摘 要：當今時代，檔案信息化向縱深方向發(fā)展，與此同時帶來了檔案管理的大變革，各單位在推進檔案信息化過程中，積極構建檔案數(shù)據(jù)庫和檔案信息共享平臺。在加強數(shù)碼照片檔案的分類規(guī)范管理時亦可建立數(shù)據(jù)庫，打破舊有界限，實現(xiàn)數(shù)碼照片檔案的一體化管理。如此，一方面，突破了舊有數(shù)碼照片檔案的管理模式，大大提高了檔案管理效率；另一方面，通過對數(shù)碼照片檔案的分類管理、命名及撰寫文字說明，提升數(shù)碼照片檔案管理質量，為后續(xù)檔案的利用奠定基礎。

關鍵詞：數(shù)碼照片檔案；整理存儲；高效利用

近年來，隨著電子產品信息時代的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的膠片型照片已被頗為普及應用的數(shù)碼相機所得的數(shù)碼照片所取代。數(shù)碼照片已然是對現(xiàn)場客觀記錄最為珍貴的一手資料之一，也是非常重要的不可再生資源[1]。數(shù)碼照片的易得性使得其檔案數(shù)據(jù)呈海量激增。探索如何做好數(shù)碼照片檔案的整理存儲，使之能夠高效被充分發(fā)揮其本身的利用價值，具有極其深刻長遠的重要意義。

1 數(shù)碼照片檔案的特殊性及整理規(guī)范相關要求

1.1 數(shù)碼照片檔案的特殊性

數(shù)碼照片（digital photos）是指利用數(shù)字成像技術拍照，以數(shù)字形式能夠存儲于光盤、磁盤等載體，通過計算機數(shù)字設備能夠進行閱讀、處理、傳輸?shù)撵o態(tài)圖像[2]。當前數(shù)碼照片在各個領域都有廣泛使用。機關、團體、事業(yè)單位在處理公務過程中會形成對國家和社會具有重要價值的，值得保存的數(shù)碼照片，通過對這些數(shù)碼照片的鑒定，按照數(shù)碼照片檔案收集、歸檔、管理相關要求對這些數(shù)碼照片進行處理形成數(shù)碼照片檔案（digital photographic records）。

近年來，隨著數(shù)碼照片利用越來越廣泛，數(shù)碼照片檔案的規(guī)模也越來越大，對數(shù)碼照片檔案收集、管理、開發(fā)和利用也提出了更高要求。現(xiàn)階段，數(shù)碼照片檔案管理已經由傳統(tǒng)的底片實體照片管理逐漸向數(shù)碼照片管理模式轉型。為進一步提升數(shù)碼照片利用效率，有必要對數(shù)碼照片檔案性質、特點以及數(shù)碼照片檔案如何開發(fā)、利用等相關問題進行探討和研究，進一步提升數(shù)碼照片利用效率，更好的服務我國的經濟社會發(fā)展。

1.2 數(shù)碼照片檔案整理規(guī)范相關要求

根據(jù)國家檔案局和中國科學院對數(shù)碼照片檔案整理規(guī)范相關要求，形成了GB/T 11821-2002 《照片檔案管理規(guī)范》和DA/T 15-95 《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》。前者主要適用于各級各類檔案室、檔案館的照片檔案管理，對照片檔案收集范圍、收集要求、收集時間進行了明確規(guī)定[3]。進一步明確照片檔案整理基本原則，照片和底片鑒定、整理以及照片目錄的編制相關要求，同時還對數(shù)碼照片檔案的保管，包含包裝物裝具、溫度、濕度、空氣調節(jié)和凈化相關要求進行說明，對數(shù)碼照片檔案庫房管理的相關要求進行了規(guī)定。后者主要適用于磁性載體文件的積累、歸檔要求和磁性載體檔案管理、儲存和保護環(huán)節(jié)要求。此標準主要適用于機關、團體、企事業(yè)單位的磁性載體檔案的保護與管理?？梢哉f，這些文件的出臺對數(shù)碼照片檔案的整理提供了具體依據(jù)。

新時期，部分機關、團體和企事業(yè)單位在數(shù)碼照片檔案管理過程中積極推進信息化建設，通過數(shù)碼照片檔案網絡化管理，進一步提升照片檔案管理效率，實現(xiàn)現(xiàn)代信息技術與照片檔案收集、整理、利用各個環(huán)節(jié)的深度融合。數(shù)碼照片檔案網絡化管理并不是簡單利用計算機系統(tǒng)取代傳統(tǒng)的手工操作，而是按照國家檔案局制定的DA/T 50-2014《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》相關要求對數(shù)碼照片檔案進行規(guī)范化管理，確保數(shù)碼照片檔案能夠長期可讀取、可利用。一是移交歸檔的數(shù)碼照片檔案應是原始圖像文件，是數(shù)碼相機直接拍攝形成的文件，不能對原始圖像及其本身附帶的信息進行修改，不能影響數(shù)碼照片檔案的原始性。二是歸檔的數(shù)碼照片檔案應為JPEG、TIFF或RAW格式，其中JPEG格式屬于最常見格式，并具有較強的兼容性。三是數(shù)碼照片檔案歸檔時應包含數(shù)碼照片檔案拍攝地點、時間、人物、事由、背景等相關信息要素，能夠反映出數(shù)碼照片檔案的客觀內容[4]。四是數(shù)碼照片檔案歸檔時應參照GB/T 11821-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，對其完整性、安全性、真實性、可用性等相關信息進行鑒定檢測，確保收集上來的數(shù)碼照片檔案既符合相關要求，也真實可靠。

2 整理存儲方面的問題

結合當前數(shù)碼照片檔案管理實際情況，目前在整理存儲方面還存在問題。

2.1 分類不規(guī)范

從目前看，檔案管理部門數(shù)碼照片檔案來源主體非常多元，加之在數(shù)碼照片檔案收集過程中通過網絡途徑傳輸非常方便，很容易造成數(shù)碼照片檔案拍攝主體在移交過程中出現(xiàn)粗心大意或移交不及時問題。各單位對數(shù)碼照片檔案重視程度不一，部分單位認為數(shù)碼照片拍攝完之后，將數(shù)碼照片存放光盤或轉存脫機硬盤就大功告成。對數(shù)碼照片檔案如何根據(jù)各規(guī)范要求結合本單位實際情況進行合理化、規(guī)范化、有序化的編目分類等工作，并沒有按照相關制度要求落實，出現(xiàn)了數(shù)碼照片檔案分類規(guī)范性不高，隨意性問題。此外，歸檔的數(shù)碼照片檔案有些還缺少必要的說明，亦沒有相對應的目錄，不利于后期數(shù)碼照片檔案的管理和利用。如在數(shù)碼照片檔案整理移交過程中并沒有按照相關要求對其進行整理，在移交過程中會增加檔案管理部門工作負擔，還需要重新對這些數(shù)碼照片檔案進行鑒定，編寫目錄等。此外，還有部分單位在數(shù)碼照片檔案的拍攝、移交、建檔、整理、儲存等過程中都無專人負責，部分人員屬于兼職性質。

2.2 索引對應缺失或文字說明不明確

當前檔案管理部門對數(shù)碼照片檔案檢索主要以目錄信息為主，但當前由于部分單位對數(shù)碼照片檔案重視程度不足，在檔案管理軟件系統(tǒng)中并沒有形成設計理念合理、功能先進的數(shù)碼照片檔案管理模塊，無法對數(shù)碼照片檔案進行科學檢索，不僅會影響數(shù)碼照片檔案利用效率，也不利于數(shù)碼照片檔案的正常管理。同時部分檔案管理部門數(shù)碼照片檔案還存在檔案與信息分離問題。要想實現(xiàn)數(shù)碼照片檔案與信息一一對應，就需要對檔案管理系統(tǒng)進行完善和優(yōu)化，但當前針對檔案管理系統(tǒng)數(shù)碼照片檔案管理并沒有形成頂層設計，也沒有出臺相對應的標準。因此，數(shù)碼照片檔案與相關信息也就無法進行有效關聯(lián)。由于數(shù)碼照片檔案與信息存在著“數(shù)據(jù)孤島”，在利用過程中往往出現(xiàn)信息錯誤或是文字說明不準確，在一定程度上影響了數(shù)碼照片檔案的正常利用。

2.3 存儲方式過于單一，安全存在風險

現(xiàn)今的數(shù)碼照片攝影者獲取照片信息后，多存儲于計算機或刻錄于光盤中。從數(shù)碼照片檔案的特性看，數(shù)碼照片拍攝主體多元、存儲方便、傳輸渠道多樣，這也就決定了數(shù)碼照片存在著信息篡改風險。一旦在數(shù)碼照片存儲、轉移或利用過程中出現(xiàn)工作疏漏，可能就會改變數(shù)碼照片檔案原始信息，不利于數(shù)碼照片檔案的后續(xù)開發(fā)和利用。一是數(shù)碼照片檔案對計算機和存儲設備高度依賴，一旦計算機系統(tǒng)出現(xiàn)故障或設備出現(xiàn)轉移風險可能就會造成數(shù)碼照片檔案丟失。二是計算機系統(tǒng)本身就容易受到外部攻擊或病毒感染，故而一旦數(shù)碼照片檔案遭受病毒攻擊輕則造成數(shù)碼照片檔案損壞，重則造成數(shù)碼照片檔案泄密。三是數(shù)碼照片檔案存儲監(jiān)管困難。除了拍攝者以外，別人很難掌握數(shù)碼照片檔案的確切信息，一旦拍攝者粗心大意，可能就會造成數(shù)碼照片檔案遺失。四是數(shù)碼照片檔案在移交存儲過程中如果責任分工不明確，也容易造成檔案丟失。故而，在拍攝、移交、存檔過程中，數(shù)碼照片檔案若僅存儲于單一方式，將會有一定的風險性。

3 數(shù)碼照片檔案整理儲存與高效利用的對策途徑

3.1 實施分類管理

全宗內聲像檔案一般按類別—問題（年度）進行分類，也可結合本單位各部門工作性質和特點，通過照片所反映某類事件和活動的整理內容，采用問題—部門—時間進行分類，比如綜合類—所務辦公室—2016年和科技類—檢測技術研究中心—2012年。

數(shù)碼照片檔案實施分類管理具有其自身優(yōu)勢：一是數(shù)碼照片檔案分類管理能夠簡單明了地對數(shù)碼照片檔案進行檢索。部分機關事業(yè)單位在數(shù)碼照片檔案管理過程中沒有實施分類管理，只是按照年度對數(shù)碼照片檔案存放在一個文件夾中。要想針對某項活動或重大事件檢索相對應的數(shù)碼照片檔案，還需要從一年中所形成的大量數(shù)碼照片檔案進行對照提取，不僅會耗費大量時間，也容易造成遺漏。通過精準的數(shù)碼照片檔案分類，就可以直接對某單位某年度某項事件數(shù)碼照片檔案進行檢索查詢，不僅方便快捷，也能夠防止遺漏丟失。二是數(shù)碼照片檔案分類管理是落實國家關于數(shù)碼照片檔案管理相關要求的具體措施。當前國家非常注重數(shù)碼照片檔案管理，通過科學分類有助于推進數(shù)碼照片檔案數(shù)據(jù)共享，更好地挖掘數(shù)碼照片檔案蘊含的重要價值信息，不僅能夠服務本單位的相關工作，也能夠為人民群眾數(shù)碼照片檔案需求提供扎實的素材。

3.2 增加照片的文字說明

3.2.1照片命名。數(shù)碼照片檔案分類之后，檔案管理人員還要對每一張數(shù)碼照片檔案進行刻錄與文字說明的核實與確認。攝影者于數(shù)碼照片的檔案辦理移交后，需對每張光盤查驗是否成功刻錄，且文字說明是否與數(shù)碼照片一一對應核實進行充足的工作，這需要檔案人員有足夠大的時間精力及耐心，正確規(guī)范的文字說明就是每張照片的“個體名片”，有了正確的索引才能夠便于之后的利用[5]。

檔案管理人員按照數(shù)碼照片檔案管理要求，經初步整理之后，根據(jù)文件形成部門等對其進行檔號的編制。從數(shù)碼照片生成過程看，在拍攝完畢之后會形成一串字符加計數(shù)文件名，該命名并不具有關聯(lián)性，一旦脫離相對應的說明性范圍就可能變得極易模糊，很容易混淆。如若在推進檔案信息化建設、數(shù)碼照片檔案進行網絡化管理過程中，則應對數(shù)碼照片進行更進一步的歸檔命名，使其具有明顯的標志性。如：D010- ZP·2010- 001- 0001，這種命名方式能夠一目了然地看到數(shù)碼照片形成的時間以及相關聯(lián)的事件。如果歸檔部門已經將數(shù)碼照片存入光盤，可根據(jù)實際情況，在案卷號上標注部門信息以原點進行分割，對數(shù)碼照片的分類之后，可以按主題、事由、保管期限對其進行匯總，在案卷內對其進行命名，確保命名信息與數(shù)碼照片內容相對應。

3.2.2編制照片檔案檢索目錄。傳統(tǒng)紙質照片在管理過程中只是按照事件、地點、拍攝者、人物、底片等標識對其進行分類管理，隨著現(xiàn)代信息技術不斷發(fā)展，數(shù)碼照片檔案的著錄又增加了新的內容。一是數(shù)碼照片背景信息要包含數(shù)碼照片檔案的背景、人物、地點、時間等。二是數(shù)碼照片檔案的攝影信息包含攝影時間、原始圖像生成屬性以及拍攝者。三是數(shù)碼照片檔案的檔號存儲信息可依據(jù)DA/T 50-2014《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》對于檔案管理系統(tǒng)中所包含的數(shù)碼照片檔案的檔案門類代碼、年度、卷號、部門代碼、張?zhí)?、載體編號等[6]數(shù)據(jù)元信息進行編目與著錄。著錄項目越詳細，檢索和利用這些數(shù)碼照片檔案就會越迅速、越輕松，但要確實與所存儲的數(shù)碼照片檔案一一對應。

數(shù)碼照片檔案歸檔存儲可以以硬盤或光盤形式存儲，數(shù)碼照片檔案要按照層次分明、目錄完整原則完成，在根目錄下由主題保管期限或年度作為分類依據(jù)。然后在子目錄下繼而根據(jù)拍攝時間、拍攝者、事件主題等主要信息進行數(shù)據(jù)源的檢索目錄編目。

3.3 主要存儲方式

3.3.1光盤按前述3.1方式進行目錄編目的存儲。按照ZKY/B002-5-2006《中國科學院聲像檔案建檔規(guī)范》中的收集與歸檔要求第6.4條，數(shù)碼照片的歸檔保存選用只讀光盤作為載體。原則上歸檔兩套，一套供查閱利用，一套封存保管，實行復制雙套留存的存儲方式。數(shù)碼照片檔案應包含元數(shù)據(jù)及對應的背景信息。檔案部門存儲的數(shù)碼照片檔案格式一般使用JPEG、TIFF格式為主，其文件大小以JPEG格式采集的不低于900k，以TIFF格式采集的不低于10M。在數(shù)碼照片檔案管理過程中要對不同層級的存儲文件夾進行科學命名，確保主文件夾信息簡潔、準確；同時要對歸檔說明信息進行詳細編寫，確保每組照片和每張照片的文字信息真實完整，實現(xiàn)數(shù)碼照片檔案與文字描述文字信息一一對應。

3.3.2后續(xù)錄入檔案管理系統(tǒng)存儲利用。隨著大數(shù)據(jù)信息時代的到來，檔案管理系統(tǒng)的應用功能越來越多樣化，在檔案管理系統(tǒng)各應用模塊較為完善安全的前提下，把數(shù)碼照片檔案依據(jù)必需的數(shù)據(jù)元與圖像掛接在系統(tǒng)平臺上，不僅方便了利用查詢，而且得以有效備份，使得僅用一種載體（如光盤）的存儲得到了擴展，大大降低了因光盤破壞或丟失導致檔案損失而帶來的巨大風險。

當然，數(shù)碼照片檔案管理工作依然是一項費時費力、復雜但重要的工作，需要各部門之間的密切協(xié)作，發(fā)揮電子數(shù)碼照片檔案管理的特殊優(yōu)勢，將信息技術融入其中，同時建立并完善數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范，才能有助于更好地發(fā)揮數(shù)碼照片檔案的記錄、宣傳、教育功能，深化數(shù)碼照片檔案利用價值。

參考文獻

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作者簡介：周鳳羽（1983-），博士學位，中國科學院西安光學精密機械研究所檔案主管，研究方向：檔案管理，檔案信息化建設。