四川省農(nóng)業(yè)機(jī)械鑒定站

□ 陳軍成 刁 偉

農(nóng)機(jī)鑒定檔案管理，是農(nóng)機(jī)鑒定機(jī)構(gòu)通過(guò)文字、圖片、視頻等格式，記錄農(nóng)機(jī)鑒定申請(qǐng)、鑒定實(shí)施和鑒定獲證等過(guò)程相關(guān)信息數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)性工作。農(nóng)機(jī)鑒定檔案規(guī)范化管理，有利于快速進(jìn)行農(nóng)機(jī)鑒定信息檢索、有效獲取農(nóng)機(jī)鑒定信息數(shù)據(jù)，為農(nóng)機(jī)鑒定證后監(jiān)管、農(nóng)機(jī)補(bǔ)貼政策實(shí)施等提供重要技術(shù)支撐。通過(guò)農(nóng)機(jī)鑒定檔案規(guī)范化管理，對(duì)于提高農(nóng)機(jī)鑒定機(jī)構(gòu)的管理水平和科學(xué)規(guī)范實(shí)施鑒定程序都具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

一、農(nóng)機(jī)鑒定檔案管理的重要性

農(nóng)機(jī)鑒定需對(duì)鑒定樣機(jī)進(jìn)行一致性檢查、適用性性能測(cè)試等，出具具有證明作用的數(shù)據(jù)和結(jié)果，因此，要滿足《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定管理辦法》要求。RB/T 214—2017《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評(píng)價(jià) 檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)通用要求》標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定檢驗(yàn)檢測(cè)原始記錄、報(bào)告、證書(shū)的保存期限通常不少于6 年。《農(nóng)業(yè)機(jī)械試驗(yàn)鑒定工作規(guī)范》第三十七條規(guī)定，鑒定機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范的檔案管理制度，完整保存證書(shū)有效產(chǎn)品的相關(guān)材料，農(nóng)機(jī)鑒定檔案保存期至證書(shū)失效后1 年止。《農(nóng)業(yè)機(jī)械試驗(yàn)鑒定辦法》第二十一條規(guī)定，農(nóng)機(jī)推廣鑒定證書(shū)有效期為5 年，農(nóng)機(jī)專項(xiàng)鑒定證書(shū)有效期為3 年，有效期滿仍符合現(xiàn)行鑒定大綱要求的，實(shí)行注冊(cè)管理。

綜上所述，農(nóng)機(jī)鑒定檔案保存期至少為6 年，證書(shū)有效期滿后進(jìn)行注冊(cè)管理的，為便于鑒定結(jié)果追溯，鑒定檔案最好長(zhǎng)期保存。當(dāng)前，農(nóng)機(jī)鑒定結(jié)果是企業(yè)申請(qǐng)國(guó)家農(nóng)機(jī)購(gòu)置與應(yīng)用補(bǔ)貼的重要依據(jù)之一，農(nóng)機(jī)鑒定檔案管理是檢驗(yàn)農(nóng)機(jī)鑒定工作質(zhì)量、保障農(nóng)機(jī)消費(fèi)者權(quán)益、保障農(nóng)機(jī)補(bǔ)貼政策實(shí)施的重要措施。

二、農(nóng)機(jī)鑒定檔案管理的現(xiàn)狀

農(nóng)機(jī)鑒定檔案的主要內(nèi)容包括：鑒定申請(qǐng)、鑒定受理、鑒定實(shí)施、鑒定報(bào)告出具、鑒定發(fā)證審批及鑒定結(jié)果公告等完整信息數(shù)據(jù)材料。農(nóng)機(jī)鑒定檔案往往存在歸檔不及時(shí)、歸檔有遺漏、歸檔不規(guī)范等問(wèn)題，導(dǎo)致鑒定申請(qǐng)、受理、實(shí)施、發(fā)證等過(guò)程無(wú)法較好追溯，鑒定機(jī)構(gòu)存在嚴(yán)重的管理風(fēng)險(xiǎn)和技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。

1.檔案管理制度體系不完善。農(nóng)機(jī)鑒定機(jī)構(gòu)往往忽略了農(nóng)機(jī)鑒定檔案管理制度體系的建設(shè)，缺少采集檔案材料、歸檔檔案材料、資料編定分類、檔案信息建檔、保管檔案材料、妥善處理檔案材料等工作制度，缺少檔案查詢、借閱和復(fù)印等檔案利用制度，缺少檔案保密制度和檔案保護(hù)制度等。沒(méi)有明確檔案管理責(zé)任人職責(zé)權(quán)限，缺少檔案管理工作績(jī)效考核評(píng)價(jià)等。

2.檔案管理專業(yè)人才缺乏。缺少專業(yè)管理人才，檔案管理人員對(duì)檔案管理重要性意識(shí)不夠，缺少檔案管理專業(yè)能力，管理水平不高，導(dǎo)致檔案采集、整理、歸類不規(guī)范，檔案管理混亂。

3.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善。由于檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足，農(nóng)機(jī)鑒定機(jī)構(gòu)難以完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，甚至未建立專門(mén)檔案管理室，或檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理要求不符，存在著檔案室設(shè)備陳舊、防火防盜措施不到位、存儲(chǔ)環(huán)境條件差等問(wèn)題，容易造成數(shù)據(jù)泄露、文件遺失、檔案被篡改、檔案霉變蟲(chóng)蛀等嚴(yán)重的安全隱患。

4.檔案管理方式落后。當(dāng)前，農(nóng)機(jī)鑒定檔案管理仍是以人工管理為主，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化管理，即沒(méi)有建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)和信息系統(tǒng)，難以進(jìn)行鑒定信息的綜合分析和統(tǒng)計(jì)，更難以進(jìn)行鑒定信息共享和查詢；紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)、維護(hù)和管理通常需要大量的人力、物力和財(cái)力，成本高，效率低；檔案管理操作流程繁瑣、不夠標(biāo)準(zhǔn)化，導(dǎo)致檔案檢索效率低，檔案查詢耗時(shí)長(zhǎng)。

三、農(nóng)機(jī)鑒定檔案規(guī)范化管理的對(duì)策建議

1.完善檔案管理制度體系建設(shè)。一要完善檔案管理制度。建立檔案管理、利用、保密、保護(hù)等制度，明確鑒定檔案歸檔內(nèi)容，歸檔期限和保存期限，建立可操作性強(qiáng)和規(guī)范化的檔案管理流程。二要落實(shí)檔案管理責(zé)任制。明確檔案管理人員的責(zé)任和義務(wù)，強(qiáng)化其對(duì)檔案政策、法律和規(guī)章制度的認(rèn)知和貫徹落實(shí)，形成責(zé)任體系。三要建立有效的考核制度。對(duì)檔案管理人員工作進(jìn)行科學(xué)的績(jī)效評(píng)估，并將考核結(jié)果與職稱晉升和工資待遇掛鉤，激發(fā)其積極性和創(chuàng)新性，推動(dòng)檔案管理方式不斷現(xiàn)代化。

2.強(qiáng)化檔案管理人才培訓(xùn)。一要強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和大局觀念的培訓(xùn)。應(yīng)不斷提高政治素質(zhì)，明確農(nóng)機(jī)鑒定檔案管理的特殊性和保密性，要加強(qiáng)與鑒定人員的交流、溝通、協(xié)作，共同提高檔案管理效率和質(zhì)量。二要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員在檔案管理法規(guī)和制度方面的培訓(xùn)。必須落實(shí)《檔案法》要求，了解農(nóng)機(jī)鑒定相關(guān)法規(guī)和政策，遵循法規(guī)和政策進(jìn)行工作；要深入學(xué)習(xí)管理制度與管理流程，始終“按制度、按流程”辦事。三要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員管理技能的培訓(xùn)。必須具備扎實(shí)的檔案管理技能，如檔案整理與編制、檔案數(shù)字化、檔案保護(hù)與檔案檢索等技能，同時(shí)還需要有現(xiàn)代信息化技術(shù)的應(yīng)用能力。

3.完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。一要完善檔案室基礎(chǔ)配套設(shè)施。農(nóng)機(jī)鑒定機(jī)構(gòu)需要建立檔案室，并配備檔案柜、檔案盒、檔案裝訂設(shè)備、檔案管理計(jì)算機(jī)和管理軟件等基礎(chǔ)設(shè)施；有條件的要設(shè)置檔案查詢和借閱室、檔案復(fù)制和打印室，方便檔案查詢、借閱、利用，從源頭上保護(hù)檔案材料。二要不斷改善檔案室環(huán)境條件。檔案室應(yīng)配置空調(diào)、除濕等設(shè)施，配備防蟲(chóng)藥品，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境條件滿足要求。三要建設(shè)嚴(yán)格的安全防范體系。檔案室應(yīng)配備攝像頭等監(jiān)控設(shè)備，還要建立完善的消防設(shè)施，如煙霧報(bào)警器、滅火器、消防水系統(tǒng)等，以應(yīng)對(duì)突發(fā)的火災(zāi)事故。對(duì)于重要的檔案材料，還需在檔案室中設(shè)置相應(yīng)的鎖柜、保險(xiǎn)柜等設(shè)備，以確保檔案材料安全保管。

4.推行現(xiàn)代化檔案管理方法。首先要強(qiáng)化檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度和規(guī)范的操作流程，可以有效提高檔案管理的專業(yè)水平和工作效率，為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。其次是要建設(shè)檔案數(shù)字化平臺(tái)。對(duì)檔案材料進(jìn)行轉(zhuǎn)化、整理和保存，形成數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息可視化、可查詢、可管理、可備份，便于檔案現(xiàn)代化管理、共享與利用。