齊 健，羅三華，劉 佳，劉 然，王孟瑩

（建研院檢測中心有限公司，北京 100013）

0 引言

傳統(tǒng)的辦公模式主要以紙介質(zhì)為主，信息處理速度主要依靠人，顯然已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足高效率、快節(jié)奏的現(xiàn)代生活和工作的需求。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的出現(xiàn)解決了這一難題，它將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有效結(jié)合，逐漸成為政府和企事業(yè)單位服務(wù)的有利手段。筆者單位為大型檢測公司，人員和部門相對(duì)較多，各部門的業(yè)務(wù)都有深入的交叉。為了推進(jìn)企業(yè)的信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)跨部門協(xié)同化辦公，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，組織開發(fā)了一個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的綜合管理應(yīng)用平臺(tái)。該系統(tǒng)采用工作流技術(shù)和 J2EE 技術(shù)，通過過程模型自動(dòng)驅(qū)動(dòng)事務(wù)性活動(dòng)實(shí)現(xiàn)信息流程的自動(dòng)踐行。

1 系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)

依托現(xiàn)有的內(nèi)部設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)，基于 J2EE 技術(shù)及工作流技術(shù)，構(gòu)建由 J2EE 表示層、業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)層組成的三層架構(gòu)系統(tǒng)［1］。系統(tǒng)具有操作簡便、功能強(qiáng)大、安全可靠、開放兼容、集成性的特點(diǎn)，集合公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)、公司官網(wǎng)、培訓(xùn)平臺(tái)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公司辦公無紙化、規(guī)范化、事務(wù)處理流程化，提高了公司辦公效率和質(zhì)量管理水平。

2 需求分析

2.1 公文處理多樣化

隨著世界信息化的快速發(fā)展和公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，目前公司要處理的文件不僅僅來自于上級(jí)主管部門和企業(yè)內(nèi)部的發(fā)文，還需要處理客戶大量的業(yè)務(wù)需求。隨著公司信息化的推進(jìn)，公司文件不僅僅包含文本，還包括圖形、聲音、視頻圖像以及其他的信息。傳統(tǒng)的文件處理方式低效、復(fù)雜且流通不暢，不能滿足復(fù)合型文件處理的需求，且容易造成文件的丟失和遺漏。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不僅將紙質(zhì)化文件電子流轉(zhuǎn)，同時(shí)能夠在文件里嵌入圖片、聲音文件、視頻圖像等信息，大大提高了文件處理的效率。

2.2 工作流程智能化

公司存在著大量流程化的工作，如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)等，都是一些流程化的工作。傳統(tǒng)辦公方式多采用紙張表單，手工傳遞的方式，分級(jí)審批簽字，不僅工作效率低下，而且無法實(shí)現(xiàn)報(bào)表統(tǒng)計(jì)分析等功能。OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)提供的工作流引擎為公司內(nèi)復(fù)雜的跨部門審批提供了極大的便利，按照定義好的流程自動(dòng)流轉(zhuǎn)，大大提高了工作流效率和效益。

2.3 協(xié)同工作和移動(dòng)辦公

本公司現(xiàn)有多個(gè)辦公場所，分布在全國各地，工作內(nèi)容和性質(zhì)決定員工需要經(jīng)常出差，頻率高。傳統(tǒng)的辦公方式受限于地域、時(shí)間，同時(shí)需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行討論和交流意見，才能做出某種決策，辦公效率大打折扣。移動(dòng)辦公就是利用電腦、手機(jī)等移動(dòng)設(shè)備，通過廣域網(wǎng)絡(luò)，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理工作事務(wù)。打破了時(shí)間、地域的限制，使公司員工隨時(shí)隨地參加到協(xié)同工作中去，大大提高了工作效率。

2.4 質(zhì)量管理提升

質(zhì)量管理是指通過質(zhì)量體系中的質(zhì)量策劃、質(zhì)量控制、質(zhì)量保證和質(zhì)量改進(jìn)來促進(jìn)質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。隨著中心業(yè)務(wù)快速發(fā)展，質(zhì)量管理工作隨之不斷增多，對(duì)質(zhì)量管理工作的要求也會(huì)越來越高。由于質(zhì)量管理工作流程銜接點(diǎn)多，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能滿足公司質(zhì)量提升工作的需要和市場快速發(fā)展的需求。中心 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)涵蓋了質(zhì)量管理的所有工作流程，配置了檢測人員、檢測設(shè)備、檢測標(biāo)準(zhǔn)信息庫，不但克服了地域的限制，而且使檢測相關(guān)的人員、標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備進(jìn)行了有序關(guān)聯(lián)，既能達(dá)到高效審批的效果，也能實(shí)現(xiàn)檢測的有效把控；同時(shí)，公司高層可以獲得中心全局性的質(zhì)量管理信息［2］。中心 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了跨地域多個(gè)分支機(jī)構(gòu)質(zhì)量的統(tǒng)一管理，提高了整體質(zhì)量水平。

3 系統(tǒng)技術(shù)的選擇

3.1 J2EE 技術(shù)特點(diǎn)

J2EE 具體指的是由 SUN 公司領(lǐng)導(dǎo)、各廠家共同制定并得到廣泛認(rèn)可的工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。目前的 J2EE 技術(shù)具有如下幾方面的優(yōu)勢：①平臺(tái)無關(guān)性［3］，所謂的平臺(tái)無關(guān)性指的是用戶與平臺(tái)不存在必然的關(guān)系，所以用戶在使用平臺(tái)的過程中可以不需要將自己與平臺(tái)或者是操作系統(tǒng)進(jìn)行捆綁，即用戶能夠基于自己的實(shí)際需要做硬件或者是操作系統(tǒng)的選擇；②J2EE 是一種組件技術(shù)，所以其能夠?yàn)橐浦补ぷ鞯拈_展提供便捷；③作為中間件的 J2EE 有強(qiáng)大功能，其能夠幫助開發(fā)人員實(shí)現(xiàn)開發(fā)工作，保證開發(fā)效率與穩(wěn)定性；④J2EE 在保護(hù)用戶投資方面有突出的價(jià)值。

3.2 工作流技術(shù)特點(diǎn)

工作流就是“業(yè)務(wù)過程的部分或整體在計(jì)算機(jī)應(yīng)用環(huán)境下的自動(dòng)化”，簡單地說，工作流是一系列互相銜接、自動(dòng)進(jìn)行的業(yè)務(wù)活動(dòng)或任務(wù)。一個(gè)工作流包括一組任務(wù)（或活動(dòng)）及他們的互相順利關(guān)系，還包括流程及任務(wù)（或活動(dòng)）的啟動(dòng)和終止條件，以及對(duì)每個(gè)任務(wù)（或活動(dòng)）的描述。其具有強(qiáng)大的安全性，支持各種復(fù)雜流程，處理過程可跟蹤管理，具有豐富的統(tǒng)計(jì)、查詢功能等特點(diǎn)。

3.3 系統(tǒng)的體系架構(gòu)

OA 協(xié)同系統(tǒng)平臺(tái)是在 B/S 模式下，基于 J2EE 技術(shù)的三層架構(gòu)，分別是表示層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)層。

表示層是客戶端，其與用戶有著直接的使用關(guān)系，具體的作用是接收用戶的指令或者是數(shù)據(jù)的輸入。在用戶輸入相應(yīng)的內(nèi)容后，表示層會(huì)將數(shù)據(jù)資料和指令資料傳遞到邏輯層，同時(shí)，表示層會(huì)將邏輯層的具體處理結(jié)果顯示給用戶［4］。

業(yè)務(wù)邏輯層也被稱之為中間層，工作的流程為：接收到表示層發(fā)送的數(shù)據(jù)請(qǐng)求后，進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)邏輯檢查、權(quán)限檢查后，基于請(qǐng)求的實(shí)際需要將請(qǐng)求分解為不同的數(shù)據(jù)層操作處理，最后將結(jié)果返回到表示層，對(duì)整個(gè)過程進(jìn)行分析。業(yè)務(wù)邏輯層是協(xié)同辦公 OA 平臺(tái)的非常重要的一個(gè)層次，在系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用中，核心的業(yè)務(wù)處理都需要經(jīng)過這一層。

數(shù)據(jù)層在平臺(tái)建設(shè)以及功能實(shí)現(xiàn)中發(fā)揮著重要的作用，其所包括的內(nèi)容是比較多的，比如數(shù)據(jù)庫服務(wù)器以及處理器、緩存數(shù)據(jù)的 Bean 等均屬于數(shù)據(jù)層的內(nèi)容。協(xié)同辦公 OA 平臺(tái)采用數(shù)據(jù)庫鏈接持技術(shù)，將一些比較大的使用數(shù)據(jù)放入到系統(tǒng)的緩存當(dāng)中，這對(duì)于提高數(shù)據(jù)訪問的實(shí)際效率以及提升數(shù)據(jù)處理的時(shí)效性有突出的現(xiàn)實(shí)意義［5］。

4 系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

4.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則

OA 協(xié)同系統(tǒng)平臺(tái)的設(shè)計(jì)與建設(shè)必須要滿足以下原則，平臺(tái)建設(shè)的實(shí)際效果才會(huì)更加的突出：易用性、靈活性、集成性、安全性、開放性、先進(jìn)性、可維護(hù)性。

4.2 平臺(tái)運(yùn)行設(shè)備與環(huán)境

本系統(tǒng)采用 B/S 模式，基于工作流技術(shù)，工作人員只需要使用 IE 瀏覽器即可操作。

4.3 用戶群分類設(shè)計(jì)

根據(jù)用戶工作的性質(zhì)，系統(tǒng)的用戶主要分為普通用戶和系統(tǒng)管理員。普通用戶是通過瀏覽器與系統(tǒng)進(jìn)行交互，查詢各類信息及工作表、創(chuàng)建、提交和中斷流程；管理員主要職責(zé)是維護(hù)組織機(jī)構(gòu)、人員、角色、用戶組權(quán)限、表單管理等整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)節(jié)。

4.4 系統(tǒng)功能

平臺(tái)架構(gòu)從縱面上分成三層：辦公門戶、下載專區(qū)和快捷入口。辦公門戶為平臺(tái)的核心部分，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的所有業(yè)務(wù)功能，包括我的門戶、知識(shí)管理、預(yù)定管理、流程中心等；下載專區(qū)為業(yè)務(wù)文檔庫，為公司人事管理、行政管理、質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)管理、科研管理、黨建管理等事務(wù)工作提供標(biāo)準(zhǔn)文檔；快捷入口為系統(tǒng)擴(kuò)展層，負(fù)責(zé)連接其他應(yīng)用系統(tǒng)，作為一個(gè)工作引擎主要功能是鏈接中心官網(wǎng)、檢驗(yàn)報(bào)告管理系統(tǒng)（三和系統(tǒng)）、培訓(xùn)平臺(tái)、圖書管理系統(tǒng)、能力驗(yàn)證系統(tǒng)、公司科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)、公司標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理系統(tǒng)。系統(tǒng)功能圖如圖 1 所示。

圖1 系統(tǒng)功能圖

4.5 系統(tǒng)展示

登錄主界面如圖 2 所示，中心官網(wǎng)主要基于互聯(lián)網(wǎng)，不需要輸入賬號(hào)秘密，是公司宣傳、發(fā)布信息的窗口，主要包括公司簡介、新聞動(dòng)態(tài)、公告欄、報(bào)告查詢。檢測管理信息系統(tǒng)如圖 3 所示，其主要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件的運(yùn)用開發(fā)，實(shí)現(xiàn)公司檢測業(yè)務(wù)內(nèi)部管理和外部服務(wù)。內(nèi)部管理主要是指體系內(nèi)部運(yùn)行包括人員、環(huán)境、設(shè)備設(shè)施、文件控制、公正性和保密性、服務(wù)客戶、樣品管理、檢驗(yàn)質(zhì)量控制、檢驗(yàn)報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和控制；外部服務(wù)包括結(jié)果告知、數(shù)據(jù)分析、趨勢判斷、信息共享。中心能力驗(yàn)證系統(tǒng)如圖 4 所示；培訓(xùn)管理系統(tǒng)將公司組織的內(nèi)外部培訓(xùn)在線化，滿足不同場所員工參加培訓(xùn)的需求，同時(shí)能夠回看培訓(xùn)視頻，如圖 5 所示?？蒲许?xiàng)目管理系統(tǒng)界面如圖 6 所示，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理系統(tǒng)界面如圖 7 所示。

圖2 登錄主界面

圖3 檢測管理信息系統(tǒng)界面

圖4 能力驗(yàn)證系統(tǒng)

圖5 培訓(xùn)系統(tǒng)界面

圖6 科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)

圖7 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理系統(tǒng)

4.6 實(shí)例模塊分析

不同的檢測人員被授權(quán)不同的檢測業(yè)務(wù)范圍，對(duì)應(yīng)檢測大類的各個(gè)檢測標(biāo)準(zhǔn)包含不同的檢測參數(shù)，不同的檢測參數(shù)又對(duì)應(yīng)不同檢測設(shè)備，公司原有的質(zhì)量管理模式并不能實(shí)現(xiàn)檢測人員、檢測設(shè)備及檢測標(biāo)準(zhǔn)的有機(jī)結(jié)合，公司 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)通過建立信息庫，實(shí)現(xiàn)了人機(jī)法三者的共同管理，不論是搜索任何設(shè)備、人員或者標(biāo)準(zhǔn)，相對(duì)應(yīng)的檢測領(lǐng)域、檢測參數(shù)、檢測設(shè)備就都可以展示出來。

4.6.1 人員管理信息庫

一個(gè)檢測結(jié)構(gòu)檢測水平的高低主要取決于人員素質(zhì)和水平。檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)組織機(jī)構(gòu)模型和實(shí)際工作需求配置足夠數(shù)量的管理人員和技術(shù)人員。做好人員管理工作特別是做好檢測人員、審核人員、授權(quán)簽字人員等關(guān)鍵崗位人員的管理工作至關(guān)重要。傳統(tǒng)的人員管理模式已經(jīng)不能滿足中心業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，特別是隨著中心人員數(shù)量和資質(zhì)不斷的增加，建立一套實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)的管理模式已破在眉梢。人員管理信息庫位于中心 OA 系統(tǒng)中的檢驗(yàn)報(bào)告管理子系統(tǒng)的人員管理模塊中，分部門對(duì)人員進(jìn)行管理，每個(gè)人員都有一個(gè)唯一的檔案代碼，包含了人員培訓(xùn)、人員監(jiān)督、人員上崗證辦理、人員授權(quán)等相關(guān)信息。以辦理人員授權(quán)工作為例，通過人員信息庫搜尋檢測人員的專業(yè)、工作年限、培訓(xùn)經(jīng)歷、監(jiān)督信息等來判定該人員是否可以進(jìn)行相應(yīng)的授權(quán)。得到確認(rèn)結(jié)果后，相關(guān)檢測人員只需要在質(zhì)量管理模塊中提交申請(qǐng)，相關(guān)的管理人員可以在線審批。審批后的結(jié)果可以自動(dòng)導(dǎo)入人員信息庫，更新相關(guān)人員的信息。這樣既簡化了辦理流程又節(jié)省了辦理時(shí)間。

4.6.2 建立設(shè)備信息庫

本中心約有上萬臺(tái)檢測設(shè)備，所涉及的儀器設(shè)備種類繁多，如果管理不善，很容易使用到未經(jīng)檢定或者不符合檢測標(biāo)準(zhǔn)要求的設(shè)備，導(dǎo)致檢測結(jié)果出現(xiàn)誤差，給檢驗(yàn)檢測工作帶來不必要的麻煩和損失。公司 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)通過建立設(shè)備信息庫，對(duì)全部設(shè)備進(jìn)行多重分類，每臺(tái)設(shè)備都配置唯一性的二維碼，錄入設(shè)備型號(hào)、生產(chǎn)廠家等基本信息、設(shè)備使用記錄、設(shè)備校準(zhǔn)結(jié)果和狀態(tài)標(biāo)識(shí)信息。以借用設(shè)備為例，OA 系統(tǒng)建立后檢測人員可以通過設(shè)備信息庫選定滿足需求的檢測設(shè)備，而不是去翻看設(shè)備檔案，選定設(shè)備后檢測人員在質(zhì)量管理模塊中填寫設(shè)備出庫申請(qǐng)，設(shè)備管理人員在線審批通過后即可借出。設(shè)備借出信息會(huì)自動(dòng)導(dǎo)入設(shè)備信息庫，從而保證了設(shè)備管理的規(guī)范性。

4.6.3 建立檢測標(biāo)準(zhǔn)信息庫

檢測方法是一個(gè)檢測機(jī)構(gòu)所必需的資源，檢測方法的選擇是整個(gè)檢測活動(dòng)中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，直接影響最終結(jié)果的準(zhǔn)確性。筆者單位具有三千多個(gè)受控標(biāo)準(zhǔn)，如對(duì)檢測標(biāo)準(zhǔn)不能有效管理，則容易出現(xiàn)使用無效標(biāo)準(zhǔn)、對(duì)新標(biāo)準(zhǔn)沒有進(jìn)行確認(rèn)、超資質(zhì)范圍進(jìn)行檢測等問題。公司 OA 協(xié)同辦公系統(tǒng)通過建立檢測標(biāo)準(zhǔn)信息庫，給每個(gè)標(biāo)準(zhǔn)分配一個(gè)唯一的受控號(hào)，標(biāo)準(zhǔn)信息庫中存儲(chǔ)了中心所有的受控標(biāo)準(zhǔn)的信息。檢測人員可以通過檢測標(biāo)準(zhǔn)信息庫選擇符合要求的標(biāo)準(zhǔn)，如需變更或新增標(biāo)準(zhǔn)則需要在質(zhì)量管理模塊中進(jìn)行變更或新增標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)提交相關(guān)的變更或者標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)資料。管理人員在 OA 系統(tǒng)中收到申請(qǐng)后，根據(jù)有關(guān)資質(zhì)管理部門的要求辦理變更或標(biāo)準(zhǔn)新增手續(xù)。

5 結(jié)語

綜上所述，在現(xiàn)代化社會(huì)，為了提高辦公效率，積極地應(yīng)用新技術(shù)、新方法對(duì)目前的辦公系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和改造有突出的現(xiàn)實(shí)意義。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下強(qiáng)調(diào)工作人員與計(jì)算機(jī)的溝通、協(xié)調(diào)和掌控，并基于實(shí)際需要和相應(yīng)的技術(shù)進(jìn)行系統(tǒng)平臺(tái)設(shè)計(jì)和應(yīng)用，這對(duì)于全面提升系統(tǒng)辦公自動(dòng)化有重要價(jià)值。本文立足于工作流和 J2EE 技術(shù)對(duì)筆者公司 OA 協(xié)同系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行設(shè)計(jì)，并強(qiáng)調(diào)設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)，目的是要指導(dǎo)實(shí)踐工作。Q