核工業(yè)理化工程研究院 張妙齡

檔案數(shù)字化是指將數(shù)字影音文件從一個計算機存儲空間中去除后，用另一個計算機存儲空間進行掃描、處理和分析的過程，它是通過數(shù)字影像將這些影音文件轉(zhuǎn)化為數(shù)碼影像，并通過電腦硬件進行模擬存儲，然后通過軟件進行自動提取、處理、分析，最終得到高質(zhì)量的數(shù)據(jù)信息。為了更好地推動聲像檔案管理電子化、數(shù)字化發(fā)展，本文首先分析了聲像檔案管理檔案的管理要求，構(gòu)建了一個基于電子技術(shù)的聲像檔案管理模式，并分析了電子聲像檔案保存的方法，供相關(guān)人員參考。

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，極大程度的影響了人們的工作和生活方式，并提高了人們工作效率，科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，有效地提升了檔案的管理水平和質(zhì)量，聲像檔案與傳統(tǒng)檔案相比較而言，能夠更加豐富人們的記憶，傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)檔案為主，在保存上存在一定的缺陷，時間久遠之后的傳統(tǒng)檔案完整性存在一定的缺失，造成信息的缺失，而聲像檔案可以實現(xiàn)數(shù)字化保存，保存年限更為久遠，且數(shù)字化處理生效檔案能夠更好地提高檔案的安全性。目前數(shù)字化技術(shù)處理生效檔案并將其保存，已成為當(dāng)今廣泛的檔案保存形式，為了更好地發(fā)揮數(shù)字化處理技術(shù)與保存技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，延長聲像檔案保存期限，必須在聲像檔案數(shù)字化處理過程中發(fā)現(xiàn)主要存在的問題，針對這些問題進行改正，提供滿足社會需求的聲像檔案數(shù)字化處理及保存方式。

1 聲像檔案數(shù)字化處理與保存的必要性

音像文件的數(shù)字化處理和保存是由其特點決定的，是音像文件管理的必然選擇。首先，視聽記錄的載體材料容易受到溫度、濕度、光線等因素的影響，與紙質(zhì)材料相比，穩(wěn)定性不夠，對長期儲存有更高的要求。尤其是光盤類的科研檔案這樣的磁性文件載體，不僅要防止高溫、潮濕和光照，還要防止磁性的消失，避免科研檔案的報廢。例如，光盤科研檔案會消磁、開裂、變形、掉磁粉等問題，照片類的科研檔案會出現(xiàn)照片變黃、褪色、底片容易變質(zhì)和粘連。其次是在科技不斷發(fā)展的背景下，各種視聽設(shè)備也層出不窮，更新?lián)Q代速度很快，老舊的視聽檔案難以保存和使用。尤其是視音頻文件，往往需要配套設(shè)備的支持，但隨著視聽設(shè)備的升級換代，一些老舊的設(shè)備將被淘汰，如果現(xiàn)有設(shè)備出現(xiàn)故障，將變得難以維護。這也是音像文件管理、并長期保存困難的重要原因之一[1-6]。聲像檔案管理電子化升級的過程中，聲像檔案的管理體制也應(yīng)該同步進行改革與升級，不能固步自封的利用傳統(tǒng)的管理體制進行現(xiàn)代化的聲像檔案管理，根據(jù)不同地區(qū)的實際發(fā)展情況，針對性的提出有利于當(dāng)?shù)芈曄駲n案管理發(fā)展的解決方案和工作計劃，根據(jù)實際的聲像檔案管理體系的工作情況，嚴格的制定科學(xué)合理的管理制度，融合信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)，利用先進的軟件系統(tǒng)進行電子聲像檔案的管理，并對軟件系統(tǒng)進行定期的維護，通過以先進技術(shù)為基礎(chǔ)構(gòu)建的管理體制，能夠更好地推動公共聲像檔案管理的發(fā)展與穩(wěn)定持續(xù)的運營[7]。

因此，傳統(tǒng)聲像檔案難以長期保存和管理，而聲像檔案數(shù)字化處理是保護傳統(tǒng)聲像檔案更為有效的手段。音視頻文件的數(shù)字化處理，將原始模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號，便于備份和存儲，并實現(xiàn)快速數(shù)字檢索，方便使用和管理。也就是說，音像文件的數(shù)字化處理對于音像文件的管理和保存有著非常重要的意義，也是音像文件管理的必然選擇。

2 聲像檔案中的數(shù)字處理內(nèi)容

音像文件的數(shù)字化處理主要從三個方面著手。第一個方面是照片數(shù)據(jù)的數(shù)字處理。攝影資料的數(shù)字化處理是將攝影資料的紙質(zhì)資料詳細錄入電子裝置，或通過掃描裝置將資料的紙質(zhì)資料直接掃描成電子版照片存檔。查看時按關(guān)鍵字搜索的用戶可以直接查看照片。同時，新興的PS 等相關(guān)圖像處理軟件，可以修正老泛黃的照片，還原一些模糊的內(nèi)容，經(jīng)過這種數(shù)字化處理后，工作效率可以進一步提高。第二個方面是音像資料的數(shù)字化。音視頻數(shù)據(jù)的數(shù)字化處理主要是通過電腦轉(zhuǎn)換器功能實現(xiàn)音視頻數(shù)據(jù)的內(nèi)容轉(zhuǎn)換，常用的有A、D 轉(zhuǎn)換器，先把攝像頭連接到電腦上，再用視頻采集卡集成進入視頻處理軟件采集數(shù)據(jù)，將音視頻資源輸出存儲，完成音視頻數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。第三個方面是聲像檔案的數(shù)字化管理。一個具體的工作步驟是壓縮音頻和視頻內(nèi)容以存儲在壓縮軟件中。減小文件大小可以擴大存儲設(shè)備的空間，以便存儲更多的音頻和視頻文件。壓縮完成后，可以按時間對壓縮文件編號進行排序歸檔和存儲，方便日后的信息檢索，幫助員工更快、更高效地完成文件管理任務(wù)。

3 聲像檔案數(shù)字化處理的主要技術(shù)

3.1 視音頻檔案的數(shù)字格式轉(zhuǎn)換

視頻和音頻文件的數(shù)字格式轉(zhuǎn)換是將舊的模擬信號轉(zhuǎn)換成計算機可以識別的離散信號，這種格式轉(zhuǎn)換必須通 過A 到D 轉(zhuǎn) 換 器、Windows Wave CN 等 計 算 機 軟件來實現(xiàn)。如果需要獲取新的視頻和音頻數(shù)據(jù)，可以將光盤等設(shè)備直接連接到計算機，并將記錄的信息直接保存到計算機硬盤中。收集這些信息的過程是數(shù)字化的變換處理過程。

3.2 影像檔案的數(shù)字化處理

現(xiàn)行檔案的照片檔案包括電子檔案和以電子文件形式存在的紙質(zhì)檔案。電子文檔形式的電子文件可以直接存儲在文件管理軟件中，由軟件程序自動管理文件。如果想借用或打印照片存檔，用戶可以進入文件管理程序進行檢索，然后使用打印機打印所需要的照片。對于紙質(zhì)圖片文件，如果內(nèi)容豐富且大，可以進行電子批量掃描，并及時對掃描的文件進行描述和注釋，主要包括圖片的位置、時間、呈現(xiàn)方式等。清楚地解釋了基礎(chǔ)事件，以便以后可以對圖像檔案進行分類和存檔。對于一些因老化而磨損發(fā)黃的照片，可以使用美圖秀秀、PS 等軟件進行電子掃描后修復(fù)，恢復(fù)最佳效果。

3.3 數(shù)字音視頻文件的綜合管理

對于數(shù)字音視頻文件，可以使用Adobe Audition、Adobe Premiere 等軟件對其進行編輯和壓縮，對壓縮后的音視頻文件及時編制獨立的文件編號、分類編號等，然后將搜索關(guān)鍵字設(shè)置為像其他任何文件檢索應(yīng)用程序一樣，方便了文件管理器的工作并提高了工作效率。在利用電子技術(shù)創(chuàng)新聲像檔案管理內(nèi)部管理工作模式的前提下，首先應(yīng)建立頒發(fā)PKI 證書的CA 中心和具有PMI技術(shù)屬性的權(quán)威AA 中心。做到這一點后，應(yīng)根據(jù)聲像檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展的實際需要和讀者訪問館內(nèi)各種檔案資源的實際需要，嚴格區(qū)分館外讀者群體的角色，明確定義了諸如Reader 等角色的權(quán)限范圍。同時，在這個過程中，需要建立和完善角色規(guī)范，同時制定相應(yīng)的角色規(guī)范證書。之后，需要在服務(wù)器設(shè)備上正式配置用戶頒發(fā)的公共交通證書和角色分配，并根據(jù)安全應(yīng)用的實際需要搭建LDAP 服務(wù)器。同時，還需要搭建用于外部用戶身份和權(quán)限范圍驗證的服務(wù)器，并在聲像檔案管理內(nèi)搭建數(shù)據(jù)資源服務(wù)器。當(dāng)外部用戶對聲像檔案管理的應(yīng)用服務(wù)有真實需求時，外部用戶的實際訪問請求和公鑰證書必須提交給驗證服務(wù)器，驗證服務(wù)器必須提交聲像檔案管理的身份和公鑰證書。聲像檔案管理外部用戶到驗證服務(wù)器，只有通過服務(wù)器認證任務(wù)的用戶才能在下一步訪問聲像檔案管理數(shù)據(jù)資源。

4 聲像檔案數(shù)字化處理后如何保存

與紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字聲像檔案具有很大的優(yōu)勢，與模擬聲像檔案相比，在質(zhì)量、保真度和高壓縮比等方面都遙遙領(lǐng)先。但是，數(shù)字化聲像檔案具有特殊的運行機制和技術(shù)手段，在保存方面還有很多問題需要解決。因此，既要關(guān)注數(shù)字聲像檔案的體制機制建設(shè)等宏觀問題，又要做到便于存儲、查閱和使用。

4.1 加大存儲管理投入，實現(xiàn)數(shù)字檔案長期保存

科研檔案的長期儲存管理應(yīng)該從宏觀和微觀兩個層面加大對數(shù)字檔案的保存，宏觀層面需要加強檔案保存策略的應(yīng)用，微觀層面應(yīng)該加強保存技術(shù)的應(yīng)用。在制定保存策略時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的情況，設(shè)計檔案保存的級別，分別從數(shù)據(jù)、備份、檔案情況監(jiān)控以及檔案情況檢查等方面出發(fā)，為科研數(shù)字檔案的儲存提供基礎(chǔ)保障，為檔案的保存提供獨立的儲存空間，便于檔案的長期保存和檔案的完整性保留。在儲存檔案時，首先考慮檔案的儲存設(shè)備，設(shè)備的等級越高，儲存安全性越強，檔案的保存時間和期限越長，檔案保存的安全性越高，且不容易受到設(shè)備故障造成的檔案數(shù)據(jù)丟失；其次是設(shè)備和技術(shù)的合理應(yīng)用，提高檔案的保存級別，提高數(shù)據(jù)容錯性和改善檔案數(shù)據(jù)的儲存方式，在一定程度上提高檔案數(shù)據(jù)保存的安全性和期限；最后是完善檔案數(shù)字化之后的元數(shù)據(jù)庫，合理協(xié)調(diào)數(shù)據(jù)庫之間的關(guān)聯(lián)性，并對整個數(shù)據(jù)保存中心進行監(jiān)控，以此來避免外界威脅對數(shù)據(jù)造成的影響，定時發(fā)送檔案數(shù)據(jù)情況的監(jiān)測報告，發(fā)現(xiàn)問題及時修復(fù)。

4.2 存儲格式的動態(tài)更新

聲像檔案的呈現(xiàn)形式不斷豐富，聲像檔案長期保存的基本指標需要按照現(xiàn)行相關(guān)標準進行完善，也需設(shè)置動態(tài)更新機制。例如，英國國家檔案館(TNA)在官方網(wǎng)站上發(fā)布的File Formats for Transfer 是目前英國國家檔案館用于長期保存的數(shù)字文件格式，其范圍定期更新。標準實施過程中，可通過官網(wǎng)收集輿論，形成及時反饋，及時調(diào)整聲像檔案長期保存相關(guān)指標，確保持續(xù)適應(yīng)，滿足未來發(fā)展需求，考慮標準的可持續(xù)性。

任何一種文件格式都不能被限制在特定的級別，格式的規(guī)則必須辯證地看待。自音像文件形成以來，對接收格式的格式進行了嚴格的規(guī)范，現(xiàn)行的音視頻文件歸檔格式標準對其他管理流程沒有格式要求。根據(jù)文件內(nèi)容壓縮或檢查真?zhèn)?，與各種存檔格式的動態(tài)特性一樣，推薦的格式會定期更新。

4.3 實現(xiàn)數(shù)字檔案存儲優(yōu)化

加強對科研聲像數(shù)字檔案保存中技術(shù)應(yīng)用的力度，并充分考慮科研檔案數(shù)字保存過程中的數(shù)據(jù)庫的安全，查看檔案時的信息驗證等內(nèi)容，以此提示科研聲像數(shù)字檔案的保存水平和質(zhì)量，并同時考慮檔案的災(zāi)難恢復(fù)等方面的問題，全方位的提升科研聲像數(shù)字檔案的保存安全性。例如在科研聲像檔案數(shù)字保存系統(tǒng)中，為加強數(shù)字檔案保存的安全性和保密程度，在系統(tǒng)設(shè)計時需要設(shè)計較高的審計程序，在檔案被訪問時，加強對訪問者的信息篩查，以避免非法人員對科研聲像數(shù)字檔案的盜取，或?qū)n案數(shù)據(jù)信息的篡改，導(dǎo)致檔案信息的真實性降低。在檔案數(shù)據(jù)信息丟失時，通?？梢詮膫浞菹到y(tǒng)中對數(shù)據(jù)信息進行恢復(fù)，降低檔案聲像文件丟失之后的恢復(fù)難度，雖然這部分在實際工作中的投資成本很高，但它是確保各種數(shù)字文件長期保存的重要手段。

4.4 明確數(shù)字檔案存取利用政策，完善查詢授權(quán)與驗證管理

一般來說，數(shù)字文件的訪問權(quán)限需要參考特定的訪問和利用策略，不同的單位有不同的訪問和使用策略。值得一提的是，在研究和實踐工作中，各科研機構(gòu)（包括高等院校）對數(shù)字檔案的訪問和利用有著模糊和不透明的政策，不同程度上混淆了信息訪問權(quán)限。與提交協(xié)議一樣，訪問和利用策略屬于宏觀規(guī)范，它規(guī)定了數(shù)字檔案的范圍、方法和要求，但有時這些內(nèi)容不能為所有類型的數(shù)字檔案提供“無差別”的參考?？蒲许椖繑?shù)字檔案與傳統(tǒng)電子文檔在某些方面存在差異。相關(guān)單位應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案的類型和信息用戶的需求，制定并參考個性化、有針對性的訪問政策，進一步明確相應(yīng)的訪問權(quán)限。應(yīng)當(dāng)指出，一旦制定了訪問和使用政策，就應(yīng)及時向所有信息用戶披露，以避免不必要的使用困難。

4.5 促進聲像檔案保存環(huán)境周期性評估，提高綜合管理效率

科研聲像數(shù)字檔案在保存中需要定期進行檔案保存效果檢查，根據(jù)保存的環(huán)境進行安全性評估，對評估結(jié)果進行分析，針對結(jié)果中存在的問題，提出相應(yīng)的解決措施，以此來保證為科研聲像數(shù)字檔案提供一個良好的儲存平臺，確保儲存平臺的安全性，才能提升檔案保存的期限，提高綜合管理檔案平臺的能力，以達到滿足科研聲像數(shù)字檔案保存的要求。

5 總結(jié)

綜上，在聲像檔案管理中，應(yīng)用電子技術(shù)，可以提升聲像檔案管理的安全性，避免核心數(shù)據(jù)信息泄露，同時提升聲像檔案管理的檔案管理效率，結(jié)合智慧化的管理體系，可大幅的實現(xiàn)聲像檔案管理質(zhì)量的提升。