趙 靜，李焱凱

（1.忻州職業(yè)技術學院，山西 忻州 034000；2.忻州豆羅鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院，山西 忻州 034000）

一、高職院校檔案信息化建設的意義

（一）檔案工作相關含義

檔案：是指各種形式的原始記錄。各類國家機構和社會組織、以及個人在社會活動中形成的，需要通過一定方式保存下來，供備查的文字、圖片、影像以及其他各種形式的具有保存價值的歷史記錄。

職業(yè)院校檔案：職業(yè)院校檔案是指職業(yè)院校在學校管理、教學活動、招生就業(yè)、實習實訓等各類管理和教學活動中形成的對學校具有查閱考證和保存價值的各類資料的原始記錄，職業(yè)院校檔案也是國家檔案的有機組成。

檔案信息化：通俗地講，就是指對原始的檔案資源通過與信息化技術的有效融合和全面賦能，實現對原始檔案資料的共享和交換，從而提高檔案資源的使用價值、實現檔案資源的便利共享，拓展檔案的應用范圍。

（二）高職院校檔案信息化建設的重要意義

隨著社會發(fā)展和科學進步，信息化成為當今時代發(fā)展的大勢，這給高職院校檔案工作帶來了革命性的變化，只有充分認識到開展檔案信息化建設對檔案工作的重要意義，才能從根本上做好這項工作。

1.提高工作效率

高職院校檔案既包括學校各項會議、重要活動的記錄及學校發(fā)展過程中產生的各類信息，也包括教師、學生的基本信息，內容龐雜，種類繁多，其中具有保存價值的資料需要通過檔案形式統一保存和管理。過去學院留存的各類檔案資料主要是傳統的紙質檔案，空間占用大，需要人員多，日常管理費時費勁，日常查考很不方便，而且隨著檔案年限越來越長，受學院檔案室環(huán)境和條件所限，保存和管理難度也越來越大。信息化建設可把傳統的紙質檔案分類轉變?yōu)閿底謾n案，不同用戶可以非常便捷地獲得所需檔案信息，不會受制于時間和地點，不會因使用不當造成損壞或丟失，管理和應用更加方便、快捷和高效。

2.實現資源共享

隨著高職院校信息化技術的普及和數字化校園建設的深入發(fā)展，當前各類高職院校普遍建立了高校辦公自動化系統和對外官方網站，實現了可公開檔案資料校園網絡的全覆蓋。通過有效的管理手段和信息化技術的應用，進一步規(guī)范高職院校在教學和辦公過程中形成的各類電子文件信息，轉換成為數字檔案，通過檔案館（室）進行網絡數字化管理和必要的安全認證，實現學院各類檔案信息和資料的相互交流、資源共享，進而實現學校檔案管理系統和教學辦公系統的全面接軌。

3.便于查閱利用

傳統的學生學籍紙質檔案，分屬于多個部門收集匯總，學籍信息的收集整理需要耗費大量的人力和時間，最終匯集到檔案管理部門。當前，許多職業(yè)院校如果想獲取學生學籍信息，或是學生想獲取自己的學籍信息，都需要在獲得批準后，本人親自到檔案室對紙質檔案進行翻閱和查找，既費時又耗力，給學校管理和學生查閱都造成了許多不便。而通過利用檔案數字化信息收集檢索技術，可以將不同部門學生學籍快速上傳到檔案管理部門，利用數字化信息化技術對學籍檔案資源再編輯和再整理，可以有效提升檔案管理成效，使學院學籍檔案資源能夠得到充分利用，學生無論在什么地方都可以登錄系統查閱自己的學籍檔案，打破傳統的學籍檔案查詢模式，對學?！耙陨鸀楸尽钡霓k學理念具有重要的現實意義。

4.保護檔案安全

檔案資料是高職院校寶貴的信息資源，在長期保管過程中，因環(huán)境條件和技術管理手段不足，傳統紙張檔案不可避免地會出現紙張破損、字跡模糊、檔案缺頁等等，而基于云存儲技術在計算機系統中的空間存儲功能，存儲和備份所有的紙質檔案資料，將紙質檔案轉化為電子檔案，可以避免紙質檔案資料在查閱和使用過程中的破損、丟失或數據篡改問題，有效保護紙質檔案原件安全。

二、高職院校檔案信息化建設現狀及存在的問題

檔案工作的信息化建設，既體現了學院管理者主動適應現代化管理手段的主觀意識，也體現了管理者對提升學院綜合管理水平的能力素質，更體現了高職院校全面融入信息化浪潮的綜合實力。近年來，高職院校都在結合自身特點，全面深化高職院校教學改革、拓展培養(yǎng)模式、提升教學質量，與此同時，檔案室（館）的基礎設施建設、人才隊伍建設以及數字化技術與學院檔案管理的全面融合創(chuàng)新，也越來越受到各類高職院校的普遍重視。

（一）學院檔案室建設情況

1.總體概況

忻州職業(yè)技術學院是經山西省人民政府批準、教育部備案的全日制綜合性高等職業(yè)院校，校園占地485畝，目前有在校生9400余人，教職工528人。學院綜合檔案室隸屬于學院黨政辦公室，主要負責學院在不同發(fā)展時期形成的各種類型檔案的收集整理、鑒定保管和加工利用工作，目前，學院檔案室規(guī)模、管理和等級都位居全省職業(yè)院校前列。

2.各檔案室職能職責

學院根據檔案工作相關規(guī)范要求和工作需要，在綜合檔案室內還分設了教務檔案室、學生檔案室、人事檔案室3個檔案室，分別由教務處、學生工作處和組織部負責管理。綜合檔案室配備1名專職檔案人員（副研究檔案館員，本科），教學檔案室有2名兼職檔案人員（1名高級講師，本科；1名講師，本科），人事檔案室有2名專職檔案人員（1名副研究檔案館員，本科；1名助理檔案館員，本科）。學院在教務處、人事處和學生處等主要處室同時配備兼職檔案員，建立了定期向學院檔案室報送檔案資料的制度，為學院各項檔案工作的開展奠定了堅實的基礎。學院綜合檔案室在業(yè)務上對專業(yè)檔案室進行檢查、監(jiān)督和指導。教務檔案室檔案含教學大綱、人才培養(yǎng)方案、課程設置、課程建設、課程思政、打造精品課程及專業(yè)建設等一系列與教學相關的檔案資料。學生檔案室覆蓋了9000余名學生的個人檔案資料，每年新增新生檔案3千余卷，畢業(yè)生檔案每年約取走2/3以上。人事檔案室檔案含在編干部、工勤、離退休約900余卷。按照檔案館室建設標準要求，綜合檔案室總面積達到150m2，分設了檔案庫房、查閱室、辦公區(qū)，檔案庫房目前共配置了大型密集架8組、防磁柜1臺，并根據需要配置了若干電腦、打印機、復印機、掃描儀等檔案設備，可以總體滿足檔案工作需求。

3.檔案制度建設情況

檔案室在檔案信息的收集、管理、利用和檔案信息的安全等方面實行了一整套嚴格、完備和規(guī)范的流程。持續(xù)開展檔案編研工作，編制了案卷目錄、歸檔文件目錄、文件匯編等檢索工具，保障了學院日常檔案資料的查找與利用。開展了檔案咨詢服務，解決了許多檔案查閱者在查閱過程中隨時可能遇到的疑難問題。對檔案專職和兼職人員都分別制定了一套完備的管理考核制度，鼓勵參加檔案業(yè)務知識培訓學習，人員專業(yè)技能得到一定提升。我院被國家檔案局評定為科技事業(yè)單位檔案管理“國家二級”。

（二）檔案信息化建設存在的主要問題

近年來我院的檔案信息化工作盡管取得了許多成效，但距離高職教育快速改革發(fā)展的要求還存在著制度不夠健全、管理水平低下等問題，特別是檔案工作中的信息化建設仍然存在著認識不足、歷史較短、基礎薄弱、投入較少等許多制約因素。主要體現在以下幾個方面：

1.重視仍顯不足

與其他普通高等院校相比，高職院校對檔案信息化建設重要性的認識普遍存在不少差距。部分高職院校領導往往把精力用在教學質量和辦學特色上，對檔案工作特別是對檔案信息化建設的重要性缺乏足夠的重視。一些高職院校在每年召開的重要會議中，沒有專題研究過檔案工作，把檔案工作理解為用幾個人把檔案資料整理好、不要損壞丟失就行了的原始認識，對檔案管理的科學化、信息化重視不足，沒有全面形成自上而下重視檔案工作特別是檔案數字化和信息化建設的局面。

2.管理模式落后

我院檔案館室的組織管理仍然沿用過去陳舊的方式，配置的主要領導普遍缺少檔案專業(yè)特別是信息化專業(yè)知識，只注重“管”而不會“理”，在一定程度上把檔案館室從一個專業(yè)性較強的業(yè)務部門演化成為一個行政部門。有的檔案機構成為學院閑雜人員的安排場所，特別是學院配置的檔案兼職人員缺乏對檔案基礎知識的培訓和學習，難以使檔案工作專業(yè)化作用得到全面有效發(fā)揮。

3.數字賦能滯后

數字檔案是檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路，然而信息化建設和改造不但需要投入大量人力物力，還需要巨額的資金保障。一些院校由于缺乏財力物力，信息化欠賬較多，當前配置的軟件硬件設備不能適應和滿足當前信息化數字化轉型發(fā)展需求，難以讓數字化有力有效深度賦能傳統檔案工作，檔案管理難以有效全面提升。

4.專業(yè)人才不足

當前，許多高職院校檔案館室的管理人員和專業(yè)技術人員普遍不是檔案專業(yè)專門人才，大部分檔案館室沒有配置一個檔案信息化專業(yè)的人才。檔案部門人員接受檔案專業(yè)信息化培訓學習的機會較少，幾乎沒有新招錄的檔案信息化專業(yè)人才，導致工作開展不深入、不到位，嚴重制約了檔案管理質量的全面提升。

三、高職院校檔案信息化建設的思考和建議

高職院校作為培養(yǎng)應用型人才的主要陣地，目前的檔案管理方式已難以適應現代社會的發(fā)展需求，加強高職院校信息化建設對推動高職院校的發(fā)展作用顯著。

（一）健全信息化機制

按照國家和省市檔案信息化制度建設要求，加快對學院現有傳統檔案管理和運行模式進行全面提升改造，健全電子檔案管理工作機制，制定檔案室檔案資料數據庫建設方案、檔案工作人員數字化應用和提升長效制度等一系列檔案數字化信息化相關制度和方案。建立檔案管理人員數字化信息化培訓制度，組織檔案室人員常態(tài)化參加檔案數字化和信息化培訓，不斷提升檔案管理人員綜合素質。建立檔案室信息化數字化年度工作考核評價制度，強化對檔案室所有人員的考核評價，全面激發(fā)工作人員的積極性。

（二）培養(yǎng)專業(yè)化人才

高職院校應全面提升對檔案管理特別是檔案信息化建設重要性的認識，使檔案室所有人員在掌握檔案組卷、歸檔、編目、錄入等傳統基礎知識的基礎上，更要學習掌握數字檔案知識，讓專業(yè)的人干專業(yè)的事。加快引進和培養(yǎng)既懂檔案專業(yè)知識、又懂信息化專業(yè)知識的“雙人才”。強化學院檔案館室現有“非科班”出身的檔案管理人員的培訓工作，加強老中青不同年齡層次檔案數字化和信息化人才梯隊的建設，全面提高檔案管理人員專業(yè)化水平。

（三）配置數字化設施

檔案數字化基礎設施是檔案信息化工作的基礎。根據高起點、高標準的要求，學院要加大資金投入保障力度，逐步建立完善學院各類檔案數據庫。建設好集安全、衛(wèi)生、功效于一體的機房和服務器、防火墻、核心交換機、磁盤陣列、檔案信息綜合管理系統等數字化檔案信息庫所必需的軟硬件設施，實現檔案信息資源系統化，提高檔案信息利用率。同時要確保購置使用的軟硬件設備符合檔案管理信息化要求，將數據安全納入學院網絡安全管理體系，全面提升防范和化解檔案管理重大風險的能力。

（四）加快規(guī)范化建設

嚴格按照國家檔案管理質量認證體系制定數字檔案室工作流程，健全數字檔案室管理制度，規(guī)范數字檔案室管理工作，為檔案管理數字化信息化建設提供全方位保障。建立并不斷完善檔案信息系統，對檔案信息化管理工作內容進行細致的分類，對不同類型的檔案信息進行全方位標準化、系統化管理，明確檔案資料數字化轉變形式和標準，及時準確做好原始檔案的錄入整理和編排入庫工作，確保檔案信息化管理有效開展。

（五）推動社會化共享

檔案信息化可以為社會提供大量的可靠的基礎性公共信息，滿足人們共享信息的需求，為檔案信息社會化起到支撐作用。隨著社會大眾對公眾知情權意識的日益增強，人們獲取檔案信息資源的愿望與日俱增，學院要加強檔案室的網絡化建設，通過智能化手段和網絡化資源充分應用到檔案信息系統中，針對不同檔案信息的獲取需求，對擬獲取檔案信息的不同類型人員設定好查閱使用權限，檔案資料查閱和使用者可以隨時隨地方便地檢索查閱所需的檔案資料，全面提升檔案資料的查閱效率，實現學院檔案資源的便利共享，全力實現“數字化校園”建設中檔案信息資源的科學管理。

（六）重視安全化管理

學院的各類檔案資料只有在保障其安全性、保密性和完整性的前提下，才可以發(fā)揮應有的作用。要全面建立檔案信息安全保障制度，加強檔案安全工作培訓，全面提升檔案管理人員的安全保密意識。要加強檔案原件的安全保障，針對不同類型的檔案資源，采取有針對性的安全防護措施。同時要加強檔案信息化系統的安全管理，對檔案信息系統進行綜合安全評估，全力提升信息系統病毒安全防護、各類軟硬件系統的安全防護。最后，還要加強檔案網絡信息安全事件的防范。

四、結語

總之，作為檔案管理者，結合學院檔案管理工作的實際在當前檔案信息化建設重要意義的基礎上，指出在快速發(fā)展的信息時代，高職院校在提高工作效率、保障信息安全等方面存在著機遇和挑戰(zhàn)，并提出了引進檔案管理高素質人才，配置信息化設施以及社會化共享、規(guī)范化建設、安全化管理等方面的建議，為學院的檔案信息化建設和管理更加系統化、科學化、高效化提供了一個基本的遵循和保障。