(bào)銷流程圖

（三）不同模塊所需材料簡析。人員經(jīng)費(fèi)系統(tǒng)的5個(gè)模塊都只需要正式申請，正式材料為蓋有單位公章的文件、人員發(fā)放明細(xì)，如果是喪葬費(fèi)、外派補(bǔ)貼等特殊人員費(fèi)用則需上傳所證資料，確保真實(shí)有效。目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位比較常見的是業(yè)務(wù)會(huì)議出差，包括差旅費(fèi)、因公出國和公務(wù)出行模塊。該前置申請需要填寫預(yù)算金額，需要考慮出差人數(shù)、出差天數(shù)、公共交通費(fèi)用以及可能產(chǎn)生的會(huì)務(wù)費(fèi)，而配置的資料包括會(huì)議文件、參與人員名單、參會(huì)時(shí)間等，確保會(huì)議的真實(shí)可靠性。正式報(bào)銷時(shí)，則需要在共享系統(tǒng)內(nèi)上傳車票、發(fā)票等原始憑證，計(jì)算差旅補(bǔ)貼需考慮出差地點(diǎn)、出行工具等因素。例如：出差至海南，其差補(bǔ)會(huì)高于省內(nèi)城市，且會(huì)因?yàn)榧竟?jié)不同進(jìn)而調(diào)整。若出行采用的是公共交通工具，比如高鐵、火車等則可以獲得交通補(bǔ)貼，但是若采用的公務(wù)車或者私人車輛前往則不能獲得。

培訓(xùn)、會(huì)議這兩大模塊基本用于外部會(huì)議，由會(huì)議產(chǎn)生的會(huì)務(wù)費(fèi)、專家講課費(fèi)。近年來，受新冠肺炎疫情影響，培訓(xùn)分為線上培訓(xùn)和線下培訓(xùn)，相比線上培訓(xùn)，實(shí)地培訓(xùn)需要提交具體場務(wù)費(fèi)明細(xì)、參會(huì)人員差旅費(fèi)、住宿費(fèi)、快餐費(fèi)確認(rèn)簽字名單，此外，因目前在培訓(xùn)會(huì)議方面有著嚴(yán)格的預(yù)算控制，需要經(jīng)辦人對于單項(xiàng)經(jīng)費(fèi)進(jìn)行復(fù)核。

采購計(jì)劃項(xiàng)目包括車輛維護(hù)、物業(yè)維護(hù)等大額項(xiàng)目，根據(jù)目前財(cái)政規(guī)定，該部分屬于政府采購，政府采購在整個(gè)財(cái)務(wù)共享中屬于較為特殊的部分，因?yàn)槠滟M(fèi)用嚴(yán)格按照規(guī)定以及前期預(yù)算，所以需要在支付系統(tǒng)（一體化）進(jìn)行錄入，而在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)則不需要完成前置申請，只需要完成正式申請，但是相應(yīng)的發(fā)票、合同資料也應(yīng)該進(jìn)行上傳，共享系統(tǒng)對于政府采購的意義更多在于留痕與審核。

針對勞務(wù)費(fèi)模塊，這幾年行政事業(yè)單位的專業(yè)能力越來越受重視，也有不同地區(qū)不同單位的專家被邀請至單位進(jìn)行培訓(xùn)、講課，為保證專款專用，收款人必須為每個(gè)專家本人，且必須有車票原件，因?yàn)橹v課培訓(xùn)的特殊性，在前置中必須有邀請函、人員名單、培訓(xùn)日程等輔助信息，而到了正式報(bào)銷，確認(rèn)金額后進(jìn)行支付。

公務(wù)接待作為每年審計(jì)工作的重中之重，對于整個(gè)流程都會(huì)進(jìn)行監(jiān)控，包括接待人員的級別、數(shù)量及接待緣由，內(nèi)部為了加強(qiáng)監(jiān)控，在常規(guī)發(fā)票、文件之外，還要求另外補(bǔ)充一份說明，明確具體參與人員及人均經(jīng)費(fèi)。

辦公用品采購、印刷品和其他支出則代表著單位日常的運(yùn)轉(zhuǎn)，因?yàn)槠涫褂萌藛T極多、涉及范圍極廣，而管理口徑每年也存在調(diào)整，也是單位內(nèi)部財(cái)務(wù)管理的重心，財(cái)務(wù)部門往往會(huì)與行政、業(yè)務(wù)、采購等部門共同制定審核表格。

三、財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)存在的問題

（一）系統(tǒng)設(shè)置缺乏靈活性———以差旅費(fèi)為例。共享系統(tǒng)雖然從流程上進(jìn)行了一定的優(yōu)化，但是部分設(shè)置仍然缺乏靈活性，這邊以差旅費(fèi)為例進(jìn)行分析，未采用共享系統(tǒng)之前，采用的是紙質(zhì)版差率報(bào)銷單，對于出差流程、補(bǔ)貼金額都有比較詳細(xì)的申報(bào)過程，對于連續(xù)出差至多個(gè)城市參與多個(gè)會(huì)議也可以明確，但是共享系統(tǒng)在填寫過程中需要逐個(gè)添加信息，有時(shí)特別復(fù)雜的情況還需要再填寫紙質(zhì)的行程單以確認(rèn)實(shí)際的費(fèi)用。目前，填寫模塊采用的是某固定的報(bào)銷規(guī)定，并不適用每個(gè)單位的差旅交通補(bǔ)貼情況。在正式報(bào)銷階段，如果是多人出行，在前置申請可以顯示具體出行人員姓名，但是到了正式申請時(shí)則只有出行人數(shù)，可能會(huì)帶來重復(fù)報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)。表2為紙質(zhì)與共享差旅交通費(fèi)申報(bào)對比。（表2）

表2 紙質(zhì)與共享差旅交通費(fèi)申報(bào)對比一覽表

（二）無法及時(shí)、長期知曉支付情況的“共享”。申報(bào)單到達(dá)出納后，經(jīng)辦人（申報(bào)人）只能知曉共享系統(tǒng)上的狀態(tài)，即在前置申請和正式申請階段可以知道最新的進(jìn)度，但是當(dāng)出納收集完整紙質(zhì)資料后，點(diǎn)擊送達(dá)一體化系統(tǒng)，共享系統(tǒng)顯示已支付。財(cái)政撥款指標(biāo)需要申請后才能下達(dá)，很多專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)并不會(huì)在年初下達(dá)，或者因?yàn)椴块T規(guī)劃需要根據(jù)月度、季度計(jì)劃逐步下達(dá)，所以不能馬上進(jìn)行款項(xiàng)支付，中間存在時(shí)間差，存在經(jīng)辦人（申報(bào)人）不能及時(shí)知曉正確支付的時(shí)間，對公轉(zhuǎn)賬也不能及時(shí)查詢，面對合作單位的問詢，只能通過與出納合作手動(dòng)查找支付信息來解答。

此外，每年共享系統(tǒng)都會(huì)進(jìn)行一年一次的信息歸集，以往只需要在已完成單據(jù)中查詢，但一旦進(jìn)入新的會(huì)計(jì)年度則需要前往首頁的個(gè)人信息查詢系統(tǒng)進(jìn)行查詢，且付款信息也會(huì)出現(xiàn)缺失的情況，在往年制作但未完成最終支付的單據(jù)會(huì)可能會(huì)丟失，需要經(jīng)辦人（申報(bào)人）重新填制單據(jù)并二次審批。

（三）共享系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)管理。從線下紙質(zhì)填報(bào)到全線上申請，對于單位內(nèi)部審計(jì)提出了極大的挑戰(zhàn)，目前行政事業(yè)單位主流的還是紙質(zhì)材料審計(jì)，對于IT審計(jì)這一概念還缺乏一定的認(rèn)知，對于財(cái)務(wù)人員的配備和職業(yè)素養(yǎng)都提出了較高的要求。目前，系統(tǒng)內(nèi)部已經(jīng)設(shè)置了基礎(chǔ)的風(fēng)險(xiǎn)提示功能，比如未附材料等，但是對于轉(zhuǎn)款人信用異常、大額轉(zhuǎn)賬提示、機(jī)密材料審核等還缺乏有效的風(fēng)控措施。因無法進(jìn)行實(shí)時(shí)采集前置申請中業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，導(dǎo)致只能對已經(jīng)發(fā)生并產(chǎn)生費(fèi)用的結(jié)果性數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控，無法對前期的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)知和預(yù)警，雖然有前置申請這個(gè)理念，但普遍認(rèn)識(shí)不深，利用率不足。

（四）模塊中缺少專業(yè)提示。根據(jù)共享系統(tǒng)的設(shè)置每個(gè)人都會(huì)使用到系統(tǒng)，但是每年使用的頻率每個(gè)人存在差異，有一些工作人員一年可能只使用1～2次，且受制于對財(cái)務(wù)知識(shí)的了解，對于其使用流程和注意都缺乏了解，導(dǎo)致出錯(cuò)率較高，相應(yīng)模塊中也沒有簡單的說明，主要還是依靠同事間的問詢。另外，前文中提到共享系統(tǒng)中不同模塊所需要上傳的資料、文件和原始憑證，且每年都存在調(diào)整，目前還是采用內(nèi)部商議的模式，其時(shí)效性存在疑問，在業(yè)務(wù)招待費(fèi)等特殊模塊暫時(shí)也缺乏相應(yīng)的提示。行政事業(yè)單位在審核過程中（如過橋過路及停車費(fèi)）涉及大量的發(fā)票，數(shù)額相對較小，數(shù)量較多，作為審核者，需要逐個(gè)打開圖片審核，是目前財(cái)務(wù)工作中的痛點(diǎn)與難點(diǎn)。

（五）稅務(wù)功能待優(yōu)化。與企業(yè)相比，行政事業(yè)單位因?yàn)閱挝恍再|(zhì)對于很多稅種都不涉及，也很少有機(jī)關(guān)事業(yè)單位設(shè)置稅務(wù)專員這個(gè)崗位，對于稅法沒有全面的認(rèn)識(shí)，目前系統(tǒng)中對于個(gè)人勞動(dòng)報(bào)酬個(gè)稅還存在漏洞，還是采用手工計(jì)算的方式。

四、財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)優(yōu)化建議

（一）充分調(diào)研，描繪藍(lán)圖。根據(jù)財(cái)政部印發(fā)的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》（2012），堅(jiān)持“行業(yè)共建 服務(wù)共享”，努力做成試點(diǎn)示范的標(biāo)準(zhǔn)，集成最優(yōu)方案的通道，搭建各方協(xié)同的機(jī)制。建議無錫市財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)采用“三步走”戰(zhàn)略進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施，配合頂層設(shè)計(jì)以及下屬單位的實(shí)質(zhì)性需求制定近期、中期及遠(yuǎn)期規(guī)劃，確保財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)建設(shè)能夠順利落地。

在模塊設(shè)計(jì)上，需要充分考慮不同類型單位的不同業(yè)務(wù)需求，又需要在法律法規(guī)、政策合法合規(guī)范圍內(nèi)，建議同時(shí)與行政事業(yè)單位及法規(guī)制定部門對接，采用問卷、訪談等形式獲取信息數(shù)據(jù)，再落實(shí)至系統(tǒng)，收集人員內(nèi)測信息，不斷反饋、優(yōu)化，最終推廣至整個(gè)無錫市。（圖3）

圖3 調(diào)研落地流程圖

（二）完善技術(shù)體系，確保穩(wěn)定運(yùn)行。財(cái)務(wù)共享平臺(tái)目前采用微服務(wù)架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)了基本的組件化、服務(wù)化，也讓系統(tǒng)擁有獨(dú)立的可擴(kuò)展性，每個(gè)微服務(wù)都可以根據(jù)業(yè)務(wù)的實(shí)際增長情況進(jìn)行橫向或縱向擴(kuò)展，保持獨(dú)立的可升級性。

因支付系統(tǒng)財(cái)務(wù)在近幾年不斷更新，更是在2022年度直接采用省一體化支付平臺(tái)，加大了對財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的數(shù)據(jù)對接難度，同時(shí)考慮到退款等實(shí)際問題，還需要共享平臺(tái)專線與銀行對接，提升信息技術(shù)運(yùn)維力度，確保財(cái)務(wù)收支精準(zhǔn)及資金安全，也可以更加讓所有使用者獲取財(cái)務(wù)共享信息。

（三）加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理。適當(dāng)強(qiáng)化對財(cái)政資金分配使用等權(quán)力集中的部門和崗位的內(nèi)部控制，減少中間存在可操作性的環(huán)節(jié)，建議直接對接“公務(wù)之家”差旅報(bào)銷App，實(shí)現(xiàn)差旅報(bào)銷的“一鍵化”與全程“電子化”。

加強(qiáng)對于前置申請的重視程度，對于大額預(yù)算及非常規(guī)業(yè)務(wù)增加風(fēng)險(xiǎn)提示功能，同時(shí)配備專用電子憑證柜，改善財(cái)務(wù)整體服務(wù)支撐水平，確保電子數(shù)據(jù)安全傳輸和存儲(chǔ)，對于錄入時(shí)間較長的數(shù)據(jù)也可以進(jìn)行查詢。

（四）培育專業(yè)人員，確保改革有效落地。新系統(tǒng)的上線到落地，需要大量的人員提供專業(yè)支持，建議從四個(gè)方面做好組織管理工作：一是加強(qiáng)技術(shù)人員組織。系統(tǒng)運(yùn)營、更新過程中難免出現(xiàn)技術(shù)問題，組建由10余名專業(yè)技術(shù)人員組成的服務(wù)隊(duì)伍，為突發(fā)事件提供技術(shù)以及答疑服務(wù)。二是進(jìn)一步強(qiáng)化資金管理辦法。組建工作小組制定共享中心工作規(guī)則、考勤考核辦法等，并及時(shí)公布考核信息。三是提升服務(wù)質(zhì)量。多渠道開展學(xué)習(xí)，不斷提升行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平，除了編寫系統(tǒng)操作說明書、定期發(fā)布業(yè)務(wù)服務(wù)提示，還應(yīng)定期舉辦線下培訓(xùn)會(huì)、答疑會(huì)，創(chuàng)建線上溝通群，將近期共同的操作問題進(jìn)行分享。四是服務(wù)決策支撐小組。選出不同部門及不同條線的代表，定期就使用中的問題反饋至開發(fā)技術(shù)組。

（五）引入稅務(wù)因素，進(jìn)一步完善合理性。在已有的系統(tǒng)模板中暫時(shí)未考慮稅務(wù)因素，如在業(yè)務(wù)中涉及到個(gè)稅部分目前主要依靠手工制作Excel表格，并另外上傳，作為附件，考慮到個(gè)稅作為財(cái)務(wù)工作中極為重要的組成部分，可以與稅務(wù)局達(dá)成合作關(guān)系，邀請稅務(wù)專家對系統(tǒng)優(yōu)化進(jìn)行指導(dǎo)。

綜上，通過對無錫市級市財(cái)務(wù)共享模式的探索，對未來的財(cái)務(wù)發(fā)展趨勢塑造了一個(gè)框架。財(cái)務(wù)將逐步通過系統(tǒng)建設(shè)、流程再造、業(yè)務(wù)重組充分結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，從自我賦能到合作賦能，發(fā)揮財(cái)務(wù)的集約價(jià)值，通過自動(dòng)化、智能化的手段，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)流程端到端的優(yōu)化，完成從價(jià)值守護(hù)到價(jià)值創(chuàng)造的轉(zhuǎn)型，最終搭建完整的財(cái)務(wù)生態(tài)模型，翻開財(cái)務(wù)領(lǐng)域的新篇章。

目前，平臺(tái)建設(shè)尚處于初期，難免會(huì)存在一些問題，需要持續(xù)總結(jié)優(yōu)化，同時(shí)也需要各個(gè)部門的支持，對接包括資產(chǎn)、國庫、預(yù)算、政采、決算等平臺(tái)，才能真正達(dá)到“財(cái)務(wù)共享”。