文/劉萍 (沈陽帕卡瀨精有限總公司)
中外合資企業(yè)在內(nèi)部控制管理上依舊存在需待改進(jìn)的地方,這些漏洞與問題始終阻礙著企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展,對(duì)中外合資企業(yè)產(chǎn)生了諸多不良影響。不論是內(nèi)控環(huán)境的復(fù)雜性,還是內(nèi)部制度的不合理都使得內(nèi)部控制管理活動(dòng)無法順利開展。此外,信息技術(shù)運(yùn)用不到位、對(duì)信息建設(shè)的不重視使得內(nèi)部無法形成綜合的信息管理平臺(tái),使得中外合資企業(yè)在現(xiàn)代化管理發(fā)展上進(jìn)展緩慢。同時(shí),風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估管控與監(jiān)督考核的不到位也阻礙了內(nèi)控管理工作的有效實(shí)施。
中外合資企業(yè)是指中外合營(yíng)者在我國(guó)依法共同投資經(jīng)營(yíng)管理的企業(yè),內(nèi)部控制則是指為了確保企業(yè)在合法合規(guī)經(jīng)營(yíng)的前提下促進(jìn)企業(yè)發(fā)展,實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的過程,是通過一系列管理手段對(duì)內(nèi)控環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通及內(nèi)部監(jiān)督進(jìn)行自我調(diào)整、約束等措施,推進(jìn)企業(yè)發(fā)展,保護(hù)自身資產(chǎn)安全,確保戰(zhàn)略發(fā)展正確的總稱。
對(duì)于中外合資企業(yè)而言,為了對(duì)內(nèi)部進(jìn)行優(yōu)質(zhì)管理,促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展,內(nèi)控管理是必要的管理轉(zhuǎn)型工作。優(yōu)質(zhì)的內(nèi)部控制可以通過一系列的優(yōu)化管控方式,使內(nèi)部形成較為和諧統(tǒng)一的內(nèi)部環(huán)境,有利于推動(dòng)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。同時(shí),借助信息管理和監(jiān)督考核機(jī)制對(duì)內(nèi)部進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理,有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn),在降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生頻率的同時(shí)提高企業(yè)工作效率。此外,內(nèi)控管理也能幫助內(nèi)部資源資金進(jìn)行優(yōu)化分配,可以為企業(yè)帶來更高質(zhì)的價(jià)值收益。
對(duì)于內(nèi)控管理而言,優(yōu)質(zhì)的內(nèi)控環(huán)境可以幫助內(nèi)控管理高效開展工作,而復(fù)雜混亂的內(nèi)控環(huán)境反之會(huì)嚴(yán)重影響內(nèi)控效果。但對(duì)于中外合資企業(yè)來講,由于內(nèi)部受多重因素影響,內(nèi)部管理本身就存在諸多問題,內(nèi)控管理更是不能得到有效保障。原因其一在于中外合資企業(yè)內(nèi)部受不同文化差異影響,這種內(nèi)部無法實(shí)現(xiàn)文化價(jià)值統(tǒng)一的現(xiàn)狀使企業(yè)內(nèi)部管理層在管理理念、決策思維及處理方法上存在分歧,致使內(nèi)控管理相關(guān)工作在執(zhí)行上受到諸多阻撓,加之內(nèi)部組織架構(gòu)不合理,甚至出現(xiàn)交叉管理或多頭介于的情況,造成內(nèi)控管理缺乏順利開展的環(huán)境,進(jìn)而弱化了內(nèi)控管理的作用;其二在于內(nèi)部人員及管理層對(duì)于內(nèi)控意識(shí)的認(rèn)知出現(xiàn)片面化理解或不重視現(xiàn)象,管理層無法在頂層設(shè)計(jì)上為內(nèi)控管理創(chuàng)設(shè)優(yōu)勢(shì),同時(shí)基層員工也受其影響,對(duì)內(nèi)控管理不重視,更沒有引進(jìn)專業(yè)的綜合性內(nèi)控人才參與內(nèi)控建設(shè),導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部?jī)?nèi)控管理缺乏科學(xué)性、針對(duì)性及專業(yè)性,不能從根源問題上著手解決內(nèi)部問題,使內(nèi)控管理無法發(fā)揮自身管理功能。
全面有效的內(nèi)控管理制度可以提高經(jīng)營(yíng)管理水平,是企業(yè)非常重要的管理手段之一。但在實(shí)際工作中,大部分中外合資企業(yè)并不具備健全的內(nèi)控制度,導(dǎo)致自身內(nèi)控體系在建設(shè)上始終無法建立完全,也有部分企業(yè)內(nèi)部存在內(nèi)控相關(guān)制度,但由于沒有結(jié)合自身實(shí)際情況,導(dǎo)致執(zhí)行落地效果不佳,其主要原因在于以下幾點(diǎn):一是由于內(nèi)部在制度規(guī)范上缺乏統(tǒng)一性,各部門及業(yè)務(wù)具有不同制度,但沒有對(duì)此進(jìn)行綜合統(tǒng)籌管理,造成內(nèi)部出現(xiàn)各自為營(yíng)的情況;二是由于相關(guān)內(nèi)控制度在制定時(shí)并沒有根據(jù)實(shí)際情況需求進(jìn)行深層次研究,同時(shí)內(nèi)部對(duì)已存在的規(guī)章制度沒有進(jìn)行及時(shí)更新修訂,導(dǎo)致制度在執(zhí)行上不能貼合實(shí)際情況展開工作,進(jìn)而影響內(nèi)控管理效果;三是在制定內(nèi)控制度時(shí)沒有形成詳細(xì)具體的內(nèi)容,只存在大框架但沒有細(xì)化的具體實(shí)施流程,讓員工在執(zhí)行操作中缺乏制度上的實(shí)際參考性,導(dǎo)致內(nèi)控制度只有大框架卻不能實(shí)際運(yùn)用。
信息時(shí)代,信息交互的高效化能給企業(yè)帶來了諸多經(jīng)營(yíng)利益,可以推動(dòng)企業(yè)發(fā)展,而先進(jìn)的信息建設(shè)更能幫助企業(yè)對(duì)各類信息數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析,篩選適用的信息數(shù)據(jù)作為管理層決策的依據(jù),解決內(nèi)部發(fā)展博弈問題。但對(duì)于中外合資企業(yè)而言,受地域、語言等綜合因素影響,本身管理與溝通難度較之其他企業(yè)更高,受語言、時(shí)間差等因素影響,溝通效率低、時(shí)效性差就成為長(zhǎng)期橫在中外合資企業(yè)在內(nèi)部交流上的一道溝渠。同時(shí),在信息建設(shè)上的不重視也是造成內(nèi)部信息交流與信息管理不到位的原因之一,部分企業(yè)可能受資金問題限制,沒有在信息建設(shè)上花費(fèi)足夠的人力物力財(cái)力,導(dǎo)致信息建設(shè)進(jìn)程緩慢,企業(yè)內(nèi)部無法使用先進(jìn)的信息技術(shù)作為工具進(jìn)行高質(zhì)量的信息交互與管理工作,進(jìn)而對(duì)內(nèi)控管理產(chǎn)生不良影響,使溝通效率與決策水平受到限制,不利于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理。
在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過程中,諸多潛在風(fēng)險(xiǎn)始終隱藏在各環(huán)節(jié)與各階段,優(yōu)秀的企業(yè)可以通過專業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn),并精準(zhǔn)評(píng)估做出正確應(yīng)對(duì)措施,以此降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),減少風(fēng)險(xiǎn)帶來的經(jīng)濟(jì)損失。中外合資企業(yè)在內(nèi)控過程中大部分企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到風(fēng)險(xiǎn)防范的重要性,但對(duì)其實(shí)際建設(shè)與投入依舊不足,在風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制上還有加強(qiáng)的必要性。首先在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估上比較缺乏專業(yè)人才,沒有從專業(yè)角度進(jìn)行綜合性的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估識(shí)別管理工作,更沒有對(duì)內(nèi)部潛在問題進(jìn)行深入研究挖掘,不能做出針對(duì)性的風(fēng)險(xiǎn)管控工作。其次,由于內(nèi)部人員在風(fēng)險(xiǎn)管控工作中一般由財(cái)務(wù)人員及管理層開展工作,基層人員在風(fēng)險(xiǎn)防范管控上意識(shí)不足,不能助力內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管控工作。同時(shí),由于在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和識(shí)別上沒有形成專業(yè)的衡量方式方法,使得主觀性大于客觀性,不利于企業(yè)從科學(xué)全面的宏觀角度進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管控,還弱化了內(nèi)控管理效果[1]。
當(dāng)前中外合資企業(yè)在監(jiān)督考核機(jī)制上主要出現(xiàn)了以下問題:
內(nèi)部監(jiān)督的對(duì)象應(yīng)當(dāng)囊括內(nèi)部全體人員與業(yè)務(wù),是對(duì)各方面進(jìn)行監(jiān)控工作的管理方式。但諸多企業(yè)在監(jiān)督工作上存在忽略,沒有將全體人員與業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)控,只對(duì)部分有關(guān)資金及業(yè)務(wù)生產(chǎn)銷售等環(huán)節(jié)進(jìn)行了監(jiān)督,對(duì)其他部門及崗位人員沒有進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的監(jiān)督,使部分人員可以從中發(fā)現(xiàn)并利用漏洞謀取私利。同時(shí)部分企業(yè)在內(nèi)部沒有建立獨(dú)立的審計(jì)部門或監(jiān)督部門,沒有具體團(tuán)隊(duì)及實(shí)權(quán)對(duì)內(nèi)部行使監(jiān)督權(quán)利,加之內(nèi)部缺乏動(dòng)態(tài)的全面監(jiān)控,致使內(nèi)部監(jiān)督成為表面工作;
在考核機(jī)制上沒有針對(duì)全部門,存在重業(yè)務(wù)輕管理的情況,同時(shí)內(nèi)部也沒有形成具有吸引力的獎(jiǎng)勵(lì)內(nèi)容與具備實(shí)際懲罰性質(zhì)的處理方式,導(dǎo)致內(nèi)部員工在工作積極性及主動(dòng)性上缺乏動(dòng)力,進(jìn)而影響了經(jīng)營(yíng)管理效率,不利于推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。
為了打造優(yōu)質(zhì)的內(nèi)控環(huán)境,通過加強(qiáng)內(nèi)控意識(shí)達(dá)到助力內(nèi)控管理的效果,中外合資企業(yè)應(yīng)當(dāng)從以下幾點(diǎn)出發(fā):
打破現(xiàn)有的內(nèi)部文化理念,將中外雙方的管理理念、文化差異雜糅結(jié)合,形成求同存異的包含性企業(yè)文化,針對(duì)不可統(tǒng)一的部分進(jìn)行細(xì)化靈活處理,最大限度降低文化差異帶來的阻力,保障內(nèi)部和諧。同時(shí)堅(jiān)持以人為本的管理理念,實(shí)施合理的福利待遇,結(jié)合自身發(fā)展特點(diǎn)與需求,形成專屬的企業(yè)文化,建立良好的內(nèi)部控制環(huán)境,為內(nèi)部控制奠定環(huán)境基礎(chǔ)[2]。
在良好的企業(yè)內(nèi)部環(huán)境基礎(chǔ)上加強(qiáng)人員的內(nèi)控意識(shí),從管理層開始進(jìn)行從上而下的內(nèi)控意識(shí)培訓(xùn),尤其是管理層不能對(duì)內(nèi)控管理只具備簡(jiǎn)單認(rèn)知,要在觀念上層建筑上形成優(yōu)勢(shì),從而將這種優(yōu)勢(shì)擴(kuò)散到整體企業(yè)內(nèi)部。此外,也要在企業(yè)經(jīng)濟(jì)允許的情況下引進(jìn)相關(guān)內(nèi)控專業(yè)人士,使內(nèi)控管理能具備專業(yè)性,確保專業(yè)的內(nèi)控知識(shí)能直擊企業(yè)內(nèi)部問題,對(duì)其進(jìn)行針對(duì)性管理。
必要要求全體人員都參與到內(nèi)控管理中,優(yōu)質(zhì)的內(nèi)控環(huán)境必定是全員積極參與的,而加強(qiáng)內(nèi)部人員內(nèi)控意識(shí)的目的在于提高企業(yè)自身內(nèi)控效率和全體人員的重視,并實(shí)際參與到內(nèi)控才能從全方位進(jìn)行管控工作,進(jìn)而提升企業(yè)管理能力。
中外合資企業(yè)想要較好發(fā)揮內(nèi)控作用必須完善自身的內(nèi)控制度,首先應(yīng)當(dāng)對(duì)已存在的制度進(jìn)行調(diào)研考察,對(duì)不符合管理要求的制度進(jìn)行刪減,對(duì)落后的規(guī)章制度進(jìn)行更新優(yōu)化,重新整理出內(nèi)部各部門及環(huán)節(jié)的不同制度需求,通過采取問卷調(diào)查等方式了解內(nèi)部需求,對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行針對(duì)性的規(guī)章制度管理,具體不同部門及業(yè)務(wù)的制度細(xì)則,結(jié)合實(shí)際情況與發(fā)展需求制定科學(xué)、合理的制度下放各環(huán)節(jié)及部門。同時(shí)對(duì)各部門及各環(huán)節(jié)進(jìn)行定期調(diào)查,確保制度可操作,保障員工能夠按規(guī)章制度與具體流程開展工作,使企業(yè)工作效率得以提高。其次,優(yōu)化內(nèi)部組織結(jié)構(gòu),明確各部門管理職能與任務(wù)目標(biāo),完善業(yè)務(wù)流程、審批權(quán)限等制度的管理,提高制度與業(yè)務(wù)的實(shí)際貼合度,對(duì)內(nèi)部可能存在業(yè)務(wù)交叉的部分進(jìn)行修改梳理,防止重復(fù)管控,增強(qiáng)內(nèi)控管理的有效性[3],例如某中外合作辦學(xué)機(jī)構(gòu)在內(nèi)部組織架構(gòu)中實(shí)行歸口部門及控制崗位,在結(jié)合內(nèi)部職責(zé)與需求后,對(duì)各環(huán)節(jié)中的不相容職務(wù)崗位進(jìn)行分離,如收入業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)將預(yù)算編制與批準(zhǔn)崗位分離,征收與減免審批崗位分離,確保內(nèi)部崗位相互制衡。實(shí)現(xiàn)了不相容崗位相互分離的管理。最后,結(jié)合內(nèi)控管理中涉及的各項(xiàng)管理手段,將信息管理、預(yù)算管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等進(jìn)行整合,形成健全的內(nèi)控體系,為企業(yè)發(fā)展鑄就堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
信息化時(shí)代背景下,中外合資企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過加強(qiáng)內(nèi)部溝通交流機(jī)制,加速信息化管理建設(shè),提高自身的信息交互效率與水平,為自身發(fā)展筑造信息安全城墻。
首先,中外合資企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合內(nèi)部實(shí)際需求,適當(dāng)引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù),例如人工智能、大數(shù)據(jù)等,將內(nèi)部信息化水平提高,更好地為內(nèi)控服務(wù)、為經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)。其次,將內(nèi)部的業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)進(jìn)行綜合管理,可以聯(lián)結(jié)當(dāng)前已存在的各管理系統(tǒng),形成綜合性的信息管理平臺(tái),將審批流程等規(guī)劃到綜合性信息平臺(tái)中,以便內(nèi)部進(jìn)行統(tǒng)一審核。同時(shí),也可將OA 辦公系統(tǒng)與ERP 系統(tǒng)結(jié)合,為員工交流溝通提供平臺(tái),優(yōu)化內(nèi)部交流及信息收集渠道,對(duì)各方面信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合,形成數(shù)據(jù)庫(kù),為管理層進(jìn)行決策及內(nèi)部信息共享提供幫助。此外,對(duì)于中外合資企業(yè)來講,視頻會(huì)議是必需的辦公方式,必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議相關(guān)系統(tǒng),可以與其他公司形成合作關(guān)系進(jìn)行建設(shè),實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的高效辦公。最后,要對(duì)信息建設(shè)必需的硬件設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)更新,以確保信息技術(shù)的有效運(yùn)作,保障信息建設(shè)的順利開展。只有準(zhǔn)確、多元、綜合的信息建設(shè)才能在企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展中持續(xù)賦能,促使中外合資企業(yè)持續(xù)發(fā)展。
對(duì)于中外合資企業(yè)而言,風(fēng)險(xiǎn)管控對(duì)于自身經(jīng)營(yíng)發(fā)展有著極為重要的保障作用,有效的風(fēng)險(xiǎn)管控能使內(nèi)部健康穩(wěn)定運(yùn)作。但當(dāng)前的大部分企業(yè)在風(fēng)險(xiǎn)管控相關(guān)工作上還是有待改進(jìn),需要進(jìn)行更深入的研究以提高風(fēng)險(xiǎn)防范評(píng)估能力。因此,為了更好地建立風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制,首先應(yīng)增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),對(duì)風(fēng)險(xiǎn)防范預(yù)警及評(píng)估能力進(jìn)行提升,公司內(nèi)部各層級(jí)都應(yīng)該對(duì)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)了解,各部門及人員都要充分認(rèn)識(shí)到風(fēng)險(xiǎn)無處不在,尤其是財(cái)務(wù)人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)??梢匝?qǐng)專家進(jìn)行宣講會(huì),同時(shí)在內(nèi)部進(jìn)行失敗案例宣傳,對(duì)內(nèi)部員工進(jìn)行潛移默化的影響。其次,引進(jìn)綜合性的高質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)管控人才,對(duì)內(nèi)部進(jìn)行專業(yè)排查工作,根據(jù)具體業(yè)務(wù)與環(huán)節(jié)制定必要的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別及評(píng)估流程,用規(guī)范化的預(yù)警機(jī)制生效于企業(yè)內(nèi)部整體,防范不可控情況發(fā)生帶來的風(fēng)險(xiǎn)。最后,在內(nèi)控管理中將風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估管控機(jī)制融入其中,設(shè)立專業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管控工作小組或團(tuán)隊(duì),例如某企業(yè)成立了獨(dú)立的風(fēng)控部門,并與長(zhǎng)期合作的法律顧問及律所進(jìn)行內(nèi)外部結(jié)合的日常管理,該企業(yè)也在內(nèi)部實(shí)行全周期的流程管理,做到事前介入、事中保障、事后監(jiān)管。其外,企業(yè)可以利用信息平臺(tái)實(shí)時(shí)觀察并形成量化的判斷結(jié)果,結(jié)合企業(yè)財(cái)務(wù)狀況及內(nèi)部經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀科學(xué)擇出風(fēng)險(xiǎn)偏好,制定具體可行的管控措施。
監(jiān)督考核機(jī)制對(duì)于任何企業(yè)都是必要的內(nèi)控管理手段,可以幫助企業(yè)達(dá)成發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo),實(shí)現(xiàn)穩(wěn)步發(fā)展。故而在監(jiān)督與考核機(jī)制上需要進(jìn)行不斷優(yōu)化調(diào)整才能使企業(yè)適應(yīng)變化莫測(cè)的市場(chǎng)發(fā)展。
首先,針對(duì)監(jiān)督工作,中外合資企業(yè)可以使用三層監(jiān)督體系進(jìn)行管理,從內(nèi)控的自我評(píng)價(jià)、內(nèi)部審計(jì)及外部審計(jì)三方結(jié)合,達(dá)到1+1+1 >3 的效果,對(duì)內(nèi)控管理進(jìn)行全方位的監(jiān)控工作[4]。同時(shí)可設(shè)立獨(dú)立的監(jiān)督部門或小組,抽取各部門領(lǐng)導(dǎo)及高層管理人員進(jìn)行輪崗制的監(jiān)督工作,該部門或小組必須掌握一定實(shí)權(quán)進(jìn)行工作,對(duì)內(nèi)部監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的問題及人員進(jìn)行第一時(shí)間的處理,使其監(jiān)督具備權(quán)威性。此外,為避免監(jiān)督人員監(jiān)守自盜,可以設(shè)置基層監(jiān)督反饋渠道,接收匿名投訴,同時(shí)對(duì)反饋內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的調(diào)查與處理,利用信息平臺(tái)進(jìn)行公示。
其次,針對(duì)考核機(jī)制,根據(jù)不同部門及不同階段設(shè)定不同的考核標(biāo)準(zhǔn),基于內(nèi)部監(jiān)督情況,結(jié)合員工的工作情況與結(jié)果進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。將獎(jiǎng)懲內(nèi)容直接與個(gè)人實(shí)際收益掛鉤,以此提高員工的工作激情,也用具有威信的懲罰內(nèi)容約束員工工作行為,促進(jìn)內(nèi)控管理的高效執(zhí)行,為企業(yè)發(fā)展注入新動(dòng)能[4]。
綜上所述,未來中外合資企業(yè)在內(nèi)控建設(shè)上仍需努力,為了更加扎實(shí)地立足國(guó)內(nèi)外市場(chǎng),企業(yè)應(yīng)當(dāng)站在宏觀發(fā)展角度,在充分了解國(guó)內(nèi)政策行情的基礎(chǔ)上對(duì)自身經(jīng)營(yíng)管理進(jìn)行轉(zhuǎn)型優(yōu)化,才能提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力,逐步實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo),促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定健康發(fā)展。本文基于促進(jìn)中外合資企業(yè)內(nèi)控建設(shè)的目的,對(duì)現(xiàn)階段中外合資企業(yè)的內(nèi)部控制管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析,并針對(duì)這些問題提出了相對(duì)應(yīng)的改進(jìn)措施,從內(nèi)控環(huán)境的優(yōu)化、內(nèi)控制度的健全、信息建設(shè)的完善、風(fēng)險(xiǎn)管控的加強(qiáng)及監(jiān)督考核的改進(jìn)五個(gè)方面進(jìn)行闡述,希望能為中外合資企業(yè)提供內(nèi)控建設(shè)的新思路。