劉承子，晁孟華，劉麗英

（1.廣州商學(xué)院管理學(xué)院，廣東 廣州 511363；2.廣東工業(yè)大學(xué)材料與能源學(xué)院，廣東 廣州 518006）

GDYT公司是一家以銀行自動柜員機（ATM）、軌道交通自動售檢票（AFC）等貨幣識別與處理設(shè)備及系統(tǒng)解決方案為核心，自主研發(fā)、生產(chǎn)、銷售及服務(wù)的創(chuàng)新型高科技企業(yè)，是中國本土規(guī)模最大、實力最強的ATM企業(yè)，也是中國最富成長力的AFC設(shè)備廠商。雖然其主打的產(chǎn)品ATM和AFC設(shè)計先進、技術(shù)含量高，但其產(chǎn)品在開發(fā)設(shè)計、生產(chǎn)制造過程中仍存在著各種不確定的因素，因此不可避免地存在著更改產(chǎn)品設(shè)計等情況，為使該變更帶來的影響最小化，必須對產(chǎn)生變更的原因以及支撐變更的要素進行深入的研究。同時，產(chǎn)品數(shù)據(jù)作為變更內(nèi)容的載體，同樣需要重點研究，其包括產(chǎn)品設(shè)計圖、工藝文件、BOM（Bill of Material）和說明文件等，當(dāng)產(chǎn)品設(shè)計發(fā)生變更時，產(chǎn)品數(shù)據(jù)必須隨之變更。產(chǎn)品數(shù)據(jù)在產(chǎn)品的生命周期中要經(jīng)歷3個狀態(tài)的轉(zhuǎn)變，從設(shè)計狀態(tài)到預(yù)發(fā)布狀態(tài)，再到發(fā)布狀態(tài)。

工程變更指對已發(fā)布的產(chǎn)品對其結(jié)構(gòu)和組件的外部形態(tài)、安裝方式、材料、外觀尺寸、功能和顏色等所進行的變更。當(dāng)發(fā)生工程變更時，產(chǎn)品數(shù)據(jù)也會隨之發(fā)生變更，該變更不僅會對原料供應(yīng)商和零部件庫存產(chǎn)生影響，而且可能會對在產(chǎn)或完工的產(chǎn)品產(chǎn)生影響，同時需要將變更的信息發(fā)布到所有相關(guān)部門，比如研發(fā)、采購、倉儲、制造、數(shù)據(jù)中心、工藝、質(zhì)量等部門，因此工程變更的影響是比較大的。

工程變更一般由5個主要的活動組成，即變更的提出、變更的評估、變更的審批、變更的執(zhí)行、變更的發(fā)布[1]。而為保證這5個活動順利完成，需由4個方面的重要要素作為支撐，即人員組織、變更流程、數(shù)據(jù)管理和IT系統(tǒng)。人員組織是工程變更執(zhí)行的主體，變更流程是業(yè)務(wù)執(zhí)行的規(guī)則和路徑，數(shù)據(jù)管理是變更實施的依據(jù)和支撐，IT系統(tǒng)是工程變更得以快速執(zhí)行和實施的工具。

GDYT公司的工程變更流程與上面提到的工程變更流程基本一致，但是其產(chǎn)品設(shè)計和產(chǎn)品數(shù)據(jù)具有其自身的特點，產(chǎn)品的各元器件緊密耦合，各組織部門高度協(xié)同合作，而且成品具有高準(zhǔn)確度、高精密度的硬性要求，因此當(dāng)發(fā)生工程變更時，一旦沒有按照工程變更的要求執(zhí)行或一旦沒有按照規(guī)定的時間完成執(zhí)行，都將會對成品產(chǎn)生巨大的影響，所以在生產(chǎn)制造過程中必須嚴(yán)格執(zhí)行工程變更的流程。故此，為了更好地使工程更順利、準(zhǔn)確、及時實施，有必要對引起變更的原因以及支撐工程變更的要素予以分析和研究。

1 GDYT公司工程變更的原因分析

對GDYT公司的工程變更原因進行歸類整理后，按照變更來源可以分類為外部驅(qū)動被動變更、內(nèi)部驅(qū)動主動變更。

1.1 外部驅(qū)動被動變更

外部驅(qū)動的被動變更主要有以下2個來源：①客戶的訴求。當(dāng)客戶的需求發(fā)生變化或現(xiàn)有的產(chǎn)品功能與客戶的需求不一致時，需要根據(jù)客戶的訴求對產(chǎn)品進行更改設(shè)計，因此會產(chǎn)生工程變更。②采購的元器件停產(chǎn)或無法供貨。當(dāng)產(chǎn)品中某個元器件無法供貨或已經(jīng)停產(chǎn)時，需要尋求替代的方案，因此會產(chǎn)生工程變更。

1.2 內(nèi)部驅(qū)動主動變更

內(nèi)部引起工程變更的驅(qū)動因素較多，主要集中在以下幾方面：①產(chǎn)品設(shè)計錯誤。產(chǎn)品在生產(chǎn)制造、設(shè)備調(diào)試時，發(fā)現(xiàn)某些設(shè)計方面的缺陷或錯誤；產(chǎn)品的設(shè)計開發(fā)人員在產(chǎn)品的檢視過程中也可能發(fā)現(xiàn)自身設(shè)計存在的問題。對于這種設(shè)計錯誤的問題，需要第一時間進行工程變更。②產(chǎn)品質(zhì)量問題。當(dāng)產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中或完工后，發(fā)現(xiàn)存在影響質(zhì)量的問題或隱患，需要第一時間修改產(chǎn)品設(shè)計，進行工程變更。③產(chǎn)品升級或新功能開發(fā)。當(dāng)產(chǎn)品進行版本升級或者在該版本基礎(chǔ)上新增了某些功能時，引起工程變更。④產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)發(fā)生變化。產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)變化包括產(chǎn)品的材料、外觀、尺寸等發(fā)生變化，也包含部件結(jié)構(gòu)的增減等。

從上面的分析原因可見，工程變更不能簡單理解為對產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)錯誤的修正，它還是產(chǎn)品更新、完善、升級的源動力。因此，對于設(shè)計錯誤、質(zhì)量問題造成的工程變更，GDYT通過產(chǎn)品開發(fā)的科學(xué)管理和質(zhì)量管理來盡可能進行控制，但是其他原因造成的更改是無法完全規(guī)避的。因此需要考慮如何將工程變更所帶來的不利影響降低到最小，將損失成本盡可能降低。而若使工程變更得以順利實施，需進行工程變更的管理，工程變更管理由4個要素組成，下面進行具體研究。

2 GDYT公司工程變更管理的要素分析與研究

2.1 支撐工程變更4要素之間的關(guān)系

工程變更管理需要相應(yīng)的人員按照既定的流程或者規(guī)則，以產(chǎn)品數(shù)據(jù)為傳遞的載體、依據(jù)和產(chǎn)品變更管理為基礎(chǔ)，通過IT系統(tǒng)為工具共同完成。4要素之間的關(guān)系如圖1所示。

圖1 4要素之間的關(guān)系

2．1．1 變更流程

變更流程是工程變更管理最為重要、最為關(guān)鍵的要素，在變更流程中非常明確指明由誰、在什么時間（開始或結(jié)束）、對哪些環(huán)節(jié)、完成哪些活動操作等，目的是提高工程變更的工作效率和減少變更錯誤。

2．1．2 人員組織

人員組織是工程變更的發(fā)起和執(zhí)行主體，是變更流程中各具體活動操作的發(fā)起者和執(zhí)行者，對于變更流程是否能夠高效執(zhí)行起到關(guān)鍵性的作用，也是變更流程能夠達到既定的執(zhí)行效果的關(guān)鍵因素。

2．1．3 數(shù)據(jù)管理

數(shù)據(jù)管理指對發(fā)生變更的產(chǎn)品數(shù)據(jù)的管理，包括工藝文件、BOM清單、產(chǎn)品設(shè)計圖、操作說明書、版本說明等，是人員組織按照變更流程執(zhí)行過程中進行實際操作的關(guān)鍵依據(jù)，因此變更后的產(chǎn)品數(shù)據(jù)必須及時更新、及時傳遞，并且必須準(zhǔn)確無誤。所以，對于產(chǎn)品數(shù)據(jù)變更的管理非常重要。

2．1．4 IT系統(tǒng)

為提高運作的效率和準(zhǔn)確性，變更流程、數(shù)據(jù)管理應(yīng)該在特定的IT系統(tǒng)中處理，該系統(tǒng)可以是將數(shù)據(jù)管理與某個支撐的IT系統(tǒng)相結(jié)合，比如將數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（PDM），在該系統(tǒng)中可以處理產(chǎn)品數(shù)據(jù)，也可以實現(xiàn)變更流程的管理；另外一種方法是數(shù)據(jù)管理采用單獨的系統(tǒng)，比如ERP系統(tǒng)，而變更流程采用另外的系統(tǒng)支撐，比如Office Automation（OA）系統(tǒng)，但是當(dāng)數(shù)據(jù)管理與變更流程采用不同系統(tǒng)時，需要2個系統(tǒng)間能夠做到數(shù)據(jù)的自動寫入，否則會影響整體的運作效率。

以上4要素之間是緊密聯(lián)系、互相支撐的，當(dāng)產(chǎn)品數(shù)據(jù)發(fā)生變更時，對應(yīng)的文檔、BOM數(shù)據(jù)、工藝路線等會通過IT系統(tǒng)傳遞到各相關(guān)人員，而在產(chǎn)品數(shù)據(jù)變更時，涉及到的各個部門之間的責(zé)任界面、任務(wù)分配是通過變更流程來定義的，因此，應(yīng)以變更流程為主線，以數(shù)據(jù)管理、IT系統(tǒng)為支撐，以人員組織為實施保障，缺一不可。

2.2 GDYT公司工程變更管理要素分析

2．2．1 GDYT公司工程變更流程

對GDYT公司現(xiàn)有工程變更的流程進行總結(jié)，流程如圖2所示，主要活動如下：①提出變更申請、進行審核。相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出工程變更申請后，研發(fā)相關(guān)人員會組織相關(guān)部門人員進行審核，審核內(nèi)容包括能否達到預(yù)期的提升品質(zhì)、降低成本、提高生產(chǎn)效率等目的；能否達到技術(shù)指標(biāo)、方案設(shè)計的要求；各零部件間的兼容性；庫存品處理的可行性；生產(chǎn)設(shè)備配套情況。②擬定ENGINEERING CHANGE NOTICE（ECN）并提及審核。各部門審核通過后，研發(fā)會通知工藝工程師，由其制定變更方案，并擬制ECN和召集研發(fā)、市場、計劃等相關(guān)部門人員決定變更范圍及變更生效時間。相關(guān)主要活動有采購部統(tǒng)計訂單情況、統(tǒng)計供應(yīng)商成品、半成品庫存；計劃部統(tǒng)計內(nèi)部庫存、在制品庫存，根據(jù)生產(chǎn)計劃及用量，確定庫存消耗時間；通知生產(chǎn)工藝部門BOM變更日期；倉儲物流部負(fù)責(zé)清理需要立即切換的物料內(nèi)部舊版庫存。③ECN核準(zhǔn)。運營總監(jiān)對提交的ECN進行核準(zhǔn)，主要考慮增加的成本和需要報廢的物料。④工程變更執(zhí)行和發(fā)放。在核準(zhǔn)通過后，對工程變更需要進行執(zhí)行和發(fā)放操作，主要包括工藝部（修訂有關(guān)作業(yè)指導(dǎo)文件、檢驗文件及標(biāo)準(zhǔn)、制作樣板及進行現(xiàn)場指導(dǎo)，修改BOM數(shù)據(jù)）、倉管部（按要求標(biāo)識、處理庫存品，配合工程變更安排生產(chǎn)物料）、制造部（向有關(guān)人員傳達ECN要求并作好變更前后物料、半成品、成品的標(biāo)識、記錄等）、采購部（將涉及物料的變更信息通知供應(yīng)商并監(jiān)督執(zhí)行），在ECN生效時間到達時，各部門按照生效時間執(zhí)行ECN。⑤數(shù)據(jù)文件歸檔。工業(yè)部將涉及的變更文件進行歸檔，實現(xiàn)后續(xù)活動的標(biāo)準(zhǔn)化。

圖2 GDYT公司工程變更流程圖

2．2．2 GDYT公司工程變更人員組織

由圖2可知，工程變更涉及的部門較多，變更業(yè)務(wù)主要集中在工藝、研發(fā)、采購、計劃、倉儲、制造等部門，人員組織責(zé)任界面相對較為清晰，能夠按照變更流程進行相應(yīng)的操作。

2．2．3 GDYT公司工程變更的數(shù)據(jù)管理

在GDYT公司工程變更的數(shù)據(jù)文件主要由相對應(yīng)的責(zé)任人負(fù)責(zé)處理，研發(fā)負(fù)責(zé)工程圖、設(shè)計文件、文檔說明的處理；生產(chǎn)工藝負(fù)責(zé)BOM清單的維護和更新以及工藝文件的處理。數(shù)據(jù)文件變更生效的時間需要由各個負(fù)責(zé)人確認(rèn)后在關(guān)聯(lián)系統(tǒng)中維護、發(fā)布。

2．2．4 IT系統(tǒng)

GDYT公司支撐工程變更的IT系統(tǒng)有2個，一個是用于變更申請、審批、發(fā)布的OA系統(tǒng)，同時產(chǎn)品數(shù)據(jù)變更的文件通過OA系統(tǒng)進行傳遞；另一個是SAP系統(tǒng)，用于BOM清單數(shù)據(jù)的維護和更新，由工藝人員負(fù)責(zé)。

2.3 GDYT公司工程變更管理存在的問題

通過對GDYT公司工程變更4要素的分析，從單一要素來看都是能夠支撐工程變更順利執(zhí)行的，但是在實際的運作過程中，卻出現(xiàn)了較多的問題，總結(jié)其中的主要問題如下。

2．3．1 數(shù)據(jù)管理問題：變更物料范圍難確定

涉及變更的同一物料可能會在不同的產(chǎn)品中使用，但因不同產(chǎn)品性質(zhì)不同，會存在有些產(chǎn)品需要進行變更，有些產(chǎn)品不需要變更，而在SAP系統(tǒng)BOM清單中無法快速準(zhǔn)確定位出需要變更的產(chǎn)品清單及變更產(chǎn)品范圍，需要工藝人員逐一去審視檢查是否涉及該變更，然后再逐一修改涉及變更的產(chǎn)品BOM清單，造成工作效率低下，且容易發(fā)生錯漏。

2．3．2 變更流程問題：變更發(fā)布生效時間難確定

GDYT公司將工程變更的原因所引起的變更切換執(zhí)行，分為2大類：①緊急型變更，對應(yīng)于變更執(zhí)行中的立即執(zhí)行；②發(fā)起型變更，對應(yīng)于變更切換執(zhí)行中的自然執(zhí)行，指先行將舊版庫存使用完，再使用新版的物料或者產(chǎn)品，但必須遵循“先進先出”的原則。變更切換的執(zhí)行是按照ECN發(fā)布的生效時間來執(zhí)行的，但是對于發(fā)布切換的時間，需要依賴于庫存統(tǒng)計結(jié)果、采購與供應(yīng)商溝通落實情況、生產(chǎn)計劃及用量的切換計劃、BOM清單維護完成時間等，由于這些操作由不同的責(zé)任人分別在不同的系統(tǒng)完成，再加之完成后需要匯總為統(tǒng)一的意見，因此發(fā)布生效時間難以確定，且對整體的工程變更產(chǎn)生了較大的影響。

2．3．3 IT系統(tǒng)問題：工程變更在2套系統(tǒng)中執(zhí)行，系統(tǒng)集成度不夠

工程變更的評審、執(zhí)行、發(fā)布是在OA系統(tǒng)中進行操作，而重要的BOM數(shù)據(jù)更改是在SAP中進行維護，其他的數(shù)據(jù)管理文件需要單獨歸檔保存，2套系統(tǒng)沒有形成有效對接、未能實現(xiàn)系統(tǒng)集成，數(shù)據(jù)無法實現(xiàn)自動寫入，造成變更周期長、運作效率較低。同時，SAP系統(tǒng)中的BOM是支撐生產(chǎn)制造的PBOM，直接變更PBOM，一旦出現(xiàn)錯誤將給生產(chǎn)制造帶來巨大的影響。

2.4 GDYT公司工程變更的優(yōu)化建議

根據(jù)上面的問題分析，有機結(jié)合工程變更的4要素，才能保證工程變更帶來的影響最小，對于GDYT公司的工程變更，提出如下建議。

2．4．1 新建產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（PDM），并與SAP系統(tǒng)集成

產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（PDM）[2]可以管理與產(chǎn)品相關(guān)的信息（包括電子文檔、數(shù)字化文件、數(shù)據(jù)庫記錄等）和與產(chǎn)品相關(guān)的過程（包括工作流程和更改流程）。PDM系統(tǒng)的基本功能包括電子數(shù)據(jù)倉庫及文檔管理、工作流管理、工程更改管理、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理、配置管理、用戶管理等，且能夠與SAP系統(tǒng)進行有效對接和集成。工程變更管理、BOM清單維護、數(shù)據(jù)文件管理都可以在PDM中完成，利用與SAP的接口，將更改后的BOM數(shù)據(jù)寫入SAP系統(tǒng)。

2．4．2 優(yōu)化人員組織結(jié)構(gòu)，設(shè)置工程變更數(shù)據(jù)管理員

由于工程變更涉及多個環(huán)節(jié)和多個部門，發(fā)起、審批、執(zhí)行的人員眾多，但是在工程變更的執(zhí)行過程中卻缺少有效的監(jiān)督和監(jiān)管人員，因此，有必要設(shè)置專門的產(chǎn)品變更數(shù)據(jù)管理人員，由其負(fù)責(zé)跟蹤從ECN發(fā)起后的各個環(huán)節(jié)審批、執(zhí)行的情況，并定期總結(jié)在執(zhí)行過程中存在的斷點、低效等問題，并能夠形成閉環(huán)管理。

3 結(jié)論

通過對GDYT公司工程變更的原因進行分析，可以得出改善質(zhì)量、提升功能、優(yōu)化產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、更正設(shè)計錯誤等目的，在產(chǎn)品處于發(fā)布狀態(tài)后仍然會發(fā)生工程變更，工程變更無法完全避免。因此，為使工程變更能夠順利高效執(zhí)行，通過對GDYT公司工程變更4要素的分析，得出目前影響工程變更高效執(zhí)行的最大的問題是數(shù)據(jù)管理與工程變更的系統(tǒng)集成問題和監(jiān)管問題，因此建議新建PDM系統(tǒng)和安排專門的數(shù)據(jù)庫管理人員。

同時，工程變更只是產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理的一部分，是以產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理為基礎(chǔ)的，只有加強管理產(chǎn)品數(shù)據(jù)、不斷優(yōu)化流程、人員組織結(jié)構(gòu)合理，使工程變更的4要素有機結(jié)合起來，才能有效地降低產(chǎn)品變更對后續(xù)節(jié)點帶來的影響。