陳俐燕

北京水利水電學(xué)校 北京 100024

引言

信息化技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及，極大地促進(jìn)了社會的進(jìn)步，也給作為面向社會提供育人育才服務(wù)的職業(yè)院校帶來深刻影響。干部人事檔案管理是職業(yè)院校人事管理的重要組成部分，是精準(zhǔn)把握人才信息，公平公正選人用人的關(guān)鍵所在。為貫徹中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》、落實北京市委組織部《關(guān)于推進(jìn)干部人事檔案專項審核全覆蓋工作的通知》要求，結(jié)合職業(yè)院校干部人事檔案管理實際，作者所在單位對干部人事檔案的信息化做出了有益嘗試，力求充分發(fā)揮干部人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊伍中的重要作用，推動干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。

1 干部人事檔案管理信息化概述

信息化是充分利用以計算機(jī)為代表的智能化工具和信息化技術(shù)培養(yǎng)發(fā)展新的生產(chǎn)力，開發(fā)信息資源，推動信息交流，實現(xiàn)知識共享，進(jìn)而造福社會的歷史過程。干部人事檔案管理信息化是指將計算機(jī)、系統(tǒng)軟件等信息設(shè)備及信息技術(shù)充分運用到干部人事檔案管理工作中，在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上形成各類電子文件將信息資源加以存儲，使干部人事檔案更加完整、真實、準(zhǔn)確，利用起來更加方便、高效。例如，職業(yè)院校人事管理部門秉承科學(xué)的干部人事檔案管理理念、依托智能化工具和信息技術(shù)，深度挖掘干部人事檔案信息資源并加以充分利用，實現(xiàn)職業(yè)院校人事檔案管理由以往的傳統(tǒng)管理模式向數(shù)字化、電子化管理方向轉(zhuǎn)型，提升人事檔案管理的質(zhì)量、效率和水平。在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，信息化是大勢所趨，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用也必將對社會、經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生積極作用。職業(yè)院校干部人事檔案管理是人事管理的重要職責(zé)，以往的管理模式和方法已經(jīng)很難滿足新時期檔案管理工作的需要，干部人事檔案管理向信息化轉(zhuǎn)型升級是學(xué)校人事管理未來發(fā)展的必然選擇。

2 干部人事檔案管理信息化的重要性

干部人事檔案是干部政治素養(yǎng)、文化素質(zhì)、思想道德、工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、業(yè)績成果、遵紀(jì)守法、家庭背景、社會關(guān)系等情況的歷史記錄，是人才選拔、教育培養(yǎng)、管控監(jiān)督、評鑒任用的主要抓手，也是人力資源實現(xiàn)有效配置的重要依托，為人事管理工作的開展提供了有力保障。干部人事檔案管理信息化的重要性主要體現(xiàn)在如下幾個方面。

2.1 提高干部人事檔案的管理效率

干部人事檔案管理信息化是在專業(yè)化、智能化理念的指導(dǎo)下，干部人事檔案管理工作不斷完善和發(fā)展的重要方向。信息化進(jìn)程中，使用專業(yè)的干部人事檔案管理設(shè)備和軟件系統(tǒng)，可以有效地推進(jìn)干部人事檔案管理的信息化水平，將紙質(zhì)檔案信息加以整合，并通過信息化設(shè)備存儲在干部人事檔案管理系統(tǒng)中，既有利于干部人事檔案的保管和儲存，也便于人事檔案管理人員以及上級主管單位進(jìn)行人事信息的查詢和共享。干部人事檔案管理的信息化，在一定程度上減輕了人事檔案管理員頻繁翻閱紙質(zhì)檔案的工作量，通過系統(tǒng)的簡單檢索即可查閱、摘錄、打印相關(guān)信息，同時可以運用系統(tǒng)整合干部人事檔案數(shù)據(jù)，快速生成各種名冊和報表，極大地提高了干部人事檔案的存儲、查詢、匯總分析的工作效率。

2.2 提升干部人事檔案管理的規(guī)范性

規(guī)范是干部人事檔案管理信息化的前提，直接關(guān)系到人事檔案信息的加工處理及整合。干部人事檔案管理系統(tǒng)對錄入的人事檔案信息有明確的規(guī)定，相關(guān)人事檔案管理人員必須按照系統(tǒng)的要求規(guī)范操作，按規(guī)定的字體、格式正確錄入人事檔案信息。這樣一來，極大地彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案管理中內(nèi)容不完整、字體格式不統(tǒng)一、字跡難以辨識的問題。此外，干部人事檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化要求，使干部人事檔案管理人員必須加速自我提升，努力學(xué)習(xí)新生事物，掌握系統(tǒng)應(yīng)用的相關(guān)技術(shù)，推動本職業(yè)院校在干部人事檔案管理方面形成綜合性的管理機(jī)制，以實現(xiàn)干部人事檔案信息數(shù)據(jù)的遷移和共享，提高干部人事檔案信息的利用率。

2.3 提高干部人事檔案管理的安全性

在紙質(zhì)管理時代，為了確保干部人事檔案的安全性，對檔案保存環(huán)境有非常嚴(yán)格的要求，如：檔案室的溫度、濕度、干燥程度及封閉性要求都很高，為此必然占用大量的辦公空間及建設(shè)資金。即便是創(chuàng)造了良好的檔案保存環(huán)境，紙張上的字跡也極易隨時間的流逝而變得不清晰，紙張也會慢慢變黃、變薄、變脆，難以保持原貌。此外，一旦發(fā)生了火災(zāi)、洪水、偷盜等事故，檔案將遭受巨大損失，很難復(fù)原。在干部人事檔案信息化過程中，將人事檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理，紙質(zhì)版本通過掃描存儲到系統(tǒng)中，同時應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)設(shè)定了訪問權(quán)限，進(jìn)行了保密處理，既延長了檔案的“保質(zhì)期”也增強(qiáng)了檔案管理的保密性。

3 干部人事綜合管理系統(tǒng)在職業(yè)院校的應(yīng)用實踐

利用信息技術(shù)實現(xiàn)干部人事檔案管理的現(xiàn)代化成為當(dāng)前提升事業(yè)單位人事管理水平和效率的有效途徑。為全面深入推進(jìn)事業(yè)單位人事制度改革，進(jìn)一步提升人事管理水平、提高工作效率、優(yōu)化辦事流程，在北京市人事局的積極推動下，作者所在的職業(yè)院校根據(jù)北京市的統(tǒng)一安排，在上級單位的指導(dǎo)下，積極開展了《事業(yè)單位人事綜合管理信息系統(tǒng)》的上線運行工作[1]。

《事業(yè)單位人事綜合管理系統(tǒng)》從北京市人力資源和社會保障局官網(wǎng)登陸，整個系統(tǒng)包含八大應(yīng)用模塊，分別是：單位管理、人事綜合管理、綜合統(tǒng)計分析管理、年度統(tǒng)計管理、外籍人員管理、表彰業(yè)務(wù)管理、年度工資總額業(yè)務(wù)管理、一件事平臺（辦理社保業(yè)務(wù)、辦理檔案業(yè)務(wù)、辦理引進(jìn)業(yè)務(wù)）等。該系統(tǒng)集人事檔案信息存儲、數(shù)據(jù)提取應(yīng)用、人力資源結(jié)構(gòu)分析、報表自動生成等多種功能于一身，極大地推進(jìn)了干部人事檔案管理的信息化進(jìn)程。

作者所在職業(yè)院校已經(jīng)在北京市人力資源和社會保障局開立事業(yè)單位綜合管理系統(tǒng)賬戶，完成單位管理、人事綜合管理、綜合統(tǒng)計分析管理、年度統(tǒng)計管理模塊的搭建和信息錄入工作，下面簡單介紹一下作者使用《事業(yè)單位人事綜合管理系統(tǒng)》如上幾個模塊的感受。

3.1 單位管理模塊

單位管理模塊是單位歸屬的認(rèn)證模塊，單位信息查詢中可以查看單位基礎(chǔ)信息、編制信息、領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)、單位聯(lián)系信息，具體包括：統(tǒng)一信用代碼、單位名稱、系統(tǒng)類別、機(jī)構(gòu)類型、機(jī)構(gòu)規(guī)格、是否參公、事業(yè)單位類別、所屬行業(yè)、經(jīng)費形式、所屬區(qū)劃、法人、重要職責(zé)；編制總數(shù)、財政補(bǔ)助編制數(shù)；正處級、副處級職數(shù)；單位地址、單位郵政編碼、郵箱、人事（干部）部門聯(lián)系人姓名、職務(wù)名稱、辦公電話、移動電話等多項內(nèi)容。各單位可以根據(jù)實際需要修訂單位相關(guān)信息，上級單位也可根據(jù)實際需要隨時調(diào)取下屬單位及相關(guān)聯(lián)系人信息等。相比于舊有的紙質(zhì)備案方式，人事綜合管理系統(tǒng)的應(yīng)用更加便捷且不受到時間地域的限制，加速了上下級單位間的溝通、協(xié)作和工作指導(dǎo)。

3.2 人事綜合管理模塊

人事綜合管理模塊是人事信息檔案管理和應(yīng)用的最主要模塊。主要包含：崗位設(shè)置管理、人員信息管理、新進(jìn)人員管理、崗位聘用管理、合同管理、考核管理、獎勵管理、機(jī)關(guān)工勤人員管理、職員管理等九個子模塊。

崗位設(shè)置管理子模塊，存儲了單位基本信息、機(jī)構(gòu)設(shè)置情況、各崗位說明書，同時可以根據(jù)錄入的信息自動生成崗位設(shè)置審批表和崗位設(shè)置方案表[2]。信息化程度高，操作便捷，方便上級單位對下級單位崗位設(shè)置情況的管控，也便于用人單位定崗定員，減少了大量紙質(zhì)檔案的存儲和傳遞，同時為招聘、晉升等工作的奠定了基礎(chǔ)框架。

人員信息管理子模塊存儲了每位員工的個人信息，包含：基本信息、崗位信息、學(xué)歷學(xué)位信息、獎勵信息、年度考核信息、工作簡歷、職稱信息、直系親屬信息等。還能自動生成單位人員名冊，人員信息情況一目了然，便于干部人事管理中對人員檔案信息的信息化存儲、查閱和調(diào)用，為后續(xù)人才選拔、評定優(yōu)秀提供基礎(chǔ)信息保障。

新進(jìn)人員管理子模塊應(yīng)用于單位招聘管理和人員調(diào)入管理，招聘和人才引進(jìn)方案可以通過系統(tǒng)統(tǒng)一上報上級單位審批和備案。

崗位聘用管理子模塊應(yīng)用于單位崗位聘用的管理。各單位可以通過崗位聘用管理模塊申報崗位設(shè)置方案接受上級審核，也可在系統(tǒng)中對崗位變動人員進(jìn)行崗位聘用信息修改，隨時根據(jù)需要導(dǎo)出崗位設(shè)置審核表、崗位設(shè)置方案表。同時，上級部門的審核過程可以在系統(tǒng)里完成，最終形成崗位設(shè)計審核表，節(jié)省了紙質(zhì)資料上報、蓋章、返還的中間環(huán)節(jié)，審核工作可以在系統(tǒng)里完成，安全且便捷，真正實現(xiàn)了政務(wù)工作的高質(zhì)高效。可以說人事綜合管理系統(tǒng)實現(xiàn)了崗位聘用操作全程的追蹤、審核和檔案存儲信息化，上下級單位隨時可以調(diào)用查看，并能追溯過往崗位變動情況及時間軸。

合同管理子模塊集合同訂立、合同續(xù)訂、合同變更、合同解除、終止管理、合同信息查詢于一身。該模塊把員工的合同檔案加以信息化，可以通過系統(tǒng)調(diào)閱員工過往合同簽訂情況，同時保存了合同檔案的掃描件，可以節(jié)省查閱歷年合同的時間，減少紙質(zhì)檔案翻閱次數(shù)，延長紙質(zhì)檔案的保存期限，方便合同管理人員查看合同簽訂期限，理清固定期限、無固定期限簽訂思路，以便及時為單位人員訂立、續(xù)訂合同。

考核管理子模塊將考勤業(yè)務(wù)、年度考核信息申報及考核結(jié)果信息化，支持一鍵導(dǎo)出考核備案表。獎勵管理模塊存儲人員定期獎勵、及時獎勵的信息，應(yīng)用時可根據(jù)需要調(diào)閱對應(yīng)年度的個人獎勵信息和集體獎勵信息，同樣支持信息的一鍵導(dǎo)出。系統(tǒng)實現(xiàn)了考核檔案和獎勵檔案的信息化，簡化了上級審核、批復(fù)流程，方便了人員歷年考核、獎勵情況的調(diào)取查閱，為干部選拔任用提供重要依據(jù)。

3.3 綜合統(tǒng)計分析管理模塊和年度統(tǒng)計管理模塊

綜合統(tǒng)計分析管理模塊和年度統(tǒng)計管理模塊是與人事綜合管理模塊并列的核心模塊，綜合統(tǒng)計分析管理模塊可以從人員學(xué)歷、年齡、崗位類別等維度形成統(tǒng)計圖表，實現(xiàn)人員信息的直觀化、多樣化、個性化呈現(xiàn)，推動了人員信息數(shù)字化的進(jìn)程。年度統(tǒng)計管理模塊是以往年度統(tǒng)計工作的信息化，將以往下發(fā)統(tǒng)計報表系統(tǒng)的呈現(xiàn)在管理系統(tǒng)里[3]。一共涵蓋了11張年度統(tǒng)計報表，分別從行業(yè)、崗位類別、招聘、合同、崗位設(shè)置等多維度進(jìn)行人員信息統(tǒng)計，統(tǒng)計報表可以根據(jù)單位管理、人事綜合管理錄入的內(nèi)容自動生成，方便快捷且準(zhǔn)確，有效規(guī)避了人工測算填報易出現(xiàn)誤差的不足，減輕了人事管理員統(tǒng)計報表的工作量。

4 結(jié)束語

在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的大背景下，職業(yè)院校干部人事檔案管理信息化水平亟待提高，其建設(shè)亦是一個漫長的過程。在此過程中，院校要充分意識到干部人事檔案管理信息化的必要性和重要性，充分運用大數(shù)據(jù)思維、開發(fā)信息化工具，使干部人事檔案管理信息化成為職業(yè)院校人事管理的重要支撐。當(dāng)前，事業(yè)單位綜合管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用是一個非常好的契機(jī)，也是一次有益嘗試，其對干部人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化起到了極大的推動作用。相信在不久的將來，隨著人事綜合管理系統(tǒng)的不斷拓展應(yīng)用，職業(yè)院校干部人事檔案管理的信息化建設(shè)將邁上一個更高的臺階。