王月祥

（上海上咨市場咨詢有限公司，上海 200021）

大型博覽會是指規(guī)模龐大、內(nèi)容廣泛、展出者和參觀者眾多的展覽會。一般認(rèn)為博覽會是高檔次的，對社會、文化以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展能產(chǎn)生影響并能起到促進(jìn)作用的展覽會。[1]本研究的大型博覽會主要是指世博會、世園會、園博會、花博會等非貿(mào)易性博覽會，不同于一般的貿(mào)易博覽會，其宗旨是促進(jìn)參展者經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)技術(shù)的交流與發(fā)展，使每個(gè)參展者都能夠利用這個(gè)機(jī)會宣傳自己，展示各自在各個(gè)領(lǐng)域所取得的建設(shè)成就。隨著1999昆明世園會、2010上海世博會等大型博覽會的成功舉辦，我國越來越多的地方通過舉辦大型博覽會的方式提升地方影響力，促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展?；?010上海世博會的成功舉辦，筆者有幸參與了國內(nèi)十多屆大型博覽會的全程籌備和運(yùn)營，積累了大量、翔實(shí)的籌辦經(jīng)驗(yàn)，為了更好地致力于大型博覽會行業(yè)的推廣和發(fā)展，筆者所在的博覽會咨詢團(tuán)隊(duì)通過認(rèn)真收集、整理、分析，形成了大型博覽會組織構(gòu)建體系構(gòu)建若干經(jīng)驗(yàn)觀點(diǎn)與啟示。

一、大型博覽會類型及國內(nèi)舉辦概況

目前，國內(nèi)舉辦大型博覽會按照等級劃分，主要有世界級、國家級和省區(qū)級三大類。

（一）世界級大型博覽會

世界級大型博覽會由國際組織批準(zhǔn)舉辦，能給舉辦地帶來巨大的國際影響和綜合效益，主要有綜合性和專業(yè)性兩種形式。[2]綜合性的典型如2010上海世博會，是由國際展覽局批準(zhǔn)，由主辦國政府組織或政府委托有關(guān)部門舉辦的具有較大影響和悠久歷史的國際性博覽活動(dòng)。專業(yè)性的典型如世界園藝博覽會，是由國際園藝生產(chǎn)者協(xié)會（AIPH）批準(zhǔn)舉辦的國際性園藝展會，是最高級別的專業(yè)性國際博覽會，也叫世界園藝節(jié)。[3]它是世界各國園林園藝精品、奇花異草的大聯(lián)展，是以增進(jìn)各國的相互交流，集文化成就與科技成果于一體的規(guī)模最大的A1級世界園藝博覽會。[3]截至2019年，我國已在昆明、沈陽、西安、錦州、青島、唐山、北京和揚(yáng)州舉辦了八屆世界園藝博覽會，并將于2023年舉辦成都世界園藝博覽會。

（二）國家級大型博覽會

國家級大型博覽會主要由中央部委與地方政府共同舉辦，主要有中國國際園林花卉博覽會和中國花卉博覽會等。中國國際園林博覽會創(chuàng)辦于1997年，是由中華人民共和國住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部與地方政府共同舉辦的園林綠化界高層次的盛會，是我國園林綠化行業(yè)層次最高、規(guī)模最大的國際性盛會，[4]從第一屆在大連舉辦至今，已連續(xù)舉辦十三屆。中國花卉博覽會始辦于1987年，是我國規(guī)模最大、檔次最高、影響最廣的國家級花卉盛會，被稱為中國花卉界的“奧林匹克”，從第一屆北京舉辦至今，已連續(xù)舉辦九屆，2021年在上海市崇明區(qū)成功舉辦了第十屆。[5]

（三）省區(qū)級大型博覽會

省區(qū)級大型博覽會主要是由省區(qū)人民政府主辦，以本省區(qū)所屬地市參觀者為主的博覽會，如江蘇省、湖北省、河北省、廣西壯族自治區(qū)等地已連續(xù)舉辦多屆省級園藝博覽會。

二、一般組織體系構(gòu)成與演變過程

（一）一般組織體系的主體成員構(gòu)成

大型博覽會組織體系的主體成員主要可以分為決策管理層和操作實(shí)施層兩個(gè)層次。

決策管理層主要包括主辦單位、承辦單位和實(shí)施單位。主辦單位即大型博覽會的發(fā)起單位，如中央政府、地方政府、政府主管部門、行業(yè)協(xié)會等；承辦單位一般是大型博覽會舉辦地地方政府，通常為政府主辦單位下級人民政府；實(shí)施單位則是大型博覽會具體的建設(shè)者和運(yùn)營者，通常是博覽會會址地區(qū)管委會、國有開發(fā)公司等。

操作實(shí)施層主要包括各類參展單位、外包服務(wù)供應(yīng)商、政府相關(guān)企事業(yè)單位。不同類型大型博覽會參展單位有所差異，世界級大型博覽會參展單位主要是世界各個(gè)國家和地區(qū)及國際組織；國家級大型博覽會參展單位主要是省區(qū)市城市；省區(qū)級大型博覽會參展單位則主要是本省區(qū)下屬地級州城市。外包服務(wù)供應(yīng)商主要是參與大型博覽會具體建設(shè)和運(yùn)營工作的執(zhí)行單位，包括工程類、運(yùn)營類、咨詢類三類服務(wù)供應(yīng)商。政府相關(guān)企事業(yè)單位主要是在籌備和運(yùn)營期間為園區(qū)提供支撐和保障的相關(guān)單位，如供電、水務(wù)、氣象、工商等單位。

（二）一般組織體系的演變過程

大型博覽會組織體系建設(shè)貫穿從申辦到籌備、到運(yùn)營，再到后續(xù)利用全過程。

1.申辦階段：一般臨時(shí)組建申辦領(lǐng)導(dǎo)小組，具體由下屬某單位牽頭的申辦小組辦公室負(fù)責(zé)；

2.籌備階段：一般成立籌委會指揮部，具體由籌委會辦公室負(fù)責(zé)，尤其是園區(qū)相關(guān)籌備工作，同時(shí)建立相應(yīng)投資公司負(fù)責(zé)投融資和后續(xù)運(yùn)營管理；組委會和執(zhí)委會層級不同，成立先后也略有差異；

3.運(yùn)營階段：一般成立園內(nèi)外兩級運(yùn)營指揮體系，且多數(shù)由原來的架構(gòu)體系職能演變而來；

4.后續(xù)階段：一般后續(xù)由起初成立的公司或牽頭單位負(fù)責(zé)后續(xù)開發(fā)和運(yùn)營管理。

圖1 國內(nèi)大型博覽會一般組織體系的演變過程

圖2 博覽會級別與組織體系構(gòu)建關(guān)系

三、影響組織體系構(gòu)成的主要因素

國內(nèi)大型博覽會組織體系沒有兩屆是完全相同的，多少都有些差異。通過分析總結(jié)國內(nèi)大型博覽會組織體系形成過程，發(fā)現(xiàn)大型博覽會組織體系構(gòu)成主要受博覽會級別、籌備時(shí)間、籌辦階段三大因素影響。

（一）博覽會級別是影響組織體系構(gòu)建的關(guān)鍵

不同級別的博覽會在組織體系上有明顯不同。以世博會為代表的大型博覽會，由于是國家主辦，一般自上而下推動(dòng)整體籌辦工作，早期階段即成立組委會和執(zhí)委會，建立完整順暢的組織體系，并配備較高行政級別的工作人員負(fù)責(zé)籌辦工作。一般有中央部委與省區(qū)市地方政府主辦的世園會、園博會，其組織體系以承辦單位為主，從下而上推動(dòng)整體籌辦工作，因此往往受制較多，各地不得不結(jié)合自身特點(diǎn)構(gòu)建相應(yīng)組織體系，導(dǎo)致形成較大差異。省博會、區(qū)博會，則以實(shí)施單位為主，機(jī)構(gòu)調(diào)整相對靈活。

（二）籌備時(shí)間長短一定程度影響組織體系

級別越高，籌備時(shí)間也越長，對應(yīng)架構(gòu)調(diào)整次數(shù)也會越多，上海世博會從辦公室、世博局、運(yùn)營公司等多次轉(zhuǎn)變，部門設(shè)置也從條為主，到條塊結(jié)合多次演變。而以省博會、區(qū)博會為代表的省區(qū)級大型博覽會，籌備時(shí)間往往在兩年左右，并且由于前期重建設(shè)，對于運(yùn)營工作的籌備時(shí)間則更短，因此，組織架構(gòu)調(diào)整的次數(shù)和余地相比上海世博會十分有限。

（三）不同階段的工作重點(diǎn)影響組織體系

回顧往屆同類園博會，尤其是同類成功博覽會的組織籌備成功經(jīng)驗(yàn)，整個(gè)籌備過程將經(jīng)歷“重規(guī)劃、重建設(shè)”到“重建設(shè)、重運(yùn)營”，最后圍繞“一切建設(shè)為了更好地運(yùn)營”三個(gè)階段的管理思路轉(zhuǎn)變。在申辦成功后，首先構(gòu)建以規(guī)劃建設(shè)為重點(diǎn)的組織體系，隨著運(yùn)營期的臨近，在繼續(xù)做好工程建設(shè)同時(shí)，必須把重點(diǎn)逐步轉(zhuǎn)移到運(yùn)營方向上，構(gòu)建科學(xué)合理的組織體系，保障博覽會成功運(yùn)營。[6]

四、博覽會組織體系典型案例

（一）上海世博會組織體系

2010上海世博會申辦成功后，較早成立了組委會和執(zhí)行會，成立上海世博局作為唯一的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌園區(qū)各項(xiàng)籌備運(yùn)營（含規(guī)劃建設(shè)）事務(wù)，以及與執(zhí)委會/市級領(lǐng)導(dǎo)小組的溝通聯(lián)絡(luò)和綜合協(xié)調(diào)。閉幕后，上海世博局撤銷，成立上海世博（集團(tuán)）公司，國資下屬，負(fù)責(zé)后世博開發(fā)。[6]具體演變過程如下：

1999年，上海成立臨時(shí)申辦小組；

2001年，申辦成功，成立籌備辦公室；

2003年，成立上海世博局，土控公司（投融資）和運(yùn)營公司（運(yùn)營）；

2004年，成立上海世博會組委會和執(zhí)委會；

2007年，突出上海世博局職能，臨時(shí)機(jī)構(gòu)唯一擁有財(cái)務(wù)職能；

2009年，上海世博局調(diào)整職能，成立相應(yīng)的多個(gè)片區(qū)管理部，正式轉(zhuǎn)入運(yùn)營架構(gòu)；最終由43個(gè)部門構(gòu)成；

2012年，上海世博局撤銷，成立上海世博（集團(tuán)）公司，國資下屬，負(fù)責(zé)后世博開發(fā)。

圖3 典型大型博覽會及籌備時(shí)間情況

圖4 博覽會籌辦不同階段工作重點(diǎn)

（二）某世園會組織體系

該世園會基本參考了上海世博會管理模式，世園會執(zhí)委辦/世園局作為唯一的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌園區(qū)各項(xiàng)籌備運(yùn)營（含建設(shè)）事務(wù)，以及與執(zhí)委會/市級領(lǐng)導(dǎo)小組的溝通聯(lián)絡(luò)和綜合協(xié)調(diào)。[7]閉幕后，執(zhí)委辦/世園局撤銷，由世園投資公司負(fù)責(zé)后世園開發(fā)。具體演變過程如下：

2008年，Q市L區(qū)發(fā)起申辦世園會，成立臨時(shí)申辦小組；

2009年，申辦成功，Q市L區(qū)成立籌備辦公室；

2010年，世園會執(zhí)委會成立，同時(shí)成立執(zhí)委會辦公室、世園局、世園投資公司；

2012年，成立世園會組委會；

2014年，執(zhí)委辦轉(zhuǎn)入運(yùn)營架構(gòu)，部分職能部門調(diào)整或取消；

2015年，執(zhí)委辦/世園局撤銷，世園投資公司負(fù)責(zé)后世園開發(fā)。

（三）某省園博會組織體系

該省園博會最大特點(diǎn)是建設(shè)與籌備運(yùn)營分開，S市W區(qū)成立園博局和園博投資公司，兩套班子聯(lián)合辦公，園博局主要負(fù)責(zé)運(yùn)營籌備工作，園博投資公司主要負(fù)責(zé)建設(shè)及后園博運(yùn)營。由于涉及管理主體多，溝通協(xié)調(diào)問題突出。具體演變過程如下：

圖5 上海世博局組織架構(gòu)圖（園區(qū)內(nèi)）

圖6 某世園會運(yùn)營期組織架構(gòu)圖

2012年，S市W區(qū)提出申辦園博會，W區(qū)成立臨時(shí)申辦小組；

2013年，申辦成功，S市成立籌備領(lǐng)導(dǎo)小組，W區(qū)成立推進(jìn)工作小組；

2014年，W區(qū)成立園博事務(wù)工作局和園博投資公司，兩套班子但聯(lián)合辦公，公司負(fù)責(zé)建設(shè)及后續(xù)運(yùn)營，園博局負(fù)責(zé)規(guī)劃、招商招展、宣傳及運(yùn)營籌備等；

2015年，園博局和投資公司分開辦公；

2016年，轉(zhuǎn)入運(yùn)營架構(gòu)，成立區(qū)運(yùn)營指揮部和各分運(yùn)營指揮中心；

2016年，工作局撤銷，園博投資公司負(fù)責(zé)后園博開發(fā)。

五、啟示

（一）注重頂層設(shè)計(jì)

無論哪種類型的博覽會，專業(yè)的或綜合的；還是哪種規(guī)模的博覽會，世界級的或地區(qū)級的，從籌辦之日起，都應(yīng)當(dāng)“謀定而后動(dòng)”，主辦單位必須理解博覽會舉辦特點(diǎn)和本屆舉辦目標(biāo)，重視頂層設(shè)計(jì)，謀劃組織架構(gòu)，而非簡單地照搬同類博覽會“畫葫蘆”而設(shè)立，如此則可以最大程度地提高管理效率，提高辦博人員積極性，確保辦博更加成功。

圖7 某省園博會運(yùn)營期間架構(gòu)

（二）注重職責(zé)清晰

無論哪種類型的博覽會，籌辦過程都是漫長的，多則10年，少則2年，并且不同時(shí)期的籌辦重點(diǎn)也各有不同，因此，籌辦架構(gòu)不是一成不變的。但在原則上，注重職責(zé)清晰必須一以貫之，即以任務(wù)為導(dǎo)向，一條線、一個(gè)單位、一體化地統(tǒng)籌指揮運(yùn)營，確保責(zé)任分工明確，避免多頭領(lǐng)導(dǎo)，多主體負(fù)責(zé)，決策機(jī)制冗長等問題的出現(xiàn)。

（三）強(qiáng)調(diào)獨(dú)立主體

整個(gè)博覽會的籌辦和運(yùn)營過程涉及的內(nèi)容既廣泛、又復(fù)雜，前期包括規(guī)劃建設(shè)、招展招商、宣傳推廣等一系列工作，后期運(yùn)營又包括商業(yè)服務(wù)、公共安全、大客流管理等運(yùn)營工作，籌辦工作具有很強(qiáng)的系統(tǒng)性和綜合性，多數(shù)承辦單位又是首次經(jīng)歷，缺乏經(jīng)驗(yàn)?；诖?，建議成立單獨(dú)臨時(shí)機(jī)構(gòu)統(tǒng)籌負(fù)責(zé)，并由市委市政府委托一定層級領(lǐng)導(dǎo)全職兼任，并結(jié)合當(dāng)?shù)卣苛α浚瑢诮枵{(diào)專業(yè)人員，才能確保在有限的籌辦時(shí)間內(nèi)辦好博覽會。反之，個(gè)別地方采用多部門分散籌辦，實(shí)踐證明效率不高的問題非常明顯。

（四）理順工作機(jī)制

由于博覽會的規(guī)模和級別差異，尤其承辦主體以往基本都是以省會城市承辦為主，但目前陸續(xù)出現(xiàn)了區(qū)縣一級可以承辦一些國際性或全國性的博覽會，導(dǎo)致與上級溝通的層級更多。另外，整個(gè)籌辦工作還涉及多個(gè)單位，包括參展方、各類不同的供應(yīng)商、各個(gè)政府部門。以上海世博會為例，組織方部門設(shè)置超過40個(gè)，參展方超過200個(gè)，供應(yīng)商數(shù)千個(gè)，工作人員每天超過5萬人，建立合理順暢的籌備工作機(jī)制將是確保這個(gè)龐大籌辦機(jī)構(gòu)科學(xué)運(yùn)作的首要前提，包括指揮決策機(jī)制、溝通聯(lián)絡(luò)機(jī)制、應(yīng)急管理機(jī)制等，機(jī)制順則工作人員積極性高，籌辦工作推進(jìn)也相應(yīng)比較順利。