文/馬婷艷

隨著數字化、信息化時代的到來，計算機、網絡信息與大數據技術廣泛地普及于我們的工作與生活的方方面面，給社會的發(fā)展帶來了巨大的變化，在檔案工作中也是如此。數字化、信息化的發(fā)展，讓傳統(tǒng)檔案的建設與管理從以往的紙質檔案轉變?yōu)榧堎|加數字化檔案，檔案的信息化建設與管理成為發(fā)展的必然趨勢，能提供數據的保存與查閱，提高和普及檔案的使用效率。但由于檔案信息化技術起步較晚，目前仍處于探索階段，存在諸多問題。鑒于此，本文通過對傳統(tǒng)檔案數字化、信息化建設與管理進行探析，旨在能提出切實可行的方法，順應時代需求，為現代檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展提供一些有益的路徑和參考

檔案作為對國家和社會有考察、利用和保存價值的歷史記錄，社會發(fā)展要求提高檔案使用效率，需對檔案進行信息化管理，隨著數字化的廣泛和普及，網絡信息資源的重要性更加突出。因此，對傳統(tǒng)紙質檔案管理方式進行創(chuàng)新，在數字時代下，推進檔案信息化建設與管理工作，提高檔案管理工作效率迫在眉睫。所以，要加大與完善傳統(tǒng)檔案的數字化、信息化建設與管理的力度，解決目前實際存在問題，讓檔案能更好地發(fā)揮最大化價值，更好地為國家和社會提供服務。

一、數字、信息、網絡時代下檔案管理的概述

數字、信息、網絡時代下，具有開放性、兼容性及共享性的特征，利用計算機儲存、處理及傳播信息和技術，讓信息能迅速呈幾何倍數增長，具有較強的影響力。而傳統(tǒng)檔案管理模式目前已與時代的發(fā)展出現嚴重脫節(jié)，數字化及信息化建設與管理，能讓傳統(tǒng)紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案，通過技術手段使信息共享與多層面的應用，實現高效、安全保存與應用檔案資源，從而更好地發(fā)揮檔案服務于社會的宗旨。在數字化及信息化時代下對傳統(tǒng)檔案實施管理，能讓檔案管理工作朝著數字化、信息化、智能化的方向轉變，從而證明了檔案數字化與信息化建設大勢所趨。

二、傳統(tǒng)檔案數字化及信息化建設的原則

（一）技術規(guī)范性原則

在檔案信息化建設與管理中，檔案管理部門需遵循適用性與規(guī)范性原則，借此來推動檔案信息化建設的持續(xù)發(fā)展，更好地滿足各領域對檔案資料的大批量與快速查詢適用[1]。對此，檔案管理需立足于本部門本行業(yè)實際情況，構建適應的軟件平臺，借助良好的科技手段為后續(xù)檔案工作奠定良好基礎，也能進一步提高部門領導及工作人員對檔案信息化建設的重視和關注力度。此外，檔案主管部門還需制定明確規(guī)定，以規(guī)范化的內容與方式要求檔案的信息化建設模式，借此來不斷提高工作效率和服務功能。

（二）安全保密性原則

檔案信息化建設既是機遇也是挑戰(zhàn)，能有助于提高檔案管理工作效率，但也會導致電子檔案受到網絡黑客的攻擊，致使資料丟失，影響工作的順利開展[2]。因此，需要檔案管理人員在工作中遵循安全、保密原則，確保檔案信息化建設的真實性、完整性、可用性和安全性。如，工作人員在攜帶數據資料出門時，需經由保密部門審核批準，在批準后方可使用安全介質攜帶檔案。同時相關工作人員也要負責定期查看電子檔案的安全性與完整性，避免檔案丟失與受到攻擊，運用科技手段更好地提高檔案的抗風險能力與系數，確保檔案資源真實、完整、可用與安全。

（三）效益統(tǒng)籌性原則

傳統(tǒng)紙質檔案從歸檔、整理、入庫需投入大量人力、物力財力及時間，因此，在檔案信息化建設中需統(tǒng)籌安排工作，提高紙質檔案資料遷移的準確性，借此來提高工作效率。并且檔案管理部門還要從自身需求出發(fā)，通過全面研究、深入探析需求、分析總結等系列方法，解決優(yōu)化中存在的實際問題，為檔案信息化建設打好基礎，提高建設的效率。同時，針對大型有利于國計民生和與人民生活息息相關的信息化建設項目，檔案管理部門還需要綜合考慮好檔案的時效性，以迅速快捷的方式進一步開發(fā)信息化項目，為需求者提供資料信息從而創(chuàng)造出更高的經濟效益，帶動社會的可持續(xù)發(fā)展。

三、傳統(tǒng)檔案數字化及信息化建設與管理中存在的問題

（一）檔案工作任務繁重，周期長見效慢

目前互聯網高速發(fā)展，傳統(tǒng)紙質檔案管理逐漸朝著信息化、數字化的方向發(fā)展，但由于仍處于初步發(fā)展階段，許多檔案仍然是以紙介質方式保存，需通過技術將紙質檔案轉變成數字檔案。而數量龐大的傳統(tǒng)檔案，轉換為數字檔案需要很長一段時間，使得建設任務項目繁重，短期很難有明顯的成效。

（二）檔案管理中缺乏安全意識

檔案數字化及信息化建設需要信息技術支持，而這些技術在使用的過程中，難免會遇到各種安全性問題。但在以往工作中，由于管理工作人員普遍缺乏安全保護檔案的意識，片面性地認為只要具有安全防護體系，即可確保檔案信息安全，相關風險防范意識較為薄弱，導致檔案出現泄漏和丟失的危險[2]。

（三）檔案管理工作中基礎設施配置不足

傳統(tǒng)檔案進行數字化與信息化建設工作中，良好的硬件與軟件設備是相輔相成的，但由于目前檔案管理提供資金有限，致使檔案數字化與信息化建設工作中存在基礎設施不足甚至落后的現象，無法全面推進傳統(tǒng)檔案的數字化及信息化建設與發(fā)展。加之數字化設備單一老化，且長期處于超負荷運轉狀態(tài)，直接影響了數字化系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，使得檔案信息化推廣應用步伐緩慢。

四、傳統(tǒng)檔案的數字化及信息化建設與管理的方法

（一）提高認知抓住改革機遇，提高檔案管理效率

檔案管理的數字化及信息化建設與發(fā)展，首先，需要檔案主管部門從思想上加以重視，正確認識到檔案信息化建設與管理的重要性，才能推動檔案信息化建設全面推廣。對此，檔案管理部門要革新全體人員的思想，借助政策面上的扶持推動檔案的數字化及信息化建設，確保為檔案工作的全面改革創(chuàng)新打下堅實的人力基礎。領導層要積極主動推行檔案的信息化建設，從大局觀的意識出發(fā)做好檔案信息化建設工作，讓檔案能為社會提供優(yōu)質化的服務。

其次，需要增強檔案管理工作人員對檔案信息化建設與管理的認識[3]。例如，在工作中樹立檔案數字化及信息化建設與管理的意識，在單位營造良好的學習氛圍，讓管理人員能在潛移默化的熏陶中進一步認識到其重要性，為工作的開展提供基礎保障。

最后，檔案管理人員也要樹立起積極學習與主動學習的意識，學會與時俱進，善于利用信息技術手段。時代發(fā)展讓檔案資料越來越多，涉及的方面也更加廣泛，因此需要檔案管理部門做出應對措施，并利用數字信息化技術做好檔案的管理工作。具體而言，檔案管理人員需搭建新的思維模式，讓檔案信息化建設與管理能適應時代發(fā)展的要求，并且還要能抓住改革的機遇，讓信息技術運用于檔案管理中，實現與檔案管理工作高度融合，真正推動檔案的信息化建設。例如，檔案管理人員要利用智能化檔案數字加工系統(tǒng)，管理好檔案資源，將以往分散的資源集中起來，確保檔案管理信息化的全面完整性。

（二）確保資源安全，引進先進技術

傳統(tǒng)檔案數字化及信息化建設過程中，計算機技術與網絡技術的應用，會遇到各種各樣的網絡安全問題，更甚者檔案數據庫與操作系統(tǒng)遭損壞。對此，需要相關管理人員提高自身的安全風險防范意識，積極地做好相關數字化及信息化建設的工作，確保檔案的安全與可靠。并且還要妥善處理好檔案的采集、保存、使用和分析等環(huán)節(jié)，做好檔案保管與使用之間的關系，做到多重數據的備份。例如，可以設置相應的檔案訪問權限，只有具有權限的人員才能進行訪問，預防檔案丟失、篡改情況的發(fā)生。還可以在檔案管理中，確保每個環(huán)節(jié)都能依據標準與規(guī)范化的程序來做，做好網絡平臺監(jiān)管工作，以保護資料安全為核心，對影響檔案的因素進行評估做出應對措施。與此同時，設置防火墻的形式提升平臺安全水平。例如，可以利用360 安全衛(wèi)士防護檔案系統(tǒng)，并利用多種殺毒軟件，對檔案管理信息化系統(tǒng)平臺進行定期的升級與維護[4]。

（三）完善基礎設備，引進先進技術

首先，積極引進信息化基礎設施。檔案的信息化建設與管理離不開軟件與硬件的有機融合，需加大資金投入的力度，借助資金引進現代化設備，例如，通過將計算機、掃描儀、圖像處理軟件、數字化加工等應用于檔案管理中，打造出檔案信息化建設與管理的基礎，確保檔案管理系統(tǒng)能朝著便捷化、智能化及先進化的方向發(fā)展。其次，還要做維保工作，保證系統(tǒng)的安全。在管理過程中，需要針對數字化時代下檔案有可能出現的信息安全問題做到及時監(jiān)控預警，迅速做出應對措施。例如，相關檔案管理人員要在工作中做到協調配合，遇到問題時及時進行溝通，降低網絡信息安全風險的產生，并且還要完善自身的抵御能力，提高信息化系統(tǒng)的安全性能，借此來回避入侵者的攻擊，較好地保障信息化系統(tǒng)的安全性[5]。最后，還要加強軟件建設工作，積極地構建科學與完善的數字化及信息化管理平臺，借此來促進傳統(tǒng)檔案真正實現網絡化、數字化及智能化的管理。

（四）制定合理管理規(guī)范，便捷管理檔案

科學合理且完善的管理規(guī)范能更進一步提升傳統(tǒng)檔案的安全性與可靠性，因此，需要檔案管理部門重視對檔案管理規(guī)范性。具體而言，首先，要實現檔案數字化與信息化保存系統(tǒng)與傳遞方式實現良好統(tǒng)一。在檔案傳遞過程中，一旦檔案保存系統(tǒng)格式與傳遞方式不一致，會使得接收部門出現重收、漏收的現象，直接影響檔案歸集效率。因此，需要制定出科學合理且統(tǒng)一的信息化檔案編碼制度，借此來提高檔案管理的效率。其次，要詳細準確地做好統(tǒng)一的歸檔目錄規(guī)范，讓檔案使用者在使用時方便查找與應用，確保檔案工作更加高效。最后，要制定好統(tǒng)一的檔案信息收發(fā)機制，以此來規(guī)范檔案收發(fā)流程，進一步提高工作質量。例如，通常情況下在對檔案實施發(fā)送或傳遞時，無法確保收件部門是否已經成功地接收文件，多數需要人員進行反復清點與移送，費時費力。而通過明確收發(fā)流程，要求收件方收到資料第一時間反饋，能更好地杜絕此類問題產生，實現便捷管理檔案。最后，要制定監(jiān)督機制，監(jiān)管與規(guī)范檔案管理人員的行為，借此來提高其責任意識，確保檔案信息化建設與管理工作的有序實施。例如，通過監(jiān)督平臺能規(guī)范檔案工作人員日常操作，使檔案管理工作人員能在日常使用與管理檔案信息系統(tǒng)時，注重操作的規(guī)范性，確保人員能嚴謹地依據相關操作標準對檔案實施存儲、調取、查閱等，進一步提高檔案的風險抵御能力，實現檔案的信息化建設與管理。

（五）建設人才培訓平臺，實現高效管理

數字時代下的檔案信息化建設與管理，需要專業(yè)人才，才能實現良好的管理。因此，需要加大人才培養(yǎng)，為建設高質量的檔案信息化建設與管理工作提供保障。首先，要積極推進檔案人才線上培訓平臺的建設。目前階段，線上學習平臺成為各單位培訓優(yōu)秀人才的有效渠道，檔案管理也可以參照。例如，可以借助各種線上優(yōu)質資源、微信公眾號、微博等搜集優(yōu)質資源，及時地獲取與了解有關檔案管理的相關政策。并且還可以結合海量化的數據資源，對檔案管理工作的技術重點、難點實施分析，讓檔案管理人員能在內容豐富與形式多樣的資源中快速掌握檔案信息化建設與管理的技術，為檔案管理工作的順利開展奠基[6]。其次，要大力引進優(yōu)秀人才。傳統(tǒng)檔案管理理念會直接影響到檔案管理人員的工作熱情與效率，制約了檔案信息化建設與管理的發(fā)展。因此，需要檔案管理部門做好優(yōu)秀人才的引進工作，通過利用青年優(yōu)秀人才帶動單位內部的活力，點燃員工的工作與學習熱情，提高檔案工作的實效性。例如，可以采用激勵制度，圍繞檔案信息化建設與管理實施量化考核，打破以往重資歷的考核形式，實現人崗配備，讓人才發(fā)揮自身最大的潛能，為檔案管理信息化建設提供強有力的人力資源。

綜上所述可見，檔案數字化及信息化管理是時代發(fā)展的必然趨勢，能促進檔案事業(yè)的與時俱進。因此，需要各級檔案組織和部門能正確認識到檔案信息化建設與管理的重要性，從各個方面做好充分準備，以此來提高檔案管理的信息化水平，促使傳統(tǒng)檔案能發(fā)揮出最大化的作用，實現價值，推動檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展。