姜海波

（山東省濱州市沾化區(qū)利國(guó)鄉(xiāng)人民政府，山東 濱州 256811）

基層檔案管理人員在保護(hù)檔案資料完整與安全、進(jìn)行檔案資源開(kāi)發(fā)與利用等方面發(fā)揮了重要作用。新時(shí)期的基層檔案管理向科學(xué)化、信息化方向發(fā)展，相應(yīng)的對(duì)從業(yè)者的綜合素質(zhì)也提出了新要求。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，只有緊跟行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技能，實(shí)現(xiàn)個(gè)人綜合素質(zhì)的全面提升，才能在新時(shí)期繼續(xù)保持較強(qiáng)的崗位勝任力。

一、基層檔案管理科學(xué)化的必要性分析

1.有助于實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范管理

檔案作為一種記錄重要信息、具有珍貴價(jià)值的資料，必須要做到妥善保管以備使用。在一些條件比較簡(jiǎn)陋的基層檔案管理部門(mén)，經(jīng)常會(huì)因?yàn)橛布O(shè)施不健全，或者是管理人員不仔細(xì)等原因，導(dǎo)致珍貴檔案受損或丟失，造成了嚴(yán)重?fù)p失。加快推進(jìn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化，能夠依照技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)定，對(duì)各類(lèi)文件檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，只有這樣才能統(tǒng)一數(shù)據(jù)形式、統(tǒng)一操作規(guī)程、統(tǒng)一利用方式[1]。通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理，既可以顯著提高檔案本身的完整性，降低檔案的丟失率，同時(shí)也方便其他人查詢(xún)、借閱和利用檔案，對(duì)發(fā)揮檔案本身的利用價(jià)值也有積極幫助。

2.有助于降低數(shù)據(jù)處理成本

在檔案信息化背景下，電子檔案的比例越來(lái)越高。提升檔案管理科學(xué)化水平，可以讓不同業(yè)務(wù)部門(mén)日常運(yùn)作中產(chǎn)生的各類(lèi)電子文件、報(bào)表數(shù)據(jù)等，在線(xiàn)傳輸?shù)綑n案管理部門(mén)，并迅速歸到檔案信息系統(tǒng)中。相比于原來(lái)紙質(zhì)檔案的處理模式，不僅顯著提高了檔案管理效率，而且避免了檔案在不同部門(mén)、多個(gè)人員之間的多次輾轉(zhuǎn)，避免了重復(fù)勞動(dòng)，降低了數(shù)據(jù)處理成本。依托電子檔案信息管理系統(tǒng)，從文件傳輸?shù)阶罱K歸檔，整個(gè)過(guò)程都可以做到線(xiàn)上辦理，從而節(jié)約了人力成本、時(shí)間成本。

3.有助于實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的一個(gè)典型特征是實(shí)現(xiàn)資源共享。而檔案本身作為一種包含了海量信息的重要文件，也是一種可被利用的重要資源。可以說(shuō)，一間檔案室就是一座資源寶庫(kù)，而推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享與開(kāi)發(fā)有積極幫助。以往，由于各個(gè)部門(mén)之間存在信息壁壘，檔案資源獨(dú)立存在，無(wú)法做到共享，其利用價(jià)值也會(huì)大打折扣。而建立了檔案數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)后，把各部門(mén)的文件檔案資源整合起來(lái)，集中管理，形成一個(gè)統(tǒng)一的利用平臺(tái)，所有的文檔信息均通過(guò)該系統(tǒng)提供利用服務(wù)[2]。只有進(jìn)一步提升檔案資源的豐富度，才能更好地滿(mǎn)足不同人的檔案借閱、使用需求，讓檔案資料在借閱、使用中彰顯出應(yīng)有的價(jià)值。

二、新時(shí)期檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)與能力

1.文化素養(yǎng)與寫(xiě)作能力

新時(shí)期檔案管理的任務(wù)，不僅僅是做好檔案收集與歸檔、保存與借閱等工作，而是要求在完成這些基本工作的前提下，進(jìn)一步挖掘檔案資源利用價(jià)值，以便于更好地服務(wù)于檔案借閱者，真正發(fā)揮檔案對(duì)當(dāng)下工作開(kāi)展的指導(dǎo)與借鑒作用。因此，現(xiàn)階段檔案管理工作者必須具備較強(qiáng)的文化素養(yǎng)與寫(xiě)作能力。在檔案資料的分析、整理、歸檔等工作中，難免會(huì)需要管理人員進(jìn)行簡(jiǎn)單的編寫(xiě)和排版。比如，對(duì)年鑒和檔案目錄的撰寫(xiě)，就需要檔案管理人員較強(qiáng)的書(shū)面表達(dá)能力和撰寫(xiě)基礎(chǔ)，從而保證檔案資料的完整性和清晰性。在提高管理員自身文化水平的同時(shí)，還推進(jìn)了檔案管理的科學(xué)化進(jìn)程，達(dá)到事倍功半的效果[3]。

2.信息素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力

熟悉檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，熟練辦理文件接收與歸檔、檔案整理與借閱等各項(xiàng)服務(wù)，是一名檔案管理工作者必須具備的基本業(yè)務(wù)能力。除此之外，鑒于近年來(lái)檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展，也要求檔案管理人員具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，可以緊跟行業(yè)變化不斷更新知識(shí)、創(chuàng)新觀念，讓自己的思想與能力都可以與時(shí)俱進(jìn)得到提升，從而始終具備較強(qiáng)的崗位勝任力。其中，信息素養(yǎng)是數(shù)字檔案發(fā)展背景下檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備的一種新素質(zhì)，除了應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、操作信息系統(tǒng)完成檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)外，還應(yīng)嘗試運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案資源的共享與開(kāi)發(fā)，以信息技術(shù)推動(dòng)基層檔案管理工作向科學(xué)化、信息化發(fā)展。

3.服務(wù)素養(yǎng)與溝通能力

檔案管理工作具有“管理”和“服務(wù)”雙重屬性。管理的對(duì)象是檔案，服務(wù)的對(duì)象是有檔案借閱需求的人。這一工作的特殊性決定了檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)以及溝通調(diào)能力。檔案管理人員有義務(wù)告知每一名借閱者在查詢(xún)、借閱和使用檔案時(shí)的注意事項(xiàng)，避免因?yàn)榻栝喺卟涣私鈾n案管理的規(guī)章制度而出現(xiàn)檔案受損或延期不還的情況。同時(shí)，當(dāng)借閱者在遇到問(wèn)題后，檔案管理人員也要及時(shí)幫助其解決問(wèn)題；對(duì)于借閱人員提出的一些建議、反饋的一些問(wèn)題，也應(yīng)當(dāng)如實(shí)記錄。對(duì)于好的建議，要及時(shí)采納并落實(shí)；而反饋的問(wèn)題則需要盡快改正。通過(guò)切實(shí)提高服務(wù)水平和增強(qiáng)溝通、組織、協(xié)調(diào)能力，讓借閱者獲得良好的檔案借閱體驗(yàn)，這也是新時(shí)期基層檔案工作者應(yīng)具備的素質(zhì)之一。

三、現(xiàn)階段檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊的原因分析

1.準(zhǔn)入門(mén)檻較低，兼職現(xiàn)象嚴(yán)重

在檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的背景下，基層檔案管理部門(mén)為了適應(yīng)新時(shí)期的工作需要，提高檔案資源的整合與利用水平，迫切需要引進(jìn)一批年輕的檔案管理人才。但是由于準(zhǔn)入門(mén)檻較低，導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)參差不齊。例如，在招聘時(shí)只關(guān)注了應(yīng)聘者的專(zhuān)業(yè)是否對(duì)口、學(xué)歷是否滿(mǎn)足要求，而未考察是否有從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)信息技術(shù)水平、思想政治覺(jué)悟的重視程度不夠。在檔案管理信息化的今天，信息素養(yǎng)也成為新時(shí)期檔案管理工作者不可或缺的素質(zhì)之一。如果未將信息素質(zhì)作為人才選用的硬性考察標(biāo)準(zhǔn)，也會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員無(wú)法勝任新時(shí)期的崗位要求。

2.培訓(xùn)次數(shù)偏少，培訓(xùn)實(shí)效性差

雖然基層檔案管理部門(mén)每年會(huì)定期組織開(kāi)展幾次培訓(xùn)，但是并未取得理想的培訓(xùn)效果，久而久之檔案管理人員對(duì)培訓(xùn)失去熱情。不能通過(guò)定期培訓(xùn)實(shí)現(xiàn)知識(shí)、技能的更新，也是造成檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)參差不齊的有一個(gè)主要原因。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些基層檔案管理部門(mén)在開(kāi)展培訓(xùn)前沒(méi)有進(jìn)行調(diào)研，沒(méi)有制定科學(xué)的培訓(xùn)方案，培訓(xùn)形式化問(wèn)題比較嚴(yán)重。這種情況下，培訓(xùn)內(nèi)容與檔案管理人員的實(shí)際需要并不符合，參加“無(wú)效培訓(xùn)”無(wú)法幫助員工實(shí)現(xiàn)知識(shí)更新和能力提升。另外，信息時(shí)代的到來(lái)加速了檔案事業(yè)的創(chuàng)新速度，新技術(shù)、新模式層出不窮，檔案管理人員也迫切需要更新知識(shí)觀念。相比來(lái)看，由于提供的培訓(xùn)次數(shù)較少，加上培訓(xùn)內(nèi)容存在滯后性，久而久之使得檔案管理人員掌握的知識(shí)、技能與行業(yè)前沿脫節(jié)，直接影響到了檔案管理質(zhì)量，不利于檔案資源價(jià)值的發(fā)揮。

3.缺乏交流機(jī)制，經(jīng)驗(yàn)無(wú)法共享

在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，由于職工的專(zhuān)業(yè)能力、從業(yè)經(jīng)歷，以及服務(wù)對(duì)象等方面的不同，決定了每個(gè)人在工作中遇到的問(wèn)題、積累的經(jīng)驗(yàn)也存在明顯差異。如果相互之間可以做到交流分享，則能夠發(fā)揮“1+1＞2”的效果。但是從調(diào)查情況來(lái)看，基層檔案管理隊(duì)伍內(nèi)部缺乏這種交流氛圍，彼此之間的溝通較少。檔案管理中積累起來(lái)的一些經(jīng)驗(yàn)、方法、技巧等，不能做到全員共享，這也是造成檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)參差不齊的原因之一。例如，一些入職較早、工齡較長(zhǎng)、資歷豐富的職工，沒(méi)有主動(dòng)承擔(dān)起提攜新人的責(zé)任。面對(duì)新入職檔案管理人員提出的問(wèn)題、遇到的難題，抱有一種“事不關(guān)己、高高掛起”的心態(tài)，不愿意主動(dòng)幫助其解決。

四、提高檔案管理人員素質(zhì)的可行性策略

1.提高選聘門(mén)檻，從源頭上提高檔案管理人員素質(zhì)

在“智慧檔案”發(fā)展背景下，對(duì)于基層檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。為儲(chǔ)備更高素質(zhì)的檔案人才，應(yīng)當(dāng)從源頭上提高準(zhǔn)入門(mén)檻，吸收一批年富力強(qiáng)、敢于創(chuàng)新的信息化、實(shí)干型人才。在人才招聘時(shí)，除了要考察應(yīng)聘者的學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、年齡以及從業(yè)經(jīng)驗(yàn)外，還要關(guān)注其信息素養(yǎng)、政治素養(yǎng)。在開(kāi)展全面考察的基礎(chǔ)上，挑選綜合素質(zhì)較高的人才進(jìn)入檔案管理部門(mén)任職，為檔案管理隊(duì)伍注入新鮮血液，實(shí)現(xiàn)基層檔案管理隊(duì)伍整體水平、綜合素質(zhì)的全面提升[4]。例如，在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持下，近幾年檔案管理室的信息基礎(chǔ)設(shè)施逐步完善，電子檔案占比越來(lái)越高，利用檔案管理信息系統(tǒng)線(xiàn)上辦理檔案借閱業(yè)務(wù)成為主流。這種情況下，在招聘檔案管理人員時(shí)必須將具備較高信息素養(yǎng)、熟練運(yùn)用信息系統(tǒng)作為一項(xiàng)硬性標(biāo)準(zhǔn)，確保在入職后能夠盡快適應(yīng)檔案管理信息化的工作環(huán)境，切實(shí)提高檔案管理與利用效率，讓檔案資源的價(jià)值得到開(kāi)發(fā)。

2.完善管理機(jī)制，與時(shí)俱進(jìn)提高檔案管理人員素質(zhì)

2.1 構(gòu)建長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制。檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，以及職工自身職業(yè)發(fā)展的需要，都決定了檔案管理人員必須要定期參加職業(yè)培訓(xùn)，才能讓自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)得到持續(xù)更新、業(yè)務(wù)能力日益精進(jìn)，最終使自己保持較高的崗位勝任力。無(wú)論行業(yè)如何發(fā)展，工作遇到哪些挑戰(zhàn)，都能夠?qū)⑸霞?jí)領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)不折不扣地完成。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)構(gòu)建長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制，在滿(mǎn)足職工職業(yè)生涯發(fā)展訴求的同時(shí)，也讓他們學(xué)習(xí)新技術(shù)、掌握新技能，有能力在本職崗位上作出更大的貢獻(xiàn)。一方面，要做好職工的入職培訓(xùn)。在正式上崗前，采用“老帶新”“師帶徒”的方式，從在職的檔案管理人員中選出幾名資歷豐富、責(zé)任心強(qiáng)的職工，采用“一對(duì)一”的方式帶領(lǐng)新入職的職工熟悉檔案管理的工作環(huán)境、制度要求，并傳授工作方法、心得經(jīng)驗(yàn)。讓新職工可以快速適應(yīng)新環(huán)境，并獨(dú)立完成檔案管理工作。另一方面，對(duì)于在職的檔案管理人員，也要為他們提供定期的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，幫助他們可以掌握檔案行業(yè)的前沿資訊，實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的補(bǔ)充與更新。特別是對(duì)于一些入職年限長(zhǎng)、年齡較大的職工，應(yīng)利用日常培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，幫助他們熟練操作信息平臺(tái)完成電子檔案的處理，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理人員綜合素質(zhì)與檔案管理服務(wù)水平的全面提升。

2.2 實(shí)行科學(xué)激勵(lì)機(jī)制。新時(shí)期檔案管理要求的提升和檔案事業(yè)的深化改革，對(duì)基層檔案工作開(kāi)展產(chǎn)生了沖擊影響，這種情況下一部分檔案管理人員因?yàn)楣ぷ鲏毫Υ蟆⒐ぷ鳝h(huán)境發(fā)生變化出現(xiàn)了懈怠心理，工作熱情下降。針對(duì)這種情況，檔案管理部門(mén)應(yīng)制定并實(shí)行更為科學(xué)、有效的激勵(lì)機(jī)制，通過(guò)發(fā)揮以激勵(lì)促提升的作用，讓基層檔案管理人員能夠在工作崗位上始終保持積極性，高效率地完成本職工作。為體現(xiàn)出激勵(lì)的科學(xué)性，一方面，要結(jié)合基層檔案管理的具體內(nèi)容，制定一套細(xì)致且完善的考核指標(biāo)體系，對(duì)檔案管理人員的工作完成情況、日常工作表現(xiàn)、新技術(shù)掌握與應(yīng)用情況等進(jìn)行綜合考察，然后根據(jù)綜合評(píng)分實(shí)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲激勵(lì)；另一方面，還要做到獎(jiǎng)罰分明，通過(guò)正負(fù)激勵(lì)讓基層檔案管理人員產(chǎn)生危機(jī)感、緊迫感，這對(duì)于保持工作熱情、提高工作效率，在切實(shí)增強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)的基礎(chǔ)上，更好履行檔案管理崗位的職責(zé)與使命。

2.3 樹(shù)立共享理念，在交流中提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員在日常工作中會(huì)積累一定的心得與經(jīng)驗(yàn)，如果能夠樹(shù)立共享理念，在工作之余相互交流心得、分享經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于基層檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)提升也有積極幫助。一種措施是利用工作間隙討論工作中遇到的問(wèn)題，并商討解決問(wèn)題的對(duì)策?；蛘呤潜舜朔窒碓跈n案管理中的一些技巧、方法；還有一種措施則是利用線(xiàn)上途徑，讓全體檔案管理人員都能夠暢所欲言[5]。可以成立職工微信群，為職工提供一個(gè)虛擬的交流平臺(tái)，利用碎片化時(shí)間分享經(jīng)驗(yàn)、提出建議、討論問(wèn)題、解決困難。例如，一些新入職的檔案管理人員，對(duì)檔案管理的各項(xiàng)制度、規(guī)范缺乏了解，工作中經(jīng)常出錯(cuò)。同時(shí)，在日常工作中每個(gè)人都有各自的任務(wù)，也不方便請(qǐng)教他人。在下班之后，年輕職工可以在職工微信群里提出自己的疑惑、問(wèn)題，讓其他資歷豐富的職工進(jìn)行解答。這樣一來(lái)，不僅解決了職工的實(shí)際問(wèn)題，提升了他們的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素質(zhì)，同時(shí)還能構(gòu)建和諧的人際關(guān)系，對(duì)今后檔案管理工作的高效率開(kāi)展也是大有裨益的。

結(jié)語(yǔ)

檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展，不可避免地會(huì)對(duì)新時(shí)期檔案工作的開(kāi)展帶來(lái)沖擊影響。檔案管理工作人員需要主動(dòng)參與其中，運(yùn)用現(xiàn)代化管理策略以及管理方式，著眼于自身的綜合素質(zhì)以及工作經(jīng)驗(yàn)，明確自身在檔案管理工作中所處的地位，進(jìn)而探索契合新時(shí)代崗位要求的工作開(kāi)展方法，切實(shí)提高自身的綜合素質(zhì)與崗位勝任力，在實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的同時(shí)促進(jìn)職業(yè)生涯發(fā)展。提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，既需要檔案管理部門(mén)要強(qiáng)化人才戰(zhàn)略意識(shí)，從招聘、培訓(xùn)以及考核激勵(lì)等方面，構(gòu)建一套完善的人力資源管理體系，讓檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、專(zhuān)業(yè)技能可以得到漸進(jìn)式提升。同時(shí)，也要求檔案管理人員要樹(shù)立共享理念，相互之間分享心得、交流經(jīng)驗(yàn)，在這一過(guò)程中推動(dòng)基層檔案管理的科學(xué)化、信息化發(fā)展。