文/劉鈞

本文介紹了開展企業(yè)實物榮譽檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作，論述了實物檔案數(shù)字化工作流程，總結(jié)了數(shù)字化加工實踐中一些經(jīng)驗體會，期望對推進(jìn)企業(yè)檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型有所啟發(fā)

科學(xué)技術(shù)發(fā)展到什么階段，檔案工作就應(yīng)該提升到相應(yīng)水平。檔案資源信息化是數(shù)字時代檔案工作的發(fā)展方向，企業(yè)檔案資源信息化是企業(yè)檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的一項重要內(nèi)容。實物檔案數(shù)字化，是企業(yè)完成存量檔案資源數(shù)字化的一項工作內(nèi)容，是企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)的一部分，做好實物檔案數(shù)字化工作，對推動企業(yè)檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型具有重要意義。

一、企業(yè)實物榮譽檔案數(shù)字化的意義

1.企業(yè)實物檔案數(shù)字化內(nèi)涵

企業(yè)實物檔案主要指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及社會活動中制作或取得的具有保存價值的實物，主要包括獎狀、獎杯、錦旗、證書、印章、印模、產(chǎn)品、標(biāo)本、工具設(shè)備等。實物檔案數(shù)字化是采用拍攝、掃描的方式對實物檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，按照實物檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字文件關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。

2.有效保護(hù)企業(yè)珍貴實物榮譽檔案

企業(yè)實物榮譽檔案在企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案中數(shù)量不是很多，卻是見證企業(yè)發(fā)展歷史的最好記錄。獎牌、錦旗記錄了企業(yè)對社會曾經(jīng)做出的貢獻(xiàn)，印章檔案記錄了企業(yè)的歷史沿革。實物檔案對于企業(yè)是一筆寶貴的財富，具有重要價值。然而企業(yè)實物檔案大多年代久遠(yuǎn)，一旦歸檔入庫，也常常被束之高閣，有些企業(yè)由于庫房緊張，會用頂層和地下室的房間存放較大形制實物檔案，由于缺少有效的溫濕度控制，這類實物檔案很容易過早老化損壞。一些年代久遠(yuǎn)的獎狀、牌匾、領(lǐng)導(dǎo)題字等珍貴實物檔案，由于八防措施不到位，自然老化速度加快，和原貌相比發(fā)生較大變化。比如金屬材質(zhì)獎牌、獎杯出現(xiàn)銹跡，木質(zhì)材質(zhì)牌匾開裂，油漆脫落，字跡變得模糊，錦旗絨布的金箔文字脫落，內(nèi)容難以辨認(rèn)，類似情況是實物榮譽檔案管理工作中存在比較普遍的問題，必須加以解決，才能保護(hù)好珍貴實物榮譽檔案。開展實物檔案數(shù)字化工作，是保護(hù)企業(yè)實物榮譽檔案的有效途徑。進(jìn)行數(shù)字化加工前，首先對實物檔案進(jìn)行清點整理，對急需保護(hù)的實物檔案要進(jìn)行登記，對有損壞的實物檔案進(jìn)行修補、除銹、加固等修復(fù)工作，整理修復(fù)工作是對珍貴實物檔案進(jìn)行保護(hù)和搶救的有效手段。其次數(shù)字化加工過程中，對實物檔案進(jìn)行掃描、拍照、攝像等，采集數(shù)字信息，形成數(shù)字影像，并將實物檔案的數(shù)字信息保存在計算機中。企業(yè)在搞紀(jì)念、宣傳活動時，可以使用數(shù)字化的實物檔案，減少實體檔案的借用，減少人為損壞，有效保護(hù)實物檔案實體。

3.促進(jìn)企業(yè)盡早實現(xiàn)檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出“到2025 年檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步融入數(shù)字中國建設(shè)，檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型”。檔案信息化建設(shè)，檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型，是今后企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向。隨著企業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的完成，實物榮譽檔案數(shù)字化工作已經(jīng)在企業(yè)中開展起來，企業(yè)實物榮譽檔案數(shù)字化是企業(yè)存量檔案數(shù)字化工作的最后一公里，實物檔案數(shù)字化的完成，將有力地促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型。

二、企業(yè)實物檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作

1.摸清庫存實物榮譽檔案基本情況

對實物檔案的類型、數(shù)量、材質(zhì)及形成年代進(jìn)行完整準(zhǔn)確登記，對有損壞的實物檔案進(jìn)行詳細(xì)記錄，根據(jù)摸底情況確定實物檔案數(shù)字化加工范圍及先后順序。

2.做好組織及人員保障

成立由檔案管理部門牽頭，企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)任組長的企業(yè)檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，協(xié)調(diào)各項工作，保障實物檔案數(shù)字化工作順利完成。配備1名檔案高級職稱專業(yè)人員，組織指導(dǎo)數(shù)字化工作，對數(shù)字化加工人員進(jìn)行培訓(xùn)，掌握數(shù)字化操作流程、操作規(guī)范、技術(shù)要求，保證實物檔案數(shù)字化工作質(zhì)量。進(jìn)行安全保密學(xué)習(xí)教育，保證檔案信息資源安全。

3.實物檔案的修復(fù)工作

對于一般損壞的實物檔案，聯(lián)系上級檔案業(yè)務(wù)主管部門，在專業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)下，進(jìn)行檔案修復(fù)，比如錦旗絨布上金箔文字脫落等修復(fù)。對損害嚴(yán)重，修復(fù)技術(shù)難度較大的實物檔案，應(yīng)送到專業(yè)檔案修復(fù)機構(gòu)做修復(fù)處理，比如木質(zhì)材質(zhì)牌匾開裂，油漆脫落等修復(fù)。

4.制定實物檔案數(shù)字化工作方案

在摸清實物檔案各種情況的基礎(chǔ)上，制定《實物檔案數(shù)字化工作方案》，明確工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、技術(shù)規(guī)范及工作進(jìn)度等，制定《數(shù)字化加工工作人員崗位職責(zé)》，明確人員責(zé)任分工，確保實物檔案數(shù)字化工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

三、實物檔案數(shù)字化加工流程及質(zhì)量控制

1.建立目錄數(shù)據(jù)庫

目錄數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案資源管理的基礎(chǔ)，首先要確定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則，包括數(shù)據(jù)字段類型、長度及內(nèi)容，其次結(jié)合實物檔案的各種信息，按照目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則，確定實物檔案目錄數(shù)據(jù)內(nèi)容，包括檔號、保管期限、年度、題名、責(zé)任者、材質(zhì)、形制、互見號等信息。著錄的實物檔案信息，要完整準(zhǔn)確，出現(xiàn)不規(guī)范著錄或著錄信息錯誤，必須進(jìn)行修改或重錄，確保下一步對應(yīng)的圖像數(shù)據(jù)能夠順利掛接。

2.數(shù)字化采集

使用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備對實物檔案進(jìn)行掃描、拍照形成數(shù)字圖像，將數(shù)據(jù)按照一定格式存儲在計算機中。要對掃描儀、數(shù)碼相機等采集設(shè)備各項參數(shù)進(jìn)行調(diào)試和設(shè)置，使采集到的數(shù)字影像清晰、完整，最接近檔案原貌。在掃描和拍攝時注意保護(hù)實體檔案，獎杯、獎牌要輕拿輕放，外形較大的、材質(zhì)較脆的實物檔案，搬動時要避免磕碰，以免造成檔案損壞。選擇適合的數(shù)據(jù)采集設(shè)備，獎狀、榮譽證書、印模等使用平板掃描儀，彩色掃描模式，圖像分辨率大于300dpi；獎牌、獎杯、牌匾、錦旗等使用數(shù)碼相機彩色拍照模式，精度不低于1600 萬像素。存儲格式采用TIFF、JPEG 格式，方便數(shù)字圖像長期保存。一條實物檔案目錄有時會對應(yīng)多個采集圖像，可以按照檔號加順序號組合方式，對數(shù)字文件進(jìn)行命名，順序號描述一件實物不同角度的拍攝圖像。合理存放文件，文件存儲路徑不能太深，方便后期數(shù)據(jù)查找掛接。

3.影像處理及數(shù)據(jù)掛接

掃描形成的圖像既要最大限度展示實物檔案原貌，也要保證圖像表面干凈整潔，符合人們閱讀習(xí)慣。因此需要對圖像做糾偏、去污、拼接、裁剪等處理。圖像糾偏的傾斜度小于1 度，去除掃描時形成的黑邊和雜質(zhì)，保持圖面干凈，但實物檔案在保管時形成的痕跡需要保留，不能去除。幅面較大的領(lǐng)導(dǎo)題字，采用分幅掃描形成多個影像的，要拼接合并成一個完整的影像，視覺上無明顯拼接痕跡。裁剪圖像四周多余部分，縮小文件容量，節(jié)約存儲空間。使用檔案管理軟件，將實物檔案影像數(shù)據(jù)掛接到實物檔案目錄數(shù)據(jù)庫中，目錄內(nèi)容和數(shù)字影像內(nèi)容一致，掛接的數(shù)字影像能夠正常打開，無漏掛、錯掛現(xiàn)象發(fā)生，掛接準(zhǔn)確率達(dá)到100%。

4.質(zhì)量控制前置

實物檔案數(shù)字化工作環(huán)節(jié)較多，操作人員對不同采集設(shè)備熟悉掌握程度不同，加上實物檔案形狀復(fù)雜，都會影響數(shù)字化質(zhì)量。將質(zhì)量控制前置，在數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)字化采集、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接的環(huán)節(jié)，指定專人進(jìn)行質(zhì)量檢查，現(xiàn)場解決出現(xiàn)的質(zhì)量問題，及時發(fā)現(xiàn)糾正錯誤，確保每個加工環(huán)節(jié)的數(shù)字化質(zhì)量。采用計算機和人工檢驗結(jié)合的方式，對數(shù)字化成果進(jìn)行定期檢查，檢查合格率為100%，達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的要返工修改。

四、實物檔案數(shù)字化加工安全控制

1.工作場所安全控制。實物檔案數(shù)字化工作場所安裝監(jiān)控系統(tǒng)及門禁系統(tǒng)，配備消防設(shè)施設(shè)備，選擇溫度濕度有利于檔案實體保護(hù)的環(huán)境。

2.檔案實體安全控制。實物檔案材質(zhì)多樣，形狀不規(guī)則，一些年代久遠(yuǎn)的實物檔案自然老化嚴(yán)重，變脆易損，在拿取時要佩戴手套，輕取輕放，避免磕碰造成二次損害。

3.檔案數(shù)據(jù)安全控制。落實公司《檔案數(shù)字化工作管理制度》要求，封閉數(shù)字化加工計算機USB 端口，確保數(shù)據(jù)不被隨意拷貝，加工人員在工作場所，手機統(tǒng)一集中存放，采取一系列安全措施，確保計算機安全，檔案數(shù)據(jù)安全。

五、幾點啟示

1.統(tǒng)籌規(guī)劃，持續(xù)推進(jìn)。要將實物檔案數(shù)字化工作納入企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作整體規(guī)劃，統(tǒng)籌安排檔案數(shù)字化各階段的工作任務(wù)，在人力和資金方面持續(xù)投入，有序開展企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，持續(xù)推進(jìn)企業(yè)檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

2.注重質(zhì)量，確保安全。高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)是企業(yè)實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的前提和基礎(chǔ)，在目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)據(jù)采集及圖像處理的每個環(huán)節(jié)，加強檢查驗收，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量和安全是企業(yè)檔案數(shù)字化工作始終要堅持的重要原則。

3.培養(yǎng)復(fù)合型檔案人才。實物檔案數(shù)字化工作培養(yǎng)鍛煉了一批既有檔案管理專業(yè)知識，又懂?dāng)?shù)字化加工技術(shù)的復(fù)合型檔案人才。為加快推進(jìn)企業(yè)檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型及后期企業(yè)數(shù)字檔案室的建設(shè)奠定了人才基礎(chǔ)。