李云燕

（山東省菏澤市定陶區(qū)濱河街道辦事處衛(wèi)生院，山東 菏澤 274100）

引言

人事檔案是指?jìng)€(gè)體身份、資歷、學(xué)歷等方面資料，與個(gè)體的社會(huì)勞動(dòng)保障、勞動(dòng)報(bào)酬、福利待遇、組織關(guān)系等緊密掛鉤，是對(duì)個(gè)體人生軌跡的記載，是具有中國(guó)特色的人事管理制度。醫(yī)院人事檔案真實(shí)地記錄和反映了醫(yī)務(wù)工作人員個(gè)體經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和實(shí)績(jī)，是重要的人事資源信息，是考察人才和合理應(yīng)用人才資源的重要依據(jù)，可以為優(yōu)化人力資源配置提供較客觀的參考[1]。人才資源是醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力，其作為落實(shí)醫(yī)院發(fā)展活動(dòng)的主要行為主體，具有不可替代性，同時(shí)對(duì)醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)開(kāi)展水平及發(fā)展質(zhì)量產(chǎn)生決定性影響[2]。隨著醫(yī)療政策改革和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的深化，更多的民營(yíng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)涌入市場(chǎng)，與公立醫(yī)院共同競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展資源，在此背景下，深入開(kāi)發(fā)醫(yī)院人力資源的潛能，為醫(yī)院發(fā)展提供更先進(jìn)的思想理念、創(chuàng)新發(fā)展思路，對(duì)于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的長(zhǎng)足發(fā)展具有重要意義[3]。人事檔案管理作為人事工作的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院人力資源管理者應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新管理方法，賦予人力資源管理工作新活力，充分利用人力資源管理優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮其價(jià)值，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人力資源可持續(xù)發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

一、人事檔案管理工作的重要性

1.檔案為人力資源管理提供客觀可靠的信息依據(jù)

通過(guò)對(duì)人事檔案的分析，能對(duì)醫(yī)院在職人員有更加深入和全面的了解，如醫(yī)院職工的個(gè)人經(jīng)歷、履歷及工作成績(jī)等，從而對(duì)職工的工作能力、創(chuàng)造潛能等有一個(gè)大致判斷，并預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿?，為醫(yī)院及時(shí)發(fā)現(xiàn)和選用人才提供信息依據(jù)，進(jìn)而有針對(duì)性地通過(guò)管理手段開(kāi)發(fā)人才資源[4]。此外，根據(jù)檔案信息分析和整理，能夠更有針對(duì)性地安排工作崗位，使醫(yī)院組織結(jié)構(gòu)更具合理性，確保職工工作能力能夠匹配崗位要求，并在崗位上發(fā)揮更大的創(chuàng)造力，實(shí)現(xiàn)人力資源合理應(yīng)用，達(dá)到因人設(shè)崗、因崗擇人、人盡其才的目標(biāo)，最大限度地發(fā)揮個(gè)體潛力[5]。同時(shí)，能夠充分發(fā)揮人才特征，促進(jìn)人才有序流動(dòng)，優(yōu)化人力資源配置。

2.檔案管理為加強(qiáng)醫(yī)院隊(duì)伍建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)

通過(guò)人事檔案相關(guān)信息，管理者可以判斷本院人力資源的現(xiàn)狀是否滿足醫(yī)療體制改革的要求以及是否適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展藍(lán)圖。真實(shí)全面地掌握醫(yī)院人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和現(xiàn)狀，從而科學(xué)地制定人才引進(jìn)、培養(yǎng)、儲(chǔ)備以及使用計(jì)劃，為醫(yī)院人才隊(duì)伍的建設(shè)添磚加瓦。

二、醫(yī)院人事管理中存在的問(wèn)題

本院歷史較長(zhǎng)，檔案存在時(shí)間跨度長(zhǎng)和涉及范圍廣的特點(diǎn)，人事檔案管理工作受到諸多因素制約，主要存在的問(wèn)題包括以下方面。

1.材料收集難度大

醫(yī)院人事檔案具有形成部門(mén)分散、資料繁雜的特點(diǎn)。如年度考核表格、聘約、職稱(chēng)、履歷、學(xué)歷、培訓(xùn)進(jìn)修以及工人等級(jí)申報(bào)等材料主要由人事部出具；干部考察、任免材料等由黨辦提供；獎(jiǎng)懲材料由團(tuán)委、黨辦以及工會(huì)等部門(mén)出具；故文件的收集難度較大，涉及多個(gè)部門(mén)或辦事處。

2.人事檔案材料不及時(shí)、不齊全

在醫(yī)院人事改革制度深入的背景下，醫(yī)院具有自主用工權(quán)，畢業(yè)生也進(jìn)行自由擇業(yè)，醫(yī)院人才流動(dòng)加快，人事變動(dòng)頻率增加，人事檔案的搜集速度和人才流動(dòng)速度不匹配，則發(fā)生資料漏收情況。資料收集不全主要表現(xiàn)為以下方面。一是缺乏職工人事檔案材料，很難動(dòng)態(tài)地管理檔案，部分職工人事檔案中資料不全，只有一些登記表或者工資的審批表，檔案價(jià)值大打折扣。二是部分醫(yī)護(hù)人員離崗培訓(xùn)、進(jìn)修或公費(fèi)留學(xué)等，在這一過(guò)程中形成的入學(xué)、結(jié)業(yè)或畢業(yè)等登記材料未及時(shí)納入個(gè)人檔案中[6]。三是在進(jìn)行人事檔案管理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，普遍缺乏反映個(gè)體道德品質(zhì)方面的材料，這一現(xiàn)象的主要原因是缺乏這方面的考核及登記。第四是醫(yī)護(hù)人員平時(shí)忙于臨床、教學(xué)、科研或其他工作，鮮少有時(shí)間認(rèn)真撰寫(xiě)個(gè)人年終總結(jié)，使其流于形式，人事管理工作者很難通過(guò)這些材料全面了解到其工作能力以及工作實(shí)績(jī)[7-9]。

3.人事檔案轉(zhuǎn)遞流程欠規(guī)范

崗位調(diào)動(dòng)、辭職等是院內(nèi)常見(jiàn)的人事關(guān)系變動(dòng)情況，人事關(guān)系發(fā)生變動(dòng)則面臨著檔案在各個(gè)部門(mén)之間的轉(zhuǎn)遞。然而現(xiàn)階段對(duì)于人事檔案的轉(zhuǎn)遞流程尚未形成全面的流程規(guī)范，在一定程度上制約著人事檔案管理工作的開(kāi)展。主要體現(xiàn)于兩個(gè)方面，一是醫(yī)院各個(gè)部門(mén)之間進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，不按規(guī)定轉(zhuǎn)遞的情況普遍存在，常常導(dǎo)致人事檔案未及時(shí)登記或忘記登記的情況，為后續(xù)檔案調(diào)取和查閱造成麻煩[10]。二是各個(gè)部門(mén)之間進(jìn)行人事檔案轉(zhuǎn)遞工作時(shí)，為了減少任務(wù)量和節(jié)省轉(zhuǎn)遞時(shí)間，會(huì)有將人事檔案交由員工個(gè)人保管和轉(zhuǎn)遞的情況，增加了檔案丟失以及信息篡改等安全隱患[11]。

4.人事檔案整理不符合規(guī)范

首先是存在對(duì)人事檔案資料審核不嚴(yán)格的現(xiàn)象，在職工的人事檔案材料中經(jīng)常有填寫(xiě)不完全、不正確等現(xiàn)象，主要包括姓名用字隨意，亂用簡(jiǎn)化字、拼音縮寫(xiě)甚至使用錯(cuò)字；同時(shí)，還可能存在由于種種原因?qū)е碌墓ぷ髂晗?、黨齡不準(zhǔn)確等現(xiàn)象。其次是歸檔材料不規(guī)范，例如紙張大小不規(guī)范、表格打印超過(guò)裝訂線、材料中未取出訂書(shū)釘，在潮濕環(huán)境中保存容易生銹并損毀材料。最后是材料的分類(lèi)不規(guī)范，缺乏明確的界定，如考察材料和鑒定材料的認(rèn)定不明晰，導(dǎo)致歸類(lèi)混淆。

5.檔案管理及開(kāi)發(fā)意識(shí)薄弱

受傳統(tǒng)檔案管理思想、檔案保密性以及利用的滯后性等因素影響，部分院內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)及員工對(duì)于檔案管理工作的重要性和必要性缺乏正確認(rèn)知，認(rèn)為檔案管理是專(zhuān)職人員從事的工作，就是簡(jiǎn)單地整理、存儲(chǔ)文件即可，對(duì)檔案管理的重視程度不足，這也就在一定程度上導(dǎo)致了有關(guān)檔案管理方面的人力、物力投入不到位，更談不上樹(shù)立檔案開(kāi)發(fā)利用的意識(shí)，也沒(méi)有對(duì)檔案管理進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的約束，因此難以為醫(yī)院人才戰(zhàn)略服務(wù)。

6.人事檔案管理技術(shù)相對(duì)滯后

目前，國(guó)內(nèi)還有相當(dāng)一部分醫(yī)院管理人事檔案時(shí)主要依靠人工，以紙質(zhì)資料為主要工作對(duì)象，電子化、網(wǎng)絡(luò)化和無(wú)紙化程度不高，在一定程度上影響案卷收集效率和質(zhì)量。此外，手工操作的檔案不易檢索以及利用，并容易產(chǎn)生人為破壞，檔案形成缺乏嚴(yán)肅性和多樣性。很多醫(yī)院雖然采用了電腦錄入的方式，但也僅局限在姓名、檔案號(hào)的輸入、輸出和檢索等基礎(chǔ)管理方法，智能化程度較低。另外，相較于手工操作，計(jì)算機(jī)檢索雖然效率提高，但錄入數(shù)據(jù)多數(shù)是職工自己提供的資料，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和客觀性仍然難以保證。

三、優(yōu)化人事檔案管理工作的措施

1.把關(guān)源頭，確定材料收集范圍和及時(shí)性

一是結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，將每個(gè)檔案分設(shè)具體數(shù)項(xiàng)內(nèi)容，一一核對(duì)相關(guān)信息，如發(fā)現(xiàn)缺失項(xiàng)及時(shí)登記并同時(shí)當(dāng)事人及相關(guān)部門(mén)及時(shí)補(bǔ)充資料，完成收集、歸檔的檔案必須符合完整性要求。二是要保證材料收集的時(shí)效性，對(duì)于上一年形成的干部材料，在年初由人事部收集后全體移交到檔案科。對(duì)于工資審核表、年度考核等大批量材料，由人事部確定一個(gè)集中收集時(shí)間，盡可能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成收集，避免中途擱置，從而降低差錯(cuò)率，確保將材料收集時(shí)間、收集未完成的后果告知到個(gè)體。三是要明確鑒別收集材料，對(duì)于歸檔材料要逐一鑒別，遵循“不真實(shí)不歸檔、不審查不歸檔、手續(xù)不完備不歸檔”的“三不歸檔”原則。對(duì)于填寫(xiě)誤差的資料，直接發(fā)回相關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行糾正，并蓋章歸檔。對(duì)于信息存疑的資料，分類(lèi)匯總并制成表格，通知到個(gè)人由其通過(guò)電話、信函以及網(wǎng)上查詢(xún)等方式向原單位索要證明材料[12]。四是要有效甄別人事檔案中有價(jià)值的材料，收集材料的過(guò)程中，不能單看職稱(chēng)和學(xué)歷，醫(yī)療工作中要看重醫(yī)護(hù)人員綜合實(shí)力，因此工作實(shí)績(jī)鑒定、年度考核等資料也是醫(yī)護(hù)人員高價(jià)值材料。

2.加強(qiáng)人事檔案審核認(rèn)定監(jiān)督

檔案的真實(shí)性是人事檔案審核工作的重中之重，因此人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作的關(guān)鍵在于找準(zhǔn)各類(lèi)信息鑒定依據(jù)和認(rèn)定政策。但凡檔案中發(fā)現(xiàn)年齡、學(xué)歷、經(jīng)歷、黨齡、工齡等資料造假或前后不一致、涂改等存疑情況，均依據(jù)要求開(kāi)展全面檢查清理與登記。對(duì)于個(gè)人檔案信息記載不一致的情況，遵循尊重事實(shí)、尊重歷史原則，對(duì)原始資料進(jìn)行查閱，反復(fù)核對(duì)，本著“誰(shuí)審核、誰(shuí)簽字、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，嚴(yán)格審核檔案信息。

3.實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化整理

為了提高醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量，進(jìn)一步提高人事檔案質(zhì)量，規(guī)范、全面地整理一次所有人事檔案，重新編排、打印干部人事檔案的目錄。卷皮改成專(zhuān)用的檔案盒，整理過(guò)程中對(duì)于文件、紙張、內(nèi)容的規(guī)范性進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重破損、不符合標(biāo)準(zhǔn)的材料，重新打印、符合標(biāo)準(zhǔn)后再裱糊在原位。發(fā)現(xiàn)未預(yù)留裝訂線的材料，加大頁(yè)邊距處理；過(guò)寬、過(guò)長(zhǎng)的材料進(jìn)行折疊，發(fā)現(xiàn)訂書(shū)釘?shù)炔牧系眉皶r(shí)去除。已經(jīng)裝訂成冊(cè)的檔案，再次檢查封面，確保姓名和對(duì)應(yīng)材料保持一致，不得張冠李戴。目錄置于卷首，材料根據(jù)目錄順序排列，對(duì)于材料不完整及漏簽章等手續(xù)不完備的情況，給予退還形成部門(mén)修改后歸檔處理。

4.建立健全檔案轉(zhuǎn)遞制度

建立起檔案材料接收、保管、調(diào)閱和轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)的管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄。健全人事檔案收集、整理、鑒定、儲(chǔ)存、利用等管理制度，做到人事檔案管理有章可循。嚴(yán)格調(diào)閱記錄，不得擅自轉(zhuǎn)借，調(diào)閱歸還后的檔案必須逐頁(yè)審核，防止信息篡改的違規(guī)行為。

5.推進(jìn)人事檔案現(xiàn)代化和科學(xué)化進(jìn)程

用工模式的改變，賦予了單位人事身份多元化和管理多元化特點(diǎn)，也給檔案管理帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。建立起人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是當(dāng)務(wù)之急。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是基于職工個(gè)人人事信息的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，主要通過(guò)微機(jī)、系統(tǒng)之間的互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檢索和網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)功能，能夠及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新，最大限度地為培養(yǎng)人才、使用人才、激勵(lì)人才和留住人才提供服務(wù)，為醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開(kāi)展做出貢獻(xiàn)。這要求醫(yī)院加大對(duì)人事檔案管理工作的人力和材料投入，購(gòu)置必要的現(xiàn)代化設(shè)施，建立本院檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并投入適用的管理軟件、相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及資料，從而不斷增強(qiáng)檔案管理能力，達(dá)到檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。在此基礎(chǔ)上，還要采取有效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防護(hù)措施，充分利用加密簽署、漏洞掃描、防火墻控制、訪問(wèn)控制與入侵檢測(cè)等技術(shù)，保護(hù)信息安全。在信息化管理時(shí)代，必須加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理硬件設(shè)施及技術(shù)的投入，才能深入推進(jìn)人才資源配置和人事檔案信息化。

6.重視檔案資源開(kāi)發(fā)和利用

檔案資源的利用是檔案管理的終極目的，因此檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分樹(shù)立其服務(wù)意識(shí)，讓人事檔案管理為醫(yī)院科學(xué)布局人才、培養(yǎng)人才、使用人才服務(wù)，為臨床醫(yī)療、教學(xué)和科研工作服務(wù)。并積極開(kāi)發(fā)各類(lèi)編研活動(dòng)，開(kāi)發(fā)人才信息，編寫(xiě)專(zhuān)題匯編，為信息利用者提供更加全面、多元和有實(shí)效的信息。人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)地開(kāi)發(fā)人力資源信息，突破傳統(tǒng)封閉式管理的桎梏，轉(zhuǎn)化為開(kāi)放式管理，收集到的人才信息進(jìn)行部門(mén)、科室共享，為臨床及科研工作服務(wù)。同時(shí)，強(qiáng)化對(duì)檔案利用反饋信息的管理，滿足單位用人需求，并提高檔案利用率，充分發(fā)揮社會(huì)效益。

結(jié)語(yǔ)

人才資源是醫(yī)院生存與發(fā)展的重要支撐，人事檔案管理工作是醫(yī)院實(shí)施人才發(fā)展戰(zhàn)略的有力支持。通過(guò)科學(xué)高效的人事檔案管理，能夠?yàn)獒t(yī)院控制引進(jìn)人才數(shù)量和質(zhì)量提供依據(jù)，對(duì)人才進(jìn)行定向精準(zhǔn)化培養(yǎng)與使用，提高人才資源質(zhì)量和使用合理性。同時(shí)，可通過(guò)績(jī)效管理的方式激勵(lì)人才，為醫(yī)院人力資源可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力支持。因此，在醫(yī)院管理工作中，必須充分意識(shí)到人事檔案的重要性，樹(shù)立起檔案管理、開(kāi)發(fā)和利用意識(shí)，發(fā)揮醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院長(zhǎng)足發(fā)展。