陳翠娟

摘 要：在高度信息化背景下，對融媒體中心辦公室文書檔案管理工作也提出新的要求。電視臺(tái)融媒體中心本身與信息技術(shù)之間的融合程度就比較深，因此，在辦公室檔案管理方面也要跟上信息化建設(shè)的步伐，加快創(chuàng)新文書檔案的管理方式，搭建系統(tǒng)與功能完備的檔案管理平臺(tái)，做好相應(yīng)的檔案信息安全保障工作，組建一支高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，切實(shí)提升融媒體中心辦公室文書檔案管理的質(zhì)量和水平，確保內(nèi)部信息化管理的一致性和高效性。本文將進(jìn)一步明確信息化背景下對文書檔案管理工作提出的新要求，在此基礎(chǔ)上分析當(dāng)前融媒體中心辦公室在文書檔案管理中存在的問題和不足，進(jìn)而提出幾點(diǎn)優(yōu)化創(chuàng)新的策略，旨在為加強(qiáng)和改進(jìn)融媒體中心辦公室文書檔案管理工作提供一定的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：信息化；辦公室；文書檔案管理

隨著信息科技的不斷發(fā)展和進(jìn)步，信息技術(shù)與各行各業(yè)之間的融合程度日益加深，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用深刻改變著人們的生產(chǎn)、生活和工作方式。在這樣的背景下，辦公室文書檔案管理也在積極適應(yīng)信息化發(fā)展的潮流和趨勢，不斷朝著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展。在電視臺(tái)融媒體中心這樣的事業(yè)單位中，文書檔案發(fā)揮著重要的作用，它不僅僅是各項(xiàng)工作開展的重要依據(jù)，同時(shí)，也是記錄辦公室業(yè)務(wù)、人事變動(dòng)、發(fā)展規(guī)劃的重要信息載體。

在信息化背景下，文書檔案越來越成為一種重要的信息資源，要想實(shí)現(xiàn)對這一類信息資源的有效開發(fā)應(yīng)用，就必須要加快辦公室文書檔案的信息化建設(shè)，確保文書檔案管理的便利性和精確性。但是，就當(dāng)前融媒體中心辦公室文書檔案管理的現(xiàn)狀來看，仍然存在管理方式落后、資源利用率不高、人才建設(shè)不充分等問題，因此，必須要加快創(chuàng)新辦公室文書檔案管理工作的方式方法，積極引入現(xiàn)代化工具，規(guī)范信息化管理模式，切實(shí)提高辦公室文書檔案管理工作的質(zhì)量。

一、信息化背景下對辦公室文書檔案管理工作提出的新要求

1.管理理念的更新

信息化背景下，對辦公室文書檔案管理工作提出新的要求。首先，是管理理念的更新。要求各單位在進(jìn)行辦公室文書檔案管理工作的過程中，要結(jié)合時(shí)代發(fā)展的需求，建立先進(jìn)的信息化管理理念，加深文書檔案管理與信息技術(shù)之間的融合程度，推進(jìn)文書檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。其次，在此基礎(chǔ)上做好兩項(xiàng)工作，一是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案的過渡和轉(zhuǎn)化，二是網(wǎng)絡(luò)資源與實(shí)物資源的有機(jī)結(jié)合。

2.基礎(chǔ)條件的保障

信息化背景下，還要求在辦公室文書檔案管理工作中，完善基礎(chǔ)條件的保障。辦公室文書檔案管理信息化建設(shè)需要足夠的資金、技術(shù)、人力等資源作為保障。相關(guān)單位要充分考慮到文書檔案信息化建設(shè)中基礎(chǔ)設(shè)施配置、信息平臺(tái)搭建、人員培訓(xùn)等資金花費(fèi)，給予足夠的資金支持。同時(shí)，要認(rèn)識(shí)到單純進(jìn)行現(xiàn)代化設(shè)施的配置是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足的，還需要先進(jìn)信息技術(shù)的支撐，包括大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，以推動(dòng)辦公室文書檔案向數(shù)字化方向發(fā)展。

3.高素質(zhì)的管理隊(duì)伍

信息化背景下，還要求相關(guān)單位在進(jìn)行辦公室文書檔案管理時(shí)，要組建一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍。當(dāng)前，文書檔案的載體逐漸朝著多元化的方向過渡，已經(jīng)不再單純停留在紙質(zhì)資料的階段，更多的是以電子文檔的形式進(jìn)行數(shù)字化的管理和存儲(chǔ)，并且，除一些文字記錄之外，還包括影音、圖片等多種的呈現(xiàn)形式。要想做好當(dāng)前文書檔案的收集、整理和分類等相關(guān)工作，就要求檔案管理人員具有一定的電子信息技術(shù)應(yīng)用水平，具備較高的信息化素養(yǎng)，這樣才能夠更好地滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求。

二、文書檔案信息化建設(shè)的重要性

1.提高文書檔案管理質(zhì)量和效率

信息社會(huì)背景下，強(qiáng)調(diào)辦公室文書檔案信息化建設(shè)，更加有利于提高文書檔案管理的質(zhì)量和效率。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理，信息化建設(shè)背景下的電子文書檔案管理無論是在部門傳遞、信息收集、資源整理，還是調(diào)取查閱等方面都更具便利性，能夠直接利用計(jì)算機(jī)設(shè)備和相應(yīng)的信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)高效的信息傳遞和線上查閱，簡化檔案管理的流程，從而極大地提高了辦公室文書檔案管理工作的效率。

2.降低文書檔案管理成本

實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案信息化管理還能夠有效降低文書檔案的管理成本。首先，節(jié)約人力資源成本。信息化管理手段的應(yīng)用，使文書檔案信息資料收集和整理不再單純依靠人工，檔案管理人員能夠從煩瑣的工作中抽離出來，實(shí)現(xiàn)精簡高效的辦公。其次，節(jié)約管理成本，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理，電子文書檔案以文件的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)設(shè)備或者硬盤當(dāng)中，節(jié)約存儲(chǔ)空間，隨著文書資料的逐年增多，相關(guān)單位不再需要添置相應(yīng)的檔案柜等設(shè)備，節(jié)約一部分成本支出。同時(shí)，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案非常容易損壞，每年的影印、防塵除潮也是一筆不小的花費(fèi)，而通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，也省去了這部分的成本支出。

3.提高文書檔案的實(shí)際利用率

文書檔案作為一類重要的信息資源，其主要價(jià)值就在于使用價(jià)值的體現(xiàn)。但是，在傳統(tǒng)的文書檔案管理模式下，紙質(zhì)檔案的調(diào)取和查閱有一套嚴(yán)格且煩瑣的流程，一定程度上阻礙了文書檔案資源的開發(fā)和利用效率。而信息化建設(shè)背景下，依托于線上的檔案管理系統(tǒng)和管理平臺(tái)，才可以更好地實(shí)現(xiàn)對文書檔案資料的分類整理，方便使用者進(jìn)行調(diào)取和查閱，極大提高文書檔案的實(shí)際利用率。

三、融媒體中心辦公室文書檔案管理工作存在的問題

1.缺乏先進(jìn)的管理意識(shí)

就當(dāng)前融媒體中心辦公室文書檔案管理工作的實(shí)施現(xiàn)狀來看，還存在一定的問題和不足。首先，表現(xiàn)為缺乏先進(jìn)的管理意識(shí)。相比于融媒體中心的其他工作，辦公室文書檔案管理信息化建設(shè)水平相對落后，大部分的資金、技術(shù)都投入融媒體建設(shè)和開發(fā)當(dāng)中，導(dǎo)致辦公室文書檔案管理的數(shù)字化處理程度不高，人工操作與管理的形式仍然普遍存在，難以真正實(shí)現(xiàn)文書檔案管理效率的提升。

2.缺乏對文書檔案資源的有效開發(fā)利用

當(dāng)前，融媒體中心辦公室在進(jìn)行文書檔案管理的過程中，在文書檔案資源的整合利用和開發(fā)方面仍然存在一定的不足，使得文書檔案的資源價(jià)值沒有得以充分體現(xiàn)?，F(xiàn)有的文書檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)其功能比較單一，只能提供一些基礎(chǔ)的查閱、存儲(chǔ)服務(wù)。同時(shí)，數(shù)字化內(nèi)容建設(shè)也不夠完善，存在很大部分的檔案資料內(nèi)容缺失，影響文書檔案資源的真實(shí)性和完整性。

3.辦公室文書檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升

融媒體中心辦公室文書檔案管理是辦公室管理的重要組成部分，文書檔案管理人員的專業(yè)能力、綜合素質(zhì)的高低直接影響著整體的辦公效率。就當(dāng)前的實(shí)際情況來看，針對辦公室文書檔案管理工作，目前，還沒有形成一個(gè)科學(xué)統(tǒng)一的人員管理機(jī)制，并且，還有一部分從事文書檔案管理工作的人員是調(diào)職或轉(zhuǎn)崗人員，缺乏優(yōu)質(zhì)的人才隊(duì)伍建設(shè)，在一定程度上降低文書檔案管理的效率和水平。

四、信息化背景下辦公室文書檔案管理工作優(yōu)化舉措

1.樹立文書檔案信息化管理的理念

信息化背景下，要做好辦公室文書檔案管理工作，一是要樹立先進(jìn)的信息化管理理念，以先進(jìn)理念作為指導(dǎo)，推進(jìn)辦公室文書檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。具體來看，融媒體中心要建立起一體化的發(fā)展思維，同步推進(jìn)內(nèi)部的信息化建設(shè)工作，制定完善的檔案信息化建設(shè)工作計(jì)劃，按計(jì)劃推進(jìn)檔案工作在基礎(chǔ)設(shè)施、人力等方面的建設(shè)。二是在資金技術(shù)方面要適當(dāng)向檔案管理傾斜，可以設(shè)立支持檔案管理信息化建設(shè)的專項(xiàng)資金，并將其合理應(yīng)用到文書檔案管理的各個(gè)流程當(dāng)中，確保單位有序推進(jìn)檔案管理數(shù)字化與信息化模式。

2.完善辦公室文書檔案信息化管理制度

信息化背景下，要加快適應(yīng)信息時(shí)代需求，提高辦公室文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率，關(guān)鍵在于完善辦公室文書檔案信息化管理制度，構(gòu)建起科學(xué)規(guī)范的管理體系。首先，要建立專門的辦公室電子文書檔案管理機(jī)制，有序推動(dòng)紙質(zhì)文書檔案向電子文書檔案的轉(zhuǎn)化，對文書檔案信息化錄入標(biāo)準(zhǔn)、分類索引標(biāo)準(zhǔn)、信息數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)以及平臺(tái)操作標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行細(xì)化，統(tǒng)一電子文書檔案收發(fā)的格式和接口，確保文書檔案管理的專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。其次，要建立完善的文書檔案管理部門協(xié)作機(jī)制，單位相關(guān)責(zé)任人要充分認(rèn)識(shí)到文書檔案信息化建設(shè)的重要性，在各部門統(tǒng)一和明確文書檔案信息化管理和建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，各部門能夠積極協(xié)調(diào)和配合進(jìn)行電子文書檔案的轉(zhuǎn)化資源收集等工作，為后續(xù)電子文書檔案的開發(fā)利用奠定重要基礎(chǔ)。再次，要建立行之有效的辦公室文書檔案人員管理機(jī)制。在進(jìn)行辦公室文書檔案管理時(shí)，要實(shí)行相應(yīng)的崗位責(zé)任制度，嚴(yán)格劃定崗位工作內(nèi)容和職責(zé)范圍，定期組織崗位考核，給予文書檔案管理工作人員適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲，以充分激發(fā)辦公室文書檔案管理人員的工作積極性，確保各項(xiàng)信息化管理舉措的有效落實(shí)。最后，建立并創(chuàng)新辦公室文書檔案管理的監(jiān)督和抽查機(jī)制。對于辦公室文書檔案信息資料的管理和使用，看似是辦公室行政管理的主要內(nèi)容，但是，融媒體中心作為事業(yè)單位，其文書資料的性質(zhì)就決定這部分信息資源具有非常重要的應(yīng)用價(jià)值。為確保辦公室文書檔案管理工作的有效開展，必須要?jiǎng)?chuàng)建和完善相應(yīng)的監(jiān)督管理制度，通過不定期抽查，及時(shí)掌握和了解辦公室文書檔案管理工作的開展情況。對于一部分重要的文書檔案資料，還要進(jìn)行重點(diǎn)審查，了解這一類資料的安全保障情況和借閱情況，并將最終的檢查結(jié)果納入相關(guān)工作人員的考核范疇當(dāng)中。

3.創(chuàng)建系統(tǒng)與功能完備的檔案管理平臺(tái)

為確保辦公室文書檔案管理工作向著信息化、現(xiàn)代化的方向邁進(jìn)，融媒體中心還要著力創(chuàng)建系統(tǒng)與功能完備的檔案管理平臺(tái)，切實(shí)提高文書檔案的利用率，凸顯文書檔案信息資源的應(yīng)用價(jià)值。首先，要進(jìn)一步創(chuàng)新辦公室文書檔案的檢索和查閱系統(tǒng)，原有的檔案管理系統(tǒng)所提供的檢索和查閱功能存在檢索范圍限制、查閱不夠精準(zhǔn)、內(nèi)容不夠完整等的問題，因此，當(dāng)前一個(gè)階段要積極引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)的集成功能、快速分析和精準(zhǔn)抓取技術(shù)，做好對辦公室文書檔案的分類整理和編碼工作，在此基礎(chǔ)上建立專門的搜索引擎，編制索引目錄和關(guān)鍵詞檢索目錄，這樣使用者在打開文書檔案檢索系統(tǒng)時(shí)，就可以根據(jù)自身的需求進(jìn)行有關(guān)內(nèi)容的精準(zhǔn)查找。其次，在最新的辦公室文書檔案信息化管理平臺(tái)中，還要主動(dòng)提供咨詢和模板服務(wù)功能。由于文書資料有多種類型，不同類型的文書資料其格式、制作要求均有所不同，為盡可能減少文書檔案管理人員后期集中整理的壓力，提高各部門的協(xié)同化水平，可以在文書檔案管理信息平臺(tái)上推出相應(yīng)的格式服務(wù)功能，其他部門在進(jìn)行文書檔案制作時(shí)有相應(yīng)的模板作為參考，這樣不僅確保文書檔案的收集質(zhì)量，還極大提高了文書檔案管理的效率。最后，依托于先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，逐漸淘汰辦公室文書檔案員工人工管理的方法，并建立相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫，凸顯信息數(shù)據(jù)庫強(qiáng)大的信息整合與編輯加工能力，建立相應(yīng)的文書檔案加工與編輯系統(tǒng)，可以根據(jù)文書檔案的類型自動(dòng)進(jìn)行文書檔案資料的提取和歸類，從而進(jìn)一步降低辦公室文書檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度，減少人工投入，使融媒體中心辦公室文書檔案管理工作進(jìn)一步朝著自動(dòng)化和智能化的方向發(fā)展。

4.做好信息化背景下的檔案安全保障工作

信息化背景下，要更加注重辦公室文書檔案安全保障工作的開展。隨著辦公室文書檔案信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，許多的檔案資料都在進(jìn)行電子化和數(shù)字化轉(zhuǎn)化，在當(dāng)前的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，如果忽視對文書檔案的信息安全保障和防護(hù)工作，一旦造成重要文件的丟失或者是泄露，將會(huì)帶來非常嚴(yán)重的后果。因此，要求現(xiàn)階段在開展辦公室文書檔案管理工作的過程中，要構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系。相關(guān)單位要投入必要的資金，引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)，建立層級(jí)加密制度，對可公開的文書檔案和有保密限制的文書檔案加以區(qū)分，并設(shè)置好相應(yīng)的查看權(quán)限。同時(shí)，做好電子文書檔案的備份工作，備份形式可以采用附件備份、數(shù)據(jù)庫備份以及移動(dòng)硬盤備份等多種形式。另外，對于一些過期的文檔，在進(jìn)行清理時(shí)要嚴(yán)格遵守相應(yīng)的報(bào)批程序，不能隨意進(jìn)行清理和刪除。

5.組建高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍

融媒體中心辦公室在開展文書檔案管理工作的過程中，要著力組建一支高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍。首先，要加大人才培訓(xùn)力度，重視培養(yǎng)具備專業(yè)檔案管理能力和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的復(fù)合型人才。其次，要調(diào)整辦公室文書檔案管理的人才結(jié)構(gòu)，增加專業(yè)人才的比例，并設(shè)置相應(yīng)的技術(shù)型崗位，引進(jìn)專業(yè)的信息人才負(fù)責(zé)對文書檔案管理信息化平臺(tái)的運(yùn)行和日常維護(hù)，保障文書檔案管理信息化成果的有效運(yùn)用。

五、結(jié)語

綜上，信息化背景下，辦公室文書檔案管理工作要加快創(chuàng)新和變革的步伐，構(gòu)建完善的文書檔案管理信息化體系，以適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的潮流和趨勢，開創(chuàng)辦公室文書檔案管理的新局面。

參考文獻(xiàn)：

[1]高文江.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究[J].商訊，2022（23）：124-127.

[2]崔艷美.試論信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（17）：13-15.

[3]張亞清.對提升辦公室文書檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2022（11）：13-15.

[4]康 娟.企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].中小企業(yè)管理與科技，2022（09）：60-62.

[5]宋 倩.信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（11）：19-21.

[6]王伶鳳.信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作創(chuàng)新[J].黑龍江檔案，2022（01）：75-77.

[7]董林玨.標(biāo)準(zhǔn)化管理視域下辦公室文書檔案工作的新路徑[J].大眾標(biāo)準(zhǔn)化，2022（03）：153-155.

[8]王颯颯.信息化系統(tǒng)構(gòu)建下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].信息記錄材料，2021，22（10）：90-91.

【作者單位：凌源市融媒體中心（凌源市廣播電視臺(tái)）】