摘 要：招標(biāo)檔案作為記錄招標(biāo)工作的重要依據(jù)和醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容，值得認(rèn)真研究與深入探討。精細(xì)化管理在醫(yī)院招標(biāo)檔案管理中的應(yīng)用，可以規(guī)范和加強(qiáng)醫(yī)院招標(biāo)采購(gòu)管理工作，顯著提升醫(yī)院招標(biāo)檔案管理質(zhì)量，推動(dòng)醫(yī)院招標(biāo)檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。本文從精細(xì)化管理理念入手，分析精細(xì)化管理在醫(yī)院招標(biāo)檔案管理中的必要性，提出目前醫(yī)院招標(biāo)檔案管理中存在的幾點(diǎn)問(wèn)題，并針對(duì)性地提出醫(yī)院招投標(biāo)檔案精細(xì)化管理策略，以期對(duì)醫(yī)院的招投標(biāo)檔案管理工作更上新的臺(tái)階能夠有所幫助。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化；醫(yī)院；招標(biāo)檔案管理

引言

醫(yī)院檔案是在醫(yī)院運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的依托不同載體記錄的資料，對(duì)醫(yī)院日常運(yùn)轉(zhuǎn)、科學(xué)研究、醫(yī)療技術(shù)的進(jìn)步都有重要的參考價(jià)值，在一定程度上能推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展[1]。招標(biāo)檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，是醫(yī)院進(jìn)行招投標(biāo)活動(dòng)中直接產(chǎn)生的原始記錄，見(jiàn)證醫(yī)院招投標(biāo)的各個(gè)環(huán)節(jié)。涉及文字、數(shù)字、圖表、音像等各種不同的載體，對(duì)于監(jiān)督規(guī)范醫(yī)院招投標(biāo)工作以及降低醫(yī)院招投標(biāo)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)具有非常重要的意義。隨著現(xiàn)代信息處理技術(shù)的發(fā)展和新醫(yī)改政策的推進(jìn)，需要醫(yī)院檔案管理部門管理的招標(biāo)檔案數(shù)量越來(lái)越多，類型也越來(lái)越復(fù)雜，如果醫(yī)院在招標(biāo)檔案管理過(guò)程中沒(méi)有按照精細(xì)化管理方式推進(jìn)，很容易造成醫(yī)院招標(biāo)檔案管理混亂，難以服務(wù)醫(yī)院長(zhǎng)久發(fā)展。因此，在新時(shí)期推動(dòng)精細(xì)化管理在醫(yī)院招標(biāo)檔案管理中的應(yīng)用有著現(xiàn)實(shí)的必要性和緊迫性。

1 精細(xì)化管理在醫(yī)院招標(biāo)檔案管理中的必要性

精細(xì)化管理理念最早由美國(guó)學(xué)者泰勒提出，如今已被世界各國(guó)廣泛運(yùn)用。它是通過(guò)規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化，運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化和信息化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行的一種管理理念和管理技術(shù)[2] 。與傳統(tǒng)的粗放式管理相比，這是一種全新的管理方式，它主要著眼于細(xì)節(jié)，通過(guò)對(duì)工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行精準(zhǔn)地把控，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)工作效率與工作質(zhì)量的雙重提高。

精細(xì)化管理應(yīng)用在醫(yī)院招標(biāo)檔案管理中就是要樹(shù)立精細(xì)化管理意識(shí)，對(duì)醫(yī)院招標(biāo)檔案管理的目標(biāo)進(jìn)一步拆分，讓目標(biāo)能有效貫徹到每一個(gè)細(xì)節(jié)，從而提升醫(yī)院招標(biāo)檔案管理的整體效能。在招標(biāo)檔案管理過(guò)程中，醫(yī)院要結(jié)合招標(biāo)檔案管理的實(shí)際情況，按照精細(xì)化管理思想，找到醫(yī)院招標(biāo)檔案管理存在的具體問(wèn)題，梳理問(wèn)題成因，并針對(duì)性地提出解決措施。在醫(yī)院招標(biāo)檔案管理工作中引入精細(xì)化管理理念，是規(guī)范性和創(chuàng)新性的有機(jī)結(jié)合，有利于推動(dòng)新時(shí)期醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)，提高醫(yī)院招標(biāo)檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院招標(biāo)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。

1.1 優(yōu)化醫(yī)院招標(biāo)流程，提高招標(biāo)工作效率

醫(yī)院的招標(biāo)工作具有點(diǎn)多、線長(zhǎng)、面廣的特點(diǎn)，從最初采購(gòu)申請(qǐng)的提出到最終儀器設(shè)備采購(gòu)信息的歸檔，涉及眾多方面，整個(gè)環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的檔案材料少則近百頁(yè)，多則上千頁(yè)，這是整個(gè)招標(biāo)過(guò)程的最原始、最真實(shí)的記錄，其歸檔管理必須做到準(zhǔn)確無(wú)誤。在招標(biāo)檔案管理中引入精細(xì)化管理理念，有助于優(yōu)化醫(yī)院檔案的招標(biāo)流程，建立科學(xué)合理的管理機(jī)制，使整個(gè)招標(biāo)過(guò)程更加細(xì)致，進(jìn)而提升招標(biāo)工作效率與工作質(zhì)量。

1.2 提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，挖掘檔案信息價(jià)值

在實(shí)際招標(biāo)檔案管理過(guò)程中引入精細(xì)化管理理念，有助于提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)要?dú)w檔的招標(biāo)資料，可以進(jìn)行針對(duì)性的管控，從而保證招標(biāo)檔案資料的完整性、真實(shí)性，為今后更好地開(kāi)發(fā)利用已有的招標(biāo)檔案信息資源，將其價(jià)值發(fā)揮至更高水平打下良好基礎(chǔ)。

1.3 建立精細(xì)化管理制度，提升人員職業(yè)素養(yǎng)

通過(guò)建立精細(xì)化的檔案管理制度，能夠?qū)ぷ魅藛T進(jìn)行有效的行為約束與激勵(lì)，提升人員的整體職業(yè)素養(yǎng)，促使他們工作更加規(guī)范、有序和高效，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案科學(xué)、合理的管理，進(jìn)而保障招標(biāo)采購(gòu)各環(huán)節(jié)工作的順利有序開(kāi)展。

2 目前醫(yī)院招投標(biāo)檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理意識(shí)有待提升

檔案的整理是整個(gè)招標(biāo)采購(gòu)環(huán)節(jié)的最后一步，就整個(gè)招標(biāo)流程來(lái)講，能夠全面反映整個(gè)招標(biāo)活動(dòng)并且具有一定參考、查詢和使用價(jià)值的文件、資料和產(chǎn)品樣本均應(yīng)按照要求進(jìn)行歸檔[3]。很多醫(yī)院對(duì)于招標(biāo)檔案管理重視程度不夠，管理模式比較粗放化，很多資料都是簡(jiǎn)單堆砌在一起。有些醫(yī)院甚至由于庫(kù)房條件限制，出現(xiàn)對(duì)招標(biāo)檔案部分材料能不收就不收的現(xiàn)象，導(dǎo)致整個(gè)招標(biāo)檔案管理工作規(guī)范化較低，整體質(zhì)量不高。

2.2 檔案管理制度不健全

目前各大醫(yī)院的檔案管理制度已日臻完善，但針對(duì)招標(biāo)檔案管理設(shè)置專門的管理制度，卻存在著一定的漏洞與不足。在醫(yī)院檔案室的領(lǐng)導(dǎo)之下，招標(biāo)采購(gòu)部門的兼職檔案管理員每年會(huì)按照要求，進(jìn)行材料的歸檔與移交。但是在粗放型的管理模式之下，由于缺少科學(xué)化的管理制度，導(dǎo)致招標(biāo)部門的兼職檔案管理員行為難以被有效約束。這就直接導(dǎo)致檔案歸檔不及時(shí)、移交材料不全。甚至部分材料丟失等問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，對(duì)今后招標(biāo)材料的查閱與使用造成了極大的阻礙，影響了招標(biāo)檔案資源價(jià)值的發(fā)揮。

2.3 招標(biāo)檔案管理人員專業(yè)化素養(yǎng)有待提升

目前醫(yī)院招標(biāo)科室崗位設(shè)置中，并未單獨(dú)設(shè)置檔案管理員，大多由科員兼職擔(dān)任。這些兼職檔案員未接受系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，對(duì)自身的定位僅是協(xié)助醫(yī)院檔案室進(jìn)行本科室檔案的整理歸檔，檔案管理實(shí)際效果難以保障。招標(biāo)工作程序煩瑣，時(shí)常會(huì)在同一段時(shí)間內(nèi)同時(shí)進(jìn)行多個(gè)項(xiàng)目。因此，短時(shí)間內(nèi)會(huì)涌現(xiàn)大量檔案資料，兼職人員沒(méi)有多余的時(shí)間與精力兼顧檔案整理，只能選擇集中整理。但是，兼職管理員并不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和能力，不知何處下手，檔案管理的質(zhì)效無(wú)從談起。同時(shí)，因招標(biāo)部門工作性質(zhì)，人員流動(dòng)性比較大，在一定程度上也造成了招標(biāo)檔案管理不善問(wèn)題的出現(xiàn)。

2.4 招標(biāo)檔案管理工作的信息化程度不高

醫(yī)院招標(biāo)檔案信息化建設(shè)是精細(xì)化管理在醫(yī)院招標(biāo)檔案管理中應(yīng)用的重要基礎(chǔ)。目前，醫(yī)院在招標(biāo)檔案管理工作中沒(méi)有積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，對(duì)精細(xì)化管理模式應(yīng)用造成一定阻礙。首先是醫(yī)院檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善?；A(chǔ)設(shè)施是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的基石，需要引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、系統(tǒng)軟件等軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備，為醫(yī)院招標(biāo)檔案精細(xì)化管理工作開(kāi)展提供強(qiáng)力保障。其次是醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)建設(shè)滯后。部分醫(yī)院檔案管理仍以人工方式為主，管理手段和工具較為落后，有的醫(yī)院在推進(jìn)招標(biāo)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中也沒(méi)有結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)需求開(kāi)發(fā)相應(yīng)的系統(tǒng)平臺(tái)，導(dǎo)致醫(yī)院招標(biāo)檔案信息化建設(shè)水平不高，影響接下來(lái)精細(xì)化管理工作的開(kāi)展。此外，網(wǎng)絡(luò)信息安全也是需要注意的問(wèn)題，面對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客入侵這種技術(shù)問(wèn)題，醫(yī)院招標(biāo)檔案部門人員很難及時(shí)應(yīng)對(duì)，導(dǎo)致醫(yī)院招標(biāo)檔案信息化建設(shè)存在安全隱患。

3 醫(yī)院招投標(biāo)檔案精細(xì)化管理策略

3.1 創(chuàng)新檔案管理理念，樹(shù)立精細(xì)化管理意識(shí)

隨著醫(yī)院的飛速發(fā)展， 招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目越來(lái)越多，檔案管理所涉及的內(nèi)容也與日俱增。招標(biāo)部門要做好檔案管理工作，不僅僅要學(xué)習(xí)其他兄弟醫(yī)院以及相關(guān)部門在招標(biāo)檔案管理工作中的成熟經(jīng)驗(yàn)，更要積極轉(zhuǎn)變管理理念，提升招標(biāo)檔案精細(xì)化管理意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)精細(xì)化管理作用的認(rèn)識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)招標(biāo)檔案精細(xì)化管理的作用與意義。不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新方法、新理念，學(xué)會(huì)運(yùn)用新思維、新技術(shù)，認(rèn)真總結(jié)，深入研究，創(chuàng)新工作思路與工作方法，用精細(xì)化管理思維武裝自己，用新的觀念來(lái)看待以往檔案管理工作中所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。并對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行不斷的優(yōu)化、改良，將精細(xì)化管理的理念滲透入招標(biāo)檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)。積極推動(dòng)檔案精細(xì)化管理的發(fā)展，這樣才能夠提高招標(biāo)檔案管理工作效率，發(fā)揮招標(biāo)檔案的開(kāi)發(fā)與利用價(jià)值，從而更好地為醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展服務(wù)。

3.2 加強(qiáng)制度建設(shè)，從制度上引導(dǎo)檔案精細(xì)化管理的實(shí)施

明確且完善的管理制度是檔案管理的依據(jù)，是確保各項(xiàng)工作正常開(kāi)展的保證。招標(biāo)部門應(yīng)在遵循《檔案法》《政府采購(gòu)法》等法律法規(guī)的前提下，結(jié)合自身工作特點(diǎn)以及實(shí)際，制定符合本院管理特色的適宜的招標(biāo)檔案管理制度。從檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等方面強(qiáng)化精細(xì)化管理，并在工作過(guò)程中對(duì)制度進(jìn)行不斷完善，從而使得招標(biāo)檔案管理工作有章可循。除此之外，也應(yīng)通過(guò)制定一系列的監(jiān)督考核制度，嚴(yán)格考核檔案管理人員的工作績(jī)效，通過(guò)建立招標(biāo)檔案管理獎(jiǎng)懲制度，獎(jiǎng)勤罰懶，建立明確的檔案精細(xì)化管理的目標(biāo)以及相關(guān)責(zé)任機(jī)制。使得檔案管理目標(biāo)能夠?qū)訉訉?shí)現(xiàn)，招標(biāo)檔案能夠及時(shí)歸檔和更新，健全檔案管理人員的激勵(lì)與約束機(jī)制，激發(fā)招標(biāo)檔案精細(xì)化管理人員的工作熱情，調(diào)動(dòng)其工作積極性。

通過(guò)以上制度的建立以及配套措施的實(shí)施，檔案管理人員能夠夯實(shí)精細(xì)化管理理念，將精細(xì)化管理切實(shí)貫徹到招標(biāo)檔案管理的全過(guò)程，從而確保招標(biāo)檔案能夠及時(shí)整理，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，使得招標(biāo)檔案精細(xì)化管理工作能夠科學(xué)、規(guī)范、有序進(jìn)行，檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)合理有效利用。

3.3 抓住精細(xì)化管理關(guān)鍵要素，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

招標(biāo)檔案精細(xì)化管理工作的主體是具體的管理人員，檔案管理者的整體素質(zhì)水平會(huì)對(duì)管理最終效果產(chǎn)生重要影響，要想做好招標(biāo)檔案的精細(xì)化管理，應(yīng)充分考慮檔案管理人員這一關(guān)鍵因素。因此，醫(yī)院平時(shí)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)歸檔人員的管理，首先，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)高素質(zhì)的人才，強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍。其次，提高兼職檔案員的素養(yǎng)[4]，把培養(yǎng)業(yè)務(wù)精通的管理人員作為精細(xì)化管理的重要舉措，不僅要注重職業(yè)道德教育，提高工作人員的法律意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，還應(yīng)在工作實(shí)踐中通過(guò)定期培訓(xùn)等方式，不斷充實(shí)工作人員的基礎(chǔ)檔案管理知識(shí)。使其對(duì)檔案管理工作的重要性以及基本方法有一定認(rèn)識(shí)，從而在進(jìn)行該部分檔案的整理歸檔時(shí)，能夠把握主要環(huán)節(jié)和重要內(nèi)容，加強(qiáng)資料的篩選與甄別，提高招標(biāo)檔案資料保存的針對(duì)性，提升工作質(zhì)量與工作效率，避免關(guān)鍵檔案資料的遺漏。最后，在目前信息化水平日益發(fā)展的今天，還應(yīng)注重具體工作人員電子招投標(biāo)平臺(tái)的基礎(chǔ)檔案管理知識(shí)儲(chǔ)備，提高其通過(guò)電子化、信息化水平整理招標(biāo)檔案的業(yè)務(wù)技能，提升具體操作的熟練程度，通過(guò)構(gòu)建作風(fēng)扎實(shí)、業(yè)務(wù)精通、勤奮敬業(yè)的管理隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)檔案的科學(xué)、規(guī)范、有序的管理。

3.4 加大信息化建設(shè)力度，以信息化建設(shè)推動(dòng)精細(xì)化管理

2021年6月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，明確提出“加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化”。隨著信息處理技術(shù)的不斷發(fā)展以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普及和深入，醫(yī)院檔案的信息化進(jìn)程也應(yīng)隨之加快。在信息時(shí)代，醫(yī)院檔案信息化趨勢(shì)不可逆轉(zhuǎn)，醫(yī)院在招標(biāo)檔案管理過(guò)程中要將檔案信息化建設(shè)作為重要目標(biāo)，充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院招標(biāo)檔案信息化建設(shè)對(duì)精細(xì)化管理模式開(kāi)展的重要性?；谛畔⒒ㄔO(shè)的醫(yī)院招標(biāo)檔案精細(xì)化管理是一種開(kāi)放式的在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的管理方式，與傳統(tǒng)的粗放式管理相比，在檔案收集、管理、保存、利用各方面上有較大差異，更加強(qiáng)調(diào)的是細(xì)節(jié)把控以及各類系統(tǒng)協(xié)同工作的模式。在推進(jìn)信息化建設(shè)過(guò)程中，醫(yī)院招標(biāo)檔案部門要以法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，以實(shí)際業(yè)務(wù)為中心，以技術(shù)手段為抓手，以信息化建設(shè)推動(dòng)精細(xì)化管理，全面提升醫(yī)院招標(biāo)檔案信息化水平。首先，醫(yī)院要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)及檔案業(yè)務(wù)人員對(duì)信息化建設(shè)工作的重視，學(xué)習(xí)宣傳相關(guān)的檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，提升整體的職業(yè)素養(yǎng)，為后續(xù)推進(jìn)信息化建設(shè)工作提供良好基礎(chǔ)。其次，要完善硬件基礎(chǔ)設(shè)施和軟件系統(tǒng)建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施是信息系統(tǒng)運(yùn)行的物理場(chǎng)所以及信息資源建設(shè)的工作環(huán)境，是信息系統(tǒng)正常運(yùn)行所必需的，這就需要醫(yī)院加大對(duì)招標(biāo)檔案信息化建設(shè)的資金投入，提供基礎(chǔ)設(shè)施的物質(zhì)保障。再者，要注重檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全，醫(yī)院招標(biāo)檔案材料本身比較敏感，相關(guān)部門應(yīng)積極排查網(wǎng)絡(luò)安全隱患，開(kāi)展實(shí)時(shí)監(jiān)控，從網(wǎng)絡(luò)層、物理層、管理層等不同層面入手進(jìn)行防護(hù)，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)檔案信息資源的安全保障，輔助醫(yī)院招標(biāo)檔案管理工作朝著精細(xì)化方向發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

對(duì)于醫(yī)院的招標(biāo)檔案管理工作而言，傳統(tǒng)的粗放式管理模式在檔案管理意識(shí)、檔案管理制度、檔案管理方式等方面都存在著諸多問(wèn)題，影響招標(biāo)檔案管理水平，不利于醫(yī)院招標(biāo)檔案管理工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。隨著信息技術(shù)發(fā)展和新醫(yī)改政策推進(jìn)，我們應(yīng)創(chuàng)新檔案管理理念，樹(shù)立精細(xì)化管理意識(shí)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，將精細(xì)化管理思想引入到招標(biāo)檔案管理工作中。推動(dòng)精細(xì)化管理在醫(yī)院招標(biāo)檔案管理中的應(yīng)用，有利于提升醫(yī)院招標(biāo)檔案管理水平，挖掘出招標(biāo)檔案的潛在經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，從而使得檔案更好地為招標(biāo)采購(gòu)工作服務(wù)，推動(dòng)醫(yī)院招標(biāo)事業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：田羿鵬（1981— ），研究生學(xué)歷，山東省濰坊市人民醫(yī)院館員，研究方向?yàn)椴“笝n案信息化。