李 楊

（河北省科技創(chuàng)新服務(wù)中心 河北石家莊 050021）

長期以來，我國檔案事業(yè)得到良好發(fā)展，無論是檔案開發(fā)、檔案利用還是檔案的服務(wù)社會(huì)功能等各個(gè)方面，都發(fā)生了明顯改變，尤其是在當(dāng)前信息技術(shù)融入檔案管理的背景下，促使檔案管理工作發(fā)生巨大變化，這對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)與能力提出新要求，但從當(dāng)前基層單位檔案管理人員實(shí)際工作情況看，人員素質(zhì)存在諸多不理想之處，影響著基層單位檔案管理工作整體水平的發(fā)展，也限制了新時(shí)期檔案管理人員素質(zhì)提升。為此，有必要明確檔案管理人員的必備素質(zhì)，并結(jié)合當(dāng)前實(shí)際情況，探索有效的培養(yǎng)對策，促使基層單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)得以有效提升，更好地開展檔案管理工作。

一、現(xiàn)階段基層單位檔案管理人員必備素質(zhì)

現(xiàn)階段，基層單位檔案管理人員必備素質(zhì)包括三個(gè)方面：政治素養(yǎng)、專業(yè)素養(yǎng)、文化素養(yǎng)，如圖1所示。

圖1 現(xiàn)階段基層單位檔案管理人員必備素質(zhì)

（一）政治素養(yǎng)

作為基層單位檔案管理人員，在實(shí)際工作中最為基本的素質(zhì)是要熱愛檔案管理工作，忠誠檔案事業(yè)，始終堅(jiān)決擁護(hù)黨的領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)真履行黨和國家各項(xiàng)方針政策，在檔案管理工作中，必須做到實(shí)事求是、相信科學(xué)、堅(jiān)守原則，公正無私、嚴(yán)守機(jī)密，明確檔案管理工作要服務(wù)基層單位。此外，必須始終堅(jiān)持職業(yè)道德，依法進(jìn)行檔案管理，以自身政治素養(yǎng)，不計(jì)名利開展檔案管理工作，并且始終高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、嚴(yán)要求自身工作，服務(wù)于基層單位的檔案需求。

（二）專業(yè)素養(yǎng)

在基層單位日常檔案管理過程中，工作人員專業(yè)素養(yǎng)主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：其一，必須具備專業(yè)的檔案管理知識，比如，檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、文書學(xué)、檔案管理學(xué)、中外檔案史、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等。同時(shí)，還要熟知黨和國家針對檔案工作出臺(tái)的各項(xiàng)法規(guī)，明確相應(yīng)的方針和政策，還要全面了解上級檔案行政管理部門制定的各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)定。其二，在檔案管理工作中，工作人員必須熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容，可以靈活運(yùn)用與檔案管理相關(guān)的法規(guī)、政策、專業(yè)知識等，保證檔案管理工作有序開展。其三，可以結(jié)合單位實(shí)際情況，制定適合單位的檔案管理制度，并將其落實(shí)到實(shí)際中，確保檔案收集、存儲(chǔ)、借閱、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)科學(xué)完善。其四，基層單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力，能夠有效處理好各部門之間的問題，確保檔案收集、開發(fā)利用等管理工作可以順利實(shí)施。

（三）文化素養(yǎng)

檔案管理工作涉及一些歷史文化工作，對檔案管理人員的知識素養(yǎng)提出較高要求。除了基本的檔案專業(yè)知識外，工作人員還要具備較高的文化素養(yǎng)，這主要取決于基層單位所屬行業(yè)。此外，檔案管理人員也必須具備一定領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)、情報(bào)學(xué)等文化知識，尤其是與新時(shí)期檔案管理、開發(fā)利用相關(guān)的新技術(shù)，如現(xiàn)代計(jì)算機(jī)、電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，只有具備相關(guān)專業(yè)知識，才能輔助基層單位更好地開展檔案管理工作。

二、基層單位檔案管理人員素質(zhì)問題及原因分析

（一）基層單位檔案管理人員的素質(zhì)問題

基層單位檔案管理人員的素質(zhì)問題主要有三個(gè)方面，分別是：專業(yè)知識方面存在一定欠缺、科學(xué)管理意識不強(qiáng)、缺乏一定創(chuàng)新意識，如圖2所示。

首先，從當(dāng)前基層單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的表現(xiàn)看，在專業(yè)知識方面存在一定欠缺。由于基層單位多數(shù)并未設(shè)置專職檔案管理崗位，很多都是其他部門、科室臨時(shí)調(diào)過來的，并不具備專業(yè)基礎(chǔ)知識，對本單位檔案情況掌握也不全面，導(dǎo)致檔案管理工作效率不高，也抑制單位整體發(fā)展。

其次，當(dāng)前檔案管理人員的科學(xué)管理意識不強(qiáng)。對于基層單位發(fā)展而言，檔案管理直接影響著單位運(yùn)行和發(fā)展。但從實(shí)際工作情況來看，多數(shù)檔案管理人員并未認(rèn)識到單位檔案的重要性，片面地認(rèn)為檔案管理工作就是保存資料，缺乏科學(xué)管理認(rèn)識，也未能發(fā)揮檔案管理工作對其他部門工作的作用。

最后，大部分檔案管理人員在實(shí)際工作過程中，缺乏一定的創(chuàng)新意識。與基層單位其他工作相比，檔案管理工作較為單調(diào)、簡單，使得管理人員很輕松就能完成，并未認(rèn)識到深入檔案工作，挖掘潛在價(jià)值內(nèi)容的重要性。此外，檔案工作不會(huì)產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)利益，以至于工作人員缺乏足夠的熱情，停留在現(xiàn)有工作基礎(chǔ)上，缺乏鉆研、創(chuàng)新意識。

圖2 基層單位檔案管理人員素質(zhì)問題

（二）基層單位檔案管理人員素質(zhì)問題的原因分析

一方面，基層檔案館雖然不斷建設(shè)，但缺乏高質(zhì)量的檔案管理人員。許多基層單位只能接收一些退休干部、工人等進(jìn)行檔案管理，導(dǎo)致基層單位檔案管理工作非?；靵y。也正是因?yàn)檫@種不良環(huán)境，造成基層單位檔案管理人員整體專業(yè)素質(zhì)偏低。另一方面，當(dāng)前基層單位針對檔案管理人員的培訓(xùn)明顯不足，缺乏足夠的培養(yǎng)意識。由于基層用人單位并未重視檔案管理工作的專業(yè)性，所以傳達(dá)給教育院校不良信息反饋，導(dǎo)致針對檔案管理招生方面處于被忽視的狀態(tài)。此外，基層單位在日常培訓(xùn)過程中，并沒有為檔案管理人員提供專業(yè)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，再加上高校檔案專業(yè)大學(xué)生深入基層單位工作的人數(shù)較少，由此導(dǎo)致基層單位檔案管理人員整體素質(zhì)不高。

三、基層單位檔案管理人員的素質(zhì)對檔案工作的影響

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接影響著基層單位檔案管理工作的實(shí)際水平，以及單位檔案管理工作效率與質(zhì)量?？梢哉f，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)越高，其對應(yīng)的工作能力越強(qiáng)，若是檔案管理人員本身素質(zhì)低下，則很難保證其能夠認(rèn)真對待檔案管理工作，必然會(huì)降低檔案工作質(zhì)量。除此之外，在基層單位檔案管理工作過程中，工作人員體現(xiàn)出來的綜合素質(zhì)，如責(zé)任意識、服務(wù)意識、工作態(tài)度等，都會(huì)直接影響基層單位檔案管理水平，如果檔案管理人員粗心大意，還會(huì)導(dǎo)致檔案丟失、檔案損壞等問題，給基層單位造成一定損失。由此可見，基層單位檔案管理人員素質(zhì)會(huì)直接影響檔案工作質(zhì)量，進(jìn)而影響基層單位實(shí)際發(fā)展，必須予以高度重視。

四、基層單位加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)的思路

基層單位加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)的思路包括：注重強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任感、注重道德素質(zhì)培養(yǎng)、建立健全檔案管理規(guī)章制度、不斷增強(qiáng)服務(wù)意識、借助繼續(xù)教育強(qiáng)化人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)能力、提升檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)能力、引入現(xiàn)代化技術(shù)強(qiáng)化信息意識等，如圖3所示。

圖3 基層單位檔案管理人員素質(zhì)對檔案工作的影響

（一）注重強(qiáng)化檔案管理人員責(zé)任感

在基層單位檔案管理工作過程中，檔案管理工作人員最基本的素質(zhì)就是具備一定責(zé)任意識，這也是提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的首要前提。相比其他工作，檔案管理工作更加繁瑣、復(fù)雜，當(dāng)中涉及較多內(nèi)容，需要檔案管理人員具備一定的耐心、細(xì)心、責(zé)任心，才能更好地開展各項(xiàng)工作。為此，基層單位應(yīng)當(dāng)注重培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任意識，促使其能夠端正工作態(tài)度，認(rèn)識到積極學(xué)習(xí)專業(yè)檔案知識的重要性，在實(shí)踐工作中嚴(yán)格要求自己，能夠積極樂觀地面對工作困難，并且，學(xué)會(huì)主動(dòng)向經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員虛心學(xué)習(xí)，才能更好落實(shí)各項(xiàng)工作。檔案管理人員必須熟悉檔案管理每個(gè)流程，以高度責(zé)任心落實(shí)好每項(xiàng)工作，確保檔案信息準(zhǔn)確、完整、清晰記錄，保證檔案信息登記表完整性，才能逐步提高檔案管理工作質(zhì)量。

（二）注重道德素質(zhì)培養(yǎng)

為進(jìn)一步強(qiáng)化基層單位檔案管理工作質(zhì)量，保證檔案發(fā)揮效用，助力基層單位發(fā)展，必須加強(qiáng)對人員的職業(yè)道德素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，明確要求檔案管理人員必須始終堅(jiān)守職業(yè)道德，正確認(rèn)識檔案對單位的重要性，提高檔案信息保密意識。此外，基層單位也要鼓勵(lì)、引導(dǎo)檔案管理人員養(yǎng)成良好的主動(dòng)學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)意識，能夠利用業(yè)余時(shí)間，加強(qiáng)對檔案管理知識的學(xué)習(xí)，提升檔案管理的實(shí)踐能力和工作能力。在面對利益誘惑時(shí)，要堅(jiān)持職業(yè)道德，堅(jiān)守自身崗位，不做違背良知的事情，始終以強(qiáng)烈的使命感、責(zé)任感開展檔案管理工作。

（三）建立健全檔案管理規(guī)章制度

為強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，借助明確的規(guī)章制度進(jìn)行約束和管理十分重要。在規(guī)章制度作用下，檔案管理工作人員需要嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)法律法規(guī)，依法依規(guī)辦事，這對其各方面素養(yǎng)提升起到一定促進(jìn)作用。基層單位必須堅(jiān)持依法治檔、加快制度建設(shè)。在具體實(shí)踐中，基層單位檔案部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)，組織部門會(huì)議，分析單位過往檔案管理工作流程、效果情況，帶領(lǐng)工作人員找出現(xiàn)有制度問題，結(jié)合單位當(dāng)下情況及未來發(fā)展需求，制定符合單位需求的檔案保密制度、歸檔制度、借閱制度、統(tǒng)計(jì)制度、保管制度等內(nèi)容。通過基層檔案管理人員的參與，不僅可以幫助其更進(jìn)一步明確檔案管理內(nèi)容，同時(shí)，還可以有效強(qiáng)化其工作責(zé)任意識，在檔案管理工作中嚴(yán)格約束自己，自覺遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，促使檔案管理工作程序化、科學(xué)化、規(guī)范化落實(shí)。

（四）不斷增強(qiáng)服務(wù)意識

事實(shí)上，檔案管理工作具有較強(qiáng)的服務(wù)性，要求從業(yè)人員具備一定的服務(wù)意識，能夠在日常工作中發(fā)揮自身能力，為基層單位檔案需求者提供高質(zhì)量的服務(wù)，注重滲透“工作就是服務(wù)”觀念意識，積極增強(qiáng)服務(wù)意識，有效提升服務(wù)水平。對此，基層單位必須從人員的觀念意識出發(fā)，幫助其轉(zhuǎn)變以往檔案管理“接收—整理—保管”單向的工作流程認(rèn)識，而應(yīng)當(dāng)樹立積極主動(dòng)的服務(wù)認(rèn)知，不僅服務(wù)單位，也為社會(huì)提供良好的服務(wù)。針對此，基層單位可以組織檔案管理人員結(jié)合館藏檔案信息，開展宣傳活動(dòng)，增強(qiáng)檔案資料的“知名度”，并不斷鼓勵(lì)檔案管理人員編制館藏指南、檔案信息目錄，致力于更好地服務(wù)檔案需求者，為查檔者、借檔者帶去極大便利。通過開展這類服務(wù)方式，可以使工作人員享受到超前的、高質(zhì)量的、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，進(jìn)而逐步增強(qiáng)對檔案重要性的認(rèn)知，更好地助力檔案管理工作的有序開展。

（五）借助繼續(xù)教育強(qiáng)化人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)能力

新時(shí)期，基層檔案管理工作若想進(jìn)一步突破，要求檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，擁有足夠的知識儲(chǔ)備量。與此同時(shí)，也需要在實(shí)踐工作中，不斷增強(qiáng)對新知識的學(xué)習(xí)，注重提高文化素質(zhì)。檔案管理人員只有具豐富的知識和學(xué)識，才能從容面對更多檔案管理工作中遇到的問題。針對此，基層單位可以結(jié)合自身情況，適度投入資金，建立相應(yīng)的制度，高度重視繼續(xù)教育，為檔案管理人員提高認(rèn)知水平提供良好機(jī)會(huì)。在繼續(xù)教育過程中，檔案管理人員必須具備一定的認(rèn)知能力，積極配合，抓住完善自我的機(jī)會(huì)，在工作中響應(yīng)“繼續(xù)教育”的方針，主動(dòng)將知識技能應(yīng)用到日常工作中，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，進(jìn)而推動(dòng)基層單位檔案管理工作有序進(jìn)行。

（六）提升檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)能力

基層單位檔案管理從業(yè)者，除了要保證具備專業(yè)的檔案管理理論知識、檔案管理專業(yè)技巧外，也必須具備良好的溝通能力、寫作能力、邏輯思維能力等，綜合業(yè)務(wù)能力要符合現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展需求。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，信息化電子檔案具有較強(qiáng)的安全性，檔案留存時(shí)間更久，有利于基層單位隨時(shí)調(diào)用歷史檔案，對各項(xiàng)工作順利開展發(fā)揮著重要作用。檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，能夠熟練操作信息化系統(tǒng)，同時(shí)，也要掌握檔案安全管理技能，避免病毒入侵，損害檔案內(nèi)容。除此之外，檔案管理人員的寫作能力也非常關(guān)鍵，在日常工作實(shí)踐中，要注意語言的正確使用，確保檔案信息清晰有秩序，進(jìn)而更好地提升檔案管理工作準(zhǔn)確性。

（七）引入現(xiàn)代化技術(shù)，強(qiáng)化信息意識

信息技術(shù)的引入使基層單位管理檔案更加便利、高效，對提升檔案利用率起著重要作用。對此，基層單位應(yīng)當(dāng)積極開展信息技術(shù)培訓(xùn)，促使檔案工作人員的計(jì)算機(jī)操作技能不斷提升，并積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單向檔案管理工作流程。可以邀請行業(yè)內(nèi)專業(yè)技術(shù)人員，教授檔案管理人員熟練使用檔案管理系統(tǒng)軟件，確保能夠采用現(xiàn)代化管理方式開展檔案管理工作。在具體實(shí)踐中，基層單位的檔案管理人員需要做好崗前培訓(xùn)，確保檔案管理人員了解并熟悉計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼聲像產(chǎn)品等高科技產(chǎn)品使用方法，保證檔案信息的保密性、安全性。此外，管理層也需要在培訓(xùn)過程中，強(qiáng)調(diào)檔案人員在實(shí)際工作中，必須具備較強(qiáng)的電子數(shù)據(jù)安全防護(hù)意識，通過對不同級別檔案資料設(shè)置不同的保密手段，增強(qiáng)各級檔案安全性。

五、結(jié)語

總之，在基層檔案管理工作過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明確現(xiàn)階段基層單位檔案管理人員的必備素質(zhì)及基層單位檔案管理人員素質(zhì)對檔案工作的影響。在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員要結(jié)合自身情況，找出不足，采取針對性的措施解決其中存在的問題，對相關(guān)管理流程和制度進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。而基層單位的領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)部門也必須高度重視這項(xiàng)工作，在資金、技術(shù)、人員方面給予大力支持，通過培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式，加強(qiáng)對檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)，為單位長久發(fā)展打好基礎(chǔ)。